مدیریت کایزن

معنی اصلی واژه کایزن ساده و گویاست: کایزن یعنی بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامی افراد یعنی مدیران کارکنان و کارگران را در بر می گیرد:  فلسفه کایزن براین اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی، و زندگی خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد . فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه ها و سازمانهای مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده های کارگر بهره مند گردد. پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنه های تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند. پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه می شود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود.

پروفسور دمینگ چرخه دمینگ را که یکی از ابزارهای مهم کنترل کیفیت جهت بهبود مداوم محسوب می شود را در ژاپن ارائه نمود که به PDCA هم مشهور است (plan – Do – check – Act) به معنای طراحی – اقدام به پیاده سازی کنترل نتیجه به آنچه در طراحی پیش بینی کرده بودیم و در نهایت اقدام اصلاحی جهت رفع نواقصات و خطاها. این سیکل دوباره تکرار می شود و محصول همیشه بهبود می یابد. البته این چرخه در اصل حول یک استوانه رو به بالا حرکت می کند چرا که محصولی که یک دور این چرخه را طی کرده اینک از نظر کیفی در رتبه بالاتری قرار دارد و نواقصاتش رفع شده اند.

انتظارات کایزنی:

در پروژه های کایزنی، از تمامی کارکنان انتظار می رود که در فعالیت های بهبود مستمر نظیر : 1- حذف فعالیتهایی که ارزش افزوده ای ندارد . 2- کشف روشهای بهتر کاری. 3- حل مسائل محیط کار شرکت جوینده. کایزن یک تئوری ایستا نیست بلکه مفهومی است که تفکری عملیاتی و اجرایی را القاء می کند.

مفهوم کایزن:

استراتژی "کایزن" مهمترین مفهوم در مدیریت ژاپنی و رمز موفقیت رقابتی ایت کشور است. کایزن به معنای بهبود پیوسته و مداوم، توان با مشارکت همه افراد در یک شرکت یا سازمان (مدیریت ارشد، مدیران، کارگران) می باشد. کایزن وظیفه ای همگانی است. راز ادراک تفاوتهای موجود میان روشهای مدیریتی در ژاپن وغرب، کایزن است. کایزن و نظام تفکر روندگرا در ژاپن، در مقابل نوآوری و نظام تفکر نتیجه گرا، رشد جهشی غرب قرار دارد. در فضای رقابتی امروز، تأخیر در بکارگیری آخرین تکنولوژی ها، مستلزم پرداخت بهایی سنگین است. همچنانکه شرکتهای ژاپنی آهسته ولی محکم حرکت می کنند و سرنوشت محتوم آنها پیمودن راه پیشرفت و ترقی است. در سایر کشورها نیز شرکت های برجسته ای وجود دارند که هدفشان ایجاد استانداردهای جدید برای کیفیت تولیدات و خدمات است. این تفاوتها ناشی از اختلافات ملیت نیست بلکه منوط به اختلاف در روحیه و طرز تفکر است. کشورها هم اکنون با بکارگیری کایزن و نوآوری، با بیشترین نرخ رشد در راه توسعه صنعتی گام بر می دارند.

کایزن و کنترل کیفیت جامع (فراگیر) (TQM) هدف کنترل کیفیت جامع، بهبود کارائی مدیریت در تمامی سطوح است.

در راستای این هدف مباحث 9 گانه مورد توجه است که عبارتند از:
1- تضمین کیفیت

2- کاهش هزینه ها

3 - تحقق مقادیر تولید

4 - تحقق جدول زمانی تحویل

5 – ایمنی

6 - ساخت تولیدات جدید

7 - بهبود بهره وری

8 - مدیریت تدارکات

9- بازاریابی و فروش

کایزن و مدیریت: مدیریت از دو عنصر اصلی تشکیل یافته است. نگهداری و بهبود
نگهداری به فعالیت های تداوم بخش استانداردهای موجود در تکنولوژی، مدیریت و عملیات اطلاق می شود. بهبود نیز به تدابیری اطلاق می شود که برای بهبود این استانداردها بکار گرفته می شوند.

کایزن و نوآوری : بهبود یعنی کایزن و نوآوری. هر شرکت و یا سازمانی برای بقا و پیشرفت و رشد خود بایستی هم از کایزن و هم از نوآوری استفاده کند. کایزن به اصطلاحات جزئی بعمل آمده در وضع موجود از طریق تلاشهای بی وقفه. و نوآوری به اصلاحات کلی بعمل آمده در وضع موجود از طریق سرمایه گذاری وسیع در تکنولوژی یا تجهیزات جدید اطلاق می شود.

کایزن در برابر نوآوری: برای دستیابی به پیشرفت دو نگرش متفاوت وجود دارد: پیشرفت تدریجی (کایزن) و پیشرفت مبتنی بر جهش بزرگ (نوآوری) در مجموع شرکت های ژاپنی پیشرفت تدریجی را ترجیح می دهند و شرکتهای غربی به نوآوری اعتقاد دارند.

کایزن همراه با نوآوری: یکی از ویژگیهای جالب کایزن، عدم نیاز قطعی آن به تکنولوژی پیچیده یا آخرین دستاوردهای تکنولوژیک است. برای تحقق کایزن "عقل سلیم" همه آن چیزی است که مورد نیاز می باشد. در مقابل نوآوری اغلب به تکنولوژی بسیار و سرمایه گذاری عظیم نیاز دارد

کایزن و QC (کنترل کیفیت): کایزن در کارگروهی بیانگر نگرش دائمی هسته های کنترل کیفیت و سایر فعالیتهای گروهی کوچک است که برای حل مسایل از ابزارهای آماری مختلف استفاده می کنند. این نگرش دائمی به اجرای کامل چرخه برنامه ریزی، اجرا، بررسی نتایج و عملیات نیاز دارد و مستلزم تلاش اعضای تیم در جهت تشخیص مسایل و هم در جهت شناخت علل و تحلیل آنها و نیز آزمایشات و ارائه راه حلهاست. این تلاش ها باید به تثبیت استانداردها و یا دستورالعمل های جدید منجر شوند.

مفهوم اساسی کایزن در اجرا

رقابت و تلاش برای بهتر بودن ، و بهتر زیستن پیشینه ای به اندازه تاریخ دارد.
در دنیای صنعتی تلاش برای بهتر تولید کردن به معنای تلاش برای بقاست.
به طور کلی دو دسته رویکرد یا متد اساسی، برای بهینه سازی وجود دارد.

·  نخست روشهای بهینه سازی ریاضی که مبتنی بر آمار و پژوهش عملیاتی (OR) هستند.

·  دوم روشهای هیوریستیک (Heuristic) یا نوآورانه.

روشهای مدیریت ژاپنی اعم از نظام پنج اس (5S) یا کایزن - کانبان و غیره همگی را میتوان در دسته دوم جای داد.
از همین روست که به نظر بدیهی و پیش پا افتاده می رسند. مفهوم عمیق بهبود مستمر گرچه ساده به چشم می آید اما در واقع سختی های نهفته ای در خود دارد.

مدیران تویوتا مشکل ترین جنبه کایزن را چنین تعریف می کنند:

مشکل ، یافتن مشکل هاست!

روشهای هیوریستیک همگی بر اساس تجربه و مشاهده های مستقیم و اغلب با سعی و خطا پایه ریزی شده اند.
شاید به همین دلیل است که مفاهیم اساسی همگی آنها بسیار درگیر با هم می باشد.
پیاده سازی JIT بدون عبور از 5S به نظر ناممکن میرسد. بدون مشارکت فعال همه سطوح سازمان نیز، کایزن جایگاهی ندارد.

پیاده سازی سیستمی که لحظه به لحظه به دنبال اشکالهای درونی خود باشد و در عین حال از محیط خود غافل نگردد شاید در سخن ساده باشد، اما در اجرا بی گمان چنین نیست.
می گویند کارگر ژاپنی نه تنها از دستهای خود ، بلکه از مغز خود هم استفاده می کند !
کایزن ، تولید ناب ، سیستم پنج اس و کاهش سطح موجودی ها (Jit orStockless) ، همگی یعنی یک چیز:

تولید با کمک اندیشه یا به قول بیل گیتس : کسب و کار بر بال اندیشه

فصل اول:

مقدمه

انگيزش موضوع فريبنده‌اي است و هميشه دربارة اينكه فرد چگونه مي تواند ديگري را بيانگيزد پرسش هايي مطرح بوده است. انگيزش از دورن بر مي خيزد. شما مي توانيد به آنچه كه شخص به خاطرش انگيخته مي شود موثر واقع شويد. و نهايتاً چگونگي تاثير شما بر هدايت انگيزش افراد در جهت علمكرد خوب است.

يك مدير و رهبر خوب مي داند كه افراد براي انجام كارهايي كه به اعتقادشان بهترين منافع را دارد برانگيخته مي شوند. كارمنداني كه به نظر مي رسند انگيزش قابل قبولي براي كار دارند بر اين باورند كه انجام يك كار خوب براي سازمان به نفع آنهاست. آنان سعادتشان را در ارتباط با سعادت سازمان مي دانند.

مديري كه در فراهم سازي چنين وضعيتي موفق مي شود، گروه كاملي از كاركنان با انگيزه را در دسترس خواهد داشت. و آنها نيز در همان حال منافع انگيزش پايدار را در مي يابند.

اين تحقيق توضيح مي دهد كه انگيزش چيست و به چه نحو براي عملكرد بهتر، موثر واقع خواهد شد.

شما ياد خواهيد گرفت:

انگيزش افراد در مسير ارتقاء به سطوح عالي سازمان هدايت كنيد.

به جاي اطاعت محض، تعهد را در كاركنان تشويق كنيد.

از كلام تصويري براي برقراري ارتباط موثر استفاده كنيد.

با هدايت موثر جلسات، افراد را علاقه مند كنيد تا انگيزش بيشتري داشته باشند.

محيطي را ايجاد كنيد تا كاركنان به انجام كار به عنوان پاداش دهند.

خطاهاي كاركنان را به آنكه بر انگيزش آنها لطمه اي وارد آيد اصلاح كنيد.

ما بين خود و كاركنان اعتماد متقابل را ايجاد كنيد.

از اشتباهاتي كه باعث مي شود تا شما يك مدير بد باشيد بپرهيزيد.

انگيزش و علمكرد بهتر

چه سابقة مديريتي داشته باشيد و چه از طريق ارتقاء به اين مقام رسيده باشيد نياز داريد تا مطالب مهمي دربارة جهت دهي انگيزش كاركنان براي عملكرد مطلوب بدانيد. شما نمي توانيد تنها با انتقاد يا تشويق، پاداش يا تنبيه، تطميع يا تهديد آن را به ثمر برسانيد.

شما نمي توانيد كسي را براي انجام كاري بيانگيزيد. آنان قبلاً داراي انگيزه شده اند.

انگيزش در واقع كشش دروني، جنبش يا قصدي است كه سبب مي شود تا شخص به روش معيني عمل كند يا به سمت هدف مشخصي حركت كند.

انگيزش از دورن بر مي خيزد و از درون جاري مي شود نه از بيرون. شما انگيزش ايجاد نمي كنيد. شما انگيزشي را كه قبلاً وجود داشته ترسيم نموده و به آن جهت مي دهيد و هدايت مي كنيد. همان چيزهايي كه در شما ايجاد انگيزش مي كنند در افرادي كه با شما كار مي كنند هم ايجاد انگيزه مي كند.

ما به غذا، سرپناه و پوشاك احتياج داريم و براي كسب آنها كار مي كنيم. ما خواستار مزاياي خوب و به ويژه ايمني و سلامت هستيم. ما در پي فرصتي هستيم تا پيشرفت و ترقي كنيم. مي خواهيم امنيت شغلي داشته باشيم، حتي اگر شما نتوانيد در مورد حقوق و مزاياي آنها كاري كنيد مي توانيد استانداردهاي اجرايي را در كمال وضوح و استواري و صداقت به آن ها بشناسانيد و به آنان اختياراتي بدهيد تا وظايفشان را آن گونه كه مي دانند به بهترين نحو انجام دهند.

بدين گونه كاركنان، فرصت كسب چيزهايي كه بدان ها نياز دارند خواهند يافت.

شما مي توانيد محيطي ايجاد كنيد تا افرادي كه با شما كار مي كنند بتوانند ادعا داشته باشند و از استعداد و توانائي هايشان تا حد ممكن استفاده كنيد. همان طوري كه شما قادر به بروز و استفاده و از توانائي هايتان هستيد.

در واقع اين يعني انصاف در مديريت.

شما بايد محيطي مثبتي را خلق كنيد. نمي توانيد بي تفاوت باشيد. شما با گفتار و اعمال به كاركنان نشان مي دهيد. كه در موردشان به چه مي انديشيد و از آنها چه انتظاري داريد، حتماً نوع ارتباط كاري را كه طالب آن هستيد مشخص كنيد. به ياد داشته باشيد كه از خودتان بپرسيد كه من چه نوع محيط كاري را مي آفرينيم. مطمئن باشيد جوابتان اين است كه محيطي كه باعث پيشرفت و بهبود شود نه اينكه مانع انگيزش و كارائي باشد.

اگر محيط را بر طبق برنامه ايجاد نكنيد باز به نوعي آن را به طور اتفاقي ايجاد خواهيد كرد. به هر حال كاركنان آنچه را كه دريافت مي كنند پس مي دهند. آنها آئينه انگيزش و رفتارتان هستند.

شكل گيري نگرش ها و راهبردها يك حقيقت محض است و حاصل تعاملات روابط انساني، هر چند كه به سطح مطلوبي از آگاهي نرسد.

