چكيده:

در این مقاله به طور خلاصه تاثیر تکنولوژی اطلاعات بر مدیریت مجموعه در کتابخانه ها و همچنین روی نقش کتابداران شرح داده می شود. عوامل موثر مدیریت مجموعه در کتابخانه ها و تاکید بر این نکته که ما نیاز به تغییر سیاست مدیریت مجموعه داریم بحث خواهد شد. در این مقاله سعی شده پیرامون  فراهم کردن اطلاعات و دسترس پذیری قالبهاي الکترونیکی مختلف مثل منابع پیوسته ، دیسک فشرده ، منابع اینترنتی و وب سایتها همراه با معیارهای ارزیابی آنها و همینطور در مورد سودمندی دروازه های موضوعی و مقایسه ساختار هزینه منابع الکترونیکی متفاوت بحث شود.
 
مقدمه: 
تغییرات ،  قانون طبیعت است، همانگونه که هم اکنون در کتابخانه ها شاهد آن هستیم کتابخانه ها نیز  معاف از تغییرات نیستند. این نوشته محاسبه ای است از سرعت گسترش فناوریهای اطلاعات که تقریبا روی تمام فعالیتهای کتابخانه ها موثر هستند . چند دهه قبل ، موقعی که لنکاستر در مورد "جامعه بدون استفاده از کاغذ"[1]  صحبت کرد این عقیده مسخره به نظر می رسید. ما یک قدم به طرف جامعه بدون کاغذ می رویم جامعه ای که بیشتر کتابخانه های بزرگ خصوصاً کتابخانه های تخصصی بودجه جداگانه ای جهت گسترش مجموعه الکترونیکی اختصاص می دهند. این مسیر پیموده شده آغاز جایابی یک مجموعه بزرگ با پستهای گسترده ، دارای اهمیت بزرگی برای کتابخانه هااست. در این زمان چنین کتابخانه هایی می توانند نیازهای کاربران را با مجموعه خود برآورده کنند. اما امروزه در یک محیط الکترونیکی جایگاه فیزیکی اطلاعات نسبت به دسترسی به اطلاعات دارای اهمیت کمتر است  (1994 , Harloe and Budd) 

گسترش مدیریت حافظه مجازی:
گسترش مجموعه و مدیریت مجموعه  دو واژه ای که اگر چه با هم متفاوتند ولیکن تقریبا مترادف مورد استفاده قرار می گیرند.  گسترش مجموعه ، انتخاب و فراهم آوری مواد  کتابخانه  با توجه به نیازهای جاری و احتیاجات آینده   ، اما مدیریت مجموعه چیزی فراتر از ساختن مجموعه به تنهایی است . مدیریت مجموعه  شامل مدیریت استفاده از مجموعه ، ذخیره سازی ، سازماندهی ، و در دسترس پذیر ساختن آن برای کاربران است. نمونه و الگوی کتابداری به طور واضح تغییر پیدا کرده و نقش کتابداران ،  گوناگون و متفاوت شده است. در حال حاضر کتابداران بیشتر علاقه مند به مدیریت مجموعه اند تا گسترش مجموعه . آنها بیشتر به عنوان یک مفسر اطلاعات عمل میکنند تا یک گزینشگر. آنها به منظور اداره کردن میان برشی سیستم چاپی و سیستم اطلاعاتی الکترونیکی به وسیله به کاربردن مهارتهای برنامه ریزی ، انتخاب ، تحلیل و همکاری مجموعه ، تمایل دارند به جای "مدیران مجموعه"[2] ، "مدیران دانش"[3] باشند.  (1994, Branin)
آگر چه جانشینی "دانش" برای "مجموعه" باعث شده تا توجه و فکوس روی مدیریت چاپی محلی دورتر شود ، با این وجود کتابداران هنوز هم مسئول بررسی تمامی منابع اطلاعاتی جامعه ( چاپی و الکترونیکی) و سپس انتخاب ، سازماندهی ، و نگهداری منابع تشکیل دهنده مجموعه دانش هستند. (Branin , 1994)

 
عوامل موثر بر مدیریت مجموعه:
اخیراً فرایند مدیریت مجموعه چالش انگیز و پیچیده شده است. عواملي مثل تحقیقات میان رشته ای درون حوزه یا میان حوزه ای[4] ، گوناگونی و تغییر نیاز های کاربران ، کثرت قالبهاي مواد که ناشی از پیشرفت تکنولوژیکی و محدودیت های بودجه ای است ، وظایف را مشکل ساخته است.اساس فعالیتهای مدیریت مجموعه شامل تحلیل نیاز کاربران ، ارتباطات بین کتابخانه ای یا درون کتابخانه ای[5] ، گسترش خط مشی ، بودجه ریزی و تخصیص منابع ، گفتگو و مذاکرات قراردادها ، کلان ارزیابی مجموعه ، ریز ارزیابی انتخاب ، نگهداری یا وجین مجموعه ، و ارزیابی سیستم می باشد.(Friend, 2000)  . مجموعه این فعالیتها پیشرفت خواهد کرد همانطور که محصولات ارتباطی و اطلاعاتی جدید امکان دسترسی به اطلاعات ارتباطی را افزایش می دهد.
گلندا تورنتون مدیر کتابخانه دانشگاه دولتی کلولاند مطالبی در مورد تاثیر منابع الکترونیکی بر مجموعه سازی ، گزینش موضوعی ، و اشتراک دارد. او افزایش مجموعه منابع الکترونیکی را پیش ینی می کند و پیشگویی میکند که اهمیت اشتراک به علت تفاوت منابع الکترونیکی نسبت به منابع سنتی افزایش پیدا خواهد کرد. زیرا منابع الکترونیکی به آسانی می توانند تقسیم شوند. (2000, Nisonger). او اضافه میکند که نقش گزینشگران به شدت تغییر پیدا خواهد کرد. که این ناشی از کاهش بودجه محلی تحت کنترل و این واقعیت که انتخاب منابع الکترونیکی گرایش پیدا میکند به یک فعالیت گروهی نسبت به یک فعالیت شخصی .
 
خط مشی مدیریت مجموعه و نیاز برای تغییرات:
 کلمه "خط مشی"[6]  یعنی مجموعه ای از رهنمودهای در نظر گرفته شده و رشد یافته برای مقاصد خاص.  خط مشی به شکل فرمول در آوردن و تنظیم کردن بیانیه ماموریت سازمانی و برنامه استراتژیک در ذهن است. خط مشی مدیریت مجموعه باید پیوند نزدیکی با برنامه های عام  و خاص سازمان داشته باشد. یک خط مشی خوب میتواند در مورد هماهنگی نزدیک میان نگهداری کامند و خدمت که این دو به عنوان وسایل برنامه ریزی برای مدیریت هستند ، اطمینان حاصل کند. و لازم است اولویتی برای سازندگان خط مشی و مجریان آن در نظر گرفته شود. کتابخانه ها وارد عصر الکترونیک میشوند در نتیجه نیاز به خط مشی دسترسی یکپارچه به اطلاعات دارند. به هر حال یک خط مشی دسترسی الکترونیکی باید به منظور بیمه کردن نگهداری اطلاعات و دسترسی همیشگی برای جستجوکنندگان اطلاعات ، یک خط مشی بایگانی هم داشته باشد .
 
 قالبهاي الکترونیکی و ارزیابی آنها:
 هم اکنون تعداد زیادی قالبهاي الکترونیکی که ناشی از ظهور فناوریهای جدید است در دسترس هستند . دیسک فشرده ، مجله الکترونیکی ، کتاب الکترونیکی و شبکه جهانی وب جزء پیشرفتهای اخیر هستند. در واقع قطع بودجه ها و افزایش هزینه مواد باعث شده که منابع الکترونیکی و شبکه ها برای کتابداران جذاب تر شود و آنها نیز بیشتر به سیستم پیوسته ، بانک اطلاعاتی الکترونیکی و کارگزاران تجاری اعتماد و تکیه کنند. پیشرفتهای الکترونیکی آنقدر با سرعت زیاد اتفاق می افتد که نمی توانیم تعیین کنیم که چه قالبی باید خریداری شود ، چه ابزاری هزینه – کارایی[7]  بیشتری جهت استفاده دارد و  چه قالبی هزینه –کارایی بیشتری برای استفاده آینده خواهد داشت.
 
خدمات جستجوی پیوسته[8]:
 اولین شکل ابزار اطلاعاتی الکترونیکی که در دهه 1960 وارد بازار شد ، خدمات جسنجو و اطلاع رسانی پیوسته بود که توسط میزبانانی مثل دایالوگ ، بی آر اس ، اس دی اس   فراهم شد. با استفاده از این امکان ، انکهای اطلاعاتی روی سیستم کامپیوتر میزبان نصب شده و بدین وسیله امکان جستجو برای کاربران شخصی یا کتابخانه به طور رایگان ارائه می شد. کاربران با استفاده از ارتباط تعاملی[9]  و با استفاده از کامپیوتر و کانالهای ارتباطی به وسیله سیستم رایانه میزبان جستجو میکردند. امکان جستجوی پیوسته در ابتدا خیلی گران و هزینه بر بود اما به تدریج از لحاظ هزینه- کارایی و کاربر پسند بودن[10] رشد پیدا کرد. در نتیجه کاربر نهایی به راحتی قادر به جستجو در پایگاه داده ها های پیوسته می شود. خدمات جستجوی پیوسته به دلیل جامعیت اطلاعات که در دسترس قرار دارند خیلی محبوب شدند. بعضی از مشهورترین این خدمات مثل DialogeWeb، OCLC FirstSearch ، STN Easy ، Ovid online and LexisNexis می باشند.
 
