به خاطر دارم در دوران دانشجویی یکی از اساتید معروف ـ که هم اکنون نیز در قید حیات می باشند ـ وارد کلاس شده و با خطی بزرگ در روی تخته مرقوم فرمودند پرونده افراز را به عنوان وکیل خواهان در اداره ثبت نمی پذیریم و از همه دانشجویان خواستند تا این جمله را در جزوه خود یادداشت نمایند.
به خاطر دارم در دوران دانشجویی یکی از اساتید معروف ـ که هم اکنون نیز در قید حیات می باشند ـ وارد کلاس شده و با خطی بزرگ در روی تخته مرقوم فرمودند پرونده افراز را به عنوان وکیل خواهان در اداره ثبت نمی پذیریم و از همه دانشجویان خواستند تا این جمله را در جزوه خود یادداشت نمایند. از آنروز تا اواخر سال گذشته ـ که مقاله ای رادر شماره ۴۵ نشریه محترم کانون وکلای اصفهان تحت عنوان لزوم ایجاد وحدت رویه در باب افراز به چاپ رساندم - چهارده سالی می گذرد و اکنون علت پند استاد را درک می نمایم . در مقاله منتشره نگارنده در حد امکان در خصوص لزوم تقدیم دادخواست و قطعی بودن دستور افراز و برداشت های متفاوت محاکم از این موضوع سخن به میان آورد . اما ظاهرا موضوع تهافت رویه به دادگاهها ختم نشده و متاسفانه ادارات ثبت نیزدر این خصوص رویه های متفاوتی دارند .
این سلیقه ای عمل کردن از یک نقشه بردار به یک نقشه برداردیگر و از یک نماینده ثبت به نماینده دیگر موجب گردیده به رغم روح ساده و گویای قانون ، موضوع افراز در ادارات ثبت تبدیل به یکی از زمانبرترین و طولانی ترین پرونده ها گردد و این در حالی است که هر روزه با گسترش روز افزون آپارتمان نشینی و قلت مساحت منازل از یک طرف و خرید مشاعی املاک به جهت توان مالی کم مردم ، احتمال افزایش درخواست های افراز را پیش رو خواهد داشت که می بایست با تجدید مقررات و نگاهی نو به آن راه را برای متقاضیان افراز تسهیل نماییم. در این مقاله ما بر آنیم تا در خصوص صلاحیت اداره ثبت در خصوص رسیدگی به افراز و امکاناتی که اداره ثبت در برابر موانع احتمالی میتواند از آن بهره جوید ، بحث و بررسی اجمالی نماییم .

لازم به یاد آوری است که تا سال ۱۳۵۷ افراز املاک در صلاحیت دادگاههای عمومی (حقوقی دو) قرارداشت در سال۱۳۵۷ به سبب اینکه رسیدگی به امر افراز در دادگاهها تابع تشریفاتی طولانی بود و این امر سبب طولانی شدن مراحل افرازگشته ونهایتا شرکای مشاعی را در وضعیت نامطلوب اشاعه باقی می گذارد قانون افرازو فروش املاک مشاع در مورخ ۲۲/ ۸/ ۵۷ به تصویب رسیده و آئین نامه اجرائی آن نیز در بیستم اردیبهشت ماه سال پنجاه هشت به تصویب وزارت دادگستری رسید . طبق ماده یک این قانون افراز املاکی که جریان ثبتی آن به پایان رسیده (۱) اعم از اینکه در دفتر املاک ثبت شده و یا نشده باشد ،به عهده واحد ثبتی محول محل وقوع ملک محول گردید (۲) اما به سبب رعایت حقوق اقشار خاص و برخی مقررات موجود به طور کامل این صلاحیت از محاکم سلب نگردیده و در سه مورد محاکم مجاز به انجام افراز می باشند :
▪ اول اینکه با توجه به اینکه تصمیم مسئول واحد ثبتی یک تصمیم اداری است به شرکاء مشاعی این حق داده شده تا ظرف مهلت قانونی بتوانند در دادگاه عمومی به تصمیم واحد ثبتی اعتراض نمایند .
▪ دوم موردی که جریان ثبتی ملکی به پایان نرسیده است .
▪ سوم زمانی که بین شرکای مشاعی محجوری وجود داشته باشد که در خصوص مورد اخیر به استناد رای وحدت رویه شماره۲۹/۵۹-۱۵/۱/۱۳۶۰ و ماده ۳۱۳ از قانون امور حسبی دادگاه اقدام به تقسیم خواهد نمود . البته موارد دیگری نیز وجود دارد که دادگاهها در مقام افراز اقدام می کنند مانند : پرونده های تقسیم ترکه به شرطی که در میان اموال متوفی مال منقولی وجود داشته باشد .صرف نظر از موارد فوق الذکر در خصوص املاک اصل بر صلاحیت اداره ثبت محل وقوع ملک می باشد .
حال که دیدیم در امر افراز اصل بر صلاحیت ادارات ثبت است باید منظور و نظر مقنن را در خصوص صلاحیت تعریف نماییم. صلاحیت در لغت به معنی شایستگی معنی شده است . در ترمینولوژی حقوقی در ذیل تعریف صلاحیت آمده است : عبارت است از اختیار قانونی یک مامور رسمی برای انجام پاره ای از امور مانند صلاحیت دادگاهها و صلاحیت مامور دولت در تنظیم سند رسمی . به عبارتی دیگر می توان چنین گفت که صلاحیت همانا امکانی است برای انجام دادن عملی و یا نهی از آن . در مقررات موضوعه و عرف حقوقی منظور از صلاحیت امکان رسیدگی ، اظهار نظر در خصوص یک مسئله می باشد . فلذا منظور از صلاحیت یک دادگاه امکان رسیدگی و صدور حکم نسبت به یک موضوع می باشد . فلذا از آنجا که مقنن کاری عبث انجام نمی دهد سلب هر گونه مجوز لازم و یا اختیار لازم از مرجع صلاحیت دار در راستای رسیدگی به مسئله بر خلاف نظر مقنن خواهد بود . درنتیجه بنابر قاعده معروف ـاذن در شی اذن در لوازم آن می باشدـ مرجع صلاحیت دار برای انجام ماموریت خود حق توسل به کلیه اقدامات قانونی لازم را در چهارچوب قانونی خواهد داشت . موید مطلب قسمت اخیر ماده یک قانون افراز و فروش املاک مشاع بوده که مقرر می دارد اداره ثبت با رعایت کلیه قوانین و مقررات ملک مورد تقاضا را افراز می نماید .
فلذا از مجموع این ماده و کلیت قانون چنین استنباط می گردد که اداره ثبت با کلیه اختیارات لازم مکلف است به درخواست های افراز رسیدگی و تصمیم خود را اعلام نماید و تنها در یک مورد استثنا حق دارد از رسیدگی به افرازخودداری نموده وآن همانا موضوع تبصره ذیل ماده یک بوده که مقرر می دارد درمواردی که برای ملک سند معارض صادره شده تا زمان رفع تعارض اقدام به افراز نخواهد شد .
برای انجام عملیات افراز بنا بر روش معمول بدوا متقاضیان با مراجعه به قسمتی از اداره مربوطه با خرید برگه هایی شبیه به دادخواست ، درخواست خود را به رئیس اداره تقدیم می نمایند (۳) رئیس اداره ثبت پس از وصول درخواست متقاضی افراز ، ضمن دستور بر ثبت تقاضا ، بر اساس مقررات قانون افراز و فروش املاک مشاع موضوع را به نماینده اداره ثبت ارجاع و نماینده مربوطه به بررسی پایان یافتن جریان ثبتی و اخذ گواهی های لازم از دفتر بایگانی ، املاک و بازداشتی پرداخته وسپس موضوع را به رئیس واحد ثبتی گزارش می نماید. پس از قرائت گزارش نماینده ثبت و اطمینان از پایان یافتن جریان ثبتی و عدم وجود سند مالکیت معارض ، رئیس واحد ثبتی موضوع را به نقشه بردار ( مهندس) اداره ثبت ارجاع و نامبرده طبق ماده ۳ آئین نامه اجرایی کلیه شرکا را جهت انجام افراز دعوت می نماید .
قبل از طرح سئوالات و پاسخ بدانها نکاتی را خاطر نشان می سازد . اکثریت قریب به اتفاق کسانی که جهت افراز املاک به ادارات ثبت مراجعه می نمایند کسانی هستند که با شرکای خود دارای اختلاف می باشند و احتمالا راههای مسالمت آمیز را رفته و نتیجه ای حاصل ننموده اند . بنابراین عموما یا دارای سند مالکیت نیستند چرا که این اسناد غالبا وراثتی بوده و در ید یکی از وراث قرارداشته و یا اسناد متحد بوده که معمولا در ید یکی از شرکا می باشد . از طرفی شریک دیگرکه مخالف افراز و یا فروش بوده به طور عرف از هرگونه کارشکنی درراستای جلوگیری از امر افراز و یا فروش دریغ نخواهد ورزید . فلذا با عنایت به روح قانون و سبب ایجاد صلاحیت از مراجع قضائی به اداره ثبت که همانا سرعت بخشیدن به افراز بوده می بایست با مسائل ذیل برخورد وسئوالات را پاسخ داد . سئوالات طرح شده همگی ناشی از رویه های مختلف ادارات ثبت بوده که ذیلا بدان اشاره می گردد .

