سیستمهای کنترل موجودی

ERP

ERP چیست؟

کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning یا سامانه تخصیصمنابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی که به بهبود عملکرد سازمانمنتهی می شود را در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی با چندین زیربرنامهکاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچهمی سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خربد قطعات، کنترلموجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابعانسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.

تعریف

ERP سیستمی است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. در ادامه ERP را بر حسب هر یک از این جنبه ها تعریف می کنیم. هدف ERP – هدف از یک سیستم ERP بهبود و تسریع فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان است که برای نیل به این منظورعموماً به مهندسی مجدد فرایندهای سازمان نیاز است.

اجزای یک سیستم ERP

نرم افزار ERP - هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP درعمل بر مبنای زیر برنامه های کاربردی قرار دارد. هر یک از زیر برنامه های کاربردیفعالیتهای عملیاتی بخشی از سازمان را به شکل مکانیزه شبیه سازی می کند. زیربرنامه های معمول نرم افزارهای ERP مدیریت تولید، خرید مواد اولیه، کنترل موجودیانبار،، ارسال مواد به واحدهای تولیدی و ردگیری سفارشات را پوشش می دهد.

فرایندهای کسب و کار کارآمد –فرایندهای کسبو کار سازمان به سه سطح کلی تقسیم بندی می شوند – فرایندهای استراتژیک، کنترلهایمدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردنفرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیتسیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد.

کاربران-کاربران سیستمهای ERP می توانندکلیه کاربران سازمان در هر سطحی از هرم سازمانی را شامل شوند.

معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERP سیستم عامل UNIX می باشد. علاوه بر این Windows NT و Linux دیگر سیستمهای عامل مورد استفاده برای نرمافزارهای ERP اند اما اکثر سیستمهای ERP بزرگ بر مبنای سیستم عامل UNIX قرار دارند. UNIX سیستم عاملی است که در اصل برای استفاده همزمان جندین کاربر طراحی شده وپروتکل ارتباطی TCP/IP را در خود دارد. از دید فنی دلایل زیادی برای توجیه قرارگیری ERP بر روی سیستم عامل UNIX وجود دارد.

محدوده سیستم ERP –محدوده سیستم ERP ازمحدوده سازمانی که ERP در آن پیاده سازی می شود کوچکتر است. بر عکس ERP مرزسیستمهای زنجیره تأمین و تجارت الکترونیک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمینکنندگان ، شرکا و مشتریان سازمان گسترش می یابد. با این حال، عملاً پیاده سازیبسیاری ا ز سیستمهای ERP مستلزم یکپارچه سازی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدودهسازمان است.

تاریخچه ERP

سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. از منظر کسب و کار سازمان ERP حاصل تلفیق فرایندهای تولید با فرایندهاییاست که کلیه ابعاد سازمان را در بر دارند. از منظر تکنولوژیک نیز می توان سیستمهای ERP را تحول یافته سیستمهای قدیمی به معماری سه لایه client-server دانست.

زیر برنامه کاربردی سیستمهای ERP

سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) گستره وسیعی از فعالیتهای لازمبرای بهبود عملکرد فرایندهای داخلی سازمان را در بر دارد. ERP توسط برنامه هایکاربردی با چندین زیربرنامه کاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گسترهواحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی ازمدیریت تولید، خربد قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تاردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینهمدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.

زیربرنامه برنامه ریزی تولید ERP

سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. بسیاری از تأمین کنندگان ERP و شرکتهای مشاور در زمینه ERP ، دانش وتجربه موثری در زمینه زیر برنامه های برنامه ریزی تولید دارند. برنامه ریزی تولیدتلاش دارد استفاده از منابع موجود را بهینه کرده و به این ترتیب کل فرایند برنامهریزی در سازمان از طریق برنامه ریزی تولید تقویت کند. این زیر برنامه نیازمندی مواداولیه، تخصیص بهینه منابع با توجه به داده های تولید و فروش در گذشته و نیز پیشبینی حجم فروش را برای کاربر ارائه تعیین می کند