معیار انتخاب: 
 بر اساس نظر فوستر (Forrester)و رونالدز( Rowlands) و رولي( Rowley)

Forrester and Rowlands (1998) and Rowley (1998)

نکات مهم زیر باید هنگام انتخاب یک سرویس جستجوی پیشرفته مورد توجه قرار گیرد.

•  شمار بانکهای اطلاعاتی عرضه شده

• امکانات جستجو و بازیابی

• رابط جستجو[11] ( رابط کاربر ساده و پیشرفته)

• ساختار بانک اطلاعاتی و قالب پیشینه

• هزینه

• زمان لازم جهت گسترش امکانات جستجو

• امکان جستجو بین بانکهای اطلاعاتی

• وسایل ارتباطی

• خدمات پشتیبانی

• امکانات اضافی مثل خدمات آگاهی رسانی جاری[12]

 موقع دسترسی به این خدمات کاربر نیاز به آشنایی با رابط جستجو و حق انتخاب انواع جستجو دارد.کاربران باید در ایجاد راهبرد جستجو مهارت داشته باشند. و توانایی موشکافی یک راهبرد جستجو را در حالیکه از این خدمات استفاده می کنند داشته باشند. راندمان و کارایی ، نکته مهمی است .زیرا اگر کاربری برای مدت طولانی از خدمات پیوسته استفاده کند ، مسلما هزینه خدمات بالا خواهد رفت. اگر چه ، قیمت خدمات جستجوی پیشرفته در حال پایین آمدن است. و حتی بعضی بانکها که جهت ارائه خدمات خود حق الزحمه ای دریافت میکردند هم اکنون خدمات خود را بدون هزینه ارائه می کنند.
 
دیسک فشرده[13]:
فناوری دیسک فشرده در اواسط دهه 1980 معرفی و تا دهه 1990 به رشد سرسام آور خود همچنان ادامه داد. از این قالب بیشتر جهت استفاده از منابع مرجع مثل دایره المعارفها ، فرهنگهای لغت ، راهنماها و امثال آن استفاده می شود. اگر چه سرمایه گذاری ابتدایی دیسک فشرده زیاد است اما از آن جهت که از لحاظ شمار کاربران محدودیت ندارد هزینه – کارایی زیادی دارد. دیسک فشرده به دو صورت قابل استفاده است . دیسک فشرده را میتوانیم روی یک کامپیوتر شخصی و بوسیله گرداننده دیسک فشرده استفاده کنیم. همچنین میتوانیم آن را روی یک شبکه محلی نصب کنیم تا شمار زیادی از کاربران بتوانند از آن استفاده کنند. تقاضا برای فناوری دیسک فشرده رو با افزایش است و بیشتر کتابخانه ها عرضه کننده وسایل اطلاعاتی روی دیسک فشرده هستند.
 
معیارهای انتخاب دیسک فشرده:

لاگارديا و هابر (LaGuardia and Huber)

LaGuardia and Huber (1992)

 پيشنهاد مي‌كنند کتابداران به هنگام انتخاب دیسک فشرده به نصب آسان ، قیمت منصفانه ، تکنیکهای خوب پشتیبانی و محدودیتها و شرایط منصفانه مجوز دیسک فشرده توجه کنند .

چاودهاري(Chowdhury)، مامبرتي(Mambretti) و رولي و سلاك(Rowley and Slack)

Chowdhury (1999), Mambretti (1998) و Rowley and Slack (1997)

پيشنهاد مي‌كنند ارزیابی دیسک فشرده براساس موارد زیر صورت گیرد:

•  اعتبار ناشر

• محتوا و پوشش بانک اطلاعاتی

• جاری بودن بانک اطلاعاتی و بسامد روزآمد کردن

• کیفیت فناوری ، شامل بودن راهنمای کاری و پشتیبانی کاربر

• نوع و اقتضاء اطلاعات

• پرمایگی و یا محتوای تخصصی

• درجه تعاملی[14]

• تسهیلات و سرعت دسترسی به اطلاعات

• عمر مفید محصول

• رابط کاربر[15]

• استاندارد کردن

• هزینه

• تسهیلات مورد نیاز

 منابع اینترنتی:
اینترنت به عنوان " شبکه شبکه ها" تعریف شده است. اینترنت در دهه 1990 دورنمای جدیدی را برای جستجو کنندگان اطلاعات باز کرد. اینترنت یک توزیع کننده وسیع و یک وسیله تجاری و محبوب ارتباطات شده است که قابل دسترسی برای میلیونها فرد و سازمان است. در حال حاضر میزان زیادی اطلاعات به وسیله اشخاص و سازمانها از طریق شبکه جهانی وب[16] ، در دسترس ساخته شده است. گروه زیادی از منابع مرجع بدون هزینه روی وب قابل دسترس هستند.
 
معیار انتخاب:
معیارهای انتخاب ابزارهای اینترنتی تکامل یافته از معیارهای تعیین شده برای مطالب چاپی است. اگرچه منابع الکترونیکی نیاز به مجموعه وسیعی از معیارها جهت پوشاندن تغییرات منظمی که در محصولات و روشهای دسترسی آنها اتفاق می افتد دارند. Davis, 1997)( منابع اینترنتی بر طبق موارد زیر ارزیابی شوند: Pratt et al. , 1996)(

•  کیفیت ، چگونگی و اعتبار محتوا

• اهمیت پوشش دهندگان منابع

• جامعیت و تمامیت[17]

• درجه ارتباط اطلاعات

• استفاده آسان

• ثبات و پایداری

• هزینه و حق مولف

• نرم افزارها و سخت افزارهای مورد نیاز

مشکلات استفاده از منابع اینترنتی:
اگر چه اینترنت به عنوان یک ابزار مناسب جهت استفاده پژوهشگران مورد توجه قرار گرفته ، با این وجود اینترنت نیز بدون مشکل نیست. یکی از این مشکلات اطلاعات بازبینی نشده و یا ویرایش نشده ای است که در اینترنت موجود است. علاوه بر این به دلیل کثرت وب سایتهای موجود کاربر نمی تواند لیست کاملی از آدرس آنها را جهت دسترسی مستقیم داشته باشد. در نتیجه جهت جستجو و بازیابی اطلاعات از موتور جستجوها استفاده می کند که در اغلب مواقع ممکن است در بین شمار زیادی از سایتهای بازیابی شده نیاز به انتخاب مجدد جهت به دست آوردن اطلاعات مفید باشد. علاوه بر این به دلیل پویا بودن اینترنت سایتهای بسیاری بدون هیچگونه اطلاع یا هشداری ناپدید می شوند . یکی دیگر از مشکلات اینترنت سرعت پایین دسترسی به اطلاعات است هنگامیکه کاربران زیادی به طور هم زمان به اینترنت متصل می شوند.
 
معیار انتخاب سایتها ی وب:

چاپمن(Chapman)، سينق(Singh)، سپيلر(Spiller) و سويتلند(Sweetland)