آنها آن طوري كه عمل مي كنيد، عمل خواهند كرد نه آن طوري كه مي گوييد. از ميان اعمال و گفته ها، آنها اعمالتان را باور مي كنند.

شما بايد به گفته خود عمل كنيد. مي گوئيد در اطاقم هميشه باز است  و به آنها اطمينان مي دهيد.

اما در حقيقت بيشتر اوقات بسته است، يا در باز است اما شما در دفترتان نيستيد. يا اينكه آنجاييد ولي در دسترس نيستيد و يا نهايتاً با مراجعان ديدار مي كنيد ولي به آنچه كه مي گويند گوش نمي دهيد.

در واقع چه چيزي را باور كنند. آنچه را مي گوييد يا آنچه را كه بدان عمل مي كنيد. حقيقتاً هر زمان، اعمال هميشه رساتر از الفافظ سخن مي دانند.

در واقع شما در افراد انگيزشي ايجاد نمي كنيد. بلكه آنان قبلاً با انگيزه شده اند. شما در حقيقت انگيزش آنان را هدايت مي كنيد.

براي تعهد رهبري كنيد نه براي اطاعت

اقتدار شما بر گرفته از مقام تان نيست. بلكه از افرادي كه با آنان كار مي كنيد حاصل مي شود. وقتي راه هاي رسيدن به هدف مشترك را بدانيد و در آن جهت حركت كنيد. آنان تصميم به پيروي از شما مي گيرند. رهبر تربيت مي كند، مي آموزد، روشنگري مي كند، متقاعد مي سازد، ترغيب مي كند، هر كاري و هر چيزي كه به ديگران كمك كند تا كارشان را در حد توانشان حتي بعضي اوقات بيشتر از ظرفيت شان به انجام برسانند.

رهبران موثر فقط سخن نمي گويند آنها راه و روش را نشان مي دهند، اصلاح مي كنند و ترغيب مي نمايند. در جستجوي تعهد، روسا خواهان تبعيت و فرمانبرداري رهبر را در جهت كسب موفقيت باور دارند. و اين انگيزش افراد براي عملكرد در سطح بالا سهم بزرگي دارند.

رهبر بودن والاست. اما رهبري موثر، زمان و انرژي كمتري نسبت به رياست صرف مي كنند و در نتيجه به بهره وري و اصول درست مي افزايد.

وقتي شما طالب اطاعت هستيد، چيز ديگري از اطاعت كسب نمي كنيد. اطاعت تعالي را به ارمغان نمي آورد. در بهترين موقعيت، نتيجه متوسط و در بدترين شرايط نتيجه بدي نخواهد داشت.

كاركنان وفادار تحت تاثير اطاعت، مورد رنجش واقع مي شوند و فقط منتظر فرصتي هستند كه شما را تضعيف كنند.

تعهد نه اطاعت

شما مرئوسان مطيع را نمي خواهيد، بلكه همكاران متعهدي را مي خواهيد كه نفع شخصي خود و شما را در گرو نفع سازمان مي بينند. آنها زماني هم تحت نظارت شما نباشند به خوبي و جديت كار مي كنند چون آنان با شما كار مي كنند نه براي شما.

در واقع تعهد قول يا عهدي كه افراد براي رسيدن به اهداف سازماني پايبند مي شوند. و براي دستيابي به آن اهداف وظايفي را عهده دار مي شوند.

همه ما، سرپرستاني داريم كه با افراد طوري رفتار مي كنند گويي آنان تنبل يا غير قابل اعتماد هستند، اين روساي بد، شكايت مي كنند، رشوه مي دهند، تهديد مي كنند، شايعات را تقويت مي كنند و اسنادي را عليه كاركنان جمع مي كنند. همه اين ها را به خاطر اينكه آنها را تحت كنترل نگه دارند انجام مي دهند. آيا اين گونه رفتار شما را بر مي انگيزد. مطمئن باشدي كه همين قدر برانگيخته مي شويد تا از تنبيه به دور باشيد، همچنين وقت خود را به بطالت مي گذرانيد و يك سري كارهايي انجام مي دهيد، تا مشغول شويد و حقوقتان را بگيريد. اين نوع سرپرستان سعي نمي كنند به افراد براي انگيخته شدن كمك كنند. آنان سعي دارند از طريق ترس و تطميع افراد را كنترل كنند. آنها بدترين اعمال را در كاركنان خود مي پرورانند.

شما نمي توانيد اين نوع توافق را تنها با گفتارتان به وجود آوريد. شما بايد با انجام تعهدهايتان زندگي كنيد و اگر اين گونه عمل كنيد به طور خود كار شروع به هدايت انگيزش كاركنان خواهيد كرد.

طرز بيان، ايجاد ارتباط تصويري

شما بايد از زباني استفاده كيند كه پيامتان را به وضوح برساند و به تقويت انگيزش همكاران كمك كند. شما نمي توانيد به تنهايي نگرش خود را به واقعيت تبديل كنيد. شما نيازمنديد كه تك تك همكاران با شما همراهي كنند. شما احتياج داريد كه يك حس و مفهوم واحد و يك تعبير و تفسير از واقعيت مشترك را بيافرينيد. و فقط بعد از آن مي توانيد هماهنگي عمل را كسب كنيد.

از گفتار براي تجسم كردن استفاده كنيد. اين موضوع درك پيام هاي شما را واقعي و آسان مي سازد و به عبارت ديگر به هنگام ارتباط سعي كنيد گفتارتان عيني باشد نه ذهني. ساده صحبت كنيد و از زبان ساده و واضح استفاده كنيد. وقتي مي تواند همان اثر را داشته باشد و قابل فهم تر، سخن را طولاني نكنيد.

چه شما رو در رو صحبت كنيد، يا پيامتان را به صورت e-mile به ده نفر بفرستيد يا اينكه در هزاران نسخه گزارش  بنويسيد، در هر حال سعي داريد با فرد يا افرادي در يك زمان مشخص در ارتباط مشخص در ارتباط باشيد.

اگر واضح و صريح عمل كنيد، فكر نكنيد كه قدر و منزلت و اختيارتان را از دست خواهيد داد. بر عكس اين قدرت تفهيم شما را مي‌رسانيد. در واقع طرز بيان كلام و استفاده از آن به طور واضح به همكاران كمك مي كند تا براي انجام همكاري از انگيزش لازم برخوردار شوند.

جلساتي كه انگيزه ايجاد مي كنند

جلسات موثر هستند. شما به جلسات نياز داريد. اتفاقات خوبي مي تواند در آن رخ دهد كه به سادگي در ديگر انواع ارتباطات مانند e-mile، تلفن، يادداشت ها يا مكالمات خصوصي، به وجود نيايد. در جلسات افراد مي توانند كارشان را با همديگر هماهنگ كنند و فرصتي پيش بيايد كه به همديگر كمك كنند يعني هر چيز مفيدي كه باعث انگيزش فرد در انجام بهتر كار گردد.

بايد مهارتهاي خود را آشكار سازيد. دلايل خود را براي برگزاري جلسه ارائه نماييد، بازده‌هاي خود را مرور كنيد. هر چه مصمم تر و هدفمند تر باشيد، جلسات هم هدفدار تر خواهند شد. با آرامش خاطر جلسه اي را مجسم كنيد كه در جريان است. اگر افكار مثبتي داشته باشيد با اعتماد بر نفس خود ايجاد كرده ايد، يك اجرا بهتر را جلوه گر خواهيد ساخت.

اگر همه نكات و موارد را رعايت كنيد، جلسات فرصتي خوب براي مبادله نظرات و حل مشكلات خواهد گرديد و يقيناً كاركنان لذت خواهند برد. براي اين كار ممكن است پاداشي نگيريد ولي مي دانيد كه موفق تر هستيد چرا كه تصميمات بهتري گرفته ايد و توانسته ايد تعهد كاري همكاران را بالا ببريد.

در واقع جلسات اتلاف وقت نيستند. و انگيزش همكاران را افزايش داديد.

كاركنان را در جهت مشكل گشايي به افراد خلاق تبديل كنيد

اگر كاركنان احساس خلاقيت داشته باشند انگيزش آنان افزايش خواهد يافت.

اجازه دهيد كه نزديكترين افراد به مشكل، آن را حل كنند به نظر ساده مي رسد، اين طور نيست. اين ميان كاركنان يك حس مشترك خوبي است اما واقعيت چيز ديگري است. اغلب مديران مشكل را از كارمند دور كرده و با تشكيل انجمن ها، جمع آوري اطلاعات و ... گزارش منتشر مي كنند. و راهكار تحميل مي كنند. عواقب اين كارها ممكن است مشكل را حل كند يا نكند، اما نقشي كه اين روش دارد زماني كه به آنان اعتماد نداريد، آنها هم حس خوبي از مديران نخواهند داشت فقدان اعتماد هميشه به طور منفي به انگيزش كارمندان اثر مي گذارد. و يا شايد هرگز مشكلي بيان نشود چون افراد احساس مي كنند كه شما بر اين باوريد كه آنها توان لازم براي حل آن را ندارند، هر چند كه آنان مي توانند با كفايت ترين افراد براي كشف مشكلات و حمل آنها باشند. بنابراين اگر كاركنان ديگر حل مشكل نباشند چرا بايد تعجب كنيد. به عبارت ديگر، علت آن، اين نيست كه به حد كافي زرنگ نيستيد يا اينكه توجهي نمي كنند بلكه از آنان خواسته نمي شود كه مشكل گشايي كنند.

كاركنان براي ارائه راه حل ها داوطلب نمي شوند چون فكر نمي كنند مديران به آنان گوش كنند.

آنها براي ارائه پيشنهادات مورد قدرداني و تشويق قرار نمي گيرند و به رسميت شناخته نمي شوند.

در واقع به همكاران كمك كنيد تا به صورتي اخلاقي به حل مشكلاتشان مبادرت ورزند و انگيزش آنان افزايش مي يابد.

وقتي كار خودش پاداش است

زماني كه افراد احساس كنند شغل مناسبي دارند براي انجام كار، انگيزش كافي خواهند داشت. ما با انجام كار، شاهد بعضي اتفاقات هستيم و اگر اين اتفاقات خوشايند ما باشند، رغبت بيشتري براي انجام آن نخواهيم داشت. كار وقتي پاداش به وجود مي آورد كه سر شرط براي آن موجود باشد:

افراد آنچه را كه انجام مي دهند دوست داشته باشند.

آنان از اهميت وظايفشان با خبر باشند.

از نظر خود و سايرين كار خوب انجام دهند.

تحت شرايط فوق، كاركنان احساس رضايت و كمال مي كنند. اين ها در مفهومي ديگر تقويت مثبت را تداعي مي كنند تقويت مثبت محرك قوي براي تداوم رفتار است.

رويكرد تقويت را حفظ كنيد، چگونه اين رويكرد را به محل كار ببريم. ساده است، اگر مي خواهيد كاركنان احساس انگيزش كنند، و خوب كار كنند، يكي از بهترين كارهايي كه مي توانيد انجام دهيد اينست كه آنها را با شغل شان متناسب كنيد و به آنان اطمينان دهيد كه ابزار و حمايت لازم براي انجام آن را فراهم خواهيد ساخت.

زماني كه افراد كاري را كه متناسب با آنان است انجام دهند، طبيعتاً براي تداوم عملكرد و رفتار تقويت خواهند شد.

پاداش: آنچه كه مي خواهند:

از پاداش ها براي تقويت انگيزش استفاده كنيد تا كاري كه از همكاران انتظار داريد انجام دهند. پاداش ها انگيزشي براي عملكرد هستند.

در واقع ساده است، به عنوان مدير بايد تلاش كنيد كه پاداش مناسب كار را مشخص سازيد. وقتي كه كاركنان احساس كنند كه مورد قدرداني و احترام واقع مي گردند بهتر كار مي كنند.

تقويت بهتر از پاداش است، اما پاداش هم بهتر است خيلي بهتر از هيچي بشرط آنكه آن را به درستي انجام دهيد. در استفاده از انواع پاداش ها دقت كنيد.

ما هم افزايش پرداخت ها را دوست داريم. اما تاكيد ما اين است كه با وظايف كاري در ارتباط باشند. علاوه براي آن حتي اگر پاداش در ارتباط با عملكرد شغل باشد، در شرايط خاص اين پرداخت و پاداش نيز ممكن است با شكست مواجه شود و اين زماني اتفاقي مي افتد كه پاداش خودش به تنهايي هدف باشد.

چه نوع پاداشي موثر است، پاداشي موثر است كه ...

در ارتباط با عملكرد ويژه باشد.

به موقع صورت گيرد.

و مكرر اتفاق بيافتد.

حتي اگر، افزايش پرداخت سالانه را با نوعي ملاك شايستگي ربط دهيد ، تقريبا ممكن نيست به اندازه اضافه پراخت خيلي كم در پايان هفته برانگيزش افراد موثر واقع شود .

هرچه در ارائه پاداش تاخير كنيد همراه با جدا كردن آن از عملكرد ، به مرور اثر آن را نيز كم رنگ تر خواهيد ساخت .

به تلاش ها هم پاداش دهيد، نه فقط به نتايج، به تلاش ها هم ارج نهيد، اگر شما چنين كنيد به افراد مي گوييد كه جستجوي انجام بهتر كار و يادگيري از تجربه براي شما مهم است. اين امر انگيزش فرد را در جهت تلاش براي انجام بهتر كار تقويت مي كند.

در واقع از پاداش ها براي تقويت انگيزش كاركنان استفاده كنيد تا با رضايت خاطر طبق انتقادات و درخواست هاي شما كار كنند.

استرس

بايد به كاركنان كمك كنيد تا بر استرس هايي كه در انگيزش تاثير منفي دارند فائق آيند.

