تحقیق درباره انواع مهارت ها

مهارتها را می‌توان به عنوان سرمایه منحصر به فرد هر شخص تعریف نمود. سه گروه از مهارتها وجود دارند. مهارتهای فنی ، مهارتهای اکتسابی و مهارتهای قابل انتقال. مهارتهای فنی تخصص گرایی درون یک رشته خاص را مطرح می‌کند و فرد را قادر می‌سازد که یک شغل به خصوص را داشته باشد؛ مانند طراحی یک فرایند شیمیایی، عملیات ساخت تجهیزات و مانند آن. مهارتهای اکتسابی ریشه در ویژگی‌های شخصی یک فرد مانند انعطاف‌پذیری، کنجکاوی، قدرت تصمیم‌گیری و بهینه سازی دارد. مهارتهای قابل انتقال مهم ترین نوع مهارتها در توسعه مسیر شغلی است. این مهارتها را می‌توان از حرفه‌ای به حرفه دیگر و از یک حوزه صنعت به حوزه دیگر منتقل کرد. شناخت مهارتهای قابل انتقال اولین قدم در خودآگاهی و برنامه‌ریزی شغلی است. این مهارتها در هفت مقوله جای می‌گیرند:

ارتباطات: نگارش، گفت وگو، گوش دادن، آموزش، مشورت، متقاعد سازی، مدیریت، تبلیغ و بیان احساسات

خلاقیت: تجسم، ذهنی سازی، ابداع، ایجاد، بداهه پردازی، تعبیر و تفسیر و استفاده از توانایی‌های هنری

تحقیق: جمع آوری، ارزیابی و طبقه بندی اطلاعات

تشریح: استفاده از تحلیل‌های منطقی، توسعه چارچوب‌های کاری، تشخیص ضعف‌ها و شناخت شباهتها

حل مسائل: تعریف یک مسئله، ارزیابی گزینه‌ها، تسلط بر راه حل‌ها و بهبود یک موقعیت

سازماندهی: از طریق دنبال کردن برنامه‌ها و دستور العمل‌ها، توجه به جزئیات، بایگانی، جستجو و طبقه‌بندی

ترکیب: تلفیق قطعات اطلاعات در یک کل به هم پیوسته، بررسی اطلاعات و بیان آنها در یک شکل واضح آگاهی از مهارتهای قابل انتقال کمک می‌کند، دریابید چه توانایی‌های ویژه‌ای دارید و ضمناً امکانی برای واضح سازی آن توانایی‌ها به شما می‌دهد.

تشخیص مهارتهای قابل انتقال

منبع مهارتهای قابل انتقال اغلب در زندگی روزانه وجود دارد. در تجربیات زندگی، کارهایی که در هر دوره زندگی انجام داده‌اید و از انجام آن لذت برده‌اید، اعتقاد داشته‌اید که به خوبی از عهده آن برآمده‌اید و باعث غرور و خوشحالی شما شده است. این مهارتها باید خیلی زود در زندگی آشکار شود تا محملی باشد برای معرفی فرد.

مهارتهای قابل انتقال عموماً در موفقیتها و تجربیات مثبت زندگی پیدا می‌شوند. خاطراتتان را مرور کنید و درباره مواقعی که برایتان خیلی ارزشمند بوده، بنویسید چون از طریق نوشتن درک جامع تری از خودتان خواهید داشت. تمرین دو مرحله‌ای زیر کمک می‌کند که مهارتهای قابل انتقال را بشناسید:

موفقیت‌های خود را فراخوانی کنید. یک سفر در خاطراتتان (از کودکی تا زمان حاضر) داشته باشید. تا جایی که می‌توانید تجربیاتی را که به شما احساس رضایت می‌دهد به یاد بیاورید. سعی کنید تجربیات را در زمان‌های مختلف زندگی مرور کنید.