Chapman (2001), Singh (2003), Spiller (2000) and Sweetland (2000),

پيشنهاد مي‌كنند هنگام ارزیابی وب سایتها کاربران باید موارد زیر را امتحان کنند و مورد بررسی قرار دهند:
اعتبار : تامین کنندگان مالی سایتها ضامن اصلی جاری بودن و اعتبار سایتها هستند که آنها ممکن است یک سازمان دولتی ، موسسه آموزشی و یا یک سازمان در یک ناحیه موضوعی خاص باشد. که در واقع آنها مسئول قرار دادن اطلاعات روی وب هستند. که  میتواند یک نویسنده شناخته شده ای باشد که از طریق بررسی و کنترل آثار دیگری از او که روی وب موجود است میتوان به اعتبار او پی برد . آدرسهای ایمیل و شماره تلفن نویسندگان و ناشران می تواند در اعتبار دادن به اطلاعات و منابع کمک کند.
هدف، پوشش/ دامنه: سایتهای وب میتوانند در بیان مقاصد خود گمراه کننده باشند. بنابران هدف سایتها باید به دقت مورد ارزیابی قرار گیرد. دامنه و پوشش سایتها نیز لازم است بر حسب تنوع و کیفیت منابع پوشش دهنده آنها بررسی وکنترل شوند.
دقت و درستی: اگر چه دقت سایتها به سادگی قابل تعیین کردن نمی باشد اما بررسی جزئی دقت یک قسمتی از اطلاعات که روی سایت وب عرضه میشود می توانند نشانه ای از دقت آن سایت باشد. یک نشانه مثبت برای سایتهای وب این است که آنها لیستی از منابعی را که اطلاعات خود را طبق آنها عرضه میکنند روی سایت وب خود بیاورند در واقع این دعوتی است برای کاربران به منظور پیشنهاد اصلاح و غلط گیری . همچنین این عمل علامتی است جهت نشان دادن تلاش سایت برای روزآمد کردن خود.
دسترس پذیری: دسترس پذیری یک سایت وب یک مسئله قابل تامل و مهم است . یک سایت وب ممکن است حساس به نرم افزار یا حساس به مرورگر باشد. شمار تصاویر روی سایتهای وب تاثیر مهمی روی سرعت دسترسی به آن دارد. دسترسی به بعضی سایتها نیاز به ثبت نام دارد( جهت هزینه  و ورودیه ) بنابراین کاربر جهت دسترسی به سایت می تواند رمز عبور خود را وارد کننند.
تسهیلات: تسهیلات در واقع آسانی استفاده از سایتها و به دست آوردن دسترسی به اطلاعات مرتبط است.به عنوان مثال بعضی پایگاههای اطلاعاتی روی وب ، اطلاعات تمام متن ارائه میکنند. این پایگاهها، امکاناتی مثل جستجوی مجاورتی ، محدودیت کلمه همجواری، اصطلاحنامه های پیوسته و نمایه های موضوعی ارائه میکنند.
آرایش و ترکیب: آرایش و طراحی سایتها و اینکه کاربران به راحتی بتوانند در سایت مورد نظر هدایت شوند ، در مرحله دوم اهمیت در مورد محتوا و مضمون سایتها قرار دارد. به هر حال ، نمایش و ارائه ضعیف محتوا می تواند یک مانع محکم جهت پذیری و استفاده سایت باشد.
یکدستی: هر صفحه از سایت وب لازم است از الگوها و قاعده های شبیه پیروی کند. اگر چه این قاعده اغلب به وسیله طراحان صفحات وب رعایت نمی شود. 
جاری بودن: جاری بودن اطلاعات نکته خیلی مهمی در مورد موضوعاتی مثل علوم و تکنولوژی است. منابع الکترونیکی به طور طبیعی بیش از همتای چاپی خود روزآمد می شود. تاریخ روز آمد کردن صفحات وب باید در آنها نشان اده شود.
بایگانی: مواد چای می تواند برای مدت زیادی نگهداری شوند اما یک نکته با اهمیت در مورد منابع الکترونیکی این است که آیا مواد در این قالب می تواند بایگانی شود یا نه .
مجوز: شناخت الزامات و مسئولیتها و تعهدات مجوز الزامی است .
هزینه: بسیاری تامین کنندگان مالی سایتها بوسیله موسسات تجاری از طریق اشتراک یا خریداری در دسترس هستند . بعضی از این وب سایتها اطلاعاتی را ارائه میکنند که روی دیسک فشرده یا از طریق منابع پیوسته نیز در دسترس هستند . هر قالب لازم است مورد امتحان و بررسی قرارگیرد تا مشخص شود که کدام قالب هزینه – اثربخشی بیشتری دارد.
 
جستجوی موضوعی روی اینترنت:
اخیرا تعداد زیادی از متون و منابع از طریق اینترنت در دسترس هستند که یک جستجوگر در اغلب اوقات نیاز به صرف زمان زیادی دارد تا بین اطلاعات بازیابی شده  ، دست به انتخاب اطلاعات مرتبط بزند. جهت حل این مشکل ، متخصصان اطلاع رسانی و کارشناسان موضوعی ، یک دروازه موضوعی خلق کردند که شامل منابعی با کیفیت بالا روی یک موضوع هستند .از جمله این دروازه های موضوعی می توان به چند مورد اشاره کرد : (BUBL Link www.bubl.ac.uk/link)  پوشش دهنده موضوعات آکادمیک(biz/edwww.bized.ac.uk)   مرکز توجه آن تجارت است و  (www.sosig.ac.uk social sciences)که در مورد علوم اجتماعی است .
 
 
مهمترین معیارهای دروازه های موضوعی: 
دروازه های موضوعی[18] : ( Spiller, 2000) و(Bradley ,1999)

• جمع آوری شده بوسیله متخصصان اطلاع رسانی و کارشناسان موضوعی هستند که وظیفه جمع آوری و سازماندهی منابع اطلاعاتی وب را برعهده دارند.

• شامل منابعی با کیفیت بالا و کمیت نسبتاً کم و گزینشی هستند.

• هدف و توجه اصلی آنها روی گروه شنوندگان خاص است و از معیاهای ارزیابی صریح و روشن جهت انتخاب منابع استفاده می شود.

• تاکید اصلی آنها بیشتر روی محتوا و مفهوم منابع اطلاعاتی است نسبت به جایگاه آنها.

• شامل اطلاعات با ارزش و روزآمد است اما روز آمد کردن آنها نسبت به موتور جستجو کمتر است.

 معیار انتخاب بین قالبهاي الکترونیکی:
هنگامیکه مواد در قالبهاي مختلف الکترونیکی تولید می شود ، فرایند انتخاب نیز پیچیده تر می شود. کتابداران برای  انتخاب رسانه اطلاعاتی پویا و جدید نیاز به خط مشی انتخاب دارند .  بعضی نکات مهم جهت ارزیابی این منابع در موقع انتخاب در شامل : (Spiller , 2000)
 
بسامد استفاده[19]: منظور از بسامد استفاده ، بسامدی است که احتمالا یک پایگاه داده ها ویژه یا یک وسیله اطلاعاتی مورد استفاده قرار میگیرد. منابعی که بسامد استفاده از آنها کمتر یعنی تقاضای کمتری برای آنها است ، اگر به شکل الکترونیکی باشند از طریق میزبان پیوسته درونخطی در دسترس قرار می گیرند و اگر به شکل چاپی باشند ، از طریق امانت بین کتابخانه ای در دسترس هستند . اما منابعی که بسامد استفاده آنها بالاست لازم است در شکل دیسک فشرده خریداری شوند زیرا هزینه – کارایی دیسک فشرده بالاتر است.
شمار استفاده کنندگان: اگر یک منبع بسامد تقاضای زیادی بوسیله تعداد زیادی کاربر داشته باشد بهترین انتخاب برای تهیه این منبع به شکل دیسک فشرده است.  یک مزیت دیگر دسک فشرده ، این است که دیسک فشرده به دو صورت قابل استفاده است . دیسک فشرده  ممکن است به صورت مستقل در دسترس تعدادی کمی کاربر جهت استفاده از پایگاه داده ها قرار گیرد و یا ممکن است به عنوان قسمتی از یکسری پایگاه داده شبکه ای  از طریق یک سیستم شبکه ای در دسترس قرار گیرد. مورد استفاده دوم جهت نگهداری و نیاز برای پشتیبانی فنی به هزینه بالایی نیازمند است . این هزینه به همان اندازه ای است که جهت تامین وجه دوره ای جهت بهبود و ترفیع سیستم مورد نیاز است.
امکانات جستجو:  نسخه الکترونیکی که اجازه جستجوی خودکار یک منبع را میدهد احتمالاً به نسخه چاپی ترجیح داده میشود که به طور واضح این مورد بیشتر د رمورد اطلاعات مالی و کتابشناختی به کار میرود.  اگر چه بعضی از پایگاه داده ها از جمله مدلاین  که به شکل دیسک فشرده و با حجم و گنجایش بالاا آنقدر بزرگند که نیاز به یک میزان زیادی زمان جهت جستجو دارند.
دسترس پذیری:  بعضی نشریات چاپی در دسترس مشتریانی است که نسخه الکترونیکی آن نشر را خریداری می کنند . مشتریان باید جهت دستیابی به نسخه چاپی ، نسخه  الکترونیکی آن را بخرند تا با صرف هزینه کمی نسخه چاپی آن را هم در دسترس داشته باشند . این در مورد بسیاری مجله های الکترونیکی صادق است . این موقعیت ممکن است تغییر کند اما تا زمانیکه این عمل انجام شود کتابدارن باید به فکر پرداخت اضافی دو برابر برای دو نسخه از یک محصول شبیه ( مگر اینکه هر دو واقعاً مفید باشند ) باشند خصوصاً موقعی که بودجه کتابخانه در حال کم شدن باشد. 
بایگانی: دوام منابع الکترونیکی و اینکه آیا آنها می توانند برای یک مدت طولانی بایگانی شوند یک مسئله مهم و قابل توجه است  . یک کتابدار باید به این مسئله توجه کند که چه اتفاقی خواهد افتاد موقعی که سخت افزار یا نرم افزار مورد استفاده جهت دسترسی به مواد قدیمی تر منسوخ شود.
ماهيت حوزه موضوعی: اگر مرکز توجه و استفاده روی یک میزان کمی از منابع متمرکز شده باشد فراهم آوری منابع به شکل چاپی یا به شکل دیسک فشرده ممکن است ترجیح داده شود. اما اگر مرکز توجه کتابخانه گوناگون و چند رشته ای باشد   به طور طبیعی دسترسی به اطلاعات از طریق کارگزاران پیوسته ممکن است هزینه – کارایی بالاتری داشته باشد.
 