استرس يك عكس العمل جسمي و رواني در برابر يك خطر و يا تغيير شرايط محيطي مي باشد، استرس واكنش رواني و عاطفي در برابر تنش هاي زندگي است و اگر بيش از حد گردد و حتي مي‌توانند به ما آسيب هاي رواني و جسمي درمان ناپذيري برساند. عوامل استرس زا در همه شرايط زندگي وجود داشته و گاها غير قابل اجتناب مي باشد .كمك كردن به همكاران تنها كاري است كه مي توانيد انجام دهيد. در واقع زماني مي توانيد كه موفق شويد، آنها هم در وجودشان احساس نياز را داشته باشند در نهايت «خواستن» آنها و «كمك» شما، نوميدي آنها را پايين مي آورد. دقت كنيد وقتي مي گويم«چنانچه كاركنان احساس نياز كنند» به اين معني است كه شيوه اي تجويز كنم تا كاركنان به سلامتي خودشان اهميت دهند. تامين سلامتي و تندرستي كاركنان از هر هدفي كه داشته باشيد مهم تر مي باشد و اين يعني يك كارخوب و مديريت هوشمندانه و انسان گرايانه است «كاركنان آسوده خاطر» كارا و موثر كار مي كنند و از انگيزش لازم براي انجام كار بهتر برخوردارند.

اعتماد كاركنان را جلب كنيد

ممكن است شما دربسياري ازشرايط وسبك هاي رهبري برتر باشيد اما چنان چه مديران و كاركنان به همديگر اعتماد نداشته باشند هيچكدام از اين توانايي ها و مهارت ها به درد نخواهند خورد. و صد البته اگر اين نشانه ها همراه با دوستي و رفاقت باشد محيط كاري لذت بخش تر هم خواهد شد. كاركنان اگر به مديرشان اعتماد كنند او مي‌تواند رهبري اثر بخش تري را اعمال كند. بنابراين بايد بگوييم كه اعتماد ضرورت دارد.

براي جلب اعتماد نه تقاضا كنيد و نه خواهش ، بلكه روشي را به كار گيريد.تا در آنها بر شما اعتماد پيدا كنيد. بدين سان مي توانند به شما تكيه كنند و روي كمك شما حساب كنند. اين را با استقلال آنها قاطي نكنيد و در سر راه آنها قرار نگيريد. اجازه بدهيد راحت باشند. اگر اعتمادشان را جلب كنيد تا خود آگاه با شما همراه خواهند شد.

اعتماد دفعتا ايجاد نمي شود. آن به زمان نياز دارد و به آرامي و گذشت روزها به وجود مي آيد كاركنان علاقه مند به رفتار صادقانه هستند و اين، اعتماد آنان را به سوي شما جلب مي كند در غير اين صورت كار از كار مي گذرد و دوباره فرصت جبران پيش نمي آيد.

فصل دوم

مقدمه

در چند دهه گذشته جنبشهاي پر تحرك و پويايي در قلمرو مديريت پديده آمده كه هر يك به سهم خود به افزايش دامنه دانش و بينش مديران ياري به سزايي داده اند. جنبش سازماني كه در نيمه دوم سده بيستم پايه ريزي شده و در دهه كنوني به رشد رسايي در خور توجهي رسيده است. بر پايه مفروضاتي استوار است كه با ارزشهاي والاي انساني سازگاري كامل دارد. بالندگي سازماني ريشه هر گونه توانمندي و شكوفايي در قلمرو تلاشهاي انساني را در «بالندگي انساني» جست و جو مي كند و انسان را عامل اصلي و مايه بنيادي هر گونه دگرگوني به شمار مي آورد. اصول و موازين اين جنبش از دورن دانشهاي گسترده اي چون روانشناسي، جامعه شناسي، مردم شناسي، اقتصاد و بسياري ديگر از دانشهاي رفتاري سرچشمه مي گيرد و از به هم پيوستن آنها مجموعه اي فراهم مي آيد كه شناخت انسان و رشد و شكوفايي او را به عنوان برجسته ترين هستي منظومه اي جهان آسان مي سازد.

جنبش بالندگي سازماني دگرگوني، بهپويي، تازه گرداني، و دستيابي به برتريهاي بزرگ را در شمار هدفهاي نخستين خود قرار داده و براي رسيدن به آنها سازو كارهاي مناسب را فراهم آورده است.

تحقيق كنوني مجموعه اي از نوشته هاي علمي بسياري از صاحبنظران دانش مديريت است و با اين انگيزه گرد آوري شده است كه بتواند پيام شكوفايي و برتري جويي را ميان جامعه كاركنان سازمانهاي اداري، صنعتي، بازرگاني و خدماتي برانگيزد و كاركنان و مديران در برگزيدن راهي سزاوار و شايسته ياري دهد.

بخش اول

ريشه هاي پيدايش بالندگي سازماني

با آنكه بالندگي سازماني پديده اي به نسبت تازه در قملرو و مديريت به شمار مي آيد و هنوز دستورهاي آن، به گونه اي در خورده صورتبندي و استوار نشده، ولي در چهار دهه كنوني از گسترش بسيار شاياني برخوردار بوده است. هم اكنون موضوع بالندگي سازماني در شمار درسهاي مهم و بنيادي دوره هاي آموزشي بسياري از دانشكده هاي دانشهاي رفتاري به ويژه مديريت در سراسر جهان است. بالندگي سازماني نه تنها در دوره هاي آموزشي دانشگاهي آموخته مي شود، بلكه در بسياري از برنامه هاي ضمن خدمت كاركنان بخش دولتي و خصوصي به گستردگي ارايه مي گردد و از روشهاي آموزشي و پژوهشي آن براي بررسي و شناسايي دشواريهاي سازماني و برتري بخشيدن به كارسازمانها بهره گيري مي شود. به سخن فشرده، بالندگي سازماني پدپده‌اي تازه‌اي در قلمرو كار مديريت و كارگرداني سازماني است كه به رغم كوتاهي زمان پيدايش آن، راهي بلند پيموده و سودمنديهاي بسيار فراهم آورده است.

براي پي بردن به اهيمت بالندگي سازماني و رسالتي كه اين جنبش نويد بخش است شايسته است كه ريشه و خاستگاه آن را در گذشته پيدايش دانش مديريت و كارگرداني سازمانهاي بزرگ جست و جو كنيم.

بي گمان كار را بايد از پيدايش «انقلاب صنعتي» آغاز كرد و برخي از ويژگيهاي آن را همراه با ديگر رويدادهاي گذشته كه سرانجام به پديد آوردن بالندگي سازماني انجاميدند بازكاوي كنيم.

انقلاب صنعتي در سالهاي پاياني سده هجدهم و آغاز سده نوزدهم ميلادي يك رشته دگرگوني در روشهاي صنعتي و شيوه كارگرداني سازمانهاي اجتماعي و اقتصادي انگلستان پديد آمد.

پژوهشهاي ناب در دانش فيزيك و شيمي در پايان سده هجدهم در قاره اروپا به ويژه در فرانسه و هلند پيشرفت نماياني كرده بود. ولي در انگلستان كاربرد يافته هاي علمي در كارهاي عملي، به ويژه در صنعت آشكار بود. در اين كشور يك وابستگي همگاني به پيشرفتهاي فني ديده مي شود. اوضاع سياسي اجتماعي و حقوقي همراه و هوادار شكوفايي صنعتي بود. آزادي سياسي، آزادي از پيگرد غير قانوني پاس حقوق مالكيت و پيمانها، قانون ثبت اختراع، آزادي دين و فراهم بودن فرصت و بخت بالا رفتن از نردبان ترقي اقتصادي و اجتماعي، فضايي پديد آورد كه براي كارآفريني سازگار و برازنده بود و جست و جوي نيك فرجامي را بر مي انگيخت.

در اين زمان به كار گرفتن يافته هاي علمي در صنعت تلاشي سخت پديدار  شد. يك رشته نو آفريني و نوآمدي نمايان در دستگاههاي ريسندگي و بافندگي پديد آمد كه همه فراگرد نساجي را نو كرد.

تراز بازدهي را بالا برد و هزينه توليد را كاهش داد.

براي بهره گيري از دستگاههاي تازه، بايسته بود كه از نيرويي جز نيروي بدني انسان ياري گرفته شود.

تا اين زمان انسان ناچار از به كار بردن وسيله هاي دستي بود كه در اندازه توليد، محدوديت پديد مي آوردند. ولي پس از آنكه دستگاههاي ابزاري و سپس برقي به كار گرفته شدند ديگر براي توليد انسان و توانايي او مرزي باقي نماند. در هم شكفتن مرز توليد به پديد آمدن توليد انبوهه و پديد آمدن توليد انبوهه به سر برافراشتن مصرف انبوهه انجاميد و اندازه و مرز توليد و مصرف انبوهه به ناچار به پيدايش شركتهاي بزرگ بازرگاني و صنعتي انجاميد. توليد در نظام كارخانه سازمان يافت و كارگران و كارمندان بر پايه دستورهاي ويژه در اين كارخانه ها و شركتها سرگرم شدند. با پديد آمدن كارخانه ها و شركتها و سازمانهاي بزرگ توليدي ناگزير دو پديده ديگر به نام مديريت علمي و ديوانسالاري در آغاز سده بيستم ميلادي پديدار شدند و بر نظام توليد و مصرف نفوذ كردند.

در ميان دانشمندان كه به پديد آمدن انديشه هاي فكري بالندگي سازماني ياريهاي كليدي و بنيادي دادند مي توان از «كرت لوين» نام برد. او پيش از آغاز جنگ جهاني دوم به دليل مخالفت با شيوه هاي سياسي حاكم در آلمان نازي از كشور خود به ايالتهاي متحده آمريكا كوچ كرد و در دانشگاههاي اين كشور به آموزش و پژوهش علمي و رفتاري پرداخت. او كوششهاي پژوهشي بسيار عميقي را در علوم رفتاري، به ويژه روانشناسي اجتماعي، بنياد نهاد. همزمان با كوششهاي علمي وي، «جنبش آموزش آزمايشگاهي» و پديد آمدن كنش پژوهشي و باز خورد اطلاعات در شمار عاملهاي كارساز در پديد آمدن فعاليت بالندگي سازماني قرار گرفتند. دلبستگي پرشور آتشين «لوين» به دانش رفتاري كاربردي يك ياري عمده در پديد آمدن جنبش «آموزش آزمايشگاهي» و پژوهشي و ديگر كوششهاي بالندگي سازماني بود. از اين رو لوين را مي توان چهره مركزين در همه جنبشهاي وابسته به اين قلمرو علمي تازه به شمار آورد.

«آموزش آزمايشگاهي» كه در واقع گردهم آيي آزاد و بي قيد و بند گروهي كوچك از افراد است در سال 1946 بنياد گرفت. در پي كوششهاي پراكنده اي كه در قلمرو آموزشهاي گروهي صورت گرفت، سرانجام «آزمايشگاه آموزش علمي براي پرورش گروهي» پديد آمد. در سالهاي 1950 و 1960 نيز كوششهاي پي گير و پر شوري براي به كار بردن مهارتهاي حاصل از «آموزش آزمايشگاهي» و پويايي شناسي گروه در سازمانهاي پيچيده بزرگ پديدار شد. در اين دوره جنبشهاي واقعي و نمايان براي وارد كردن آرمانها و شيوه هاي مردم سالاري به دورن فراگردهاي مديري و تصميم گيري هاي سازماني در سازمانهاي بزرگ آغاز گرديدند و براي بالا بردن توان سازمانها، پايوران و كاركنان جملگي به تصميم گيري با هم درباره هدفهاي مشترك فرا خوانده شدند. از دورن اين تلاشها بالندگي سازماني سرچشمه گرفت و گامهاي بزرگ و گسترده اي در زمينه توانمند كردن سازمانهاي گوناگون صنعتي، آموزشي، بهداشتي و مانند آنها برداشته شد.

بخش دوم

تعريف بالندگي سازماني

سرچشمه پيدايش و رواج عبارت «بالندگي سازماني» به روشني آشكار نيست. ولي بر اساس تجربه اي كه در شركت جنرال ميلز براي دگرگوني سازمان پديد آمد رابرت بكهارت چنين مي نويسد:

در آن زمان مي خواستيم براي برنامه اي كه در جنرال ميلز به كار گرفته شده بود عنوان مناسبي برگزينيم. ما به راستي نمي خواستيم آن را «پرورش مديريت» بخوانيم، زيرا كاري كه صورت گرفته بود تلاشي سراسري در سازمان بود ...

نمي خواستيم آن را «بهتر كردن سازمان» بناميم زيرا اين عنوان را داراي سرشتي ايستايي پنداشتيم. بنابراين، ما آن را «بالندگي سازماني» نام نهاديم كه به تلاش دگرگوني در سراسر سازمان اشاره داشت.

بالندگي سازماني گونه اي از كوشش برنامه ريزي شده براي پديد آوردن نوعي از دگرگوني است كه هدف آن ياري دادن به اعضاي سازمانهاست تا بتواند كارهايي را كه موظف به انجام دادن آن هستند به صورتي بهتر از پيش به انجام برسانند. بدين سان، بالندگي سازماني وسيله اي براي بهگشت و پيشرفت سازمان است.

بالندگي سازماني براي بهتر كردن كار افراد و سازمان از رويكردهاي ديگري ياري مي گيرد، به ساختار و طرح سازماني نظر مي دوزد. فن شناسي و پيرامون سازماني را زير بررسي قرار مي دهد.

ولي توجه بنيادي بالندگي سازماني به جنبه هاي انساني سازمان است. سازماني كه به صورت يك نظام اجتماعي در نظر گرفته مي شود.