زیر برنامه خرید ERP

زیر برنامه خرید تأمین مواد اولیه مورد نیاز را برنامه ریزی می کند. این زیربرنامه فرایندهای تعیین تأمین کنندگان بالقوه، ارزیابی تأمین کنندگان، مذاکراتقیمت، ارائه سفارش خرید به تأمین کننده و تهیه صورت حساب را مکانیزه می نماید. زیربرنامه خرید ارتباط تنگاتنگی با موجودی انبار، مدیریت مالی و برنامه ریزی تولیددارد. به عبارت دیگر این زیر برنامه بخش مرکزی مدیریت زنجیره تأمین است.

زیر برنامه موجودی انبار ERP

زیر برنامه موجودی انبار تمام فرایندهای مربوط به نگهداری سطح موجودی انبار راپوشش می دهد. فعالیتهای مدیریت انبار شامل تشخیص نیازمندیهای انبار، هدف گذاری،گزینه ها و راهکارهای کسری قطعات، ردگیری مصرف هر یک از قطعات، موازنه انبار وگزارش وضعیت موجودی انبار است. یکپارچه سازی کنترل موجودی انبار با فروش، خرید ومدیریت مالی به تولید گزارشهایی به موقع و کارآمد از سطوح عملیاتی منجر خواهد شد.

زیرسیستم فروش ERP

درآمد حاصل از فروش محصول برای سازمانهای تجاری به مثابه خون برای اندامهای زندهاهمیت دارد. زیرسیستم فروش فعالیتهایی نظیر دریافت سفارش، زمانبندی سفارشها، حمل ونقل و صدور صورتحساب را در بر دارد. زیرسیستم فروش می تواند با سایت تجاری شرکتیکپارچه عمل کند. بسیاری از زیرسیستمهای فروش ارائه شده از سوی تأمین کنندگان ERP خدمتی به نام پیشخوان الکترونیکی را به عنوان جزئی از یک سیستم ERP ارائهمی دهند.

زیرسیستم مدیریت مالی ERP

هم سازمانهای انتفاعی و هم سازمانهای غیر انتفاعی از پیاده سازی زیرسیستم مدیریتمالی ERP بهره مند می شوند. این زیر سیستم در برخی از ERP ها به عنوان بخش اصلیسیستم مطرح است. زیر سیستم راهبری فعالیتهای مالی، جمع آوری داده های مالی از تمامبخشهای سازمان و تولید تمام گزارشهای مالی مورد نیاز یک سازمان مانند ترازنامه،دفتر کل و گزارشهای مالی فصلی و یا ماهانه را بر عهده دارد.

زیرسیستم منابع انسانی ERP

زیر سیستم مدیریت منابع انسانی یکی دیگر از زیر سیستمهای پرکاربرد ERP است. اینزیر سیستم فعالیتهای مرتبط با پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان سازمان را انجاممی دهد. پایگاه کاملی از داده های مربوط به پرسنل شامل اطلاعات تماس، جزئیات محاسبهو مبنای حقوق و دستمزد، ساعات حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و ارتقا شغلی افراد دراین سیستم تولید و نگهداری می شود. زیر سیستمهای منابع انسانی پیشرفته تر باسیستمهای مدیریت و مستندسازی دانش در داخل سازمان نیز یکپارچه است تا بتواند حداکثراستفاده از تخصصهای موجود را برای سازمان ممکن سازد.

فرآیندهایی که ERP از آن پشتيبانی می کند

فرایندهای مدیریتی سازمان را به سه سطح کلی تقسیم بندی کرده است – فرایندهایاستراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهایجامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخشعمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان بازمی گردد. موفقیت ERP ها در سطوح برنامه ریزی استراتژیک و کنترلهای مدیریتی به تعهدو همکاری مدت مدیریت ارشد سازمان وابسته است.