ساختار قیمت قالبهاي متفاوت: 
دو فاکتور مهم جهت ساختار قیمت برای منابع اکترونیکی وجود دارد . یکی از آنها "access vs ownership"   و دیگری "fixed vs variable fee"  است. مقایسه مستقیم رسانه های داده شده در جدول 1 تا حدودی معتبر است همانطور که کاراکترها و صفات ویژه آنها متغیر است.(Bertha, 1998)
 
نتیجه گیری : 
در محیطهای الکترونیکی امروزی ، گسترش مجموعه به مدیریت مجموعه تبدیل شده است. کتابداران باید به عنوان مدیران دانش عمل کنند و مهارتهای برنامه ریزی ، انتخاب ، تجزیه و تحلیل و هماهنگی مجموعه را به کار بگیرند. تا بتوانند در مورد اشتراک منابع چاپی و الکترونیکی مدیریت کنند. کتابدارن باید به  دسترس پذیری و قابلیت استفاده از قالبهاي الکترونیکی گوناگون توجه کنند تا بتوانند بهترین اطلاعات را به تمام کاربران در کمترین زمان ممکن ارائه دهند. وب ، منابع جدیدی در مورد مدیریت مجموعه در سراسر جهان معرفی میکند.
منابع چاپی نیز مشکلات خاص خور را دارند. به طور مثال دسترسی به" انتشارات خاکستری"[20] که تا حد زیادی ناشناخته هستند و سریعاً خارج از چاپ می شوند. انتشارات خاکستری موادی هستند که به صورت رسمی منتشر نشده اند و معمولاً در بازار نمی توان آنها را تهیه کرد و معمولاً از نظر کتابشناختی به سختی می توان آنها را ردیابی و پیدا نمود. به طور مشابه منابع الکترونیکی نیز به طور ذاتی مشکلاتی دارند. که مهمترین آنها تخطی از حق کپی رایت می باشد. هرچند در مقایسه با منابع چاپی ، منابع الکترونیکی جهت تشخیص ، سفارش ، دریافت و دسترسی آسان هستند. علاوه بر این با تغییر روی تاکید بر دسترسی به جای مالکیت بیشتر کتابخانه ها در حال تغییر روش خود در زمینه مدیریت مجموعه و فراهم کردن خدمات اطلاعاتی خود هستند. پیشرفت تکنولوژی این امکان را به ما میدهد تا منابع الکترونیکی تولید کنیم که بتواند نیازهای چند بعدی کاربران را فراهم کنند و کاربران از این منابع نسبت به منابع چاپی گذشته راضی تر هستند

منبع:

Singh, S.P. Collection management in the electronic environment.
Managing Library Finances. Volume 17 Number 2 2004 pp. 55-60, Copyright © MCB University Press ISSN 0888-045x

ديده کمروئي در کودکان مي تواند آنها را از جمع و فعاليتهاي اجتماعي دور کند. چنانچه اين مسئله در دوران کودکي رفع نشود تأثيرات خود را در دوران بزرگسالي نشان خواهد داد. براي آشنائي با علل و راهکارهاي رفع کمروئي، اين مقاله را مطالعهبفرمائيد...

كمروئي در بين كودكان بسيار شايع است و بسياري از والدين را نگران مي كند كه چطور با اين مسئله كنار بيايند. در اين مقاله راهكارهايي جهت غلبه بر كمروئي ارائه شده است .ابتدا علل كمروئي را ذكر مي كنيم.

•  عــــوامل زمينه ساز ژنتيک
• رابطه دلبستگــي كمتــر بين والدين و كــودك
• ضعف در اكتساب و يادگيــري مهارت هاي اجتماعــي
• برخورد خشن خواهـــر و بــرادر با کودک
• دست انداختن كـــودك و مـــورد انتقاد قــــرار دادن شديد او.

جنبه هـــاي مثبت و منفـــــي كمـــــروئـــــي

كودكان كمرو كمتر درگير رفتارهاي غير اجتمائي مي شوند، چون اينگونه كودكان به نظرات ديگران راجع به خود اهميت مي دهند و هميشه مراقب و نگران رفتار خود هستند.جنبه منفي كمروئي اين است كه كودكان كمرو كمتر به انجام مهارت هاي اجتمائي مي پردازند و دوستان كمتري دارند. آنها بيشتر از انجام ورزشها و نمايش كه باعث مي شود در مقابل ديگران قرار گيرد پرهيز مي كنند. در اين صورت اين كودكان اعتماد به نفس پائيني دارند و اندوهگين و مضطرب هستند.

نقش والــــديــن در غلبــه بــر كمروئــــــي کــودکـــان

در اينجا پيشنهاد ميشود كه حداقل براي يك ماه، تا حد امكان راهبردهاي متعدد را بكار برده و مواردي را كه به نظر ميرسد اثر بخش هستند، ادامه دهيد.

۱. براي كودك از زماني صحبت كنيد كه در آن هنگام شما نيز رفتاری خجالتي داشته ايد.

وقتي كودكان از خجالتي بودن خود احساس شرم مي كنند در اين هنگام است كه عزت نفس خود را از دست مي دهند. والدين در اين مورد مي توانند به كودك خود كمك كنند يعني به آنها بگويند كه: "ما هم در اين شرايط امكان داشت خجالت بكشيم." و به آنها بگويند كه چطور شد رفتار اجتمايي پيدا كردند و بر رفتار خجالتي خود چيره شدند. كودكان چون تصويري خداگونه از والدين خود دارند، با آگاهي يافتن از چنين مطلبي در مورد خجالتي بودن خود احساس بهتري پيدا مي كنند.

۲. براي فرزندان خود توضيح دهيد كه رفتار اجتماعـــي براي آنها چه فايده هاي دارد.

كودكان وقتي بدانند انجام يك رفتار سودمند است، تمايل پيدا مي كنند تا آنرا انجام دهند. والدين تجارب شخصي خود را براي كودكان بازگو ميكنند. مثلا: "براي اينكه معلم بشوم، مجبور بودم بر كمروئي خودم غلبه كنم، چون معلم شدن نيازمند اين است كه فرد بتواند هر روز با افراد تازه صحبت كند".بدين صــورت والدين مي توانند رفتار اجتماعي را به كودكان خود بازگو كنند.

۳. هنگامي كه كودكان از برقراري ارتباط و تعامل داشتن ابراز ترس مي كنند، با آنها همدردي كنيد.

یكي از راههايي كه مي توانيد براي غلبه بر ترس فرزندان اقدام كنيد اين است كه:احساس آنها را درك كنيد و با آنها همدردي كنيد. مثلا اگر بخاطر كمروئي از رفتن به فوتبال امتناع مي كند در چنين موقعيتي والدين بگويند كه: "احساس نگراني و خجالت و ترس تو را درك مي كنم. من خودم گاهي دچار اين احساس مي شوم". وقتي كودكان مي بينند كه احساس آنها براي ديگران مهم است در اين صورت سعي مي كنند بر ترس خود غلبه كنند.

۴. از اين كه برچسب خجالتــــي به او بزنيد جدا خودداري کنید.

گاهي اوقات والدين در حضور ديگران كودك خود را خجالتي مي نامند و كودك با برچسب خجالتي بودن مواجه مي شود. در اين صورت نقش خجالتي را بازي مي كند و واقعامي پذيرد كه خجالتي است. والدين اگر مي بينند كودك، خود در جمع زياد صحبت نمي كند به ديگران اجازه ندهد كه او را خجالتي بنامند. بلكه بگويد: "كودك من گاهي طول مي كشد تا گرم بگيرد". و كودك خود را تشويق به صحبت كردن بكنيد.

۵. مدل يا الگويي از رفتار معاشــــرتي را آماده كنيد.

والديني كه مي خواهند كودكشان رفتار اجتماعي داشته باشد خودشان بايد رفتارهايمعاشرتي خود را بيشتر كنند. دوستان و اقوام را بيشتر دعوت كنند، با همسايگان ديدار كنند و در مراكز خريد با افراد تازه و يا با افراد غريبه كه خوشايند به نظر مي آيندصحبت كنند. از آن مهمتر، با كودكان هم سن كودك خود صحبت كنند و در بازي هاي آنها شركت نمايند. شايد كودك شما در ابتدا با اين رفتار شما برآشفته شود ولي به مرورزمان به اين شيوه معاشرتي عادت خواهد كرد.

۶. فـــــرزندان را با موقعيت و افـــــراد ناآشنـــا مــــواجه سازيد.