بالندگي سازماني را مي توان عمل، فراگرد يا حالتي دانست كه پديد مي آيد و اين به نوبه خود به معني پيش بردن، روان سازي رشد، تحول كردن فرصتها، كامل كردن، برتري بخشيدن يا بالا بردن چيزي است. دو بخش از اين تعريف مهم به نظر مي رسند: نخست آنكه بالندگي مي تواند يك عمل، يك فراگرد يا حالتي نهايي باشد و ديگر آنكه بالندگي به معني «بهتر كردن» چيزي است.

«ريچارد بكهارد» مي گويد: «بالندي سازماني كوششي است:

1 – برنامه ريزي شده

2 – سراسري در سازمان

3 – كارگرداني شده از رده بالاي سازمان

4 – بالابردن اثر بخشي و تندرستي سازمان از راه

5 – دخالتهاي برنامه ريزي شده در فراگردهاي سازماني، با بهره گرفتن از دانش علوم رفتاري»

«گوردن ليپت» مي گويد: «بالندگي سازماني نيرومند كردن آن فراگردهاي انساني در سازمانهاست كه كاركرد نظام زنده را برتري مي بخشد تا آن سازمان بتواند به هدفهاي خود دست پيدا كند.»

«ريچارد اشماك» و «ماتيو مايلز» مي گويند: «بالندگي سازماني را مي توان يك كوشش برنامه ريزي شده و پايدار دانست كه دانش رفتاري را براي بهگشت نظام، از راههاي به خود نظر دوختن و خود بازشكافي، به كار مي بندد.»

«كريس آرمبريس» مي گويد: «در كانون بالندگي سازماني انديشه زنده ساختن، كار مايه دادن، به راستي رساندن، فعال كردن و نوتوان سازي سازمانها از راه منابع منفي و انساني جاي گرفته است.

با توجه به تعريفهايي كه از سوي دانشمندان علوم رفتاري از بالندگي سازماني شده است و با در نظر گرفتن كاربردي كه از آن بدست آمده است، مي توان بالندگي سازماني را بالندگي انسان مرتبط دانست و اين دو پدپده را پيوسته به يكديگر به شمار آورد. فشرده و چكيده آراي صاحبنظران را درباره بالندگي انسان مي توان در تعريفي به اين شرح گرد آورد:

«انسان بالنده انساني پرورده و متعادل است كه در كليت هستي و ابعاد وجودي خويش به صورت خود فرمان عمل مي كند.»

زماني كه انسان بتواند در همه ابعاد هستي چنان پروده شود كه عنان عقل، عاطفه، اخلاق، و جسم خود را در دست داشته باشد و در برخورد با راه چاره‌هاي گوناگون زندگي با تكيه بر تواناييها و دانش و تجربه خويش بهترين يا مناسبترين راه چاره را برگزيند آنگاه مي توان وي را انساني بالنده به شمار آورد.

انسان بالنده نياز به پشتيباني ديگران ندارد و از ضرورت سرپرستي و نگهباني ديگران هم بي نياز است.

بي گمان بايد يادآور شد كه انسان بالنده هم در بستر سازمان بالنده پرورده مي شود و هم خود به بالنده كردن سازمان ياري مي دهد. سازمان بالنده نيز مانند انسان بالنده داراي ويژگيهايي است كه مهمترين آنها بدين قرارند:

الف: گشودگي و شفاف بودن نظام:

سازمان بالنده راههاي ارتباطي و اطلاعاتي خود را به روي همه كساني كه در آن زندگي مي كنند يا به كاري پردازند گشوده مي سازد و موجبات رشد و شكوفايي و افزايش آگاهي و دانش همگان را فراهم مي آورد. اطلاعات و آگاهيها در انحصار نيست، كه در فضاي گشوده سازمان در اختيار همه كساني است كه خود را به آن سازمان وابسته مي دانند. دسترسي به اطلاعات و بهره گيري از آن و پرسش و جست و جو و كاويدن و يافتن و پي بردن يكي از خصوصيات كساني است كه در سازمان بالنده در شمار عضو شناخته مي شود.

سازمان بالنده اعضاي خود را به كسب و افزايش اطلاع و آگاهي ترغيب مي كند. و سياست هاي باز و گشوده را به اجرا مي گذارد و همه عمليات خود را به گونه شفاف و در برابر كاركنان، مشتريان يا خريداران، صاحبان سهام و حتي مردم جامعه قرار مي دهد.

ب: اعتماد به يكديگر:

اعتماد يعني باور داشتن درستي ديگران. هر گاه اعضاي گروهي يا خانواده اي يا سازماني به يكديگر اعتماد ورزند و درستي انديشه و كنش يكديگر را باور كنند، قدرت و توانمندي آن گروه فزوني مي يابد و حاصل تلاشهاي فردي به صورت مجموعه اي از پي آمدهاي برتر گروهي پديدار مي گردد. اعتماد كردن به يكديگر سبب مي شود تا همه كار مايه افراد در راه سازنده و اثر بخش به كار افتد و راه بدگماني بسته و كور گردد.

اعتماد كردن به ديگران خصوصيتي است كه با گشودگي و باز نمودن نظام مربوط است. بدين معني كه هر اندازه يك سازمان در  عمليات خود گشوده و شفاف رفتار كند به جلب اعتماد ديگران مي افزايد و اعتماد كردن به يكديگر را در فضاي كار افزايش مي دهد.

پ: بازخورد از درون و بيرون

پ: باز خورد يكي از سازوكارهاي حفظ حيات و تضمين پايدار ماندن آن است. همه موجودات زنده براي حفظ و دوام هستي خود از اين وسيله حياتي به صورت خودكار يا به صورت ارادي استفاده مي كنند. سازوكار باز خورد در حقيقت وسيله اي است كه از راه آن يك انسان، يك خانواده و يك سازمان مي تواند در درون خود يا از بيرون خود اطلاعاتي را بدست آورد و از آن اطلاعات براي هدايت حركت خود به جلو يا تصحيح حركت خويش در راه رسيدن به هدف بهره گيرد. در نتيجه، توسل به نظام بازخورد، يك ضرورت زيستن اثر بخش و خالي از خطر و زيان است. سازمانهاي بالنده، همانند آدم بالنده از همه منابع و عاملهايي كه بر سرنوشت آنها اثر مي گذارند بازخورد دريافت مي دارند و بر آن پايه اعمال و حركات خود را براي دست يافتن به هدفهاي از پيش تعيين شده تصحيح و تنظيم مي كنند.

ت: مشاركت با ديگران:

مشاركت با ديگران يكي از ابزارهاي نيرومند زندگي جمعي است كه از دير باز جامعه انساني بدان توسل جسته و از آن بهره هاي بسياري گرفته است. مشاركت را مي توان يك پيوند دو سويه يا چند سويه سازنده و سودمند ميان دو تن يا بيشتر از دو تن تعريف كرد. از راه مشاركت راه براي داد و ستد انديشه گشوده مي شود و افراد به پرورش توان تفكر و سازندگي يكديگر ياري مي دهند. سازمانهايي بالنده راه مشاركت و داد و ستد اطلاعات و انديشه را به روي همه اعضاي خود مي گشايد و آنان را در رويارويي با موضوعها و برنامه ها و دشواريهاي موجود در راه، به تعاون و مشاركت با يكديگر بر مي انگيزند. مشاركت با يكديگر سبب مي شود كه نه تنها بار به پيش راندن يك سازمان بر دوش تني چند از اعضاي آنها نهاده نشود بلكه همگان بر حسب قدرت و توان فكري و جسمي خود در پيشبرد كنشهاي سازماني ياري دهند و هدفهاي سازمان را همانند هدفهاي خويش بشمار آورند.

ث: پروردن و اختيار دادن:

سازمان بالنده به پرورش و نيرومند سازي اعضاي خود اهميت مي دهد و با فراهم آوردن موجبات درست، آنان را براي دست يابي به استقلال عمل آماده مي سازد، سازمان بالنده تلاش دارد تا هر يك از اعضاي خود را به درجه اي از توان تشخيص و ادارك فردي برساند تا آنان بتواند به صورت عضوي كارآمد و مولد در فعاليتهاي جمعي سازمان شركت جسته و با كمترين هزينه هاي ممكن به بيشترين درجه سودآوري برسند. آموزش دادن و آگاه كردن و پرورش افراد بصورت هستي هاي مستقل و خود فرمان و سرانجام سپردن اختيار به آنان براي هدايت مستقل و تهي از نظارت و سرپرستي ديگران از ويژگيهاي سازمانهاي بالنده است.

ج: كم لايه بودن ساختار سازماني:

سازمانهاي بالنده بطور طبيعي از رده ها و لايه هاي سازماني اندك استفاده مي كنند و فاصلة ميان رده هاي بالا و پائين را كاهش مي دهند. كاهش رده هاي سازماني موجب مي گردد كه افراد در سازمان با سهولت بيشتر با يكديگر ارتباط پيدا كنند و روابط و مناسبات كاري از سرشت انساني بالاتر برخوردار گردد. فزون بودن رده هاي سازماني كاركنان سازمان را به دور شدن از يكديگر و ناآشنا ماندن از هم سوق مي دهد و در نتيجه به احساس يكپارچگي در سازمان آسيب مي رساند. نظامهاي ديوانسالاري پرلايه، كاركنان سازمان را به حالت بيگانگي از هم هدايت مي كند و تعلق و پيوستگي را كاهش مي دهد.

به سبب آثار ناگواري كه از نظامهاي ديوانسالاري حاصل مي گردد، هم اكنون تلاش بر آن است كه از شمار رده هاي سازماني بكاهند و ساختارهاي عمودي و مرتفع را به ساختار تخت و افتي كم لايه مبدل گردانند. 

ويژگيهاي نمايان بالندگي سازمان

از بررسي تعريف هاي گوناگون سازماني شده مي توان به شماري از ويژگيهاي كه خاص برنامه هاي بالندگي سازماني است و با خصوصيات برنامه هاي آموزشي عادي تفاوت ژرف دارند، دست يافت به گفته «ديويس» و «نيواستوم» برنامه بالندگي سازماني داراي ويژگيهايي است كه عنوان آنها را مي توان در نمودار زير يافت.

از ديدگاههاي گروهي ديگر از صاحبنظران، بالندگي سازماني از ويژگيهايي به شرح زير بهره مند است.

1. يك برنامه بالندگي سازماني كوششي است دوربرد، برنامه ريزي شده و پايدار كه بر پايه يك راهبرد سراسري استوار است و مي كوشد تا با تشخيص منطقي و منظم دشواريها و با بسيج همه نيروها و منابع موجود در اختيار، به اجراي يك برنامه دگرگوني دست بزند. براي آنكه برنامه بالندگي سازماني در يك سازمان برزگ ريشه گيرد و سودمند افتد، زماني در برابر دو تا سه سال نياز است.

2. يك رايزن (يك يا بيشتر از يك) به كار گرفته مي شود و آن رايزن با نظام سازماني پيوندي يگانه برقرار مي سازد، رايزن مي كوشد تا يك پيوند همكاري با برابري نسبي با اعضاي سازمان پديد آورد. رايزن نقش مشوق دگرگوني در سازمان را بر دوش دارد و براي آنكه خود را به سلسله مراتب سازماني پيوسته سازد، با همه رده ها و واحدهاي سازمان در ارتباط قرار مي گيرد. آشكار است كه رايزن همواره با مديريت سازمان پيوند نزديكي دارد.

3. دخالتهاي بالندگي سازماني سرشتي خاص دارد كه خود بازنگريستن، باز شكافي و خود چيره سازي از آن شمار است.

4. دخالتهاي بالندگي سازماني بر اين گمان است كه گروههايي از افراد بر پايه كار و وظيفه به هم پيوند دارند و شكلهايي از پيوندهاي ميان گروهي بر پايه كار را پديد مي آورند اهرمهاي مهمي براي دگرگوني هستند.

5. بالندگي سازماني از يك پايگاه دانش رفتاري بهره مي گيرد و اصول نظري و عملي چندين شاخه علمي مانند روانشناسي اجتماعي، مردم شناسي اجتماعي، جامعه شناسي، روانپزشكي، اقتصاد و علوم سياسي را به كار مي بندد.

6. كانون برنامه بالندگي سازماني دگرگوني نگرشها و يا رفتارهاست. با آنكه بالندگي سازمان فراگردها، روشهاي كار، دستورها و زمينه هايي از اين شمار دستخوش دگرگوني مي گردند. ولي هدف عمده دگرگوني همواره نگرش و رفتار و كاكرد افراد در درون سازمان توجه و تمركز دارد.

اثر بخشي و تندرستي سازماني

براي پي بردن به آماجهاي بالندگي سازماني، شايسته است ويژگيهاي يك سازمان آرماني اثر بخش و تندرست را روشن سازيم. به گفته «بكهارد» يك سازمان اثر بخش را مي توان سازماني دانست كه در آن ويژگيهاي زير پديدار است:

1. همه سازمان، همه پاره نظامهاي عمده آن و همه افراد سازمان كار خود را در راه دستيابي به هدفها طراحي مي كنند و مي كوشند تا به آن هدفها برسند.

2. ريخت سازمان بدنبال وظيفه سازماني پديد مي آيد، بدين معني كه كار وظيفه و دشواري يا برنامه سازماني مقرر مي دارد كه شكل سازماني چگونه باشد و منابع انساني چگونه به كار گرفته شوند و پيوند ميان آنان چگونه باشد.

3. تصميمها از سوي كساني كه در نزديكترين جا به منابع اطلاعاتي قرار دارند، گرفته مي شوند، زيرا هر چه تصميم گيري، به منابع اطلاعاتي نزديكتر باشد، درستي و كاربري آنها فزون تر مي گردد.