۱) آیا لزومی دارد متقاضی افراز در هنگام درخواست افراز دارای سند مالکیت رسمی بوده و آنرا ارائه نماید؟
۲) به فرض مثال در شهری مانند تهران با توجه به ضوابط شهرسازی ، افراز املاک دارای حد نصابی مشخص بوده و خارج از حد مذکور قابل افراز نمی باشد . بر اسا س این ضوابط و ملاک ها ، اکثریت قریب به اتفاق آپارتمانها به جهت قلت مساحت و وضعیت استقرار قابل افراز نبوده و اراضی نیز با توجه به قرار گرفتن در مناطق مختلف غیر قابل افراز می باشند . مثلا در منطقه یک و سه و چهار تهران املاک زیر چهار هزار متر قابل افراز نمی باشند ، آیا تعیین وقت برای رسیدگی به افراز مثلا یک آپارتمان هفتاد متری که داری چهار شریک مشاعی است لزومی دارد یا خیر ؟
۳) آیا دعوت از شرکاء مشاعی ضروری است و اگر پاسخ مثبت است تشریفات این دعوت و ابلاغ اوراق تابع چه مقرراتی خواهد بود ؟
۴) اگر متصرف ملک که ممکن است خوانده افراز و یا شخص ثالثی باشد ، مانع ورود مامورین اداره ثبت به داخل ملک گردد تکلیف چیست ؟ آیا اداره ثبت باید تا رفع مانع عملیات افرازی را متوقف نماید و یا میتواند با درخواست از مامورین نیروی انتظامی وارد محدوده ملک گردیده و عملیات افرازی را انجام دهد ؟
۵) آیا ادارات ثبت درصورت اتخاذ تصمیم مبنی بر عدم امکان افراز مکلفند تصمیم را به شرکا ابلاغ نمایند ؟
در خصوص سئوال اول باید گفت با توجه به اینکه ماموریت اصلی نماینده ثبت رسیدگی به جریان ثبتی ملک بوده و نهایتا گزارش خود را با اخذ گواهی های لازم از سه دفتر بایگانی ، املاک و بازداشتی ارائه می نماید به نظر میرسدلزومی به ارائه سند مالکیت نباشد . النهایه درمواردی که ملک وراثتی است می توان خواهان را ملزم به ارائه رونوشت حصر وراثت نمود . فلذا به نظر میرسد رویه ای که در ادارات ثبت در خصوص لزوم ارائه سند مالکیت وجود دارد با روح قانون هماهنگی نداشته و ادارت ثبت مجوزی ندارند تا عملیات افرازی را موکول به اخذ سند مالکیت و جری تشریفات مربوطه نمایند .
در خصوص سئوال دوم یعنی لزوم بازدید از ملک به نظر می رسد نفس این بازدید مخصوصا در خصوص اراضی و مستغلات به جهت انطباق اسناد با وضعیت موجود ضروری باشد . هر چند این مسئئله در قانون مورد اشاره قرار نگرفته و در ماده سه آئین نامه اجرائی لحاظ گردیده است .اما در مورد آپارتمانها به نظر می رسد با توجه به وجود پایان کار لزومی بربازدید نباشد . البته اطلاق قانون در حال حاضر مانع بوده که می طالبد با توجه به اینکه نقشه های آپارتمانها در ادارات ثبت موجود بوده مقررات در خصوص آپارتمانها تغییراتی داشته باشد .
در پاسخ به سئوال سوم بدوا لازم است اشاره ای به مقررات موجود داشته باشیم . در قانون افراز و فروش املاک مشاع اشاره ای به لزوم تعیین وقت و دعوت از شرکای مشاعی نگردیده است . اما در ماده سه از آئین نامه قانون مقررگردیده است :
(پس از تایید اینکه جریان ثبتی ملک خاتمه یافته و ملک دارای سند مالکیت معارض نمی باشد .سئول واحد ثبتی به نقشه بردار ماموریت می دهد که با دعوت و حضور متقاضی و سایر شرکاء و نماینده ثبت محل را معاینه و با توجه به سوابق ثبتی و تصرفات و رعایت حقوق آنان نقشه ملک مورد افراز را ترسیم و به امضاء نماینده ثبت و کلیه شرکاء می رساند)
در پاسخ به سئوال سوم با توجه به نص آئین نامه کمی دچار تردید می گردیم . چرا که در ماده ششم از آئین نامه اجرائی به جهت اهمییتی که تصمیم واحد ثبتی در خصوص افرازو یا عدم افراز یک ملک داشتهلزوم ابلاغ آنرا به شرکاء مورد تاکید ودر تبصره ذیل طریقه ابلاغ را مطابق با مقررات ابلاغ در آئین نامه اسنادرسمی لازم احصا نموده است . فلذا از آنجا که مفاد یک تبصره به اصل ماده باز می گردد به نظر می رسد دعوت از شرکاء تابع مقررات فوق نبوده و یک دعوت عادی باشد . هر چند ادارات ثبت در خصوص تشریفات دعوت نیز به ماده مذکور استناد و دعوت از شرکا نیزتوسط مامورین ابلاغ صورت گرفته و الحق نیز چاره جز این نمی باشد . اما به نظر می رسد اگر مقنن آئین نامه چنین قصدی داشت ، می بایست در ماده ای جداگانه مقرر می داشت کلیه تشریفات ابلاغ و دعوت در این قانون تابع مقررات اسناد رسمی لازم الاجرا باشد . فلذا به نظر می رسد این سمت از آئین نامه نیز اصلاحات لازم را می طلبد . ضمن اینکه نظراتی در خصوص لزوم ابلاغ واقعی به شرکاء غایب نیز وجود دارد که با توسل به آنها افراز ساده یک آپارتمان کوچکـ که از همان بدو مشخص است که منجر به صدور نظریه عدم امکان افراز خواهد شدـ ماهها در اداره ثبت به طول خواهد انجامید .
در خصوص سئوال چهارم نگارنده با روش های متعددی در ادارات ثبت برخورد نموده است . به عنوان مثال در یک مورد انجام عملیات افرازی و عدم مجوز شریک متصرف جهت ورودبه ملک ، رئیس اداره ثبت.... در ذیل گزارش نقشه بردار چنین مرقوم داشتند که تارفع مانع انجام عملیات افراز مقدور نیست و خواهان افراز را به طرح شکایت در دادگستری جهت رفع مانع ارشاد نمودند . در همان اداره و در پرونده دیگر به اصرار بنده با نامه ای به رئیس مجتمع قضائی منطقه نوشته و از ایشان به عنوان دادستان وقت (۴) درخواست نیروی کمکی نمودند و رئیس مجتمع قضائی نیز طی نامه ای خطاب به کلانتری منطقه از ایشان خواستند تا در موعد انجام عملیات افراز با رعایت مقررات به ملک وارد و مامورین اداره ثبت را یاری نمایند .
در این خصوص به نظر میرسد با توجه به کلیات اشاره شده از جمله به دلالت قسمت اخیر ماده یک قانون که مقرر می دارد واحد ثبتی با رعایت کلیه قوانین و مقررات ملک مورد تقاضا را افراز می نماید اقدام دوم اداره ثبت به جهت اینکه اداره ثبت دارای صلاحیت کامل جهت رسیدگی به امر افراز بوده هم با مقررات منطبق بوده و هم با عدالت و انصاف نزدیکتر است . فلذا متوقف نمودن امر افراز و ارشاد افراد به طرح دعوی رفع تصرف و یا خلع ید فاقد وجهه قانونی است . چرا که اصولا متقاضیان افراز کسانی هستند که با شرکای مشاعی خود داری اختلاف بوده و به دلائل گوناگون قصد دارند از وضعیت اشاعه رهایی یابند . این موضوع حتی در مورد اشخاص ثالث که متصرف ملک بوده و مدعی حقی باشند نیز تسری داشته و النهایه مدعی حق می تواند پس از ورود مامورین اداره و انجام بازدید ، با مراجعه به دادگستری اقامه دعوی نماید . اما مامورین اداره ثبت نیز نمی توانند به صرف عدم امکان ورود درخواست متقاضی را متوقف و وی را مجبور به طرح دعوی در دادگستری نمایند .
در پاسخ به سئوال پنجم باید گفت به صراحت و اطلاق ماده ۶ آئین نامه اجرائی مبنی بر لزوم ابلاغ تصمیمات واحد ثبتی به کلیه شرکاء مشاعی شکی نیست که ادارات ثبت درکلیه موارد ملزم به ابلاغ تصمیمات خود به کلیه شرکاء مشاعی می باشند اعم از اینکه نتیجه منجر به افرازو یا عدم امکان افرازپلاک گردیده باشد . توضیحا اینکه اداره حقوقی قوه قضائیه در ۴۷۶۰/۷ مورخ ۱۹/۱۰/۸۷ نظری مخالف بر این نظر اعلام نموده است ( ۵ ) در این نظریه بر پایه توسل به قید در صورتیکه ملک قابل افرازباشد آمده در مواردی که ملک قابل افراز نیست لزومی به ابلاغ تصمیم واحد ثبتی به سایر شرکاء وجود ندارد و این در حالی است که قید فوق به ضمیمه نمودن فتوکپی نقشه افرازی بازمی گردد ونه کلیت ماده . فلذا مقنن چنین مقرر نموده تصمیم واحد ثبتی باید به کلیه شرکاء به ضمیمه صورت مجلس ابلاغ و در صورتیکه ملک قابل افرازباشد یک رونوشت نیز از نقشه افرازی ضمیمه تصمیم گردیده و به کلیه شرکا ابلاغ گردد .

در پایان ذکر این مطلب را لازم به ضروری می دانم که با توجه تغییر الگوی مسکن و روند رو به رشد درخواست های افرازو همچنین جلوگیری از سلیقه ای عمل نمودن واحد های ثبتی، لزوم بازنگری دقییق و صریح در مقررات قانونی وآئین نامه اجرائی قانون به جهت ایجاد رویه واحد ضروری می باشد.