هر قدر كودكان خجالتي با افراد ناآشنا تعامل بيشتري پيدا كنند، كمروئي آنها سريعتركاهش مي يابد. قبل از اينكه كودك را براي تعامل داشتن هل دهيد، صبر كنيد تا با موقعيت جديد و افراد آن عادت كند. او بايد كم كم به افراد اعتماد كند و ارتباط خود را گسترش دهد. هر قدر بيشتر امكان دارد فرزند خود را با موقعيت ها و افراد بسيارگوناگون مواجه سازيد. آنها را در كنار كودكان كم سن و سال قرار دهيد زيرا بعضي ازكودكان خجالتي وقتي با كودكان كم سن تر تعامل پيدا مي كنند، اعتماد به نفس بيشتريپيدا مي كنند. سعي كنيد اين موقعيت ها در منزل باشد زيرا اين كودكان در منزل بيشتر احساس اعتماد پيدا مي كنند.

چرا قصه می گویی؟
اگر از آن معلم هایی هستید که فکر می کنند کلاس، جایی است که بچه ها باید در آن با لذت کار کنند، قصه گفتن در کلاس را می پسندید. امتحان اش کنید. لذت بخش خواهد بود؛ هم برای شما و هم برای بچه ها.
اما اگر فکر می کنید شادی برای بچه ها آب و نان نمی شود، خوب است بدانید که هواردگاردنر که خیلی روان شناسی آموزشی بلد است می گوید: " یکی از راه های ایجاد توانایی راه بری در بچه ها، این است که مجبورشان کنیم با صدای بلند یک قصه تعریف کنند. به این ترتیب، آن ها افق دیدشان را گسترش می دهند، تخیل شان را تقویت می کنند، و خودشان را برای زندگی پیش رویشان آماده می کنند. 
آموزه های دینی هم، از داستان های استعاری استفاده می کنند تا مجموعه ی امکانات و محدودیت های یک ذهن هوش مند را هم آهنگ کنند.
داستان ها، تنها وسیله ی سرگرمی نیستند. آن ها می توانند تجربه های ما را اصلاح کنند و به تغییر و رشد ما کمک کنند.

چطور در کلاس مان قصه های جذاب تعریف کنیم.
هر معلمی شیوه هایی شخصی برای قصه گویی دارد. بعضی از معلم ها دوست دارند با حرکات سر و دست داستان تعریف کنند. عالی است. اما اگر داستان ها را سر راست و بی ادا، اصول هم تعریف کنیم می توانند همان قدر جذاب و مؤثر باشند. اجازه ندهید " ترس از نمایش بازی کردن " جلوی کارتان را بگیرد. نگران نباشید که شاید بچه ها به شما بی توجهی کنند یا بی نزاکت شوند. اگر شما آرام و آسوده باشید و از کارتان لذت ببرید، بچه ها هم به شور و اشتیاق شما پاسخ خواهند گفت و به آن ها هم خوش خواهد گذشت.

چند ایده برای امتحان کردن:
1- یک داستان ساده را انتخاب کنید، داستانی که دوست اش دارید و خوب بلدید.
برای بیش تر معلم ها،داستان های واقعی دوران کودکی شان، راحت ترین و دوست داشتنی ترین داستان هایی هستند که می شود تعریف کرد. بچه ها خیلی دوست دارند داستان هایی درباره ی وقتی که معلم شان کوچک بود بشنوند. می توانید داستان خود را با چنین عبارت هایی شروع کنید: " یه بار وقتی که " یا " وقتی من کوچیک بودم " یا مثلاً " تا حالا درباره عروسکم چیزی براتون تعریف کرده ام؟ "
2- تلاش های اول تان را در حد سه تا پنج دقیقه، کوتاه و مختصر کنید. اگر گروه تان ظرفیت توجه بیش تر و طولانی تری داشت، همیشه بعداً می توانید جزئیات بیش تری اضافه کنید.
3- داستان هایی بر مبنای کتاب های مصور و محبوب بچه ها برایشان تعریف کنید. یک کتاب انتخاب کنید که هر سال برای کلاس بخوانید. جزئیات طرح داستانی و سرعت تعریف کردن داستان را از پیش مرور کنید. به این ترتیب، وقتی قصه می گویید، به بچه ها می فهمانید که شما می خواهید برایشان قصه ای تعریف کنید نه این که یک داستان را از رو بخوانید. بعضی از بچه ها تعجب خواهند کرد که شما کتاب تان را کجا پنهان کرده اید، و وقتی شما داستان را از حفظ می گویید آنها شیفته ی این کار خواهند شد. گروه را ترغیب کنید که به شما بپیوندند. بیش تر مواقع این کار موفقیت تان را تضمین می کند. 
4- خودتان را به وقت قصه گویی محدود نکنید. در طول روز فرصت های زیادی برای شما و بچه هاتان هست که در زمان گروهی، در گوشه ی آپارتمان، یا در یک مکان اجراهای نمایشی قصه بگویید.
5- شما هم شکوفا شوید! 
هر چه احساس راحتی بیش تری کنید، آزادتر خواهید بود تا قصه گویی تان را بهتر و طولانی تر کنید. می توانید صدایتان را عوض کنید و شخصیت ها و حالت های مختلف را اجرا کنید؛ یا از صحنه سازی کمک بگیرید. مثلاً یک تکه پارچه را موج دار تکان بدهید تا توفان را نشان بدهید؛ و صداهای خاصی از خودتان در بیاورید که حوادث را در داستان به هم ربط بدهید. بچه ها را تشویق کنید که در همه ی کارها مشارکت کنند.

تنوع و پيچيدگي فعاليتهاي مختلف علمي، اقتصادي، آموزشي و ... در قالب سازمان هاي مختلف و گستردگي ارتباطات درون و برون سازماني در نظام هاي مديريتي امروزي و همچنين شاخصها و عوامل فراوان موثر در رشد و توسعه سازمان ها موجب مي شود تا مديران سازمان ها بيش از هر زمان ديگري نيازمند باشند به سلاح ها و ابزارهاي اطلاعاتي و ارتباطي در عرصه رقابت هاي تجاري مجهز شوند. چالش جهاني ايجاد شده در عرصه مديريت که با ظهور پديده فناوري اطلاعات و ارتباطات رنگ و جلوه اي ديگر گرفته است مهمترين و شايد اثر گذارترين دست يافته بشر در طول چند قرن اخيرمي باشد تا جايي که مهمترين کالاي تجاري قرن حاضر را" اطلاعات" معرفي کرده اند. تاثير مستقيم و غير مستقيم ICTدر کليه ساختار ها و سطوح زندگي عادي مردم و نفوذ و توسعه ابزارهاي اين پديده عصر جديد در پيچيده ترين فعاليتها، موثرترين عامل در راه توسعه تکنولوژيک و به تَبع آن اطلاعاتي بشر بوده است. ظرفيتهاي بالقوه ICTمديران پيشرو را مجاب مي کند تا با نگرشي عميق برابزارهاي اين پديده جهان شمول قابليتهاي بالفعل سازمان خود را به مَنصه ظهور بگذارند. با اين ديدگاه سعي مي شود تا با نگاهي گسترده زمينه هاي بستر سازي ICT و کارکردهاي آن در تحولات درون سازماني و ارتباطات برون سازماني مورد بررسي و تحليل قرار گيرد.

همانطور که مي دانيم فناوري ارتباطات و اطلاعات به مجموع مکانيزمهاي تلفيق کننده و هدايت کننده اي که زمينه هاي کاربردي شدن، به هنگام شدن و گسترش يافتن اطلاعات و داده هاي خام را با استفاده از ابزارهاي ريز پردازنده (تراشه هاي رايانه اي) انجام مي دهند اطلاق مي شود. ارتباط اغلب مديران باICT به دو نوع سيستم محدود مي شود:

 ۱. سيستم هايي که اطلاعات را ذخيره و پردازش مي کنند.

۲. سيستمهايي که ارتباط بين افراد و مشاغل را با سرعت و بسيار کارآمد برقرار مي کنند.

در واقع پديدهICT دو سيستم مديريت اطلاعات و مهندسي اطلاعات را براي مديران به ارمغان مي آورد.

مديران پيشرو هميشه به دنبال فناوري هايي هستند که جريان کار را تسريع و تسهيل مي کند در وقع مديران براي ايجاد ارتباطات موثر مابين سطوح طولي و عرضي سازمان همچنين ساده کردن جريان امور براي جمع آوري و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعاليت سازمان خود ناگزير از شناخت ظرفيتهاي موجود سازمان خود و نياز سنجي ظرفيتهاي تکميلي هستند. استفاده از قدرت اثر ICTدر هدايت سازمان براي پيشتازي در مقابل رقبا امري ضروري و اساسي است. فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي بسياري از عمليات مربوط به سازمان مانند سيستم ها و جريان اتوماسيون را به انجام مي رسانند. بدون شک بايد گفت کهICT موجب تقويت توانايي ها و خلاقيت هاي مديران پيشرو مي شود.