این تجربیات رضایت‌بخش می‌تواند طیفی از مسائل مانند کمک به برادر یا خواهرتان در یادگیری خواندن، ساختن یک اسباب بازی مکانیکی، توسعه یک سیستم تجهیزاتی تا سازماندهی یک رخداد سیاسی را در بر گیرد. این طیف باید شامل کارهایی باشد که شما انجام داده‌اید نه رویدادهایی که برایتان اتفاق افتاده است. اصل لذت یا رضایت بسیار مهم است. ممکن است این قضیه برای بقیه دنیا اهمیتی نداشته باشد، اما در چشمان شما باید ارزشمند جلوه کند و یک رخداد حیاتی و معنادار در زندگیتان قلمداد شود.

خاطراتتان را تحلیل کنید. همان طوری که رویدادهای رضایت‌بخش زندگی را به خاطر می‌آورید، جزئیات آن را مشخص نمایید. به موقعیت‌ها، موضوعات، افراد درگیر و نقشی که بازی کرده‌اند، توجه داشته باشید. جمع آوری جزئیات را کامل کنید تا جایی که می‌توانید درباره فعالیتی که خودتان در این فرآیند انجام داده‌اید و نحوه انجام آن را بنویسید: چگونه کار را سازماندهی کرده‌اید، دیگران را متقاعد کرده‌اید، مسائل را حل کرده‌اید و غیره.

این تمرین کمک خواهد کرد که مهارتهایتان را با بررسی تجربیات واقعی در زندگی مشخص کنید. بخش عمده‌ای از امور پنهان در تجربیات (چیزی بیش از آنچه که از خودتان انتظار دارید یا قادر به درکش هستید) مهارتها و استعدادهای شما هستند. به عنوان مثال، موضوع خاطرات چه بود؟ آیا درباره مردم بود و یا در مورد مفاهیم کلی، هنر، علوم یا پزشکی؟ از چه قابلیتهایی استفاده کردید؟ نگارش، آموزش، تحقیق، طراحی و یا اقناع؟ چه وضعیتی به طور مکرر رخ داد؟ حل مسئله، نیازهایی که باید برآورده می‌شد و یا یک وضعیت بحرانی؟ چه چیز باعث دستیابی شد؟ چه نیازی آشکار شد؟ سازماندهی اهداف، نیاز برای کمک رسانی، نیاز برای کامل کردن یک فعالیت خاص؟ شرایط انجام کار چگونه بود؟ آیا مجبور به رعایت ضرب‌الاجل‌های تعیین شده بودید و یا آزاد و مستقل کار می‌کردید و فرصت کافی برای آموختن و تجربه‌اندوزی نیز داشتید؟

وقتی که شما محدوده وسیعی از تجربیات را مرور می‌کنید به رخدادهای کوچکی که در پس این محدوده قرار می‌گیرد، دقت کنید. آنها علایمی برای راهیابی به معانی عمیق‌تر هستند. به فعالیتهایی که در زندگی روزانه به شما انرژی می‌دهد و نشانی از استعدادهایتان است، توجه کنید: گلکاری در باغ، فعالیتهای مالی، خواندن نقشه‌ های پیچیده و یا تمرکز نمودن روی یک مورد کاری خاص.

استعدادها ممکن است به قدری طبیعی در شما پدیدار شوند که آنها را بی‌اهمیت تلقی کنید. اما این ویژگی‌ها شما را از دیگران جدا می‌کنند و دارایی ارزشمندی هستند. به همین لحاظ مهم‌ترین کارکرد پاداش این است که به عنوان یک محرک عمل می‌کند و مجالی به بروز استعدادها می‌دهد.

دانستن این که در بسیاری از فعالیتها خوب هستید به شما شاهدی از مجموع مهارتها ارائه می‌دهد و به اصولی که در زندگی اجرا می‌کنید، تأکید می‌نماید. به عنوان مثال مهارتهای شما مربوط به کدام یک از امور ذیل است: مدیریت، رهبری، تحقیق، طراحی و برنامه‌ریزی، ارتباطات میان فردی و یا تحلیل مسائل؟

بعد از انجام این تمرین شما باید درک بهتری از مهارتهای قابل انتقال یا به عبارتی مهارتهای شخصی و میزان مهارتها داشته باشید.