محمد رضا سماواتی پور- وکیل دادگستری – تهران

پی‌نوشت‌ها:

۱) منظور از پایان یافتن جریان ثبتی این است که آگهی های نوبتی منتشر و مهلت اعتراض به آنها منقضی شده باشد . به عبارتی انجام عمل تحدید حدود و پایان یافتن مهلت اعتراض .
۲) ماده یک قانون افراز و فروش املاک مشاع۲۲/۸/۵۷
۳) این اقدام که در اولین مرحله در اداره ثبت صورت می پذیرد هرچند در ظاهر فاقد مشکل می نماید اما کاملا بر خلاف قانون می باشد . چرا که
ـ اولاً: درلفظ قانون از کلمه درخواست استفاده شده و تقدیم دادخواست که از اوراق متحد شکل و بهادار بوده فقط در مراجع قضائی معتبر بوده و برخلاف مقررات می باشد .
ـ ثانیا: هزینه این برگه که علی الظاهر ۵۰۰ ریال و معادل قیمت کپی آن می باشد برخلاف مقررات قانون نحوه وصول درآمد های دولت بوده و فاقد محمل قانونی است .
۴) طبق مقررات قانون دادگاههای عام مصوب سال ۷۳
۵) جهت مشاده نقد این نظریه ر.ک . به مجله شماره ۲۰۴-۲۰۵ کانون وکلای مرکز- آقای فیروز فقیه نصیری

چكيده :

در اسناد مكتوب، امضا، نشان تاييد تعهدات قبول شده در آن سند به شمار مى‌آيد. از آن جهت كه در تجارت الكترونيكى «مدارك الكترونيكى» داراى جايگاهى همانند اسناد مكتوب هستند، لذا امضا در اين مدارك نيز على‌الاصول داراى همان ارزش اثباتى مى‌باشد. در اين مقاله، با تكيه بر تجربه كشورهاى پيشرفته و مطالعه در قوانين و مقررات به اين مساله پرداخته مي‌شود كه در ثبت الكترونيكى اسناد و مدارك، چگونه مي‌توان از امضاى ديجيتالى بهره گرفت و بهترين مرجع براى تصدى امور گواهى امضاى الكترونيكى و ثبت اسناد الكترونيكى كجاست. بررسى موضوع همواره با مبنا قرار دادن اين ايده انجام شده كه تخلف از رويه و قوانين موجود در زمينه ثبت اسناد و گواهى امضا داراى آثار زيانبارى ـ از حيث حقوقي، اجتماعى و اقتصادى ـ خواهد بود و از اين حيث، اساساً امضا و مدارك الكترونيكى خصوصيتى ندارند كه موجب تغيير مرجع ثبت و گواهى آنها شود.

مقدمه :

ظهور و گسترش وسايل نوين ارتباط كه ويژگى بارز آنها «سرعت» و «تنوع» روابط بود، تنها زمانى منجر به معرفى و توسعه «تجارت الكترونيكي» شد كه كاملترين شيوه ارتباط الكترونيكي، يعنى «اينترنت» ابداع و معرفى گرديد. اينترنت در حقيقت هر دو ويژگى سرعت و تنوع را باهم ارايه مي‌نمود و از سوى ديگر موجب «ارزاني» روابط معاملاتى نيز مي‌گرديد. اين تحولات اگرچه در مدتى كمتر از يك قرن روى داد؛ با اينحال ـ بنابر سنت زندگى آدمهاى خوب و بد در كنار هم ـ همواره روابط الكترونيكى در معرض اختلال، تقلب، كلاهبردارى و اعمال خرابكارانه ديگر قرار داشت. فناورى نوظهور، ديگر با مساله «وجود» روبرو نبود، بلكه بايد حيات و پذيرش خود را در دهكده جهانى «استمرار» بخشيد.

بر همين اساس، بحث ايمنى و اعتماد از همان ابتداى ظهور اينترنت مطرح و موضوع بحث و تحقيق متخصصان بود. روشهاى مختلف رمزگذاري[۲]و امضاى ديجيتالي[۳] با همين تفكر ايجاد و گسترش يافته و بعدها در قوانين داخلى و مقررات بين‌المللى ارزيابى و مورد حمايت قرار گرفتند.

توسعه تجارت الكترونيكي، علاوه بر ايمني، فناورى ديگرى را اقتضا مي‌كرد و آن ـ اگرچه بسيار ديرتر از شيوه‌هاى ايمنى مطرح گرديد ـ ثبت الكترونيكي[۴] گواهى ديجيتالي[۵] امضاها و مدارك الكترونيكى بود. بحث از ثبت و گواهى الكترونيكى بعد از سال ۱۹۹۶ مطرح و تاكنون به طور كامل وارد رويه بين‌المللى نشده است؛ با اين‌حال برخى از كشورها قوانين و مقرراتى براى توسعه و ضابطه‌مند كردن آن تصويب كرده‌اند.

در اين مقاله ما به پيوند امضا و ثبت الكترونيكى خواهيم پرداخت. بنابراين آنچه بيشتر مبنا خواهد بود، جايگاه امضا و گواهى ديجيتالى است و اين امر مورد بررسى قرار خواهد گرفت كه چگونه فرايند امضا و متن الكترونيكى را مي‌توان داراى آثار حقوقى همانند امضا و مدارك كاغذي/ سنتى دانست. بعد از بررسى مختصر قوانين و مقررات موجود (مطالعه تطبيقي) به مسايل و مشكلات امضا و گواهى ديجيتالى نيز خواهيم پرداخت.

بنابراين، مباحث مقاله در گفتارهاى جداگانه به شرح زير بررسى مي‌شود.

۱. كليات

۲. مطالعه تطبيقى جايگاه امضاى ديجيتالي

۳. مشكلات حقوقى ناشى از ظهور سيستم ديجيتالى امضا

در تمام مباحث، بررسى بر مبناى مسايل راجع به ثبت و گواهى الكترونيكى خواهد بود.

۱ـ كليات

اگرچه ثبت الكترونيكي، بيشتر براى ثبت معاملات الكترونيكى ـ به‌ويژه اينترنتى ـ به كار مي‌رود؛ با اين وجود اين امر به مفهوم عدم امكان استفاده از آن در معاملات عادى نيست. بنابراين مي‌توان از مدارك كاغذى روگرفت الكترونيكى تهيه و با رعايت تشريفات ثبت كرد. البته بديهى است كه طرفين به ندرت طى اين تشريفات را مي‌پذيرند و با امكان ثبت به شيوه سنتى ترجيح مي‌دهند كه از روشهاى نوظهور احتراز نمايند. به دليل كاربرد ثبت الكترونيكى در معاملات اينترنتي، لازم است تا مفهوم تجارت الكترونيكي، امضاى ديجيتالى و ثبت الكترونيكى به اختصار تشريح شده و جايگاه امضا در سيستم سنتى ثبت اسناد مشخص گردد.

۱ ـ ۱. مفهوم تجارت الكترونيكي

پيدايش «فناورى اطلاعات و ارتباطات» [۶]را بايد يك انقلاب ناميد كه منجر به گشايش «باب جديدى در اقتصاد»[۷] شده است. [۸] تجارت الكترونيكى يكى از مهمترين نتايج اين انقلاب و از نمودهاى بارز آن به شمار مي‌آيد و مفهوم آن به قدرى پويا، در حال تحول و گسترده مي‌باشد كه ارايه تعريفى جامع و مختصر از آن امكان‌پذير نيست. چنانچه قانون تجارت الكترونيكى (ق.ت.ا) مصوب ۱۳۸۲ نيز تعريفى در اين مورد ارايه نكرده است. با اين وجود، برخى از موسسات به ارايه تعريف نسبتاً گويايى در اين زمينه پرداخته‌اند. سازمان تجارت جهانى [۹] در اعلاميه مورخ ۲۵ سپتامبر ۱۹۹۸ تجارت الكترونيكي، آن را چنين تعريف مي‌كند:

«توليد، توزيع، بازاريابي، فروش يا تسليم كالاها و خدمات از طريق وسايل الكترونيكي» (گزارش سازمان تجارت جهاني،). اين سازمان گسترش تجارت الكترونيكى را نويد بخش هزينه پايين معاملاتى و توليدي، تسهيل انعقاد قراردادها و تشديد رقابت دانسته كه به‌نوبه خود، منجر به كاهش قيمت‌ها، افزايش كيفيت و تنوع توليدات و نهايتاً منجر به پيشرفت و رفاه بيشتر خواهد شد. [۱۰]

كميسيون حقوق تجارت بين‌الملل سازمان ملل متحد (آنسيترال) [۱۱] در تفسير ماده ۱ قانون نمونه (۱۹۹۶) [۱۲] و در تشريح واژه «تجاري»، اين اصطلاح را شامل معاملات راجع به تهيه، مبادله و توزيع كالا، نمايندگى تجاري، حق‌العمل كاري، اجاره، بهره‌بردارى از معادن، مشاوره، مهندسي، صدور پروانه، سرمايه‌گذاري، امور مالي، بانكي، بيمه، موافقت‌نامه‌هاى استخراج يا واگذارى منابع، قراردادهاى مشاركت و ساير مشاركت‌هاى صنعتى و تجارى و حل و نقل كالا يا مسافر از طريق هوا، دريا، راه‌آهن و جاده دانسته است.

