بسم الله الرحمن الرحیم

موضوع :

تحقیق در مورد مستند سازی

تهیه و تنظیم :

دبیر گرامی :

در س کار و فناوری

بهار 1394

مستندسازی و مزایای آن

 مستند سازی درفرهنگ شرکت های مختلف ، با توجه به نوع فعالیت و پروسه اداری ( Workflow ) هر شرکت ، تعاریف مختلفی به خود گرفته است ؛ اما اصطلاح اصلی آن یک واژه عمومی می باشد، شاید بتوان مهمترین هدف مستند سازی را کمک به یک ابزار و یا یک پروسه دانست .

مستند سازی می تواند شامل یکسری اطلاعات مکتوب از مشاهدات، پروژه ها و دستیابی به فناوری خاصی باشد ویا یکسری داده به صورت مدیا تحت هر نوع فرمت مانند صوتی ، تصویری و غیره که فرآورده هر نوع فعالیتی خواهد بود.

  مستند سازی کلاسیک تنها از انباره ای از کاغذ تشکیل شده بود و از مفقود شدن اسناد بر اثر عوامل محیطی و انسانی مانند سرقت ،جعل ،آتش سوزی و غیره بسیار متداول بود اما با گذشت زمان و بوجود آمدن سیستم های مدرن Paperless و یا بدون کاغذ همه روزه ریسک فقدان مستندات به پایین ترین حد خود رسید.

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک

مستند سازی نیز مانند دیگر فرایند های استراتژیک نیازمند پروسه و تکنیک خاصی می باشد که بتوان با تکیه بر آنها مستند سازی مناسبی انجام دهیم . مزایای یک مستند خوب می توان موارد زیر را نام برد:

مولد انرژی برای محصول شما.

   یک مستند خوب به واسطه مشخص سازی موثر ، امکانات کلیدی محصول آینده شما ، می تواند در نقش مولد مناسب انرژی عمل نماید. محصولات زیادی وجود دارند که از تکنلوژی بسیار پیشرفته بهره جسته اند و امکانات عالی را در بر می گیرد اما هیچ یک از کاربران آن محصول به هیچ وجه از آن استفاده نمی نمایند زیرا نمی توانند درک نمایند که چگونه آنها را به کار بگیرند ؛ گاهی حتی نمی دانند که اینچنین امکاناتی در سیستم فراهم می باشد.

محصول شما را با ارزش می نماید.

   یک مستند سازی قوی جزو لاینفک یک پکیچ کامل می باشد ، نه یک محصول سرهم بندی شده و دقیقه نودی !شما محصول خود را با بالاترین ارزش طراحی  می نمایید و به کوچک ترین جزئیات توجه می نمایید. حال نوبت آن می رسد تا استاندارد های مستند سازی را به نوشته خود اضافه نمایید.

 باعث فروش بیشتر محصول شما می شود.

   مستند سازی خوب می تواند وفاداری مشتری را افزایش دهد و تضمینی برای خرید دیگر محصولات شما توسط مشتریان باشد. مستند سازی مناسب می توان ابزار بسیار بُرنده ای برای مارکتینگ باشد زیرا می توان جنبه های مختلف محصول شما را به مشتریان معرفی نماید و کاربرد مناسب محصول را شفاف سازی نماید .

زمان و هزینه پشتیبانی را کاهش می دهد.

درخواست و مشکل جدید بخش لاینفک فروش محصول به مشتری می باشد، که هریک از مشتریان شما پس از خرید تماس گرفته و درخواست خود را مطرح می نمایند و از شما انتظار پاسخ جامع و کارا را دارند؛ کیفیت ارائه خدمات به این گونه از مشتریان ، رابطه تنگاتنگی با هزینه و زمان پاسخگویی به آنها خواهد داشت که یک مستند مناسب پاسخ تمامی این معضلات را دارا می باشد.

باعث تحویل محصول بر حسب توافقات می شود.

   آیا شما سفارش جدیدی از مشتری خود دریافت نموده اید و می خواهید بدانید محصول نهایی مناسب برای مشتری چه خواهد بود؟ مثلا مشتری سفارش یک ماشین در حد فراری را در ذهن داشته و شما یک سدان معمولی را به او تحویل می دهید ؛ مستند سازی کمک می نماید که شما بتوانید در ابتدا به درک بهتری از نیاز مشتری رسیده و توافقات بهتری با مشتری داشته باشید.

انجام کلیه این امور توسط تکنیک و پروسه ای مشخص انجام می گیرد ، مدیریت کلیه این امور و نیز انجام آن  Paperless امری بسیار وقت گیر خواهد بود ضمن اینکه هر یک از مستندات ارزش بدون قیمت برای شرکت دارد و حفاظت از آنها بسیار حساس می باشد.

شرکت آرین افرنگ در راستای بهره مندی بهتر از کلیه تکنیک ها و نیز آسایش مدیران و کارشناسان شرکت ها نرم افزار مدیریت اسناد خود را ارائه نموده است ؛ این نرم افزار به صورت خاص منظوره برای مدیریت اسناد توسعه داده شده است و شعار آن آسایش در ذخیره و بازیابی اسناد می باشد ؛ می توانید در بخش محصولات با تمامی امکانات نرم افزار مدیریت اسنادآشنا شوید.