با اين نگرش يک مدير و کارمندان او وقتي ابزارهاي ارتباطي و اطلاعاتي را به ساختار سازمان خود تزريق شدند مي توانند به جاي سخت کارکردن سريعترو با دقت تر از قبل کارکنند ضمن اينکه مدير ميتواند نظارت و مديريت غير متمرکز را تجربه کند . با توجه به اينکه هدف غايي هر رابطه کاري دست يابي به سود تجاري مي باشد مي توان گفت که ارتباط کمي و کيفي با مشتريان با استفاده از اين ابزارها گسترش مي يابد و هزينه هاي جاري و حتي سرمايه اي و امکان سنجي نيز کاهش مي يابد. يکي از مهمترين شاخصه هاي شناخت درست ICTتوسط مديران استفاده يا ايجاد سيستمهاي کارآمد در ساختار سازمان مي باشد با توجه به اينکه هر يک از ابزارهايICT که منطبق بر سيستمهاي مديزيتي باشند مي توانند در بهبود و يا ايجاد نقص در شيوه مديريت و ارتباط با مخاطبان سازمان موثر باشند. بنابراين به جاست که در گزينش سيستمهاي مذکور:

• عملکرد سيستم براي مخاطبان سازمان روشن باشد.
• استفاده کاربران را تسريع و تسهيل شود.
• از انعطاف پذيري بالايي در قبال تحولات تکنولوژيک و يا ساختاري برخوردار باشد.

با اين توضيح مي توان گفت به واقع مديري موفق خواهد بود که فناوري هايارتباطي و اطلاعاتي را منطبق بر نيازهاي سازمان خود طراحي و يا انتخاب کند. در اين صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود به مخاطبان و مشتريان قادر خواهد بود نيازها ي مشتريان را نيز  در تدارک سيستم ها لحاظ کند. به طور مثال استفاده از دستگاه هاي خودپرداز بانکي اين نياز را مي طلبد که آموزش و فرهنگ سازي لازم براي اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از کارتهاي اعتباري گسترش يابد. در استفاده از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات به مديران توصيه مي شود در تعيين ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه اي فراگير درباره همه ابزارهاي موجود اين فناوري آندسته اي را مورد گزينش و ا ستفاده قرار دهند که سبب ايجاد تسهيلات بيشتري در امور اجرايي مي شود. صرفه جويي در زمان را به همراه دارد و موجب کاهش هزينه ها و يا افزايش درآمدها  مي شود. براي معرفي نمونه اي از اين سيستمها مي توان به سيستمهاي تجارت الکترونيک(براي خريد و فروش هاي اينترنتي) و شبکه هاي محلي و يا سايتهاي اختصاصي داخلي(اينترانت وLAN ) اشاره کرد.

بنابراين براي مديريت اطلاعات درون سازماني در ابتدا بايد حوزه هاي اصلي کار را تعيين کرد و به نياز سنجي هر يک از اجزا سازمان پرداخت تا بهترين تکنولوژي موجود برا ساس نيازهاي و ظرفيتها تامين شود. شبکه ها به عنوان شاهرگهاي تجارت نوين و ابزار اساسي استفاده اشتراکي از اطلاعات و برقراري ارتباطات درون و برون سازماني اند. انتخاب سيستم هاي شبکه اي نيز با توجه به تعداد کاربران و امکان دسترسي سريع آنها به بانکهاي اطلاعاتي صورت مي گيرد. تصميمات و کارهايي که بايستي در انتخاب وراه اندازي شبکه هاي درون سازماني توسط مدير انجام شود در مورد تعداد کاربراني است که بايد با شبکه مرتبط باشند که در اين صورت سطح گسترش شبکه بر حسب تعداد کاربران تغيير مي کند.

در بُعد نرم افزاري يک مدير بايد از برنامه هاي نرم افزاري مختلف اطلاعات کافي داشته باشد و بتواند برخي از آنها را در اجراي کارهاي خود مورد استفاده قرار دهد اين قابليت مدير را در انتخاب برنامه هاي نرم افزاري مورد نياز سازمان بسيار کمک خواهد کرد. انتخاب سيستم عامل هايي چون خانواده ويندوز، لينوکس، مکينتاش و ... همچنين انتخاب نرم افزارهاي کاربردي مورد نياز براي بخش هاي حسابداري، اداري، دبيرخانه، طراحي و ... امري است که با دانش و تجربه توام مي تواند تاثير مثبت خود را به جا بگذارد. نوع نرم افزارهايي که يک مدير در فعاليت هاي سازمان خود استفاده مي کند بستگي به ماهيت سازمان دارد اما امروزه اغلب مديران رويکرد مثبتي به نرم افزارهاي اداري توليد شده توسط شرکت مايکروسافت دارند در اين بين بسته نرم افزاري MS OFFICE با امکانات گسترده اي چون واژه پرداز رايانه ايWORD استفاده از صفحات گسترده براي محاسبات با EXCEL و استفاده از پايگاههاي ذخيره سازي اطلاعات باACCESS مديريت پروژه هاي سازماني با MSPOROJECTکه در اختيار کاربران خود قرار مي دهد جايگاه مناسب خود را در امور اجرايي اکثر سازمانها پيدا کرده است نرم افزار IE(INTERNET EXPELORER) و سرويس پست الکترونيکي رايگان HOTMAIL از ديگر نمونه هاي قابل ذکر هستند که مديران مي توانند از آنها در امور سازمان خود استفاده کنند. ولي درکل آنچه اهميت دارد اين است که مديران بايد از نرم افزارهايي که  توسط سازمان هاي مختلفي مورد استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگيرد.

پست الکترونيک به عنوان يک ابزار ارزان، سريع و کارآمد براي ارسال پيامهاي مديريت در قالب الکترونيکي به بخش هاي گوناگون سازمان و يا نقاط گوناگون سراسر جهان است. با استفاده از برنامه پست الکترونيک مي توانيد پيام هاي مورد نظر خود را تهيه ارسال، دريافت ، ذخيره سازي و مديريت کنيد. بهترين شيوه براي  راه اندازي و اجراي پست الکترونيک در هر سازماني استفاده از يک رايانه مرکزي براي مديريت نامه هاي الکترونيکي داخلي و کنترل دائمي ارتباط دائمي يا تلفني با اينترنت است. بسياري از سازمان ها بدون توجه به مشکلات ارتباطات الکترونيکي و بدون ارائه آموزش هاي لازم به کارکنان اقدام به نصب و راه اندازي پست الکترونيک مي کنند مديران سازمان ها بايد توجه داشته باشند که در دنياي ارتباطات الکترونيکي همان قوانيني حکمفرماست که در انتشار قراردادها و ادعانامه هاي مکتوب حاکم است بنابراين يک اشتباه مي تواند خسارتهاي فراواني به بار آورد.

در بُعد سخت افزاري مديريت سازمان مي تواند مهمترين و موثرترين نقش را در توسعه توانمنديهاي سازمان را در بستر ICT فراهم کند.مدير سازمان بايستي با توجه به نيازها و بدون در نظر گرفتن تجملات بهترين و کارآمد ترين ابزارهاي سخت افزاري مورد نياز در سازمان را مورد گزينش قرار دهد در انتخاب ابزارهاي سخت افزاري مدير سازمان به علاوه نيازسنجي حال حاضر بايد در برابر هزينه اي که متحمل مي شود نياز هاي آتي را نيز مد نظر قرار دهد يکي از بهترين راهها در انتخاب ابزار مشاوره با کاربران سازمان مي باشد. بسته به اينکه چه کساني  در چه زماني و چه مکاني و براي چه کاري از اين ابزارها استفاده مي کنند نوع ، کميت و کيفيت ابزارها قابل تغيير خواهد بود.

به طور معمول سخت افزارهاي کامپيوتري پس از يک سال از گارانتي توليد کننده خارج مي شوند و از آن پس تضمين سلامت کاردستگاه با خود مشتري خواهد بود و به همين دليل در هنگام تجهيز سازمان به رايانه و کلاٌ هر يک از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات خريد از شرکتهاي معتبر الزامي است.

در ادامه لازم است تا مدير پس از خريد و راه اندازي هر يک از اين ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهاي موجود را تهيه کند تا در موقع لزوم نسبت به انجام سرويس هاي لازم اقدام شود. يکي از روشهاي توصيه شده در تعيين نوع سخت افزار هاي سازماني نيازسنجي نرم افزاري سازمان و سپس تعيين، تامين و ترکيب سخت افزار با بسته هاي نرم افزاري انتخاب شده براي هر يم از اجزاي سازمان مي باشد.

به عنوان مثال مدير بايد تشخيص بدهد در بخش گرافيک سازمان با توجه به نوع نرم افزارهاي موجود به چه ترکيبي از سخت افزارها نيازمند است. مطمئناً اين نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزينه هاي زائد نقش موثري دارد نمونه هايي از سخت افزارهاي متنوع را به عنوان مثال ذکر مي کنيم. تصميم گيري در مورد اينکه در هريک از بخش هاي سازمان شما از چه مانيتوري(15،17،21 اينچ) استفاده شود و يا مانيتور معمولي باشد يا LCD از عوامل به ظاهر ساده ولي مهم هستند که مي توانند ضمن افزايش راندمان کاري سازمان در کاهش و حذف هزينه هاي غير ضروري موثر باشد.