بنابراين، هر عمل حقوقى كه به نوعى در انجام آن از وسايل الكترونيكى ارتباط استفاده شود را بايد «معامله الكترونيكي» و توسعه و استقرار اين روند را منجر به «تجارت الكترونيكي» دانست. وقتى به حجم معاملات مذكور توجه نماييم، اهميت ايمنى فضاى مجازى و لزوم معرفى فناورى امضاى ديجيتالى و ثبت الكترونيكى مطمئن بيشتر آشكار مي‌گردد.

۲ ـ ۱. مفهوم امضاى ديجيتالي

در وهله اول بايد تفاوت ميان امضاى ديجيتالى و الكترونيكى را شناخت: اگرچه به كار بردن هر كدام از اين اصطلاحات به جاى ديگرى تعبير بر مسامحه شده و عرفاً با ايرادى روبرو نيست . [۱۳] از جنبه علمى در تمايز اين دو به اختصار مي‌توان گفت كه امضاى ديجيتالى نمودار داده‌اى است كه به شكل يك واحد داده، الصاق يا با رمزگذارى منتقل مي‌شود و به گيرنده اجازه مي‌دهد تا سرمنشا و اصالت آن را تشخيص دهد. اين ساختار منطقى مانع از جعل امضا مي‌شود. امضاى الكترونيكى داراى معناى عام‌ترى است و شامل امضاى دستى اِسكن شده يا اسم شخص كه در قسمت انتهايى نامه الكترونيكى قيد مي‌گردد، نيز مي‌شود. براى تامين ايمنى و اصالت امضاى الكترونيكى بايد از امضاى ديجيتالى به عنوان فناورى رمزگذارى ـ از جمله تابع هَش ـ[۱۴] استفاده كرد .[۱۵]بنابراين دو نكته مهم را در رابطه با امضاى الكترونيكى و ديجيتالى بايد ذكر كرد:

يك. اطلاق عبارت «امضاى ديجيتالي» به فرايند فوق‌الذكر ناشى از مسامحه مي‌باشد؛ زيرا هيچ شباهتى بين اين نوع از تاييد و «امضا» به مفهوم مصطلح آن وجود ندارد.

دو. امضاى الكترونيكى به شرح فوق و با تعاريفى كه در زير مي‌آيد، تنها در صورتى داراى اعتبار است كه با فرايند امضاى ديجيتالى همراه باشد. [۱۶] به همين دليل در عنوان تحقيق حاضر از عبارت «امضاى ديجيتالي» استفاده شده است. لذا در هر جا كه امضاى الكترونيكى به كار رود نيز، بايد مفهوم آن را بر همين مبنا تحليل كرد.

تعاريف متعددى از امضاى الكترونيكى ارايه شده كه به ذكر برخى از آنها اكتفا مي‌شود. در بند الف ماده ۲ قانون نمونه آنسيترال درباره امضاهاى الكترونيكي[۱۷] كه در ۵ ژوئيه ۲۰۰۱ به تصويب رسيده، امضاى الكترونيكى چنين تعريف شده است: «داده‌اى در شكل الكترونيكى كه به يك داده‌پيام[۱۸] ضميمه، يا جزء همسان، پيوسته و جدا ناپذيرى از آن شده و مي‌تواند براى شناسايى امضا كننده آن داده‌پيام و تاييد اطلاعات موجود در داده‌پيام از سوى امضا كننده به كار گرفته مي‌شود».

در بند ۷ ماده ۱۴ قانون نمونه دفاتر اسناد رسمي[۱۹] ايالات متحده، امضاى الكترونيكى به معنى «هر گونه صدا، علامت يا فرايند الكترونيكى است كه به مدرك الكترونيكى با لحاظ شرايط علمى ضميمه يا با آن همسان شده و اين امضا از سوى شخصى كه قصد پذيرش مدارك را دارد، زده شده يا به دستور و براى او طراحى شده است». تعريف مذكور، در واقع تكرار مفهومى مي‌باشد كه بند ۸ ماده ۲ قانون متحدالشكل معاملات الكترونيكي[۲۰] از امضاى الكترونيكى به دست مي‌دهد.

در بند (ي) ماده ۲ق.ت.ا، امضاى الكترونيكى «عبارت از هر نوع علامت منضم شده يا به نحو منطقى متصل شده به «داده‌پيام» است كه براى شناسايى امضا كننده «داده‌پيام» مورد استفاده قرار مي‌گيرد». بند (ك) ماده ۲ و ماده ۱۰ قانون مذكور نيز شرايطى براى «امضا و سابقه الكترونيكى مطمئن» در نظر گرفته است.

تعاريف ذكر شده از امضاى الكترونيكي، تقريباً مشابهند و از آنها مي‌توان استنباط كرد كه امضاى مذكور بايد به گونه‌اى باشد كه بتوان موارد زير را از طريق آن اثبات نمود:

يك . اِسناد. [۲۱] با امضاى الكترونيكى يك سند، محتواى آن به شخص امضا كننده منتسب مي‌شود و لذا له و عليه او قابل استناد است.

دو . انجام تشريفات. [۲۲] امضاى ديجيتالى يك سند الكترونيكى حاكى از انجام تمام تشريفات مقرر قانونى براى تنظيم آن است.

سه . تصديق.[۲۳] در صورت استفاده از امضاى ديجيتالى براى تاييد محتواى مدارك الكترونيكي، اين نوع امضا كاركردى همانند امضا در اسناد كاغذى خواهد داشت.

چهار . داشتن آثار حقوقي. امضاى الكترونيكى داراى تمام آثار حقوقى مقرر براى امضاى سنتى مي‌باشد. چنانچه در ماده ۷ قانون نمونه (۱۹۹۶) و ماده ۳ قانون نمونه (۲۰۰۱)، «اصل اتحاد آثار امضا و مدارك الكترونيكى و سنتي» مورد تاكيد قرار گرفته است.

۳ ـ ۱. مفهوم ثبت الكترونيكي

چنانچه گفته شد، ثبت الكترونيكى مفهومى نسبتاً نوظهور به شمار مي‌آيد. با توجه به همين امر و عدم اقدام به تاسيس دفاتر ثبت الكترونيكى در كشورمان، براى يافتن مفهوم اين عبارت بايد به حقوق و رويه كشورهاى پيشگام در اين زمينه مراجعه كرد. البته «دفاتر خدمات صدور گواهى الكترونيكي» [۲۴] در ماده ۳۱ و ۳۲ ق.ت.ا پيش‌بينى شده و مي‌توان از ملاك آن براى دفاتر ثبت الكترونيكى نيز استفاده نمود. به موجب ماده ۳۱ «دفاتر خدمات صدور گواهى الكترونيكى واحدهايى هستند كه براى ارايه خدمات صدور امضاى الكترونيكى در كشور تاسيس مي‌شوند. اين خدمات شامل توليد، صدور، ذخيره، ارسال، تاييد، ابطال و به‌روز نگهدارى گواهي‌هاى اصالت (امضاي) الكترونيكى مي‌باشد».

در ايالات متحده، قانون نمونه دفاتر اسناد رسمي، ماده ۳ را به بحث درمورد «دفاتر ثبت الكترونيكي» اختصاص داده است. اين ماده به طور مفصل ـ از بخش ۱۴ تا ۲۳ ـ تمام مفاهيم مربوط به ثبت الكترونيكى را لحاظ نموده و اصول و قواعد حاكم بر اين نهاد جديد را تشريح مي‌كند. در مقدمه توجيهى (تفسير) [۲۵] ماده ۳ تصريح شده كه دفاتر ثبت الكترونيكي، نهادهايى جداى از دفاتر اسناد رسمى به شمار نمي‌آيند و هر سردفترى مي‌تواند با گرفتن مجوز و آموزشهاى لازم به يك «سردفتر الكترونيكي» [۲۶] تبديل شود. البته دفاتر ثبت اسناد در اقدام به اين امر هيچ الزامى ندارند. [۲۷]

در بند ۲ بخش ۱۴ قانون مذكور، دفتر ثبت الكترونيكى چنين تعريف شده است: «دفتر ثبت اسنادى كه به حكم مرجع صالح داراى قابليت انجام امور دفاتر ثبت الكترونيكى مطابق با مقررات مربوط، شناخته مي‌شود». بنابر بخش ۱۵ تنها افرادى صلاحيت افتتاح دفاتر ثبت الكترونيكى را دارند كه آموزشهاى لازم را ديده و در امتحان مربوطه پذيرفته شده باشند. [۲۸] اگرچه تفصيل اين بحث از موضوع مقاله حاضر خارج است، ولى به اختصار مي‌توان گفت كه در اكثر ايالات آمريكا ثبت الكترونيكى شروع شده و مقرراتى براى نظام‌مند كردن آن به تصويب رسيده است. براى مثال در ايالتهاى فلوريدا، كُلرادو و يوتا قوانينى در تجويز «ثبت الكترونيكي» تصويب شده كه اين دفاتر از جمله به گواهى امضاهاى ديجيتالى اقدام مي‌كنند. [۲۹] در آريزونا نيز از سال ۲۰۰۲ ثبت الكترونيكى آغاز شده و قانون خاصى در اين مورد تدوين يافته است.

از آن جهت كه امضا، در تنظيم و ثبت اسناد داراى اهميت زيادى است، نخست بايد جايگاه آن را در نظام سنتى ثبت اسناد شناخته و سپس به مفهوم و كاركرد آن در ثبت الكترونيكى بپردازيم.

