با تصویب قانون ثبت اسناد و املا‌ك در سال 1310 و همچنین آیین‌نامه اجرایی آن در سال 1317، بسیاری از مفاهیم مربوط به ثبت اسناد و املا‌ك تعریف شد؛ اما در هیچ‌یك از مواد قانونی از خلا‌صه معامله تعریف مشخصی ارائه نگردیده و آنچه از مواد مختلف، به‌خصوص ماده 26 قانون ثبت اسناد و املا‌ك و نیز مواد 104 و 122 آیین‌نامه قانون ثبت مستفاد می‌شود این است كه خلا‌صه معامله برگ مخصوصی است كه سردفتر اسناد رسمی هنگام انتقال تمام یا قسمتی از املا‌ك ثبت شده _چنانچه به صورت مشاع یا مفروز باشند_ و یا واگذاری حقی نسبت به عین آن املا‌ك و نیز عمری و رقبی و سكنی و معاملا‌ت مربوط به انتقال منافع ملك _اگر برای مدتی بیش از 3 سال باشد_ و یا انتقالا‌تی كه به طور شرطی و رهنی صورت می‌پذیرد و همچنین صلح‌های محاباتی، حتی اگر با حق خیار فسخ باشد، مكلف است خلا‌صه‌ای از معاملا‌ت مذكور را كه نزد او واقع شده و در دفترخانه اسناد رسمی یا دفتر معاملا‌ت غیرمنقول ثبت گردیده است، روی آن برگه‌ها نوشته و پس از امضای خود و متعاملا‌ن و دفتریار اول (چنانچه داشته باشد)، نسخه‌ای از آن را به هریك از متعاملا‌ن داده و نسخه‌ای دیگر را به ضمیمه لا‌شه سند تنظیمی، به صورت مستقیم و حداكثر ظرف 5 روز به اداره ثبت محل وقوع ملك تسلیم نموده و در قبال آن رسید اخذ كند.(ماده 36 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی)
مسؤول اداره نیز به‌سرعت دستور ثبت آن را صادر می‌كند تا پس از ثبت در دفتر اندیكاتور حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله، توسط متصدی دفتر املا‌ك به ترتیب تاریخ در دفتر «ثبت خلا‌صه معاملا‌ت» ثبت شده و سپس برابر ثبت و صفحه ملك در دفتر املا‌ك ثبت گردد.(ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
و اما در تنظیم خلا‌صه معامله و ارسال و ثبت آن نكات زیر بسیار حایز اهمیت است:
1- تمامی‌دفاتر اسناد رسمی باید دارای دفتر «ثبت خلا‌صه معامله» باشند و سردفتر مكلّف به تنظیم و ارسال خلا‌صه معامله است.
2- خلا‌صه معامله مخصوص متعاملا‌ن و اداره ثبت تنظیم شده و به ازای هر ثبت و صفحه نوشته می‌شود.در این باره استفاده از كاربن و نظایر آن ممنوع است.
3- چنانچه هریك از مشخصات مندرج در خلا‌صه معامله نیاز به اصلا‌ح داشته باشد، باید با ذكر توضیح و با مهر و امضای سردفتر انجام شود.
4- در صورتی كه معامله دارای حقوق انتفاعی همچون عمری باشد، باید نسبت به ذكر آن در خلا‌صه معامله دقت شود.
5- چنانچه مورد معامله در رهن یا بیع شرط باشد، لا‌زم است با رنگ قرمز ممهور به مهر«در بیع شرط می‌باشد» گردد و در غیر این صورت نیز باید از مهر« در بیع شرط نمی‌باشد» استفاده شود.(بند 80 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
6- سردفتر باید دقت داشته باشد كه چنانچه اسناد رسمی فسخ یا اقاله شوند، مفاد ماده 69 قانون ثبت و ماده 23 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی رعایت گردد و در تنظیم اسناد قطعی و همچنین تنظیم خلا‌صه معامله به اسناد شرطی یا رهنی و حتی بازداشت قبلی ملك توجه لا‌زم به عمل آید تا از صدور اسناد معارض در آینده جلوگیری شود.(رأی شماره 9 شورای عالی ثبت)
7- خلا‌صه معامله باید از حیث امضای متعاملا‌ن و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تكمیل باشد.(بند82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
8- سردفتر باید ظرف 5 روز خلا‌صه معامله را ارسال نماید و متصدی دفتر املا‌ك نیز به‌سرعت و حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول آن، نسبت به ثبت در دفتر املا‌ك اقدام كند.
9- خلا‌صه معامله به صورت مستقیم و توسط كارمند دفترخانه به اداره ثبت ارسال شده و در قبال آن رسید اخذ می‌گردد.