با تمام اين تفاسير بايد گفت که بستر سازي مطلوب براي توسعه ICT در ساختار سازماني نيازمند شناخت کافي و نگرش مثبت مديران به ضروروتهاي حضور اين پديده در روند فعاليتهاي سازمان است با وجود اين شناخت يک مدير در ابتداي پروسه بستر ساري فناوري اطلاعات و ارتباطات در سازمان خود بايد آيين نامه ها و قوانين درون سازماني را تهيه، آزمايش و ابلاغ نمايد اين آيين نامه هاي اجراييICT در سازمان مي بايد با استانداردهاي تعيين شده از جانب مراجع ذيصلاح و نيازهاي سازماني هماهنگ و همساز باشند. با توجه به اهميت نقش ICT در توسعه و گسترش فرآيندهاي سازماني هر مدير پيشرو و آينده نگر ناگزير از انجام زمينه سازي هاي لازم و انجام مشاوره هاي علمي و فني با صاحبان دانش ICTاست. براي باقي ماندن  مديران در عرصه رقابت هاي اقتصادي و حتي ربودن گوي سبقت از ديگران بايد ابزارها و لوازم مختلف اطلاعاتي و ارتباطي با ديدي روشن و گاهي کامل از نياز هاي سازمان تامين و راه اندازي شوند.

تاريخچه

طبق قانونGuizot (مصوب سال1833)، كليه بخشهاي كشور موظف به تأسيس دانش سراي تربيت معلم پسرانه گرديدند. سپس در سال1879، ضرورت احداث دانش سراي تربيت معلم دخترانه نيز اعلام گرديد. دولت ويشي (Vicgy)، مقارن با اشغال فرانسه به دست آلمانها، به منحل نمودن دانش سراهاي تربيت معلم به واسطه جمهوري خواه بودن هواخواهان آن مبادرت نموده و به عوض اين مراكز، به احداث انستيتوهاي كارآموزي حرفه اي با مدرك ديپلم الزامي براي آموزگاران مبادرت نمود.

پس از جنگ جهاني دوم ( طي سالهاي 1945-1940) و آزادي كشور فرانسه، دانش سراهاي تربيت معلم مجدداً بازگشايي شد.در اين اثنا، داوطلبين با گذراندن آزمون ورودي وارد دانش سرا شده و پس از3 سال آموزش تئوريك و دوره كارآموزي حرفه اي 1 ساله، ديپلم پايان آموزش متوسطه (Baccalaureate) اخذ مي نمودند.طي دهه1960، به واسطه انفجار جمعيت و نياز روزافزون به معملين مقطع ابتدايي، افراد برخوردار از ديپلم متوسطه با گذراندن دوره1 ساله كارآموزي حرفه اي در دانش سراها به تدريس در مراكز آموزش ابتدايي مبادرت نمودند.طي سال 1969، طول دوره كارآموزي در دانش سراها به 2 سال و طي سال1979 به 3 سال افزايش يافت. گفتني است كه دانش سراها، محل كارآموزي حرفه اي مداوم آموزگاران نيز محسوب مي گرديد. به علاوه، انستيتو هاي دانشگاهي، پيرو قانون راهنمايي مصوب ژوئيه1989، از سال1991 ميلادي، عهده دار برگزاري دوره هاي كارآموزي اوليه و ضمن خدمت معلمين مي باشند.

در حال حاضر، جهت ورود به انستيتوهاي دانشگاهي تربيت معلم، برخورداري از مدرك كارشناسي الزامي است. طول دوره تحصيل در انستيتوهاي فوق 2 سال تمام مي باشد. طبق آمار بدست آمده، نرخ تقاضا جهت تحصيل در انستيتوهاي مذكور، از رشد30 درصدي ساليانه برخوردار مي باشد.

آمــــوزش معلميــن مقطــع ابتدايــي

در مقطع آموزش ابتدايي هر معلم مختص يك كلاس آموزشي است، با وجود اين بر اساس توافق معلمين، كلاسها با در نظر گرفتن عناوين دروس آموزشي مي‌توانند بصورت گروهي برگزار گردند.معلمين سطح اول ازطريق برگزاري آزمون ورودي استخدام شده وتحت تعليم آموزش‌هاي تخصصي قرار مي‌گيرند.در پايان اين دوره آموزشي، معلمين جديد براساس علاقه شخصي ووجود پست مورد علاقه آنها در دپارتمان به مدارس ابتدايي يا مراكز آموزش پيش دبستاني جهت آموزش اعزام مي‌گردند.

تا سال 1992، معلمين سطح اول ( معلمين پيش دبستاني وابتدايي)، از ميان دارندگان مدرك ديپلم با حداقل3 سال سابقه تحصيلي در مقطع آموزش متوسطه  انتخاب مي‌گرديد واين در حالي است كه  درحال حاضر داوطلبان جهت گذراندن دوره‌هاي آموزشي به مراكز دانشگاهي تربيت معلم معرفي مي‌گردند. مراكز دانشگاهي تربيت معلم،مراكز آموزش عالي مي‌باشند كه براي معلمين سطوح اول ودوم در نظر گرفته شده وجايگزين ساختارهاي قديمي‌تربيت مدرس گرديده  است.

در پايان سال اول آموزش درمراكز دانشگاهي تربيت معلم (IUFM)، آموزش‌هاي تئوري وعملي به صورت اختياري به دانشجويان ارائه مي‌گردد. از داوطلبان  تدريس در سطح اول، آزمون  رقابتي جهت استخدام به عمل مي‌آيد.پذيرفته شدگان، با عنوان معلمين آزمايشي آغاز  به تدريس نموده و روند آموزشي آنها به دقت مورد نظارت واقع مي‌گردد. طي دومين سال آموزش، مدرك معلمي‌به فارغ التحصيلان اعطا مي‌گردد.

قانون مصوب14 نوامبر1994 به تبيين وتعيين چارچوب كلي محتواي آموزش درمراكز دانشگاهي تربيت معلم (IUFM)مي‌پردازد.گفتني است ساختار اين آموزش بر مبناي تركيب آموزش‌هاي تئوري وعملي طراحي شده است. ارزشيابي نهايي در انتهاي سال دوم بر مبناي نحوه تدريس معلمين در طول 8 هفته تدريس آزمايشي دروسي كه در مراكز تربيت معلم IUFM فرا گرفته‌اند و ارائه پايان نامه اي درخصوص موضوعات عملي آموزش وپرورش،صورت مي‌پذيرد. در صورت موفقيت دانشجويان در اين ارزشيابي، رسماً به عنوان معلم استخدام  مي‌گردند.معلمين سطح اول پذيرفته شده دردوره آموزشي مذكور تحت دوره آموزشي36 هفته اي آموزش ضمن خدمت قرار مي‌گيرند. گفتني است كه آموزشهاي مذكور اجباري نمي‌باشد.

گــــزينش تحصيلـــي

طبق قانون مصوب اوت 1990، گزينش كادر آموزشي مدارس ابتدايي فرانسه به واسطة اجراي 2 نوع آزمون ورودي به شرح ذيل صورت مي گيرد:

الف) آزمون بيروني- افراد شاغل يا غير شاغل برخوردار از مدرك كارشناسي پس از قبولي در آزمون ورودي به عنوان كارآموز انتخاب مي گردند. سپس با طي دورة آمادگي آموزشي 2ساله و دوره كارآموزي حرفه اي در انستيتوهاي دانشگاهي تربيت معلم و اخذ ديپلم مهارت تدريس به عنوان معلم رسمي در مدارس استخدام مي گردند. گفتني است كه اين افراد در صورت عدم موفقيت در اخذ مدرك ديپلم آموزش 2 ساله، از فرصت پرداختن مجدد به كارآموزي تحصيلي براي 1 سال ديگر برخوردار مي باشند كه در صورت عدم موفقيت در اخذ ديپلم، تعهدي در قبال استخدام اين افراد توسط وزارت آموزش و پرورش وجود نخواهد داشت.

ب) آزمون دروني- طي اين آزمون، معلمين ديپلمة ابتدايي با برخورداري از تجربه تدريس3 ساله به شركت در آزمون ورودي مهارتهاي تدريس مبادرت نموده و پس از قبولي در آزمون فوق، تحت عنوان معلم رسمي به تدريس در مدارس مبادرت مي نمايند. بدين ترتيب، سياست كارآموزي مربيان، كوششي در جهت برخورداري كلية مدرسين سطح ابتدايي از مهارتـهاي ضروري تدريس مي باشد.