۴ ـ ۱. جايگاه امضا در نظام سنتى ثبت اسناد

مطابق ماده ۱۳۰۱ قانون مدني، «امضايى كه در روى نوشته يا سندى باشد بر ضرر امضا كننده دليل است» مقنن در اين ماده به يكى از مهمترين آثار امضا، يعنى دليل بودن سند امضا شده به نفع امضا كننده توجهى نداشته است. به طور كلى «نوشته منتسب به اشخاص در صورتى قابل استناد است كه امضا شده باشد. امضا نشان تاييد اعلامهاى مندرج در سند و پذيرش تعهدهاى ناشى از آن است و پيش از آن نوشته را بايد طرحى به حساب آورد كه موضوع مطالعه و تدبر است و هنوز تصميم نهايى درباره آن گرفته نشده است». [۳۰]

اگرچه ايجاد حق و تكليف به عنوان مهمترين اثر امضا در اكثر اسناد، مورد توجه حقوقدانان قرار نگرفته، با اين‌حال مي‌توان از ماده ۶۵ قانون ثبت اسناد و املاك (مصوب ۱۳۱۰ با اصلاحات و الحاقات بعدي) آن را استنباط كرد. به موجب اين ماده، «امضاى ثبت سند پس از قرائت آن به‌توسط طرفين معامله يا وكلاى آنها دليل بر رضايت آنها خواهد بود». از ماده مذكور استنباط مي‌شود كه عدم امضاى سند ثبت شده از سوى شخص يا اشخاص ذينفع و يا متعهد، مفهومى جز بي‌اعتبارى و فقدان هر گونه اثر حقوقى براى آن سند ندارد.

با ثبت سند و طى تشريفات امضا، «سندى كه مطابق قوانين به ثبت رسيده رسمى است و تمام محتويات و امضاهاى مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اينكه مجعوليت آن سند اثبات شود» (ماده ۷۰ ق.ث). بنابراين امضا كننده نمي‌تواند امضاى خود را انكار يا در درستى محتواى سند رسمى ترديد كند و فقط مي‌تواند جعليت يا بي‌اعتبارى قانونى اين دسته از اسناد را اثبات نمايد (ماده ۱۲۹۲ ق.م).

تصديق صحت امضا، در نظام سنتى ثبت اسناد از جمله وظايفى است كه بر عهده مسوولين دفاتر نهاده شده (بند ۳ ماده ۴۹ ق.ث) و در قانون دفاتر اسناد رسمى و كانون سردفتران و دفترياران، دفترى به نام «دفتر گواهى امضا» پيش‌بينى شده كه بنابر ماده ۲۰ قانون اخير، «دفترى است كه منحصراً مخصوص تصديق امضا ذيل نوشته‌هاى عادى است و نوشته تصديق امضا شده با توجه به ماده ۳۷۵ ( قانون) آئين دادرسى مدنى مسلم‌الصدور شناخته مي‌شود». به نظر مي‌رسد، «دفاتر خدمات صدور گواهى الكترونيكي» مذكور در باب دوم قانون تجارت الكترونيكى (مواد ۳۱ و ۳۲) به اين دفاتر شباهت زيادى دارند و تطبيق آنها در گفتارهاى آينده خالى از فايده نخواهد بود.

۲. مطالعه تطبيقى جايگاه امضاى الكترونيكي

اين بررسى از آن جهت ضرورت دارد كه بيانگر پذيرش امضاى الكترونيكى در اكثر كشورها و تمايل به توسعه، ايمنى و اعتبار بخشيدن به آن مي‌باشد. براى رعايت اختصار به ترتيب اسناد و مقررات بين‌المللي، حقوق آمريكا، كانادا، فرانسه و ايران مطالعه شده و از پرداختن به حقوق ديگر كشورها خوددارى مي‌شود.

۱ ـ ۲. اسناد و مقررات بين‌المللي

بحث امضاى الكترونيكى در سطح بين‌المللي، نخستين بار در ماده ۷ قانون نمونه آنسيترال درباره تجارت الكترونيكى به سال ۱۹۹۶ مطرح گرديد. در اين ماده، امضاى واجد شرايط الكترونيكى داراى همان آثار و ارزش اثباتى شناخته شده كه امضاى سنتى داراست. بنابر گزارش گروه كارى تجارت الكترونيكى آنسيترال با امضاى الكترونيكى نيز اصالت سند و انتساب آن به امضا كننده اثبات و وى متعهد به محتواى سند خواهد بود. اهميت موضوع امضا در تجارت الكترونيكى سبب شده تا آنسيترال[۳۱] در سال ۲۰۰۱ قانون نمونه جداگانه‌اى درباره امضاهاى الكترونيكى در ۱۲ ماده به تصويب رساند.

بنابر ماده ۳ قانون نمونه (۲۰۰۱)، در صورت داشتن شرايط ايمنى به هيچ وجه نمي‌توان ميان فناوريهاى گوناگون ايجاد امضا تفاوت قايل شد و تمام آنها معتبر و داراى آثار حقوقى يكسان خواهند بود. شناسايى اصل «كاركرد يكسان»[۳۲] در اين ماده از آن جهت داراى اهميت است كه هيچ ترديدى در عدم امكان تبعيض ميان امضاى دستى (مكتوب) و الكترونيكى باقى نمي‌گذارد. در ماده ۶ شرايطى براى اعتبار امضاى الكترونيكى ذكر شده و در مواد ۸ و ۹ وظايفى بر دوش امضا كننده [۳۳] و دفاتر صدور گواهى الكترونيكى نهاده شده است .ماده ۱۲ قانون مذكور نكته جالبى مطرح مي‌سازد و آن «به رسميت شناختن گواهي‌ها و امضاهاى الكترونيكى (صادره در) خارج» [۳۴] مي‌باشد. مطابق اين ماده، در تعيين آثار حقوقى براى گواهى يا امضاى الكترونيكى نبايد به حوزه جغرافيايى محل صدور امضا يا مركز امور تجارى امضا كننده توجه شود و هر امضايى در صورت داشتن شرايط، علي‌الاصول معتبر خواهد بود.

در گزارش سازمان ملل متحد درباره تجارت الكترونيكى و توسعه[۳۵] تصويب قوانين و مقررات مناسب، از جمله درباره امضاى الكترونيكي، شرط انجام و اعتبار معاملات الكترونيكى محسوب شده است. پذيرش امضاى الكترونيكى داراى دو فايده مهم تمايل تجار به تجارت الكترونيكى و افزايش اطمينان به عنوان شرط لازم براى انجام معاملات الكترونيكى خواهد بود. [۳۶] و همين فوايد آنسيترال را به تصويب قانون نمونه براى امضاى الكترونيكى وادار ساخته است.

در اتحاديه اروپا، دستورالعمل اروپايى امضاهاى الكترونيكي[۳۷] و دستورالعمل تجارت الكترونيكى [۳۸] را بايد مبناى قانونى اعتبار امضاهاى الكترونيكى دانست. اين مقررات، آمره و پيوستن دولتهاى عضو اتحاديه اروپا به آنها اجبارى مي‌باشد. ماده ۲ دستورالعمل امضاهاى الكترونيكى ضمن تعريف آن، با قيد چهار شرط انتساب قطعى به امضا كننده، امكان تشخيص هويت وى از طريق امضا، كنترل امضا كننده بر آن و همسانى امضا و متن (داده‌پيام)، «امضاى الكترونيكى پيشرفته» [۳۹]را محقق دانسته است. در دستورالعمل تجارت الكترونيكي، ماده (۱۹) واژه‌هاى «مكتوب» و «امضا» را به طور كامل تشريح نمي‌كند. به موجب اين بند، «دولت‌هاى عضو بايد تضمين نمايند كه انعقاد قرارداد الكترونيكى در نظام حقوقى آنها مجاز باشد. دولتهاى عضو به‌ويژه بايد تضمين دهند كه مقررات مجرى بر قراردادها، در استفاده از قراردادهاى الكترونيكى منعى ايجاد نكرده و منجر به فقدان اثر يا اعتبار حقوقى اين قراردادها بر مبناى تشكيل آنها با وسايل الكترونيكى نشود».

به طور ضمنى از ماده ۹ دستورالعمل چنين استنباط مي‌شود كه دولتهاى عضو مجاز نيستند تا استفاده از نوشته قلم و كاغذى را براى تشكيل قراردادها اجبارى نمايند. البته چنانچه گفته شد، استثنائاتى بر اين اصل وارد شده است. ماده ۹ از اين نظر كه دولتهاى عضو را از تحميل الزامات علمى و فنى خاص به عنوان شرايط شكلى امضا منع نمي‌كند، داراى اشكال مي‌باشد. [۴۰] بنابراين بعيد نيست كه برخى از دولتهاى عضو اتحاديه اروپا فقط امضاهاى الكترونيكى از نوع مشخص را قابل قبول بدانند؛ اين در حالى است كه كشورهاى ديگر به تبعيت از يوتا و قانون نمونه آنسيترال ديدگاه موسعى در اين مورد خواهند داشت. [۴۱] اتخاذ تدابير گوناگون در كشورهاى اروپايى در اين زمينه محتمل و نتيجتاً مانع از هماهنگى حقوق اين كشورها به عنوان هدف غايى خواهد بود.