تحقیق درباره برنامه ریزی استراتژیک

تعریف برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و به هم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه‌ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که پیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد. از جنبه ماهیت، برنامه‌ریزی دارای انواع برنامه‌ریزی فیزیکی ، سازمانی، فرایند، مالی، وظیفه‌ای و عمومی است. از جنبه افق زمانی، برنامه‌ریزی را می‌توان در قالب برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت ، برنامه‌ریزی میان مدت و برنامه‌ریزی بلندمدت دسته‌بندی کرد.

بیشتر برنامه‌ریزی‌ها بر اساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل آرمان‌ها و اهداف- طرح‌ها و اقدامات- منابع موردنیاز هستند. در این مدل‌ها ابتدا آرمان‌ها و اهداف سازمانها تبیین شده، سپس طرح‌ها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع موردنیاز برای انجام پروژه برآورد می‌گردند.

برنامه‌ریزی و تغییر

تغییر در شرایط محیط، سیاست‌ها، نگرش‌ها، دیدگاه‌ها، ساختارها، نظام ها و... عواملی هستند که بر آرمان‌ها و اهداف برنامه‌ریزی تأثیر گذاشته که در نهایت باعث تغییر برنامه می‌گردند. برنامه‌ریزی در شکل اشاره شده در فوق ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شکست می‌گردد. این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه‌ریزی باید بتوان با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه‌ساز ابداع برنامه‌ریزی استراتژیک شد. بر خلاف برنامه‌ریزی سنتی که در آن آرمان‌ها و اهداف تعیین می‌شوند در برنامه ریزی استراتژیک، هدف تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان ترکیبی از برنامه‌ریزی سنتی و برنامه‌ریزی استراتژیک را به کار برد.

استراتژی

استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپکتیو، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاه‌ها و جهت حرکت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی ، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.

برنامه‌ریزی استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک گونه‌ای از برنامه‌ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژی‌هاست. از آنجایی که استراتژی می‌تواند عمر کوتاه یا بلند داشته باشد برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه‌ریزی بلند‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد اما رویکردی متفاوت دارد.

تحقیق درباره  تئوری سیستم ها در مدیریت

تعریف سیستم

اصطلاح «سیستم» به «مجموعه ای از اجزاء وابسته» اطلاق می شود. به عبارت دیگر، سیستم به معنای یک «کل» بکار می رود که از ترکیب اجزاء متعددی تشکیل یافته است. بدین ترتیب، اصطلاح «سیستم» مفهوم وسیع و گسترده ای دارد که شامل مصادیق مختلفی در زیست شناسی و امور فیزیکی و اجتماعی و نظائر آنها می شود. به عنوان مثال، در زیست شناسی بدن موجود زنده یک سیستم تلقی می شود که از اجزاء یا سیستم های فرعی متعددی (مانند دستگاه اعصاب، دستگاه گردش خون، دستگاه گوارش و غیره) تشکیل یافته است. در نتیجه فعل و انفعال و تأثیر متقابل اجزاء وابسته، پدیده کل (سیستم) ظاهر می شود.

حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی (Sub-Systems) همیشه تابع قواعد و ضوابط معینی نیست. به عنوان مثال، اگر بدن انسان را یک سیستم اصلی فرض کنیم، هر یک از اجزاء آن (مانند دستگاه گوارش) سیستم فرعی بشمار می رود، ولی چنانچه خود دستگاه گوارش را سیستم اصلی تلقی نمائیم، اجزاء وابسته (مانند معده ، روده ، کبد و غیره) سیستم های فرعی سیستم اصلی (دستگاه گوارش) را تشکیل می دهند. بهمین ترتیب، در داخل یک سازمان (به عنوان سیستم اصلی)، سازمان غیر رسمی یک سیستم فرعی محسوب می شود، ولی اگر سازمان غیررسمی خود سیستم اصلی تلقی شود، در اینصورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از شبکه روابط اجتماعی ، شبکه روابط تخصصی، شبکه قدرت و غیره ...