10- در صورتی كه باقی‌مانده ملك، مورد معامله واقع شود، سند مالكیت ضمن خلا‌صه معامله به اداره ثبت ارسال می‌گردد (بند 82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی) و نیز چنانچه معامله به وكالت صورت گرفته باشد، تصویر وكالت‌نامه برای ضبط در پرونده ثبتی به ضمیمه ارسال می‌شود.
11- ثبت خلا‌صه معامله در دفتر املا‌ك باید به ترتیب تاریخ باشد و در این میان چنانچه در یك تاریخ نسبت به یك پلا‌ك معامله قطعی و رهنی و رهن متمم صورت گرفته باشد، رعایت ترتیب ثبت خلا‌صه معامله با توجه به شماره اسناد تنظیمی الزامی‌است.
12- در هنگام ثبت در دفتر املا‌ك چنانچه انتقال راجع به تمام یا قسمتی از ملك مفروز یا مشاع باشد، متصدی دفتر املا‌ك ملزم به ذكر خروجی در زیر ثبت ملك یا در ستون ملا‌حظات (با مركب قرمز) است.(بند 2 ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد) در حال حاضر، به دلیل حجم فراوان معاملا‌ت، دفاتر اسناد رسمی بسیاری از این نكات را رعایت نكرده و یا در اجرای آن تسامح می‌نمایند و از سوی دیگر قوانین ثبتی در مواردی نیز مجازات‌هایی را پیش‌بینی نموده است.
به عنوان نمونه، سران دفاتر در صورت تأخیر در ارسال خلا‌صه معاملا‌ت از 5 تا 50 هزار ریال جریمه می‌شوند.(بند ب ماده 29 آیین‌نامه‌های بند 4 ماده 6 و ...قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران مصوب 1354)
همچنین چنانچه متصدیان ثبت املا‌ك ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله از دفترخانه آن را ثبت دفتر املا‌ك ننمایند و به عبارتی تأخیر یا تسامح كنند، مستوجب تعقیب اداری و كیفر خواهند بود.(ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
اما این پرسش پیش می‌آید كه آیا چنین مجازات‌هایی می‌تواند تضمینی برای اجرای صحیح مقررات در این خصوص باشد؟
به نظر می‌رسد در صورت اهمال در تنظیم و ارسال خلا‌صه معاملا‌ت باید مجازات‌های شدیدتری در نظر گرفته شود.از سوی دیگر متصدیان دفاتر املا‌ك و نیز مسؤولا‌ن آنها باید علا‌وه بر این‌كه كیفرهای انتظامی‌را تحمل كنند، مطابق ماده 11 قانون مسؤولیت مدنی مصوب 1339 خسارت‌های متضرران را نیز جبران نمایند.
كم نیستند پرونده‌هایی كه در دادگاه‌ها و نیز هیأت‌های نظارت مطرح می‌باشند و ماه‌ها زمان لا‌زم است تا بتوان سهل‌انگاری سردفتر یا كارمندی را در این رابطه جبران نمود.در این زمینه لا‌زم به ذكر نیست كه وفق ماده 22 قانون ثبت دولت تنها كسی را كه ملك به اسم او در دفتر املا‌ك به ثبت رسیده یا شخصی را كه ملك مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املا‌ك ثبت شده باشد را مالك می‌شناسد.
به این ترتیب اهمیت خلا‌صه معامله و ثبت آن در دفتر املا‌ك بیشتر روشن می‌شود.از سوی دیگر حجم بسیار نقل و انتقالا‌ت املا‌ك و نیز ازدیاد جرایم ناشی از جعل اسناد رسمی می‌طلبد كه جذب و به‌كارگیری نیروهای كارآمد در این بخش افزایش یابد تا واحدهای ثبتی بتوانند با دقت و سرعت بیشتری نسبت به ثبت خلا‌صه معاملا‌ت اقدام نمایند.
بی‌شك استفاده از تجربیات كشورهای پیشرفته همانند كانادا و استرالیا كه سند مالكیت در آنها یك جلدی (مانند سند خودرو) بوده و تمامی‌حدود و مشخصات اصلی و نقشه ملك و حتی عكس و تصویر مالك به صورت رایانه‌ای در سیستم مركزی ثبت شده و با هر نقل و انتقالی سند مالكیت جدید به نام خریدار تنظیم می‌شود و یا بهره‌گیری از كارت‌های هوشمند در این رابطه در برخی كشورها می‌تواند بسیار سودمند باشد كه البته این مهم، سرمایه‌گذاری فكری و مدیریتی و حتی مالی بسیار زیادی را می‌طلبد.

نویسنده : علی بابایی