نویسنده / مترجم : مصطفي السان

استیفای حقوق مردم، برقراری و تحكیم عدالت و جلوگیری از وقوع ظلم و ستم از جمله مقولا‌ت اساسی در هر جامعه انسانی است كه در صورت تحقق كامل آنها بسیاری از مشكلا‌ت و موانع موجود بر سر راه توسعه و پیشرفت جوامع برطرف می‌شود. در قانون اساسی جمهوری اسلا‌می‌ ایران اصول فراوانی به نحوه كار دستگاه قضایی و نیز ضرورت نفی ظلم و ستم و اعاده حقوق مظلوم اشاره دارند كه از جمله آنها می‌توان به اصول 2، 3، 22، 23، 32، 38، 39 و 61 و نیز تمامی‌اصول مندرج در فصل 11 اشاره كرد.در این اصول قوه قضاییه ‌قوه‌ای مستقل توصیف شده كه پشتیبان حقوق فردی و اجتماعی و مسؤول تحقق بخشیدن به عدالت است و عهده‌دار وظایف مهمی‌ همچون رسیدگی و صدور حكم در مورد شكایات، حل و فصل دعاوی، رفع خصومت‌ها، احیای حقوق عامه، كشف جرم و مجازات مجرمان و اقدام مناسب برای پیشگیری از وقوع جرم می‌باشد. سازمان ثبت اسناد و املا‌ك كشور نیز به ‌عنوان یكی از سازمان‌های تابعه قوه قضاییه، در زمره نهادهای مهم حاكمیتی است كه بر پایه قانونی مدون، ایفای وظایف و مأموریت‌های مهم و اساسی را در چارچوب نظام اداری كشور برعهده دارد، به‌گونه‌ای كه مهم‌ترین هدف حقوق ثبت و این سازمان، تثبیت حقوق مالكیت افراد در جامعه است و همواره می‌كوشد تا حقوق افراد در تعارض با حقوق دیگران قرار نگیرد؛ چراكه یكی از دغدغه‌های اصلی انسان‌ها در طول زندگی مدنی‌شان، بحث تعارض و تداخل و تعرض به مالكیت است. تردیدی وجود ندارد كه با ثبت املا‌ك و تثبیت مالكیت، ‌از وقوع بسیاری از منازعات بومی‌ و قومی‌‌و نیز معاملا‌ت معارض جلوگیری شده و یا به این اختلا‌فات پایان داده می‌شود و این مهم به سهم خود عامل پدید آمدن امنیت قضایی در جامعه به‌شمار می‌رود. وظایف اصلی سازمان ثبت اسناد و املا‌ك كشور به طور خلا‌صه در 4 دسته قابل بررسی است: 1- ثبت املا‌ك‌كه به صدور سند مالكیت و خدمات پس از آن اطلا‌ق می‌شود. 2- اجرای مفاد اسناد رسمی كه درخصوص این اسناد مبادرت به صدور اجراییه و اقدامات پس از آن می‌‌گردد.(با توجه به این‌كه سند رسمی ‌باید پشتوانه اجرایی داشته باشد، از این رو اسناد رسمی ‌بدون مراجعه صاحبان آنها به محاكم قضایی لا‌زم‌الا‌جرا بوده و توسط دفاتر اسناد رسمی ‌تنظیم‌كننده سند و یا اجرای ثبت، اجراییه صادر و اقدامات لا‌زم صورت می‌پذیرد.) 3_ ثبت شركت‌ها و علا‌یم و اختراعات 4_ دفاتر اسناد رسمی ‌و ازدواج و طلا‌ق كه همانا یكی از عوامل اصلی تحقق هدف وجودی سازمان ثبت می‌باشند. حال باید دید سازمان ثبت اسناد و املا‌ك در توسعه قضایی و قضا‌زدایی_ ‌كه از برنامه‌های محوری رئیس قوه قضاییه است_ تا چه میزان تأثیرگذار می‌باشد و اصولا‌ً نقش و جایگاه آن در برنامه‌های كلا‌ن قوه چیست. بی‌شك نقش سازمان ثبت در توسعه اقتصادی، رفاه عمومی، عدالت اجتماعی، امنیت ملی، ‌تجارت و بازرگانی، ‌كاهش ارجاعات به محاكم قضایی، قضازدایی، سلا‌مت خانواده و جامعه و رضایت‌مندی مردم از حكومت غیرقابل انكار است.گستره حضور سازمان ثبت اسناد و املا‌ك به‌عنوان یكی از بازوهای اصلی قوه قضاییه در عرصه خدمت‌رسانی به مردم، خود گویای نقش و جایگاه مهم آن در توسعه فراگیر و پایدار كشور است. به عبارتی توسعه ثبتی از مقدمات غیرقابل انكار و لا‌زم‌‌ توسعه قضایی به‌شمار می‌رود. از جمله اقدامات سازمان ثبت در زمینه حمایت از حقوق شهروندان و قضا‌زدایی و همچنین توسعه قضایی، ‌كاداستر است.اگر به رضایت‌مندی ارباب رجوع، كاهش ورودی پرونده‌ها به سیستم قضایی و كارآمدی سیستم ثبت اعتقاد داریم، اجرای طرح كاداستر، تنها راه رسیدن به این امور است.كاداستر مهم‌ترین زیرساخت توسعه پایدار، امنیت و عدالت اجتماعی است كه سازمان ثبت ‌موظف به اجرای آن می‌باشد.تا زمانی ‌كه طرح كاداستر در كشور به اجرا درنیاید، ‌نابسامانی‌هایی همچون سوء‌استفاده از زمین و شكل‌گیری مافیای اقتصادی در این بخش وجود خواهد داشت. از سوی دیگر، ‌دفتر اسناد رسمی ‌به عنوان یك مركز حقوقی و مدنی، رابط حاكمیت و شهروندان است، به‌گونه‌ای كه مهم‌ترین كار این نهاد، تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه می‌باشد.سردفتر در رأس این نهاد با تنظیم دقیق اسناد نقش بسیار حساسی در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و كاهش شمار پرونده‌ها در محاكم دادگستری دارد.كمك به دستگاه قضایی در تأمین بهداشت حقوقی جامعه، تثبیت مالكیت شهروندان بر اموال و دارایی‌های خود و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر كاركردهای این نهاد است، و در یك سخن، ‌این دفاتر ظرفیت بالقوه‌ای برای دستگاه قضایی كشور محسوب می‌شوند.البته در راستای اجرای اصل 156 قانون اساسی، دفاتر اسناد رسمی‌ می‌توانند با دارا بودن نگاهی پیشگیرانه، بیش از پیش در تحقق تئوری «توسعه قضایی» نقش خود را ایفا نمایند. اقدامات سازمان ثبت اسناد و املا‌ك كشور درجهت توسعه قضایی به موارد گفته شده محدود نمی‌شود. علا‌یم تجاری یكی دیگر از شاخص‌های توسعه است كه سازمان ثبت به عنوان متولی بحث ثبت شركت‌ها و مالكیت صنعتی و همچنین یكی از اعضای سازمان جهانی مالكیت فكری و معنوی، نقش به‌سزایی در حل مشكلا‌ت قضایی در این بعد دارد. از آنجا كه سازمان ثبت با حقوق و اموال مردم سروكار دارد، بنابراین چنانچه در قوانین ثبتی یا در سیستم‌ها و روش‌ها نواقصی وجود داشته باشد، به‌یقین منشأ تضییع حقوق افراد جامعه و نیز سوءاستفاده اشخاص می‌گردد.از این رو باید همواره تلا‌ش كرد كه در كنار آموزش كارشناسان متخصص و متعهد و نیز تربیت مدیران خلا‌ق و كارآمد _كه عامل اصلی توسعه و پیشرفت در هر سازمانی هستند_ به طور جدی در حوزه‌های مختلف قوانین بازنگری شود و به فرموده مقام معظم رهبری‌«سعی و تلا‌ش همه افراد در نظام اسلا‌می، ‌به‌ویژه مسؤولا‌ن نظام باید این باشد كه هرچه بیشتر خود را به سیره حكومت حضرت امیرالمؤمنین(ع) نزدیك‌تر نمایند.»

در ارجاع پرونده و جریان رسیدگی به آن یکی از وظایف قضات عبارت است از توصیف قضایی از فعل صورت پذیرفته، به بیان دیگر وظیفه اولیه هر مقام قضایی رسیدگی کننده به یک عمل گزارش شده آن است که ابتدا فعل ارتکاب یافته را در قالبی قضایی آورده سپس با تجزیه عنصر هر فعل بررسی کند آیا عمل مذکور یکی از کدهای قانونی به طریق تعریف شده را شامل شده و ناقض آن است یا خیر. برای مثال در طول روز میلیاردها ریال وجوه از روی باجه های بانکی به وسیله مراجعان جمع آوری می شود لیکن هیچ کدام از آنها واجد عنوان مجرمانه ربایش نیست، لیکن پاره یی از اعمال مذکور که به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد و دارای وصف مجرمانه است و به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد «با تجزیه فعل و بررسی ارکان و قصد می تواند شامل ربایش، جعل سند یا کلاهبرداری باشد.»

وکلای دادگستری نیز در جریان دفاع از موکلان خود علاوه بر بررسی موارد فوق معمولاً به بررسی پروسه و فرآیند یک عمل حقوقی نیز می پردازند. یعنی از نظر شکل و مقررات قانونی آیا یک تعهد و التزام یا عمل حقوقی مطابق قوانین موجد آن بوده است یا خیر و آیا این فرآیند به شکل صحیح در موعد و به نحو مقرر قانونی صورت پذیرفته است یا نه، زیرا پاره یی از اوقات عدم اجرای تشریفات به اندازه یی موثر در نتیجه است که می تواند اساس آن را زیر سوال برد.

این فرآیندنگری یا کنترل پروسه خصوصاً در امور شکلی از قبیل سند رسمی و اعمال دفاتر اسناد رسمی قابل توجه ویژه است، زیرا بخش مهم تر سند رسمی عبارت است از شکل و نحوه تشکیل و تنظیم سند.

این شرایط از دو جنبه شکلی و نحوه تهیه سند و نیز مفاد آن قابل بررسی است.