سیستم باز و سیستم بسته

سیستم معمولاً به دو نوع تقسیم می شود: سیستم باز (Open System) و سیستم بسته (Close System). سیستم بسته بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم تجربی اطلاق می شود. سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک ، سازمان به عنوان یک «سیستم بسته» تلقی می شود که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند. که متأسفانه اغلب سازمانها و شرکت های ما اگر نه 100 درصد ولی به مقدار بسیار بسته می باشد و حتی از شبکه های اطلاعاتی ارزان و بسیار پربار اینترنتی نیز استفاده نمی نمائیم.

یکی از مشخصات سیستم بسته، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا (Static Equilibrium) و رکورد توقف است. به عبارت دیگر، در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند.

بر خلاف سیستم بسته، در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا (Dynamic Equilibrium) و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت، سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی (Input) و تغییر و تبدیل (Transformation) آنها وسعی در ازدیاد و بهبود بازده (Output)، بیش از آنچه نیرو می گیرد (بصورت نیروی انسانی، مواد و اطلاعات) نیرو تولید می کند (بشکل کالا یا خدمات)، و بدین ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی (Entropy) حفظ می کند. در سیستم باز، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد، بلکه دائماً خود را با عوامل متغیر داخل نیز منطبق می سازد.

سازمان در قالب سیستم

در نظریه های کلاسیک، سازمان به عنوان یک سیستم بسته مورد بررسی قرار می گیرد، ولی در نظریه های نوین «سازمان» یک سیستم فنی- اجتماعی (Socio-Technical) تلقی می شود که برای رشد و کمال بایستی همواره خود را با عوامل متغیر داخلی و خارجی سازگار و هماهنگ سازد. سیستم سازمانی دو جنبه دارد: یکی جنبه فنی که شامل وظائف تخصصی، ساختمان و ماشین آلات ، وسائل و ابزار و تکنیک های کار می شود، و دیگر جنبه اجتماعی که مشتمل بر روابط کارکنان در داخل سیستم می گردد.

اگر سازمان را به عنوان یک سیستم تلقی کنیم، سیستم مذکور از سیستم های فرعی متعددی مانند روابط ناشی از نقش و مقام (Status and Roles) و روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی، تشکیل می شود. در داخل سیستم، دو نوع کنش و واکنش وجود دارد، یکی درونی و دیگری برونی. در درون هر یک ازسیستم های فرعی، یک رشته فعل و انفعال بین اجزاء سیستم فرعی صورت می گیرد (مانند سازمان رسمی). انفعالات برونی به همبستگی های موجود بین سیستم های فرعی اطلاق می شود. به عنوان مثال، بین افراد از یکسو، و سازمان رسمی (مشاغل) از سوی دیگر، یک رشته ارتباط و انتظارات متقابل وجود دارد، و چنانچه قبلاً توضیح دادیم در صورت تعارض بین توقعات سازمان رسمی و انتظارات افراد، کارکنان ممکن است مجبور شوند مفری برای ارضای نیازهای خود در سازمان غیررسمی جستجو کنند.

از سوی دیگر، بین افراد و سازمان غیررسمی همبستگی وجود دارد. سازمان غیررسمی رفتار خاصی را از اعضاء خود انتظار دارد، و در مقابل افراد نیز توقع دارند که رضایتی از معاشرت با همکاران خود و روابط گروهی با آنان در حین کار بدست آورند. در نتیجه فعل و انفعال این دو دسته انتظارات، فرد رفتار خود را با خواستهای گروه (هنجار گروهی) منطبق می کند، و گروه نیز ممکن است متقابلاً انتظارات و هنجار گروهی (Group Norm) را بر حسب تجلیات شخصیت اعضاء تعدیل نماید.