آمــوزش معلميــن مقطـــع متــوسطه

تــاريخچه

همزمان با تأسيس كالج هاي آموزش متوسطه طي سال1919، مركز آموزش معلمان كالج (CAEC) با ارائه گواهينامة مهارت تدريس، آغاز به فعاليت نمود.طي سال1957، گواهينامة مذكور به گواهينامة مهارت تدريس در مراكز آموزش متوسطه (CAPES ) مبدل گرديد. بدين منظور، انستيتوهاي آماده سازي دانش آموزان جهت ورود به مراكز آموزش متوسطه به عنوان (IPES) تأسيس گرديد.با گسترش آموزش و نياز روزافزون به معلمين مقطع آموزش متوسطه، به منظور تشويق و ترغيب افراد برخوردار از ديپلم مقطع متوسطه جهت انتخاب رشتة دبيري، قرارداد خدمت10 ساله با داوطلبين اخذ مدرك كارشناسي تدريس، منعقد گرديد.

گفتني است دانشجويان مذكور از حقوق و مزاياي مكفي طي سالهاي تحصيلي خود برخوردار مي گرديدند.با اين حال، به واسطة عدم كفايت نرخ فارغ التحصيلان انستيتوهاي آماده سازي آموزش متوسطه، طي دهه هاي1970-1960، از افراد ليسانسيه به عنوان معلمين كمكي جهت اشتغال به تدريس كمك گرفته شد.

طي سال1983، سياست استخدام افراد ليسانسيه جهت تدريس در مراكز آموزش متوسطه متوقف گرديد و اين در حالي است كه مجدداً از سال1991، اتخاذ گرديد.پس از اعمال اصلاحات در حوزه آموزش و تصويب قانون Lathy طي سال 1975، با احداث كالج هاي واحد، از3 گروه از معلمين به شرح ذيل در ساختار آموزش متوسطه دعوت به كار به عمل آمد:

۱- معلمين آمـــوزش عمومــي كالــج ( PEGC) با 21 ساعت تدريس در هفته

۲- معلمــين بـــرخــوردار از گـــواهينامه تـــدريس با 18 ساعــت تــدريس در هفتــه

۳- معلمين برخوردار از مــدرك استادي ( Prof – Agrege) با 15ساعت تدريس در هفــته

لازم به ذكر است ديپلم استادي (Agregation) كه از جمله افتخارات نظام آموزشي كشور فرانسه محسوب مي گردد، به آن دسته از فارغ التحصيلان تحصيلات تكميلي اعطا مي گردد كه پس از گذراندن مقطع كارشناسي ارشد و قبولي در آزمون ورودي مدارس عالي آموزش معلمان ENS- كه مركز تربيت كادر دولت كشور فرانسه مي باشد- به كارآموزي علمي و فرهنگي مبادرت مي نمايند.

آمــوزش معلمين فنــي و حـــرفــه اي

همانند معلمين مقطع آموزش ابتدايي ،داوطلبان تدريس در مقطع آموزش متوسطه فني و حرفه اي مي‌بايستي ازحداقل مدرك كارشناسي(مداركي كه پس از3 سال تحصيلي در دانشگاه ها به فارغ التحصيلان  ارائه مي‌گردد) يا ديپلم 3 ساله دانشگاهي مأخوذ از يكي از دانشگاههاي اتحاديه اروپا،يا يك مدرك دانشگاهي 4 ساله ازكشور ديگر برخوردار باشند.پس از استخدام معلمين از طريق گزينش يا مصاحبه، مي‌بايستي  زمان ورود به موسسات  دانشگاهي آموزش معلمان مشخص گرديده و  دروس آموزش بيشتر و مشكل تري جهت  تدريس موضوعات آموزشي  مورد علاقه، مورد مطالعه قرار گيرد. در پايان سال اول موسسات  دانشگاهي آموزش معلمان، داوطلبان به حضور در آزمون رقابتي مبادرت نموده و به كسب گواهي نامه‌هاي ذيل نائل مي‌آيند:

۱ـ گـــــواهينامه مهارت تدريس در مقطـــع آمــــوزش متــوسطه (CAPES)

۲ـ گــــواهينامه مهارت تدريس در رشته تــربيت بدنــي (CAPEPS)

۳ـ گـــــواهينامه مهارت تدريس در دروس فنــي (CAPET)

۴- گــــواهينامه مهارت تدريس در كالج فنــي و حــرفه اي كه مــوضوع تدريس عمومــي‌و حرفه اي در آن مشخص است. (CAPLP2)

۵ـ گـــــواهينامه Agregation كه مختص دارنــدگان مدرك علمي‌Matrise يا يك ديپلم معادل يا يكي از4مدرك علمـــي‌فـــوق الذكر مي‌باشد.

آندسته از دانشجوياني كه به گذراندن امتحانات رقابتي با موفقيت نائل مي‌آيند ،به عنوان معلمين آزمايشي استخدام شده وحقوق دريافتي آنها معادل حقوق معلمين رسمي‌پرداخت مي‌گردد. وزير آموزش وپرورش ملي نيز به اعلام نتايج،استخدام رسمي‌داوطلباني كه در مصاحبه هيأت علمي‌پذيرفته شده اند، مبادرت مي‌نمايند معلمين مقطع آموزش متوسطه به عنوان كارمندان دولت محسوب گرديده و در يكي از سه گروه مدرسين ذيل قرار مي‌گيرند :

Profesreurs agreges، Professeurs Certifiesc> Professeuers des ecoles>

كليه مدرسين مقطع آموزش فوق از36 هفته آموزش ضمن خدمت برخوردار مي‌گردند.همانند مدرسين بخش عمومي، مدرسين بخش خصوصي طرف قرارداد با مركز نيز معمولاً از ميان دارندگان مدرك كارشناسي يا ديپلمي‌ كه موفق به گذراندن تحصيلات دانشگاهي3 ساله گرديده اند،گزينش مي‌شوند.

آمــوزش اساتيــد دانشگاهــي (IUFM)

انستيتـــوهاي دانشگــاهـــي آمــــوزش معلمـــان

انستيتوهاي دانشگاهي آموزش اساتيد،معلمين مقطع آموزش پيش دبستاني تا مقطع آموزش متوسطه اعم از آموزگاران دبستان،اساتيد كالجها و معلمين مقطع آموزش متوسطه رادربرميگيرد. دانشجويان انستيتوهاي دانشگاهي آموزش اساتيد با تشكيل پرونده و انجام مصاحبه وبر مبناي برخورداري از مدرك كارشناسي (ديپلم متوسطه به‌اضافه آموزش تكميلي 2 ساله) استخدام میگردند.

از سال1990،در هر آكادمي وابسته به يك دانشگاه،انستيتوهاي دانشگاهي تربيت معلم آغاز به فعاليت کرده اند.انستيتوهاي مذكور كه جزيي از آموزش عالي به شمار آمده و تحت نظارت وزارت آموزش و پرورش و آموزش عالي قرار دارند،عهده دار مسووليت كارآموزي (آموزش) اوليه و ضمن خدمت كادر آموزش و پژوهشي در زمينة آموزش ميباشند.مدير انستيتوهاي فوق از سوي شوراي اداري پيشنهاد شده و توسط وزير آموزش و پرورش انتخاب ميشود.مديريت اين انستيتوها به صورت شورايي بوده و رياست شورا با مدير آكادمي است.از سال1990، دانشسراهاي آموزش معلمان به تدريج به انستيتوهاي دانشگاهي آموزش معلمان تغيير وضعيت داده اند.

ساختار مديريت شورايي انستيتوهاي مذكور به شرح ذيل مي باشد:

- شــــوراي عالـــي آمــــــوزش

- شـــوراي مديـــريت نهــادهاي آمــــوزشي

- نماينـــدگان اتحـــــاديه هــــــاي دانش آمـــــــوزي

- نمايندگــان اوليــاء مـــربيان و پژوهشگــران

آمــــوزش ضمــن خدمت ( دوره‌هــاي آمــوزشــي )  

آموزش ضمن خدمت، آموزشي است كه در آن زمان بيشتري از آموزش (16 تا20 هفته در طي2 سال)  به كار عملي اختصاص مي‌يابد.پس از احراز گواهي نامه مهارتهاي عمومي، برخي از  دانش آموزان به  ادامه تحصيلات خود در جهت احراز  گواهينامه مطالعات حرفه‌اي مبادرت مي‌نمايند. از آغاز سال تحصيلي93/1992 دوره‌هاي كارآموزي خاصي كه به تعيين صلاحيت تحصيلي دانش‌آموزان منتهي مي‌گردد، جهت  آمادگي تحصيلي در مقطع آموزش فني وحرفه‌اي طراحي شده است. در برنامه‌هاي آموزشي فوق، اولويت به رشته‌هاي مهندسي عمران ، هتل‌داري و گرافيك داده شده است.

دانش آموزاني كه موفق به كسب گواهي نامه تحصيلات فني وحرفه‌اي مي‌گردند وارد بازار كار شده و يا به ادامه  تحصيلات خود تا احرازمدرك كارشناسي فني يا فني وحرفه‌اي مبادرت مي‌نمايند. با احراز مدرك كارشناسي فني ،دارندگان (BEP) از شانس موفقيت بيشتري درمقطع كارشناسي و بالاتر از طريق شركت دركلاس سال آخر برخوردار مي‌گردند.