▪ گفتار اول:

الف)

۱) شکل مادی سند؛ به طور کلی سند از حیث شکل تنظیم تابع محل تنظیم آن است. ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ مقرر می دارد کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می شود تنظیم شود، بنابراین تقریر اراده و اقرار مراجعان روی هر کاغذ و به هر نحوی ممکن نیست.

۲) مقام مجاز؛ سند برای آنکه رسمی بوده و از امتیاز آن بهره مند شود نیاز است در نزد مامور رسمی تنظیم شود. اداره حقوقی در نظریات شماره ۲۳۶۶/۷ مورخ ۱/۹/۱۳۷۴ و نیز ۲۳۳۸/۷ مورخ ۱۴/۴/۱۳۷۸ مقرر می دارد که ماموران رسمی مقامات صلاحیت داری هستند که صلاحیت هر یک از آنان به مقدار اختیاری است که برای انجام آن کار خاص به آنان تفویض شده و برای مثال کارکنان ادارات در مواردی که قرارداد اجاره یی به نام اداره تنظیم می کنند چون بخشی از وظایف آنان را تشکیل نمی دهند، لذا سند تنظیمی در نزد آنان سند رسمی محسوب نمی شود.

۳) محل تنظیم سند؛ برابر ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی محل استقرار سردفتر و کار وی دفترخانه نام دارد که باید برابر ماده ۴ همان قانون با معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت به این عنوان شناخته شود. باید توجه داشت در حقوق فرانسه چنین قیدی وجود نداشته و محل تنظیم سند هر محلی می تواند باشد و صرفاً نظارت سردفتر بر تنظیم سند اهمیت دارد. (اصطلاح شاهد معتبر یا عالی)

ب) مفاد سند رسمی؛ درخواست و تنظیم و ثبت سند یک حق عمومی است که آحاد جامعه می توانند و حق دارند از داشتن یک سند رسمی برخوردار شوند. این حق عمومی مشروط به شرایطی است.

۱) عدم مغایرت با قوانین؛ ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر می دارد سردفتران و دفتریاران وظیفه دارند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعان اقدام کنند، مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قانون باشد بنابراین سردفتر نمی تواند اقدام به ثبت سند متضمن معامله ربوی کند.

۲) عدم مغایرت با مصوبات و بخشنامه ها و دستورالعمل های قانونی؛ هر سردفتر هنگام نیل به شغل سردفتری بر اساس ماده ۱۶ قانون دفتر اسناد رسمی متعهد می شود قوانین و نظامات کشور ایران و مربوط به دفاتر اسناد رسمی را رعایت کند. این بخشنامه ها و نظامات و مقررات تا جایی که خلاف صریح قوانین نباشند لازم الاجرا هستند و بدیهی است در اسناد، نحوه تنظیم آن باید رعایت شوند، بنابراین برای مثال سردفتر نمی تواند بدون دریافت پاسخ استعلام از وضعیت بازداشت املاک اقدام به ثبت سند کند.

۳) عدم مغایرت با نظم عمومی و اخلاق حسنه؛ مفاد یک سند می تواند مغایرت صریح و مشخص با قوانین جاری کشور نداشته باشد ولی اساساً با نظم عمومی و اخلاق حسنه جامعه دارای مغایرت باشد. چنین سندی نیز مفاداً قابل تنظیم نیست. برای مثال سردفتر نمی تواند سندی مبنی بر تقسیم ارث بین فرزند خوانده و سایر ورثه خونی تنظیم کند یا فردی را متعهد به واردات و توزیع گوشت خوک کرده وجه التزامی نیز در این زمینه مقرر کند.

▪ گفتار دوم:

صلاحیت های ذاتی و محلی سردفتر؛ همان گونه که بیان شد یکی از شرایط و ارکان اصلی تنظیم سند شکل آن است. همچنین ماموری که در نزد وی سند تنظیم می شود از ارکان اصلی سند است.

سردفتر اسناد رسمی از جمله ماموران رسمی است. این مامور رسمی به عنوان مامور به خدمات عمومی نیز تعریف شده است. نحوه و شرایط تعیین ماموران رسمی را قوه مقننه تعیین می کند. ۱- یعنی از بدو مراجعه متقاضی شغل و نحوه تعیین وی تماماً به وسیله قوه مقننه تعریف شده و ضابطه مند بوده و خلل در هر یک از ارکان این انتصاب، مامور را از رسمیت می اندازد. این ماموران نه تنها خود باید با شرایط ویژه و تعریف شده تعیین شوند، بلکه انتصاب کنندگان آنان نیز باید ماموران صلاحیت دار باشند. نظریه شماره

۲۳۶۶/۷ مورخ ۱/۹/۱۳۷۴ اداره حقوقی قوه قضائیه مقرر می دارد «منظور از مامورین رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی کسانی هستند که از طرف مقام صلاحیت دار برای تنظیم سند رسمی معین شده باشند...»

ماده ۲) قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ مقرر می دارد «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون ... منصوب و سردفتر نامیده می شود...» بنابراین رعایت مقررات قانون مذکور اصل بوده و بنابر نظریه تیرماه سال جاری اداره حقوقی مجلس به اعتبار و قوت خود باقی و لازم الاجرا است. حال هرگاه سردفتری بدون رعایت مفاد این قانون به شغل سردفتری منصوب شود بدیهی است نمی توان وی را سردفتر دانست، زیرا برابر قواعد اصولی و عقلی از دایره امکان اطلاق خارج بوده و چون دلالت لفظی آن از باب دلالت مطابقه خارج است - که این در محل نزاع کاملاً جاری است - لذا از باب اطلاق لفظ که ظهور در نوع صحیح آن دارد، هنگامی که می گوییم سردفتر، مقصود سردفتری است که رعایت قانون در تمام مراحل انتخاب و اختبار و حدود اختیار مقام برگزیننده وی و رعایت شرایط شکلی و ماهوی صورت پذیرفته باشد.

در صورتی که سردفتری بدون رعایت پاره یی از اصول از جمله؛

۱) دفتر تنظیم کننده وابسته به دستگاه قضایی نباشد و مثلاً وابسته به وزارت امور خارجه باشد (برای مثال تنظیم سند تعهد نزد کنسول) یا وزارت بازرگانی و دفاتر الکترونیک آن.

۲) سردفتر مذکور بدون رعایت ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و بدون جلب نظر کانون یا به رغم مخالفت با آن به شغل سردفتری منصوب شده باشد.

۳) دفترخانه بدون دفتریار مورد تایید سازمان ثبت به فعالیت خود ادامه دهد.

۴) محل تنظیم سند خارج از دفترخانه باشد که این محل می تواند شامل صلاحیت محلی تنظیم سند یعنی حوزه ثبتی محل ماموریت سردفتر و نیز محل استقرار سردفتر باشد، سند مذکور از حیث رسمیت محل نزاع است. در خصوص صلاحیت سردفتر به طور کلی مواد ۲ الی ۱۸ و نیز ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی به اقسام صلاحیت سردفتران می پردازد. پاره یی از این صلاحیت ها، صلاحیت ذاتی سردفتر و پاره یی دیگر صلاحیت محلی سردفتر هستند، بنابراین برای مثال سردفتر می تواند سردفتر بوده باشد لیکن به لحاظ عدم رعایت صلاحیت ذاتی یا صلاحیت محلی قادر به تنظیم سند رسمی نباشد. مثلاً سردفتری که تا روز جاری سردفتر بوده و بازنشستگی وی ابلاغ می شود بدیهی است روز بعد همان سردفتر در همان محل حق تنظیم سند را ندارد یا سردفتری که محل خدمت وی حوزه ثبتی شهر تهران است، در شهرستان کرج حق تنظیم سند ندارد (صلاحیت های نسبی و ذاتی). البته باید توجه داشت پاره یی از این عدم رعایت قوانین می تواند سند را از رسمیت انداخته و پاره یی دیگر تنها تخلف محسوب شده و در محاکم انتظامی قابل رسیدگی است. در این خصوص تاکنون آیین نامه دقیقی تنظیم یا آرا و نظرات راهگشایی صادر نشده است. بنابراین برای مثال هرگاه سردفتری بدون رعایت مواد ۲ و ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی به شغل سردفتری منصوب شود بدیهی است مامور رسمی محسوب نشده و سند تنظیمی به وسیله وی نیز سند رسمی محسوب نمی شود. بی شک همکاران گرامی ما در کسوت وکالت ممکن است با استعلام از کانون سردفتران و اطلاع از وضعیت نحوه انتصاب سردفتر تنظیم کننده سند و اطمینان از عدم اجرای صحیح و قانونی تشریفات انتصاب سردفتر به درخواست اعلام ابطال سند تنظیمی که از نظر ظاهری به سند رسمی شباهت داشته لیکن از نظر ماهیتی و پس از بررسی قضایی حداکثر سند عادی و اعتبار آن را خواهد داشت، اقدام کنند. بی شک قضات توانا و بصیر و ورزیده قوه قضائیه با پیگیری موضوع و در صورت احراز آن به ابطال سند رسمی به لحاظ تنظیم سند نزد ماموری خواهند پرداخت که انتصاب وی بدون رعایت تشریفات قانونی صورت پذیرفته و از این طریق از حدود و حاکمیت قانون دفاع خواهند کرد و در این صورت در آن روز افرادی که بنا بر سلیقه شخصی و نه رعایت قانون عمل کرده اند آیا مسوولیت حقوقی و جبران خسارت از رسمیت انداختن سند رسمی را از حیث قانونی و نیز فرهنگی بر عهده خواهند گرفت؟ اصطلاح عامیانه محضری کردن که مترادف اعتماد و بالاترین دلیل است و طی ده ها سال حاصل شده آیا تنها به صرف یک تصمیم بدون بررسی کارشناسانه به سادگی از سطح جامعه محو خواهد شد؟ آینده نزدیک بی شک پاسخگو خواهد بود.