4. نظام پاداشها به گونه اي است كه مديران و سرپرستان براي كارهايي از شمار آنچه در زير مي آيد به طور برابر پاداش مي گيرند يا كيفر مي بييند:

سودهاي كوتاه مدت يا بلند مدت در توليد و ساخت

رشد دادن و پرورندان زيردستان

پديد آوردن گروه كاري زنده و زاينده

5. ارتباطهاي بالا به پائين به بالا يا پهلو در سازمان به گونه نسبي باز و گشوده است و همگان از همه اطلاعات مربوط به كار خود آگاهند و از عواطف و احساسات يكديگر باخبرند. ارتباطهاي بالا به پائين به پيوندهاي شبكه اي گسترده تبديل مي شوند و همه كاركنان و جايگاههاي شغلي از اطلاعات متناسب با كار خود آگاه مي گردند.

6. اندازه كوششهاي نامتناسب برد يا باخت ميان افراد يا گروهها در كمترين تراز است. كوشش پيگرد و پيوسته در همه رده هاي سازماني به كار بسته مي شود تا تعارفهاي سازماني را در حد دشواريهاي كه بايد به شيوه گشودن دشواري از ميان برداشت به شمار آورند.

يك شرط بايسته براي هر برنامه اثر بخش و كارساز دگرگوني آن است كه كسي در جايگاه راهبردي و كليدي سازمان نياز به دگرگوني را به راستي احساس كند. در زير شماري از موقعيتها كه در آنها نياز به دگرگوني و به كار گرفتن برنامه بهگشت سازماني احساس شده است، بر شمرده مي شود:

1. نياز به دگرگون كردن راهبرد مديريت

2. نياز به سازگار ساختن فضاي سازماني با نيازهاي فردي و نيازهاي تازه پيراموني

3. نياز به دگرگوني كردن هنجارهاي فرهنگي

4. نياز به دگرگون كردن ساختار و مجموعه نقشها

5. نياز به بالا بردن اندازه همكاري ميان گروهي

6. نياز به گشودن نظام ارتباطي

7. نياز به دگرگون كردن انگيزش نيروي كار

8. نياز به سازگاري با پيرامون تازه

بخش سوم

اهداف

چنانكه در صفحات پيش گفته شد با آنكه بالندگي سازماني، كوششي علمي به نسبت تازه اي است كه از سالهاي پس از جنگ جهاني دوم پديد آمده است و هنوز دربارة بسياري از ويژگيهاي آن توافق كامل ديده نمي شود، ولي هدفهاي نوعي و كلي آن را مي توان چنين برشمرد:

1. بالا بردن تراز اعتماد و پشتيباي اعضاي سازمان از يكدگير

2. بالا بردن بساور مقابله با دشواريهاي سازماني، چه درون گروهي و چه ميان گروهها

3. پديد آوردن محيطي كه در آن اختيار ناشي از نقش رسمي باختيار حاصل از دانش و مهارت شخصي تقويت مي شود.

4. بالا بردن ميزان گشودگي و باز بودن ارتباطهاي افقي، عمودي، و گوشه به گوشه يا پهلو به پهلو

5. بالا بردن تراز شوق و خشنودي شخصي در سازمان

6. يافتن راه چاره هاي خلاق گروهي براي از ميان بردن دشواريهايي كه بسيار فراوان رخ مي دهند.

7. بالا بردن تراز مسئوليت شخصي و گروهي در برنامه ريزي و به اجرا در آوردن كارها.

منابع:

1 - كتاب انگيزه / مولف : جي – ال – ك

2 - كتاب بالندگي سازماني/ مولف محمد علي طوسي  

فهرست مطالب    

فصل اول:1

مقدمه. 1

انگيزش و علمكرد بهتر. 2

براي تعهد رهبري كنيد نه براي اطاعت.. 4

تعهد نه اطاعت.. 5

طرز بيان، ايجاد ارتباط تصويري.. 6

جلساتي كه انگيزه ايجاد مي كنند. 7

كاركنان را در جهت مشكل گشايي به افراد خلاق تبديل كنيد. 8

وقتي كار خودش پاداش است.. 9

پاداش: آنچه كه مي خواهند:9

استرس... 11

اعتماد كاركنان را جلب كنيد. 11

فصل دوم. 13

مقدمه. 13

بخش اول. 14

ريشه هاي پيدايش بالندگي سازماني... 14

بخش دوم. 17

تعريف بالندگي سازماني... 17

ويژگيهاي نمايان بالندگي سازمان. 23

اثر بخشي و تندرستي سازماني... 24

بخش سوم. 27

اهداف.. 27

منابع:28

مدیریت ژاپنی

شركتها، سازمانها و بنگاههاي اقتصادي امروزي در فرايند جهاني شدن ضمن روبه رو شدن با چالشهاي بي شماري مي بايد با رقباي قدرتمند رقابت كنند. از آنجايي كه رقابت پذيري، نيازمند برنامه ريزي صحيح همه‌جانبه براي استقرار سيستم هاي مديريتي به منظورارتقاي بهره وري و كيفيت محصولات و خدمات است، لازم است موسسات با شيوه هاي صحيح مديريت آشنايي كامل را داشته باشند.
مكتبها و نظريه هاي بسياري ازجمله: مكتب كلاسيك، نئوكلاسيك، تئوري اقتضايي، نظريه هاي انگيزشي، تئوري z (مديريت ژاپني)و... در علم مديريت مطرح شده است كه هريك از آنها شيوه خاصي از مديريت را به همراه خواهند داشت، وليكن چنين به نظر مي‌رسد كه ژاپن و شيوه مديريتي آن از آغاز دهه 0691 ميلادي به اين سو توانسته است توجه همگان را به خود جلب كند. ژاپن در دو جنگ جهاني شركت جسته، در يكي كامياب و در ديگري ناكام گشته است. برفراز خرابه ها و ويرانيهاي پس از جنگ جهاني دوم، با دگرگون كردن جهت گيري سياسي خود، در راهي تازه گام گذاشته است و با دست آويختن به نظام نوين مديريتي، فراگرد پيشرفت اجتماعي و اقتصادي را در زماني بسيار كوتاه مي پيمايد. اين كاميابي همه جهانيان را بر آن داشته است كه به بررسي دقيق اين نوع مديريت بپردازند و تجربه اي ازآن حاصل كنند.

الگوي شغلي

تئوري ‌‌Z (مديريت ژاپني)، چگونگي اداره سازمانهاي ژاپني را توضيح مي دهد. ويليام اوچي (WILLIAM OUCHI) بنيانگذار تئوري مزبور معتقد است كه حمايت از كاركنان در تمام دوران خدمت، ايجاد صميميت و تفاهم عميق درميان آنان، اشتراك مساعي در تصميم گيري، مسئوليت مشترك و خودداري از كنترل و نظارت نزديك به كار اعضاي سازمان سبب مي شود كه كاركنان سازمان را متعلق به خود بدانند و صادقانه تمام نيروي فكري و توانائيهاي خود را به منظور بازدهي بيشتر به كار گيرند. براي به دست آوردن تصوير كامل تري از اين تئوري، ويژگيهاي آن را به شرح ذيل موردبحث قرار مي دهيم.
1 - استخدام مادام العمر: هنگامي كه فردي به استخدام يك شركت درمي آيد، درحقيقت او در آن شركت تولد مي‌يابد و همچنان كه هرگز ولادت خود را درخانواده از دست نمي دهد، از حقوق و مزاياي استخدام شدن نيز هرگز بي نصيب نمي ماند كه از آن به «استخدام مادام العمر» تعبير مي شود.
2 - نظام رينگي: واژه رينگي در اصل از دو بخش «رين» به معني «پيشنهاد دادن به بالادست و جلب نظر وي با آن «و» «كي» به معني «انديشه كردن و تصميم گرفتن» تشكيل شده است. درنتيجه نظام رينگي مفاهيم هر دو بخش را در برگرفته است و به معني تصميم گرفتن از راه نوشته و سند به كار گرفته مي شود. بدين صورت كه: مديران رده هاي پايين سازمان روزانه با شماري از تصميم ها روبرو هستند، آنان در سند يا برگه تصميم گيري موضوع موردنظر را به روشني توصيف مي كنند و توصيه خود را نيز براي گشودن آن مشكل عنوان مي‌سازند و سپس آن را به تمام بخشها و دفاتر گوناگون مي فرستند كه اين تصميم با كار آنها پيوستگي پيدا خواهدكرد و مديران اين بخشها پس از بررسي، چنانچه با آن موافق باشند، مهر خود را در كنار آن برگه نقش مي زنند. اين برگه آرام آرام با گذشتن از مسير گوناگون به ميز رياست مي رسد، هنگامي كه رياست شركت هم مهر خود را بر برگه تصميم گيري نهاد، آن برگه به صورت يك تصميم درمي آيد و براي اجرا به مديري كه آن را در تمام آغاز تهيه كرده بود، بازگردانده مي شود.
3 - ارزشيابي و ترفيع بطئي: درشركتهاي بزرگ ژاپني مسير ترفيع و پيشرفت شغلي از يك كارمند جوان با استعداد تا مديريت شركت معمولا" گذر از همه مشاغل عمده داخل را دربرمي گيرد. به عبارت ديگر، ترفيع به كندي صورت مي پذيرد. در مقابل ارزيابيها نيز به صورت جمعي و در درازمدت انجام مي‌شود. بدين ترتيب كه گروهي از سرپرستان كه كارمند را مي شناسند به طور ضمني وي را موردارزيابي قرار خواهند داد.
4 - توجه به تمام جنبه هاي زندگي كاركنان: توجه به كاركنان به معناي نگرشي است كه سرپرست نسبت به كارمندانش دارد. در سازمانهاي آمريكايي، سرپرست كارمند را از ديدگاه كار و وظيفه اش مي نگرد و ممكن است تفحص در زندگي خصوصي او را معقول نداند. برخلاف اين نگرش محدود، توجه عميق نسبت به كاركنان براساس تئوري Z قسمتي از نقش مديريت را تشكيل مي دهد. به اين معني كه مدير به آگاهي يافتن از تمام خصوصيات شخصي كاركنان علاقه مند است.
براساس چهار ويژگي مذكور الگوي شغلي مديريت ژاپني به صورت زير تدوين گشته است: در ابتداي شركتهاي ژاپني كارمندان خود را از ميان فرهيختگان دبيرستانها يا دانشگاهها برمي گزيند. آنان در يك روز مشترك و عمومي و با حقوق و دستمزد مشابه كار خود را آغاز مي كنند و پس از آنكه در مجموعه متنوعي از فعاليتهاي شركت

در بخشهاي مختلف آن به كار پرداختند و لياقت وكارداني خود را براي گروهي از سرپرستان آشكار كردند، به مقام بالاتر دست خواهنديافت. به عبارت ديگر، تازه واردان تنها زماني ازنردبان ترقي بالا خواهند رفت كه اولا" : در بخشهاي مختلف آن فعاليت كرده باشند و ثانيا" موافقت همگاني را در زمينه شايستگي شغلي به دست آورده باشند. بنابر آنچه ذكر شد، سه عامل اساسي براي دستيابي به پايگاههاي بالاي سازمان به ترتيب اهميت عبارتند از: پيشينه تحصيلي دانشگاهي، سابقه ارشديت در خدمت، لياقت و كارداني فردي. در اين الگو بين مسئوليت مدير و زيردستانش خطي به روشني كشيده نشده است و همه اعضاي شركت در تمام سلسله مراتب سازماني به صورت يك مجموعه به هم پيوسته براي دستيابي به اهداف سازماني به فعاليت مي پردازند.درشكل شماره يك اهميت اين مسئله در سلسله مراتب سازمان هاي ژاپن نشان داده شده است.

مديريت در محل

رابطه عاطفي ميان مديران ژاپني و كارمندان به قدري وسيع است كه هيچ مديري در موسسات ژاپني در يك مجموعه دفتري دورافتاده و پشت درهاي بسته مخفي نمي گردد. بلكه همراه با كارمندان خود در قسمتهاي مختلف كارخانه به فعاليت مي پردازد و از انجام امور و مشكلات و نواقص كار، آگاه مي گردد. اين شيوه رهبري، «مديريت در محل» ناميده مي شود.
«هوندا»، مدير بزرگترين شركت ژاپني پس از جنگ جهاني دوم معتقد است كه: «در كف كارخانه دانش بيشتري وجود دارد تا در دفتر كار». مديران ژاپني مي دانند كه دشواريهاي كارخانه به ندرت در پشت ميز يا در اتاق كنفرانس حل مي شود. به آنان توصيه مي گردد: «جايي برويد كه عمل باشد». مديران به محل پديد آمدن مشكل در كارخانه مي روند تا به طور دست اول آن را مشاهده كنند. در آنجا، آنان واقعا" مي توانند بخش ناقص كار را لمس كنند و با همكاران درگير در اين دشواري صحبت كنند. تنها پس از آن است كه مديران مي توانند به طور موثر به حل مشكلات كمك كنند.

هيچ چيز جز تغيير ثابت نيست

گفتن اين جمله كه تغيير امري است ثابت، يك تناقض است؛ اما ازنظر مديريت موفق ژاپني اين صرفا" يك تناقض نماست.
در سال 8491 ميلادي، شركت هوندا كه نمونه كاميابي مديريت ژاپني در آمريكاست، با مسئوليت محدود پايه گذاري شد. در آن زمان شركت، موتورهاي بنزيني كوچك و كاركرده را خريداري و بازسازي مي كرد تا روي دوچرخه ها نصب كند. سال بعد، شركت موفق شد موتورهاي 05 سي سي دوهنگامه خود را بسازد و در سال 1591، با ساخت نمونه اي تازه از موتور چهار هنگامه، يك طرح پيشرفته و ابتكاري را ارائه كرد. هوندا، سال بعد شروع به توليد بدنه، زنجير و چرخ دنده موتورسيكلت كرد و در آخر اين دهه، هوندا به صورت بزرگترين شركت سازنده موتورسيكلت دنيا درآمده بود. پس از اين، در سال 0691، اين شركت وارد صنعت اتومبيل شد. هوندا نمونه اي است از تغيير ثابت و دائمي.