به همین ترتیب، در محیط فیزیکی کار یک نوع همبستگی و ارتباط متقابل بین فرد و ماشین وجود دارد. به عبارت دیگر، شرایط فیزیکی و ابزار و وسائل و تکنولوژی کار بایستی با توجه به ویژگیهای فیزیولوژیکی، روانی و اجتماعی افراد در محیط خدمت انتخاب شوند.

مطالب فوق سیستم های فرعی در داخل سیستم سازمانی است:

- روابط بین افراد

- سازمان رسمی

- سازمان غیررسمی

- روابط ناشی از نقش و مقام

- روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی.

کاربرد تئوری سیستم ها در مدیریت

تئوری سیستم مفهوم بسیار وسیع و گسترده ای دارد و شکی نیست که برای حل و فصل جامع مسائل سازمانی لازم است که کلیه اجزاء سیستم و همبستگی و تأثیر متقابل آنها روی یکدیگر مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد. اما اندازه گیری برخی از عوامل مؤثر در سیستم های فرعی و اجزاء آنها، ویا به عبارت دیگر سنجش متغیرهای متعددی که در رفتار سازمانی و طرز عمل سیستم مؤثر است، به صورت اعداد و ارقام امکانپذیر نمی باشد، و همین موضوع کاربرد تئوری سیستم را در بررسی های جامع سازمانی محدود کرده است. علیرغم محدودیت های تئوری سیستم در بررسی های سازمانی، در سالهای اخیر فنون و روشهای خاصی تحت عناوین مختلفی مانند سیستم های مدیریت (Management Systems) و یا روشهای مقداری (Quantitative Methods) در مدیریت ابداع شده است که مدیران را در حل و فصل مسائل سازمانی و تصمیم گیری براساس اطلاعات واقعی یاری می کند. البته استفاده از فنون و روشهای مذکور در صورتی امکان پذیر است که متغیرهای مورد مطالعه بصورت اعداد و ارقام قابل سنجش و اندازه گیری باشد، بدین معنی که کلیه متغیرهای مؤثر در پدیده خاصی را مورد اندازه گیری قرار می دهند، و بهترین ترکیب این عوامل را برای نیل به هدفهای مطلوب در قالب مدل یا معادلات ریاضی با استفاده از تکنیک های خاص و با کمک کامپیوتر بدست می آورند. در این مرحله از پیشرفت روشهای علمی مدیریت، بررسی مسائل سازمانی در قالب تئوری سیستم بیشتر در صورتی نتیجه بخش است که اندازه گیری عوامل متغیری که در نیل به هدف یا هدفهای مطلوب مؤثر واقع می شوند، به صورت کمی یا مقداری امکان پذیر باشد. به همین جهت بررسی مسائل سازمانی در قالب تئوری سیستم اغلب به مفهوم محدودی تحت عنوان روشهای مقداری نامگذاری می شود، و برای این منظور طی مراحل زیر ضرورت دارد:

- تعیین و اندازه گیری هدفهای سیستم

- تعیین و اندازه گیری مقداری کلیه متغیرهایی که در نیل به هدفهای سیستم مؤثرند.

- ایجاد فرضیه معمولاً به شکل یک مدل ریاضی درباره مسئله مورد بررسی.

- حل مسئله در قالب مدل یا معادلات ریاضی مذکور در فوق به نحوی که بهترین ترکیب متغیرهای مربوط را برای نیل به هدفهای مطلوب مشخص سازد.

- آزمایش راه حل فوق الذکر به طرق مختلف و استقرار یک سیستم کنترل برای اطمینان به اینکه کلیه عناصر و اجزای طرح و متغیرهای مربوط عیناً به همان ترتیب که پیش بینی شده است عمل می کنند.