منبع:سایت علمی دانشجویان ایران

با تصویب قانون ثبت اسناد و املا‌ك در سال 1310 و همچنین آیین‌نامه اجرایی آن در سال 1317، بسیاری از مفاهیم مربوط به ثبت اسناد و املا‌ك تعریف شد؛ اما در هیچ‌یك از مواد قانونی از خلا‌صه معامله تعریف مشخصی ارائه نگردیده و آنچه از مواد مختلف، به‌خصوص ماده 26 قانون ثبت اسناد و املا‌ك و نیز مواد 104 و 122 آیین‌نامه قانون ثبت مستفاد می‌شود این است كه خلا‌صه معامله برگ مخصوصی است كه سردفتر اسناد رسمی هنگام انتقال تمام یا قسمتی از املا‌ك ثبت شده _چنانچه به صورت مشاع یا مفروز باشند_ و یا واگذاری حقی نسبت به عین آن املا‌ك و نیز عمری و رقبی و سكنی و معاملا‌ت مربوط به انتقال منافع ملك _اگر برای مدتی بیش از 3 سال باشد_ و یا انتقالا‌تی كه به طور شرطی و رهنی صورت می‌پذیرد و همچنین صلح‌های محاباتی، حتی اگر با حق خیار فسخ باشد، مكلف است خلا‌صه‌ای از معاملا‌ت مذكور را كه نزد او واقع شده و در دفترخانه اسناد رسمی یا دفتر معاملا‌ت غیرمنقول ثبت گردیده است، روی آن برگه‌ها نوشته و پس از امضای خود و متعاملا‌ن و دفتریار اول (چنانچه داشته باشد)، نسخه‌ای از آن را به هریك از متعاملا‌ن داده و نسخه‌ای دیگر را به ضمیمه لا‌شه سند تنظیمی، به صورت مستقیم و حداكثر ظرف 5 روز به اداره ثبت محل وقوع ملك تسلیم نموده و در قبال آن رسید اخذ كند.(ماده 36 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی)
مسؤول اداره نیز به‌سرعت دستور ثبت آن را صادر می‌كند تا پس از ثبت در دفتر اندیكاتور حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله، توسط متصدی دفتر املا‌ك به ترتیب تاریخ در دفتر «ثبت خلا‌صه معاملا‌ت» ثبت شده و سپس برابر ثبت و صفحه ملك در دفتر املا‌ك ثبت گردد.(ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
و اما در تنظیم خلا‌صه معامله و ارسال و ثبت آن نكات زیر بسیار حایز اهمیت است:
1- تمامی‌دفاتر اسناد رسمی باید دارای دفتر «ثبت خلا‌صه معامله» باشند و سردفتر مكلّف به تنظیم و ارسال خلا‌صه معامله است.
2- خلا‌صه معامله مخصوص متعاملا‌ن و اداره ثبت تنظیم شده و به ازای هر ثبت و صفحه نوشته می‌شود.در این باره استفاده از كاربن و نظایر آن ممنوع است.
3- چنانچه هریك از مشخصات مندرج در خلا‌صه معامله نیاز به اصلا‌ح داشته باشد، باید با ذكر توضیح و با مهر و امضای سردفتر انجام شود.
4- در صورتی كه معامله دارای حقوق انتفاعی همچون عمری باشد، باید نسبت به ذكر آن در خلا‌صه معامله دقت شود.
5- چنانچه مورد معامله در رهن یا بیع شرط باشد، لا‌زم است با رنگ قرمز ممهور به مهر«در بیع شرط می‌باشد» گردد و در غیر این صورت نیز باید از مهر« در بیع شرط نمی‌باشد» استفاده شود.(بند 80 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
6- سردفتر باید دقت داشته باشد كه چنانچه اسناد رسمی فسخ یا اقاله شوند، مفاد ماده 69 قانون ثبت و ماده 23 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی رعایت گردد و در تنظیم اسناد قطعی و همچنین تنظیم خلا‌صه معامله به اسناد شرطی یا رهنی و حتی بازداشت قبلی ملك توجه لا‌زم به عمل آید تا از صدور اسناد معارض در آینده جلوگیری شود.(رأی شماره 9 شورای عالی ثبت)
7- خلا‌صه معامله باید از حیث امضای متعاملا‌ن و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تكمیل باشد.(بند82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
8- سردفتر باید ظرف 5 روز خلا‌صه معامله را ارسال نماید و متصدی دفتر املا‌ك نیز به‌سرعت و حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول آن، نسبت به ثبت در دفتر املا‌ك اقدام كند.
9- خلا‌صه معامله به صورت مستقیم و توسط كارمند دفترخانه به اداره ثبت ارسال شده و در قبال آن رسید اخذ می‌گردد.
10- در صورتی كه باقی‌مانده ملك، مورد معامله واقع شود، سند مالكیت ضمن خلا‌صه معامله به اداره ثبت ارسال می‌گردد (بند 82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی) و نیز چنانچه معامله به وكالت صورت گرفته باشد، تصویر وكالت‌نامه برای ضبط در پرونده ثبتی به ضمیمه ارسال می‌شود.
11- ثبت خلا‌صه معامله در دفتر املا‌ك باید به ترتیب تاریخ باشد و در این میان چنانچه در یك تاریخ نسبت به یك پلا‌ك معامله قطعی و رهنی و رهن متمم صورت گرفته باشد، رعایت ترتیب ثبت خلا‌صه معامله با توجه به شماره اسناد تنظیمی الزامی‌است.
12- در هنگام ثبت در دفتر املا‌ك چنانچه انتقال راجع به تمام یا قسمتی از ملك مفروز یا مشاع باشد، متصدی دفتر املا‌ك ملزم به ذكر خروجی در زیر ثبت ملك یا در ستون ملا‌حظات (با مركب قرمز) است.(بند 2 ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد) در حال حاضر، به دلیل حجم فراوان معاملا‌ت، دفاتر اسناد رسمی بسیاری از این نكات را رعایت نكرده و یا در اجرای آن تسامح می‌نمایند و از سوی دیگر قوانین ثبتی در مواردی نیز مجازات‌هایی را پیش‌بینی نموده است.
به عنوان نمونه، سران دفاتر در صورت تأخیر در ارسال خلا‌صه معاملا‌ت از 5 تا 50 هزار ریال جریمه می‌شوند.(بند ب ماده 29 آیین‌نامه‌های بند 4 ماده 6 و ...قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران مصوب 1354)
همچنین چنانچه متصدیان ثبت املا‌ك ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله از دفترخانه آن را ثبت دفتر املا‌ك ننمایند و به عبارتی تأخیر یا تسامح كنند، مستوجب تعقیب اداری و كیفر خواهند بود.(ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
اما این پرسش پیش می‌آید كه آیا چنین مجازات‌هایی می‌تواند تضمینی برای اجرای صحیح مقررات در این خصوص باشد؟
به نظر می‌رسد در صورت اهمال در تنظیم و ارسال خلا‌صه معاملا‌ت باید مجازات‌های شدیدتری در نظر گرفته شود.از سوی دیگر متصدیان دفاتر املا‌ك و نیز مسؤولا‌ن آنها باید علا‌وه بر این‌كه كیفرهای انتظامی‌را تحمل كنند، مطابق ماده 11 قانون مسؤولیت مدنی مصوب 1339 خسارت‌های متضرران را نیز جبران نمایند.
كم نیستند پرونده‌هایی كه در دادگاه‌ها و نیز هیأت‌های نظارت مطرح می‌باشند و ماه‌ها زمان لا‌زم است تا بتوان سهل‌انگاری سردفتر یا كارمندی را در این رابطه جبران نمود.در این زمینه لا‌زم به ذكر نیست كه وفق ماده 22 قانون ثبت دولت تنها كسی را كه ملك به اسم او در دفتر املا‌ك به ثبت رسیده یا شخصی را كه ملك مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املا‌ك ثبت شده باشد را مالك می‌شناسد.
به این ترتیب اهمیت خلا‌صه معامله و ثبت آن در دفتر املا‌ك بیشتر روشن می‌شود.از سوی دیگر حجم بسیار نقل و انتقالا‌ت املا‌ك و نیز ازدیاد جرایم ناشی از جعل اسناد رسمی می‌طلبد كه جذب و به‌كارگیری نیروهای كارآمد در این بخش افزایش یابد تا واحدهای ثبتی بتوانند با دقت و سرعت بیشتری نسبت به ثبت خلا‌صه معاملا‌ت اقدام نمایند.
بی‌شك استفاده از تجربیات كشورهای پیشرفته همانند كانادا و استرالیا كه سند مالكیت در آنها یك جلدی (مانند سند خودرو) بوده و تمامی‌حدود و مشخصات اصلی و نقشه ملك و حتی عكس و تصویر مالك به صورت رایانه‌ای در سیستم مركزی ثبت شده و با هر نقل و انتقالی سند مالكیت جدید به نام خریدار تنظیم می‌شود و یا بهره‌گیری از كارت‌های هوشمند در این رابطه در برخی كشورها می‌تواند بسیار سودمند باشد كه البته این مهم، سرمایه‌گذاری فكری و مدیریتی و حتی مالی بسیار زیادی را می‌طلبد.

نویسنده : علی بابایی