نتيجه گيري

بسياري از محققان دليل مشكلات موجود را قبل از هر چيز به ضعف مديريت نسبت مي‌دهند كه البته كاملا" معقول و منطقي است. مديران درواقع حيات دهندگان سازمان هستند و تصميمات، استراتژي ها و شيوه عملكرد آنها مي تواند موجب كاميابي و يا شكست سازمان گردد. لذا بر ماست كه بهترين و صحيح ترين شيوه مديريتي را در موسسات و شركتهاي مختلف آموزش دهيم.
هم اكنون در سراسر جهان مديريت ژاپني به عنوان نمونه اي از مديريت موفق برشمرده مي شود. اين الگو توانسته است به آنچه كه مازلو در سلسله مراتب نيازها، نياز به همبستگي مي خواند تحقق بخشد. به عقيده مازلو تمام مردم براي همبستگي يا عشق و علاقه اي كه مي تواند به واسطه احساس تعلق به گروه يا سازمان ارضا شود نياز دارند. در زندگي صنعتي امروز، كاركنان معمولا" نياز به همبستگي شان ارضا نشده است، چنين مي پندارند كه هيچ تكيه گاهي ندارند و از اين رو احساس سرگشتگي مي كنند. به نظر «اوكي» اين نياز برمبناي تئوري z و با ايجاد همبستگي ميان كاركنان و سازمان تامين مي شود. البته بايد توجه داشت كه هر نوع الگوي مديريتي با فرهنگ آن مرزوبوم مطابقت دارد و نمي توان آن را به ساير كشورها تعميم داد. مديريت آمريكايي با آن فرهنگ مطابقت دارد و مديريت ژاپني با فرهنگ ملت ژاپن و مديريت ايراني نيز بالطبع از الگوي فرهنگي اين مرز وبوم نشأت خواهدگرفت.
14 اصول مدیریت ژاپنی

۱۴اصول مدیریت ژاپنی :

۱. هدف

۲.تغییر ذهنیات مدیران

۳. مواد ارزان قیمت

۴.ترغیب کارکنان برای اینکه تولید داشته باشند

۵. رهبری در سازمانها نه ریاست

۶.ترس از بین برود

۷.ربط واحدها با همدیگر نه انجام امور توسط هر بخش در یک مسیر مجزاء

۸.شعار بی محتوی ندهیم

۹.به آمار و ارقام و کمیت توجه همیشگی نشود

۱۰.احساس غرور و لذت از کار

۱۱.خود اصلاحی

۱۲.از همه کارکنان کمک بگیرید

۱۳.بازرسی باید کلی و از دور و همیشگی باشد

۱۴.همکاری خواستن از افراد در گرفتن تصمیمات

دوست گرامی مشکل عدم پیشرفت یا روند نه چندان شتابان در کشور ما ناشی از کوتاهیدر کدام یک از اصول فوق است و

به نظر شما تشابه اصول فوق با آموزه های دینی ما چگونه است .

خواهشمندم برای آگاهی خودمان نظراتتان را بفرمائید.

 مدیران آمریکایی به طور زیرکانه همواره علاقمند هستند تا روش مدیریت ژاپنی را بررسی و کشف کنند که ژاپنی ها چه کارهای متفاوتی انجام می دهند . چه عاملی ژاپنی ها را به سوی موفقیت رهنمون می سازد . آیا فرهنگ است ؟ محیط است یا مهارتها ی مدیریتی یا عقاید مردم ؟

استادان مدیریت و مشاوران مدیریتی این موضوعات را بررسی و نظریاتی را ارائه داده اند.

یک نظریه مشهور را در اوایل سال 1980 توسط ویلیام اوچی ارائه شد که شامل  بررسی او بر روی ویژگهایی سازمانها به عنوان مبنایی برای مقایسه متمرکز بود . اوچی یک سری ویژگیها و خصوصیات روشنی را برای سازمانهای ژاپنی عنوان می کند . استفدام دائمی ، ارزیابی و ارتقاء تدریجی ، مکانیزم های کنترلی ضمنی ، تصمیم گیری های جمعی ، مسئولیت جمعی و نگرانی و وابستگی کل نگر برای همه کارکنان .

از سوی دیگر خصوصیات ذاتی سازمانهای آمریکایی شامل استفدام موقتی (کوتاه مدت) ، ارزیابی و ارتقاء سریع ، مکانیزم های کنترلی مستقیم و صریح ، تصمیم گیری های فردی ، مسئوایت فردی و تفکر جزء نگرانه برای کارکنان می باشد.

اوچی مکتب جدید مدیریتی را در آمریکا به نام تئوری Z ارائه داد. او اعتقاد دارد که برخی از خصوصیات سازمان های ژاپنی می تواند به طور موفقیت آمیز در سازمانهای آمریکایی نسخه برداری شود.

تئوری Z در واقع یک ترکیب است که در حقیقت شامل بهترین مفاهیم هر دو مکتب است .

تئوری  Z :

-         تاکید بر مهارت های بین فردی و نیاز برای تعاملات گروهی

-         تاکید بر تصمیم گیری جمعی اما مسئولیت های فردی

-         تاکید بر روابط غیر رسمی و دموکراتیک برپایه اعتماد

-         نگریستن به افراد به عنوان یک کل و نه به عنوان عوامل تولید

-         با اینکه برنامه ریزی بسیار مورد توجه است اما شاخص های کمی به طور کلی مورد توجه قرار نمیگیرند.

پاسکال و آثوز راهبرد متفاوتی از اوچی را بیش گرفتند . آنها یک مدل ساختند تا بر اساس 7 متغیر شرکتهای ژاپنی و آمریکایی را ورد تجزیه و تحلیل و بررسی قرار دهند . یک دسته به نام  HARDS’s  شامل ساختار ، استراتژی و سیستم ها. دسته دیگر به نام SOFTS’s شامل مهارت ها ، کارکنان ، اهداف فرعی و روش ها است . بدون اینکه به طور جدی و استادانه در مورد این مفاهیم و تعاریف و منطق پشت سر آنها کار کنیم سخت است که ارزش و اعتبار آنها را مورد ارزیابی قرار دهیم. در این گفته که شرکتهای آمریکایی در قسمت اول بهترین هستند و شرکتهای ژاپنی در قسمت دوم شکی نیست. پاسکال و آثوز که هر دو از پروفسورهای مدرسه عالی بازرگانی بودند درباره تعاملات رفتاری و رفتار با کارگران نمره بیشتری را به ژاپنی ها می دهند .

Cole که بیش از یک دهه درباره کارگرهای ژاپنی مطالعه کرده و  و مشاهدات بسیار خوبی از رفتارها ژاپنی ها و فرهنگ آنها در محیط کار داشته است اظهار میکند که ژاپنی ها در ارتباط برقرار کردن با افراد در محیط کار موفق هستند.

منابع:
1 - دكتر مهدي ايران نژاد پاريزي، پرويز ساسان گهر. «سازمان و مديريت از تئوري تا عمل». موسسات عالي بانكداري، بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران، 0831.
2 - دكتر محمدعلي طوسي، «فراسوي خواستن». نشر شباويز، 4831.

مديريت روابط انساني

مقدمه

مديريت ضرورتي اجتناب ناپذير براي هر سازمان و اجتماع است كه با فرض فقدان آن، رشته امور از هم مي‌گسلد و شيرازه کارها به هم مي ريزد. احراز نقش مديريت و شرط کسب توفيق در آن، مستلزم احراز دانش ها و مهارتهايي است که يکي از مهم ترين آنها روابط انساني در مديريت يعني هنر ارتباطات انساني مي‌باشد و بدون ترديد چگونگي روابط انساني در مديريت، تابع نوع نگرش به انسان خواهد بود.

اهميت و توجه به روابط انساني و نقش غيرقابل انکار آن در جهت اهداف سازمانها و جوامع بشري بر کسي پوشيده نيست ، اين جايگاه بحدي است که بسياري از صاحبنظران علم مديريت ، مديريت را علم، هنر و يا فن برقراري روابط با انسانها معرفي کرده‌اند. در مکتب انسان‌ساز و حياتبخش اسلام نيز تاکيد ويژه‌اي بر روابط انساني و ارتباط صحيح و اصولي و توام با اخلاق حسنه با حفظ کرامت انسان در تمامي سطوح گرديده و در اين رابطه مديران بهتر است نخست ديدگاه اسلام در زمينه مديريت و روابط انساني و ارزشهاي حاکم بر آن را شناخته و پس از شناخت و بررسي خصوصيات و ويژگي‌هاي آن جهت تحقق و عينيت بخشيدن به آن اقدام نمايند.

روابط انساني

روابط انساني از نظر مفهوم شناسي به معناي ايجاد مناسبات انساني سالم، به منظور ارتقاي رضايت خاطر و نيرومند کردن روحيه افراد و ايجاد اشتراک مساعي بيشتر انسانها مي باشد، روابط انساني در مديريت شريان حيات مديريت و قلب تپنده سازمان است، دانش روابط انساني با ايجاد محيط سالم، نشاط انگيز، و آرامش بخش، موجب بيشترين بازدهي باکمترين هزينه مي‌گردد. در پرتو روابط انساني سالم و سازنده، آثار مثبت فراواني نصيب افراد و سازمان مي گردد که برخي از آنها عبارت است از: محيط کاري و سازماني آرام بخش و نشاط انگيز، ارتقاي احساس امنيت روحي و رواني، توانمندسازي روحي کارکنان، افزايش رضايتمندي از کار و زندگي، شکل گيري فضاي همکاري و همياري، ايجاد صميميت، ايجاد زمينه رشد و بالندگي مادي و معنوي، ارتقاي سطح سلامت عمومي و بهداشت رواني، پيشگيري از هدر رفت انرژيهاي مادي و معنوي، جلوگيري از کم کاري و بي کاري پنهان، ارتقاي بهره وري و سطح توليد.

آكيو موريتا، بنيانگذار شركت سوني، مي‌گويد كه :

" در موفقيت شركت‌هاي ژاپني و به ويژه در شركت سوني هيچ سحر يا معجزه‌اي وجود ندارد. رمز موفقيت آنها در شيوه‌اي است كه با كاركنان رفتار مي‌كنند. چراكه مهمترين ماموريت مديران ژاپني اين است كه با كاركنان رابطه‌اي سالم برقرار نمايند. در درون شركت نوعي احساس خانوادگي بوجود آورند به گونه‌اي كه كاركنان و مديران احساس كنند سرنوشت يكسان دارند."

 فلسفه واقعي مديريت در ژاپن چنين است:

 بايد با كاركنان همانند دستيار، همكار يا همتا رفتار كرد و نبايد او را وسيله‌اي براي كسب سود به حساب آورد. گرچه سرمايه‌گذاران مهم هستند ولي آنها تنها يك رابطه موقت يا زودگذر را با شركت تشكيل مي‌دهند. كاركنان اهميت بيشتري دارند زيرا درست همانند مديريت ارشد شركت از اجزاي دائمي شركت هستند."

مدير يكي از كارخانه‌هاي معروف ايراني كه به اهميت بذل توجه به روابط انساني در مديريت پي برده بود، سعي مي‌كرد كه به اين طريق از نيازها، کمبودها و گرفتاريهاي افراد مجموعه مديريتي خويش، آگاه و مطلع گردد و بدين وسيله با آنها همدلي و دلجويي کرده، در حد توان در رفع مشکل ايشان اقدام نمايد، تا انگيزه افراد را براي تلاش و همکاري تقويت کند. حتي وي مثل كارگران كارخانه‌اش در صف غذاي سلف سرويس مي‌ايستاد تا از طريق آشنايي با مشکلات کارکنان، بتواند از مشکلات سازمان نيز آگاه گردد، و با تدابير و اقدامات مقتضي از بروز مشکلات پيچيده و انحراف از اهداف و ماموريت كارخانه جلوگيري كند.

در كشورهاي ديگر نيز از اهميت مبحث روابط انساني غافل نشده‌اند. به طور مثال یكی از شركت‌های معتبر تركیه به نام CEMTAS اعلام كرده كه یك خانواده بزرگ است. به طوری كه پرسنل را تشویق به ارتباط بیشتر در مناسبات و جشن‌های ملی و میهنی می كند. همچنین علاقه‌مند ایجاد رابطه فامیلی بین پرسنل است. در روز ملی درختكاری هر ساله كلیه پرسنل به همراه مدیریت ارشد و عالی شركت در این جشن شركت كرده واقدام به نهال كاری می‌كنند. در ضمن در برخی از روزهای سال كلیه افراد به همراه خانواده‌هایشان در ضیافت‌های شام و مسافرت‌های دسته‌جمعی شركت می‌كنند.

حضرت علي (ع) نيز در زمينه روابط انساني و رفتار با كاركنان فرموده است :

" آن گونه از آنان تفقد نما که پدر و مادر از فرزندانشان تفقد و دلجويي مي‌نمايند".

 به عنوان مثال در صورت بروز واقعه‌اي نظير جشن يا مصيبت، براي هريک از کارکنان، تفقد مدير و حضور وي در مراسم، نمونه‌اي از بذل توجه و تفقد پدرانه به شمار مي‌رود.