تحقیق درباره سازماندهی

سازماندهی چیست

، عمل بازآرایی اجزاء است که بر اساس یک یا چند قاعده صورت می‌گیر. در مدیریت، سازماندهی را فرآیندی می‌دانند که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می‌شود.سازماندهی در حکم فرایندی است که به صورت پیوسته و مستمر ادامه دارد و حیات سازمانی به اطمینان از وجود ساختاری که اثربخشی و کارایی را حاصل گرداند، بستگی خواهد داشت. در واقع سازماندهی شامل وظایفی است که باید اجرا شود، تشخیص کسانی است که باید اجرا کنند، چگونگی گروه‌بندی وظایف و تعیین کسانی است که باید گزارش دهند یا گزارش بگیرند. باتوجه به تعریف فوق، این فرآیند شامل سه مرحلهٔ زیر است:

- طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری

- دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده

- برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی، برای کسب اهداف مشترک.

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمانی آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند با هم تفاوت دارند. ساختار سازمانی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی است زیرا مدیران عالی بطور رسمی آن را پدید می‌آورند. ساختار سازمانی از عواملی چون «محیط»، «فن‌آوری»، «اندازه»، و «استراتژی» سازمان و نحوهٔ توزیع «قدرت کنترل» در آن قرار دارد.

ساختار رسمی

ساختار رسمی را مسئولان به‌طور قانونی بنیان می‌گذارند و تصویب می‌کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی اجرای آنها مشخص می‌شود.

ساختار غیر رسمی

ساختار رسمی به‌طور طبیعی پس از ایجاد ساختار رسمی پدید می‌آید. سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل و تحکیم می‌کند یا آن را گسترش می‌دهد.

تحقیق درباره سیستم اطلاعات

تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته‌هایی مانند مدیریت، علوم کامپیوتر، مهندسی نرم‌افزار، و علوم کتابداری و اطلاع رسانی ارائه شده است. تعریف آمده در واژه‌نامه انجمن کتابداری آمریکا (یانگ، 1983) تعریفی جامع از سیستم‌های اطلاعات است که در اینجا با اندکی تغییر در جمله‌بندی ارائه می شود:

«یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».

بر خلاف موضوع این سایت که مدیریت و مهندسی صنایع است این تعریف از حوزه علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی گرفته شده است زیرا جامعیت و کل‌نگری این تعریف ویژگی‌هایی برای سیستم‌های اطلاعات برمی‌شمرد که تعاریف دیگر آنها را حذف می‌کنند. این ویژگی‌ها عبارتند از:

سیستم اطلاعات یک سیستم کامل است برای هدف در نظر گرفته شده. این تعریف سیستم اطلاعات را محدود یا ملزم به داشتن اجزایی مانند انسان ، ماشین و یا غیره نمی‌کند چرا که یک سیستم اطلاعات ممکن است بتواند بدون داشتن هر یک از این اجزاء نقش خود را به صورت کامل ایفا کند.

سیستم اطلاعات طراحی شده است. اگر روش یا فرایندی وجود دارد که به صورت غیررسمی، تعریف‌نشده یا خود به خود شکل گرفته و اطلاعاتی را برای فرد، واحد یا سازمان ارائه می‌کند نمی‌توان به آن سیستم اطلاعات گفت. البته در برخی منابع علمی، به چنین روش‌ها یا فرایندهایی سیستم اطلاعات غیررسمی گفته می‌شود و در دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات، سیستم‌های اطلاعات غیررسمی در مقابل رسمی مطرح می‌شوند. اگر به تعریف سیستم توجه کنیم آنگاه نمی‌توان به چنین روش‌ها یا فرایندهایی نام سیستم نهاد. در ایجا ما قصد بحث نظری در این خصوص را نداریم اما در ادامه سیستم‌های اطلاعات طراحی شده را مدنظر قرار می‌‌دهیم.

سیستم اطلاعات شامل فرایندهای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات است. اگر یک سیستمی همه این فرایندها را انجام نمی‌دهد نمی‌توان به آن یک سیستم اطلاعات گفت. آن سیستم یا فرایند ممکن است یک زیر سیستم از یک سیستم اطلاعات باشد.

سیستم اطلاعات می‌تواند برای یک مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف‌شده دیگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سیستم‌های اطلاعات در ابتدا برای استفاده در سازمان مطرح شده و شکل گرفته‌اند اما برای حوزه‌هایی فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نیز قابل کاربرد است. به عنوان مثال سیستم اطلاعات شهری سیستمی است که کاربران نهایی آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنین سیستم‌های اطلاعات نیازمند جایگاه دیگری است.

در این تعریف از واژه «داده» استفاده نشده است. خیلی از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعریف می‌کنند و اطلاعات را داده‌های پردازش شده می‌دانند. مرز تفاوت بین داده و اطلاعات نسبی است چرا که ممکن است اطلاعاتی دوباره پردازش شوند و اطلاعات جدیدی تولید کنند. بنابراین در این شرایط نمی‌توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده‌اند. با این توضیح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده می‌کنیم.

ارتباط سیستم اطلاعات و رایانه

ضرورتی ندارد که سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای باشند اما اغلب سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای هستند. عامل تعیین کننده در استفاده از رایانه این است که آیا یک سیستم اطلاعات با استفاده از قابلیت‌های رایانه می‌تواند بهبود یابد یا خیر؟ اگر یک سیستم دستی از افراد و رویه‌ها می‌توانند کاری را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دلیلی برای استفاده از رایانه نیست. البته اغلب، حجم کارها افزایش می‌یابند، پیچیدگی رویه‌ها زیاد می‌شود، یا فعالیت‌ها خیلی به هم مرتبط می‌شوند و استفاده از رایانه می‌تواند بهبودهای لازم را ارائه کند. سیستم‌های اطلاعات که از رایانه استفاده می‌کنند سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای2 گفته‌ می‌شوند.

چرا از سیستم‌های اطلاعات استفاده می‌شود؟

معمولاً دو رویکرد در استفاده از سیستم‌های اطلاعات وجود دارد. این دو رویکرد هر دو از ارزش بکارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت‌های سازمان سرچشمه می‌گیرند. طرفداران این رویکردها به دنبال راه‌های بهره‌برداری از سیستم‌های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.

رویکرد اول: این رویکرد منحصراً به قابلیت‌های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینکه چگونه می‌توانند در بهبود کارایی استفاده شوند معطوف می‌گردد. بنابراین تأکید بر میزان بهبود عملکرد سیستم‌ها از طریق کارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت‌های رایانه و فناوری ارتباطات.

رویکرد دوم: این رویکرد بر نقاط قوت و فرصت‌های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمرکز می‌کند. این رویکرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یک رویکرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم‌های اطلاعات است. این رویکرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلکه اینکه رایانه چگونه می‌تواند به سازمان کمک کند مهم است.

به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می‌شود؟

سیستم‌های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت‌های سازمان هستند. پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی کردن اطلاعات

پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی

پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراک گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین کاربران (منتزاس، 1995).

مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعات چیست

سیستم‌های اطلاعات پتانسیل ارائه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛

بهبود بهره‌وری

بهبود اثربخشی

مزیت رقابتی.

بهبود بهره‌وری: بهبود بهره‌وری وقتی رخ می‌دهد که با همان منبع یا کمتر بتوان کار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وری در بهبود فرایندهای کاری اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال وقتی یک کارمند با استفاده از روش‌های جدید می‌‌تواند به جای پردازش 25 سفارش خرید، 50 سفارش را پردازش کند آنگاه بهره‌وری کار وی 2 برابر شده است. سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در سریعتر، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام دادن کارها مؤثر باشند که از این طریق بهره وری را بهبود می‌دهند.

بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یک فرد یا یک سازمان در انجام دادن چیزهایی است که باید انجام شوند. مدیری که شرایطی را که ممکن است مسئله‌ساز شوند پیش‌بینی می‌کند و علل را پیش از اینکه مشکل پدید آید بررسی می‌کند اثربخش‌تر از مدیری است که پیوسته مسائلی را باید حل کند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد. سیستم‌های اطلاعات، اطلاعاتی ارائه می‌کنند که به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه‌های بهتر کمک می‌کنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می‌دهند.

مزیت رقابتی: سازمانی که با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره‌وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود که بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.

انواع سیستم‌های اطلاعات

سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد. سیستم‌های اطلاعات سازمانی عبارتند از:

سیستم‌های پردازش مبادلات

سیستم‌های اطلاعات مدیریت

سیستم‌های اطلاعات اجرایی

سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری

سیستم‌های پشتیبان اجرایی

سیستم‌های خبره

سیستم‌های اتوماسیون اداری

سیستم‌های دانش‌ورزی

عناصر تأثیرگذار بر سیستم‌های اطلاعات

در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه کرد:

محیط سازمان: پایه تمام فعالیت‌های سازمان محیطی است که سازمان در آن فعالیت می‌کند. محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، کیفیت و طبیعت اقداماتی که در انجام فعالیت‌های روزانه اتخاذ می‌کند تأثیر می‌گذارد.

عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:

مشتریان

رقبا

عرضه‌کنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان

سازمانهای قانونگذار

سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند که بر سیستم‌های اطلاعات تأثیر می‌گذارند.

استراتژی

سیستم‌ها

منابع انسانی

مدیریت

ساختار سازمانی

معماری سیستم‌های اطلاعات

اطلاعات

سخت‌افزار

نرم‌افزار

ارتباطات

کاربرد سیستم‌های اطلاعات چیست

چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟

توسعه سیستم‌های اطلاعات در یک سازمان امری یکبار برای همیشه نیست بلکه باید به صورت دوره‌ای به کار توسعه سیستم‌های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی‌های سیستمی تحمیل می‌شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آن را روز‌آمد کرد. به همین دلیل سیستم‌ها دارای چرخه زندگی هستند. سیستم‌های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل‌گیری موضوع و نیاز به سیستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده، و نگهداری، در زمان نیاز به تغییر و بازطراحی پایان می‌یابد.

این چرخه دارای مراحل زیر است:

مطالعه

مطالعه اولیه

مطالعه امکانپذیری

تحلیل و طراحی عمومی

بررسی سیستم فعلی

تعیین نیازمندی‌های سیستم جدید

طراحی سیستم جدید

برنامه‌ریزی نحوه اجرا و پیاده‌سازی

تحلیل و طراحی تفصیلی

طراحی فنی

برنامه‌نویسی و تست نرم‌افزار

آموزش کاربر

بررسی پذیرش کاربر

پیاده‌سازی

تبدیل داده‌ها

استقرار سیستم

اجرا

رفع اشکالات

نگهداری

برا ی استقرارموفق یک سیستم اطلاعات در یک سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بکارگیری متخصصان و مشاوران سیستم‌های اطلاعات است. البته قبل از تهیه یک سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است که سازمان یک برنامه توسعه سیستم‌های اطلاعات تهیه کرده و در طول زمان و به تدریج سیستم‌های اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید کند. تحلیل‌گر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یک از مراحل را تا حد لازم اجرا کرده و در طی مراحل با افراد و گروههای

مدیران

شرکت‌ها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار

کسانی که از سیستم منتفع می‌شوند

کاربران

فروشندگان و عرضه‌کنندگان

متخصصان فنی

برنامه‌نویسان نرم‌افزار

ارتباط برقرار می‌کند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر می‌گیرد. تحلیل‌گر سیستم ممکن است به جای تولید یک نرم‌افزار، از بسته‌های نرم‌افزارهای از پیش ‌نوشته‌ شده موجود برای موضوع سیستم‌ اطلاعات استفاده کند.