با اينكه در مديريت از منظر اسلامي روابط انساني برخي از پيش نيازها و لوازم تحکيم نظير عدالت، اعتماد، نرمي و مدارا، محبت، سعه‌صدر و خيرخواهي را مي‌طلبد، بي‌اعتنايي به آن پيامدهايي منفي از اين قبيل را در پي خواهد داشت: تقاضاي مرخصي‌هاي نابهنگام، ابراز کسالت، بي حالي و خستگي، افزايش ضريب اشتباهات و حوادث کاري، بروز تعارض منافع بين افراد، ايجاد کدورت و دشمني بين کارکنان، افزايش جابجايي‌هاي بي مورد، بي نظمي و سرپيچي از مقررات، افزايش غيبت هاي غير مجاز و اقدام به توجيه آن، آمادگي براي بروز اختلالات رواني، احساس کهتري و درماندگي.

بهداشت رواني

از آنجا كه كاركنان بانك‌ها بیشتر وقت مفید خود را درمحیط كار می گذرانند، ارتقا بهداشت روانی محیط كار به عنوان یكی از مهمترین ابعاد توسعه و بهسازی روابط انسانی توجه خاص مديران دلسوز را به خود جلب نموده است. لذا در ادامه به بررسي مختصر برخي از عوامل مؤثر در بهداشت رواني محيط كار مي‌پردازيم.

شرایط كاری: كار خسته كننده و تكراری و محیط نامطلوب فیزیكی و روانی موجب اختلال در سلامت روانی می‌شود.

ابهام نقش: چنانچه اهداف كاری شخص واضح و صریح نباشد و نتواند با این اهداف وانتظارات و مسئولیت‌های محوله ارتباط درستی برقرار سازد، این حالت موجب بروز افسردگی ، كاهش اعتماد به نفس ، عدم احساس رضایت از وضع زندگی ،عدم رضایت شغلی و كاهش انگیزه شغلی می‌شود.
تعارض شغلی: اگر شخص در محیط كار خود با وظایف یا نیازهایی مواجه شود كه واقعا علاقه‌ای نسبت به انجام آنها نداشته و یا اینكه قبلا تصوری از انجام آن كارها در ذهن نداشته باشد، بین خواسته‌ها و انتظاراتی كه از وي می‌رود تعارض بوجود مي‌آيد.

مسئولیت: هرچه میزان مسئولیت فرد در مقابل دیگران بیشتر شود، باید دقت وزمان بیشتری را در واكنش و برخورد با سایرین صرف كند و درنتیجه استرس وی نیز بیشترخواهدشد.

روابط با مافوق: كاركنانی كه احساس كنند مدير مراعات آنها را نمی‌كند و نسبت به منافع آنها بی‌تفاوت است تحت استرس بوده و بیشتر درمعرض فشارهاي روانی هستند.

روابط با همكاران: فقدان روابط خوب بین همكاران عامل اساسی و محور بی‌اعتمادی بوده و عدم صمیمیت و رقابت ناسالم یكی از تهديدات مهم بهداشت رواني محيط كار مي‌باشد.

ارتباط خانه و محل كار: شرايط اقتصادي جامعه كنونی، رابطه مستقیم بین خانه و كار را بیشتر كرده است. بررسي‌ها نشان داده اگر كارمندی در خانه با مشكلی روبرو باشد بدون شك آن را با خود به محیط كار خواهدآورد و برعكس اگر در محیط كار با مشكلی روبرو شد بی شك آن را با خود به محیط خانه خواهدبرد. در اینجا باید پرسید: اگر ارتباط بين كار و خانه بیشتر باشد آیا مشكل كاركنان كاهش خواهدیافت ؟ شايد بتوان گفت كه اگر مشكل اقتصادی خانواده برطرف شود، كارمند بدون استرس و با روحیه عالی و پرنشاط در سر كار حاضر می شود ودیگر هنگام كار به فكر اجاره خانه، خرید خانه، خرید وسایل ضروری خانه و هزار مساله دیگر نخواهد افتاد.

نتيجه‌گيري و پيشنهادات

با توجه به آثار و پيامدهاي موضوع روابط انساني در مديريت، ضرورت دارد با رعايت نکاتي در جهت غني سازي روابط انساني، فضاي کاري مناسب و مطلوب براي ايجاد همکاري و مهرورزي بين افراد فراهم گردد. برخي از نکات کاربردي در اين باره عبارت است از:

 توجه علمي به تناسب نظام پاداش و تکليف، توجه علمي و عادلانه به نظام تشويق و تنبيه، ايجاد فضاي رقابت مثبت و سازنده، توجه به نظام آموزش بويژه آموزش و نهادينه‌سازي مهارتهاي روابط انساني به مديران، توجه عملي به ايده‌ها و انديشه هاي سازنده افراد.

مديريت تحول در برنامه ريزي منابع سازمان

چكيده

ساليان متمادي برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سيستم‌هاي اطلاعاتي به صورت مجزا ارائه مي شدند و هيچ ارتباطي با يكديگر نداشتند. چنين نرم افزارهايي مورد توجه و علاقه شركتهاي كوچك بود و براحتي نيازهاي خود را توسط اين برنامه هاي كاربردي برآورده مي‌كردند. اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايند مهندسي مجدد فرايندهاي تجاري در سازمانها‌، نياز به انواع مختلف سيستم‌هاي اطلاعاتي احساس شد و توليد سيستم‌هاي اطلاعاتي يكپارچه كه بتواند نرم‌افزارهاي حوزه هاي مختلف از جمله حسابداري‌، توليد ، فروش ، انبار و … را به صورت منسجم و همراه هم به كار گيرد آغاز شد. براي توليد چنين نرم‌افزاريهايي‌، ارائه رويكرد هاي جديدي از جمله معماري مبتني بر client /server و همينطور نرم‌افزارهاي يكپارچه ضروري به نظر مي رسيد. در سال 1992 ساختار يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه توسط ياكاهو و راهالي توسعه يافت . در اين ساختار، به اشتراك گذاري داده‌ها بين كاربران اين امكان را ايجاد مي‌كرد تا بسادگي و بسرعت داده هاي مورد نياز واحدهاي ديگر را در اختيارشان قرار دهند و همچنين مديران بخشهاي ديگر نيز قادر بودند، به صورت يك سيستم جامع و يكپارچه با يكديگر در ارتباط باشند و گزارشهاي مورد نياز خود را از يك سيستم واحد استخراج كنند.

مقدمه
سيستم ERP عبارت است از مجموعه منسجمي از برنامه هايي که براي پشتيباني از فعاليتهاي اصلي سازمان نظير توليد، مالي و حسابداري، فروش و بازاريابي و منابع انساني به کار گرفته مي شود. سيستم ERP قسمتهاي مختلف سازمان را در توزيع و تسهيم اطلاعات و دانش، کاهش هزينه ها و بهبود مديريت فرايندهاي کسب و کار ياري مي دهد.
تجربه نشان داده است كه مهمترين عامل ناكامي در پياده سازي و اجراي اين پروژه ، كاركنان استفاده كننده از نرم افزارها در بخشهاي مختلف شركت هستند . اگر آنها نپذيرند كه ERP روند اجراي كارها و فعاليتهاي آنها را نسبت به سيستم‌هاي قبلي بهبود مي‌بخشد ، در برابر اجراي آن مقاومت نشان مي‌دهند و آن را با شكست مواجه مي‌كنند . بنابراين اجراي مديريت تغيير كه از مباحث عمده در مديريت به شمار مي‌رود، قادر است روند اين ناكامي و شكست را متوقف سازد به همين دليل در اين مقاله به معرفي راهبردهاي مديريت تحول براي اجراي موفقيت آميز ERP با نگرش رفتاري پرداخته خواهد شد.
باوجود مزايايي که سيستم ERP دارد، بسياري از سيستم هاي ERP که در شرکتهاي مختلف به کار گرفته شده اند، شکست خورده و يا به دليل مقاومت کارکنان بسياري از سيستم هاي ERP با مشکلات اجرايي روبرو شده اند. المشادي و زايري ادعا کردند که اجراي اثربخش ERP مستلزم ايجاد قابليتهايي است که از آن ميان به کارگيري راهبردهاي مديريت تحول براي بهبود پياده سازي ERP در سازمان از اهميت زيادي برخوردار است.
اگر چه در بعضي از مطالعات تلاش شده است تا اين مسئله با شناسايي آن دسته از راهبردهاي مديريت تحول، که موفقيت اجراي ERP را تسهيل مي کنند، نشان داده شود، اما هنوز بسياري از سيستم‌هاي ERP با مقاومت و سرانجام شکست روبرو مي‌شوند.

راهبردهاي اجراي ERP
نگاهي گذرا به ادبيات ERP نشان مي‌دهد که راهبردهاي متفاوتي براي اجراي موفقيت آميز ERP به کار گرفته شده است. که اين راهبردها را مي توان در سه گروه زير طبقه بندي كرد:
1. راهبردهاي سازماني:
راهبردهاي سازماني كه براي بهبود اجراي موفق ERP به كار گرفته مي شوند، عبارتند از: استقرار و بهبود راهبرد تغيير، تکنيک‌هاي مديريت تحول، مديريـت پروژه، ساختار و منابع، ايدئولوژي و سبک مديريت.
2. راهبرد هاي فني:
راهبرد هاي فني که براي موفقيت ERP در نظر گرفته مي شوند عبارتنداز: جنبه‌هاي فني نصب ERP، پيچيدگي ERP و زمان و هزينه اجراي ERP.
3. راهبردهاي انساني:
نمونه هاي مربوط به راهبردهاي انساني عباتنداز: نگرش و ديدگاههاي مديران و کارکنان، مشارکت آموزش.

راهبردهاي مديريت تحول براي اجراي ERP
انتخاب راهبرد هاي مناسب تحول اساسي ترين عامل پيروزي يا شكست برنامه هاي تحول به شمار مي آيند. منظور از راهبردهاي تحول آن دسته از فنون و الگوهايي است كه عملا تغيير و تحول مورد نظر را در زمينه‌ها و گستره تعيين شده به وجود مي آورند. به تعبير ساده تر اينها راهكارها و روشهايي هستند كه به وسيله آنها تغيير و تحول مورد نظر پياده مي شود. همانگونه كه در پيش اشاره شد راهبردهاي تحول را مي توان بر پايه گستره و كاربرد آنها در دو سطح خرد و كلان مورد نظر قرار داد. راهبردهاي كلان بر تمامي سيستم سازماني ناظرند و سمت گيري راهبردي (درازمدت، گسترده، بنيادي) دارند. هدف‌گيــري اين راهبــرد‌ها بيشتر دگرگون سازي بافت فرهنگي مجموع سازمان، زير و رو ساختن ساختار، فرايندها و مجموعه ارتباط‌هاي رسمي و غير‌رسمي و همينطور جايگزين كردن فلسفه و شيوه اي نوين در اداره امور سازمان است. راهبردهاي خرد بيشتر متوجه زير سيستم ويژه اي در سازمان است و كاربرد آنها بيشتر در سمت تغيير رفتار فردي و گروهي است. در سطح خرد استراتژي‌هاي تحول عموما در رابطه با چهار زير سيستم سازماني يعني ساختار، فناوري، وظيفه و رفتار به كار گرفته مي‌شوند. بايد بدانيم كه چنين زير سيستم‌هايي معمولا آماج راهبرد هاي كلان نيز قرار مي گيرند. تفاوت كار در اين است كه در سطح كلان معمولا از راهبردهاي چند منظوره بهره گرفته مي‌شود كه همزمان زير سيستم هاي چندگانه را در بر مي گيرند. سطح خرد به برنامه هاي تغيير مشخصي كه زمينه هاي ويژه را مورد نظر دارد اكتفا مي كند. با توجه به موارد فوق مي توان نتيجه گرفت راهبرد‌هاي تحول براي اجراي موفقيت آميز ERP جزء راهبردهاي خرد هستند، زيرا ERP فناوري است كه ساختار سازماني، وظايف و كاركنان را تحت تاثير قرار مي دهد.
راهبردهاي مناسب بهبود(توسعه منابع انساني) به همراه راهبرد هاي اجراي ERP، به طور مشترک منجر به تحول سازماني مي‌شوند. از اين‌رو، براي سازماني که مي‌خواهد از مشکلاتي که در حين تغيير ممکن است روبرو شود اجتناب کند، پاسخگويي به مشتريان داخلي(كاركنان) از اهميت زيادي برخوردار است. براي کمک به مديريت ارشد سازمان به هنگام رويارويي با مشکل سازماني پيچيده اي به نام مقاومت کارکنان در برابر اجراي ERP، پيشنهاد مي شود با تو جه به شكل شماره 1 از چارچوب مفهومي منسجم و فرايندگرايي که شامل سه مرحله: فرمولي كردن دانش، اجراي راهبرد و ارزيابي موفقيت است، استفاده شود. در ادامه به توضيح سه مرحله فوق پرداخته مي شود.

-1 مرحله فرمولي كردن دانش:
اولين گام در مديريت تحول مبتني بر IT، شناسايي، ارزيابي و تجزيه و تحليل نگرشهاي فردفرد کاربران و گروههاي با نفوذ در مورد تغيير است. اين تجزيه و تحليل بايستي پاسخ سوالات زير را مشخص كند:
-1 چه گروهها و افرادي در مقابل تغيير (اجراي ERP) مقاومت مي کنند؟
-2 آنها چه خواسته و نيازي دارند؟
-3 آنها داراي چه عقايد و ارزشهايي هستند؟
-4 علائق آنها چيست؟
پاسخ به سوالات فوق نقطه شروع خوبي در تعيين علل و منابع مقاومت کارکنان در برابر اجراي سيستم ERP محسوب مي شود.
طبق تحقيقات هالتمن عقايد و ارزشهاي کارکنان، شاخص تعيين كننده‌اي براي ارزيابي دلايل مقاومت در مقابل تغييرات است. براي مثال، بعضي از کاربران ممکن است با وجود اينكه دقيقا نمي دانند با به كارگيري سيستم ERP چه تغييراتي در شغل و فعاليت آنها به وجود خواهد آمد، مسائلي را درباره ناآشنائي با کامپيوتر، پيش بكشند و يا ادعا كنند که آنها طي سالهاي متمادي کار خود را بدون استفاده از سيستم ERP در حد اعلا انجام داده اند. حتي گروه ديگري از کاربران ممکن است بر روي ارزشهايي همانند اهميت وجود قدرت و ساختار هاي سلسله مراتبي که ممکن است با آمدن سيستم جديدي به نام ERP به خطر افتند و ناديده گرفته شوند، تاکيد كنند.

-2 مرحله اجراي راهبرد:
مديران مي توانند از اطلاعات جمع‌آوري شده در مورد کاربرهاي بالقوه در مرحله قبل براي ايجاد راهبرد هايي که به بهترين نحو مي توانند در زمينه غلبه بر مقاومت کاربران در برابر سيستم ERP به کار گرفته شوند استفاده و تا آنجايي که ممکن است کارکنان را براي انطباق با آن متقاعد كنند. فرايند انطباق سه سطحي (Three-Level adaption process ) [فکرکن- احساس کن- عمل کن] چارچوب خوبي براي تشريح اين مرحله ارائه مي كند.
در تلاش براي تغيير نگرشهاي کاربران بالقوه نسبت بهERP، مديريت ابتدا بايد تلاش کندتا شناخت و نگرش کاربران در مورد ERP را تحت تأثير قرار دهد.
راهبرد اصلي براي رسيدن به اين هدف، ارتباطات است. يکي از راهبردهاي موثر ارتباطي،آگاه کردن کاربران بالقوه از مزاياي ERP است. همانطور که مي دانيم بازاريابان موقع برقراري ارتباط با مشتريان معمولاً در خصوص مزاياي محصول صحبت مي کنند و به ساير ويژگيهاي آن کمتر مي پردازند تا مشتري را مجاب به خريد آن محصول كنند. مديريت ارشد نيز به شيوه فوق مي‌تواند از طريق اطلاع رساني در خصوص مزاياي ERP براي کارکنان آگاهي موثري به کارکنان بدهد، با اين وجود مديريت بايستي در خصوص انتظارات کارکناني که واقع نگر نيستند، هوشيار باشد، زيرا ممکن است با مقاومت شديد از سوي آنها روبرو شود.
راهبرد ارتباطي ديگر عبارت است از توضيح کلي در خصوص اينکه سيستمERP اجرا شده چگونه کار خواهد کرد. انتظار مي رود کاربران ERPاگر با چگونگي کار كردن آن آشنا نباشند، در استقبال از آن بي‌ميلي(مقاومت ) نشان دهند.
از آنجايي كه آموزش گروههاي کاربر مختلف در مورد چگونگي کارکرد سيستمERP براي ايجاد آگاهي کاربران از اهميت زيادي برخوردار است. مديريت بايد چگونگي کارکرد ERP را به کاربران بالقوه توضيح دهد. به عنوان مثال مديريت بايد داده ها و ستاده هاي عمومي سيستم را مشخص کند، واحدهايي را که داده ارائه خواهند کرد را تعيين و ميزان دانش کامپيوتري لازم براي اجراي (عمليات) سيستم را مشخص كند. در همه موارد آنچه که بيشترين اهميت را دارد، اين نكته است کــه کارکناني که مسئوليت اجراي اين راهبـــردهاي ارتباطي را بر عهده دارند بايستي داراي مهارتهاي کافي باشند (Aadurani ,1999) تا آگاه كردن كاركنان مسير درستي را بپيمايد.
دومين قدم در فاز اجراي راهبرد، نفوذ کردن به جزء عاطفي نگرشهاي کارکنان است. اولين راهبرد که در اين زمينه به وسيله مديريت مي تواند مورد استفاده قرار گيرد، کاهش هزينه است. اگر مديريت مي‌خواهد که کاربران با سيستم جديد انطباق حاصل كنند، پس در آن صورت هزينه انطباق کاربران بايد در حداقل نگه داشته باشد. علاوه بر اين، اگر عاملان تحول، کاربران را متقاعد كنند که ستاده نهايي آنها از فرايند انطباق مثبت خواهد بود، در اين صورت آنها با انگيزه قوي تري سيستم جديد را قبول و با آن انطباق پيدا خواهند کرد. راهبرد حداقل کردن هزينه، بايد به شيوه اي توسعه داده شود که هم بر فردفردکارکنان و هم بر گروههاي با نفوذ تأثير كند. در سطح فردي، سيستم ERPبايستي هزينه پيش بيني شده براي هريک از کارکنان را به منظور ايجاد يک نگرش انطباقي مثبت حداقل كند. براي مثال اگر کارکنان فکر کنند که سيستم ERP فرصتي براي ارتقاي شغلي آنهاست، در آن صورت آن را با تمايل بيشتري مي پذيرند و هزينه هاي اضافي به حداقل مي رسد. به همين دليل افراد به احتمال زياد علاقه خود به سيستم ERP را تقويت خواهند کرد. همچنين گروههاي با نفوذ در سازمان نيز به جنبه هزينه اي اجراي ERP توجه مي‌نمايند. مثلاً، مارکوس مطالعه موردي را ارائه کرد که در آن سيستم جديدي اجرا شده بود که يکي از پيامدهاي آن تغيير توازن قدرت در سازمان بود و به همين دليل اين سيستم با مخالفتهاي گسترده از سوي افراد و گروههاي با نفوذ مواجه شد كه در نهايت اين مخالفتها منجر به شکست سيستم جديد شد.
راهبرد ديگري که مي تواند کمک موثري به انطباق نگرش کاربران با سيستم جديد كند، تمايز است. ادراک کارکنان از تمايزسيستم ERPدر قياس با ساير سيستم‌ها به دليل كيفيت و كارايي بالاي آن مطمئناً تأثير مثبتي بر نگرش آنها به اين سيستم خواهد داشت. بنابراين اگر سيستم‌هاي ERP داراي کنش کاربري (USER INTERFACE) ضعيفي باشند كه كيفيت اين سيستم را در نظر كاركنان پايين بياورد، در آن صورت بايد تدبيري انديشيده شود تا اين امر باعث بروز مشكل نشود. به طور کلي کاربران سيستم به طور علمي و دقيق ويژگيهاي کيفي سيستم را اندازه گيري نمي کنند، بلکه هر کاربري ادراک مناسب خود را درباره سيستم، مبتني برتجربه واقعي خود (يا تجربه اي كه به طور اجتماعي به وجود آمده است) ايجاد مي‌کند.

بخش آخر در فاز اجراي راهبرد مرحله ايجاد انگيزه است. اخذ تأييد و حمايت مديران ارشد اولين راهبرد است که در اين مرحله مي تواند مورد استفاده قرار گيرد. به کارگيري اين راهبرد حمايت رهبران از گروههاي با نفوذ را درپي خواهد داشت. براي موفقيت در بسيج نگرش مديران ارشد، مديريت بايستي بر تلاشهايش به منظور حداقل کردن هزينه هاي سازگاري گروههاي صاحب نفوذ سرمايه گذاري كند. همچنين متقاعد کردن رهبران گروهها، براي درک اينکه آنها بازيگران کليدي تغيير هستند و با تعهدشان به تغيير، همكارانشان را نيز متقاعد خواهند كرد كه بكارگيري سيستم ERP به نفعشان است، اهميت بسياري دارد.
راهبرد ديگر، زمانبندي دقيق براي معرفي سيستم جديداست. از نظر ويليامز (1982) اگر فرايند بازاريابي براي ارائه کالا در زمان نا مناسب و بدون مطالعه بازار انجام شود، به موفقيت در فروش منجر نخواهد شد. از طرفي «نگرش» يکي از مهمترين عواملي است که بايستي به هنگام زمانبندي مقدماتي براي ارائه يک محصول مورد توجه قرار گيرد. حال شايد اين سوال مطرح شود كه مثال فوق براي اجراي موفقيت آميز ERP چه كمكي به ما مي كند؟ مثال فوق به مديران اجرايي ERP اين قانون آشکار را يادآوري مي كند که تا زماني که كاربران بالقوه نگرش مثبتي به ERP پيدا نكرده اند، نبايد به معرفي سيستم اقدام كرد. براي مثال زماني که بخش مهمي از کارکنان سازمان احساس کنند که با اجراي سيستم ERP موقعيتشان تهديد خواهد شد و يا باوجود اينكه هيچ اعتماد و تمايلي براي قبول سيستم جديد ندارند اما براي قبول آن از سوي سازمان تحت فشار قرار گرفته اند، معرفي سيستم به منظور اجرا، صحيح به نظر نمي رسد، زيرا حل چنين مشکلاتي قبل از معرفي سيستم به اجراي موفقيت آميز کمک خواهد کرد. آخرين و مهمترين نكته‌اي كه در اينجا بايد مورد تاكيد قرار گيرد، اين است كه تعهد مديريت عالي براي موفقيت کل فرايند اجراي ERPبسيار حياتي است.
تغيير مستلزم يک نگرش راهبردي است که موفقيت بلند مدت آن را تضمين کند. در تحقيقي که به تازگي توسط زريري و سيکلاير (1995) انجام شده است، رهبري به عنوان اولين تسهيل کننده در فعاليتهاي کلان تغيير(انتقال) رتبه بندي شده است . اجـراي ERP زمانـي امـکان پذير و عملـي است که مديريت ارشد کاملاً متعهد به پيشقدم شدن باشد.حمايت و تعهد مديريت، راهبرد مطلوبي است که شرايط لازم براي معرفي موفقيت آميز تغييري که با به کارگيري ERP در سازمان به وجود آمده است را فراهم مي كند.

-3 مرحله ارزيابي موقعيت
فرايند نظارت و ارزيابي راهبرد هاي مديريت تغيير به منظور اجراي ERP آخرين جزء (عنصر) چارچوب پيشنهاد شده است. به عقيده نگارنده داشتن سيستم اندازه‌گيري عملکرد براي اطمينان از اينکه ستاده هاي کسب و کار مورد نظر به دست آمده‌اند، به اندازه داشتن يک سيستم نظارت بر پيشرفت فعاليتهاي مديريت تحول ERP مهم است. بنابراين ضروري است که مديريت عالي از تحت كنترل بودن مقاومت و نگراني کارکنان نسبت به ERP اطمينان حاصل کند.
مرحله ارزيابي ، اطلاعات بازخورد را براي مديريت عالي به صورتي پويا فراهم مي آورد و همچنين به منظور مفيد و قابل استفاده بودن، بازخورد بايستي بموقع، دقيق و سيستماتيک باشد.
برمبناي نتيجه مرحله ارزيابي موقعيت، مديريت عالي فعاليت مناسب را انجام مي دهد. با توجه به نتايجي که در اين مرحله (مرحله ارزيابي) به دست خواهد آمد، مديريت عالي فعاليتهاي خود را مورد بازنگري قرار مي‌دهد و سعي در بهبود دادن آنها خواهد كرد. البته بازخورد حاصله ممكن است مثبت يا منفي باشد.
مديريت ممکن است به اين نتيجه برسد که هنوز کارکنان مقاومت زيادي درمقابل تغييرات عملياتي نشئت گرفته از اجراي ERP دارند. در چنين مواردي، مديريت عالي بايستي تمام تلاش خود را به کار گيرد تا بفهمد که چه اشتباهي رخ داده است (چه اشتباهي منجر به زياد بودن مقاومت شده است). براي مثال ، مديريت عالي ممکن است به شناسايي دوباره نيازهاي کاربران واجراي راهبرد هاي مديريت تغيير مناسب براي دست يافتن به تناسب قابل قبول بين اين دو اقدام كند.

نتيجه گيري
در اين مقاله پيشنهاد شد كه براي غلبه بر مقاومت كاركنان در برابر تغيير، مديريت عالي بايستي اقدامات زير را انجام دهد:
-1 مطالعه نيازهاي کاربران و دلايل مقاومت بالقوه آن در برابر تغيير؛
-2 رويارويي با موقعيتها از طريق راهبرد‌ها و تکنيک هاي مناسب به منظور معرفي موفقيت آميز ERP ؛
-3 ارزيابي وضعيت فعاليتهاي مديريت تغيير.
همانطور كه قبلا گفته شد، اجراي موفق ERP مستلزم مطابقت راهبردهاي مناسب براي غلبه اثربخش بر منابع مقاومت (عادتها، خطرات و ريسک‌هاي ادراک شده) است. نگرش پيشنهاد شده نشان داد که چگونه اين هدف ممکن است حاصل شود.
براي تحقيقات آينده الگويي براي بررسي رسمي پيشنهاد مي شود.( شکل 2) اين مدل براساس ادبيات مربوط به اجراي ERP است. ايده هاي مطرح شده در اين مقاله در شکل فوق خلاصه شده اند که چارچوبي را براي ايجاد بدنه ترکيبي از دانش در حوزه اجراي ERP ، فراهم مي‌آورد.

منابع:

1- SAP and business process re-engineering, Ian Martin and YenCheung, Business Process Management, Journal, Vol. 6 No. 2, 2000, pp. 113-121.

2- Supply-chain re-engineering using enterprise resourceplanning (ERP) systems: an analysis of a SAP R/3 implementation case, MajedAl-Mashari and Mohamed Zairi , International Journal of Physical, Distribution & Logistics, Management,, Vol. 30 No. 3/4, 2000, pp. 296-313.

3- http://www.moujmag.com/Archive/Web/n5/n5010.htm

4- 2005 ERP Change Management Survey, Gallup leadershipinstitute & Deloitte Consulting LLP
5 - زمرديان، اصغر- مديريت تحول(راهبردها، كاربرد و الگوهاي نوين)- سازمان مديريت صنعتي- سال 1373- ص 113