کمک به کاهش هزینه های عملیاتی

نرم افزارهای ERP به منظور یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار در کل سازمان وزیربخشهای آن و از طریق سیستمی اطلاعاتی که کلیه سازمان را در بر دارد، طراحی شدهاند. مهمترین مزیت ERP ها بهبود هماهنگی بین بخشهای سازمان و افزایش کاراییفرایندها است. نخستین مزیتی که از ERP در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توانانتظارد اشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، کاهشهزینه تولید، کاهش هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است.

تسهیل کارهای روزمره مدیریت

مزیت دیگری که از پیاده سازی ERP در سازمان می توان انتظار داشت، تسهیل انجامروندهای روزمره مدیریتی است. پیاده سازی ERP با ایجاد backbone قوی از انبارهداده ها، دسترسی بهتر و سریعتر به داده ها را برای مدیریت امکانپذیر ساخته و به اینترتیب مدیر می تواند برای تصمیم گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسیداشته باشد.

پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی استراتژیک مجموعه ای است از فرایندهای مشخصی که برای ارزیابی وتشخیص نیازهای و منابع سازمان، تعیین مشتریان بالقوه، تنظیم اهداف و آرمانها،برنامه ریزی و طراحی استراتژیهای هماهنگ بین بخشهای مخالف با تضمین عملی بودن وموفقیت، اجر می شود. این فرایند همچنین ارتباط منطقی بین استراتژیهای اتخاذ شده بانیازها، دارائیها و نتایج به دست آمده را تعریف کرده و فرایند و نتایج آنرااندازه گیری و ارزیابی می کند. بخشی از نرم افزاره ای ERP موجود، عملاً برایپشتیبانی از بخش برنامه ریزی منابع فرایند برنامه ریزی استراتژیک طراحی شده اند،اما در عمل این قابلیت به نوعی ضعیفترین ویژگی ERP هاست ودلیل آن هم پیچیدگی و عدماطمینان بالای برنامه ریزی استراتژیک ونبود یکپارچگی کافی با سیستمهای پشتیبانیتصمیم (DSS) است

مزایای ERP

مزایای سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) را می توان به شکل زیرخلاصه کرد:

• کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل . ..)
• کاهش هزینه سفارشها
• کاهش هزینه تولید
• کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی
• کاهش هزینه حمل و نقل
• کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات
• کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در کارخانه
• کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری برای خرید زمین
• کاهش هزینه ناشی از توقف خط تولید
• فرایند تولید منعطف و قابل تغییر
• کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها مختلف سازمان
• کاهش هزینه ها نهایتاً به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر متهی می گردد
• کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
• افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری
• افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی
• افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظهسفارش تا دریافت و حمل ونقل محصول

نرم افزار تولید ERP طیف وسیعی از فعالیتهایی است که برای بهبود عملکردفرایندهای داخلی سازمان به کار می رود. ERP از طرف نرم افزارهای با چند زیرسیستم کهفعالیتها را در تمام بخشهای سازمان یکپارچه می کنند، پشتیبانی می شود. اینزیرسیستمها شامل برنامه ریزی تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، توزیع قطعات ومواد اولیه و یا ردگیری سفارشها می گردد.

ویژگیهای نرم افزارهای تولید ERP

سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. در حال حاضر طراحی و پیاده سازی نرم افزارهای تولید ERP در مرحله جلوترینسبت به سایر نرم افزارهای ERP قرار دارد. نرم افزارهای تولید ERP داری فرایندهایکاری داخلی هستند که به شکل خاص برای بنگاههاب تولیدی و به منظور مدیریت کل چرخه ازسفارش تا محصول نهایی هستند. این چرخه شامل مراحل مختلفی از جمله تأمین مواد اولیه،برنامه ریزی تولید، تولید، بازاریابی، فروش و ثشخیص و ثبت نهایی عملیات فروش. برخیاز تأمین کنندگان ERP فرایندهای تولید را به شکل الکترونیکی و real-time به مشتریارائه می دهند. سازمان می تواند با کارآمد کردن فرایندها و بهینه سازی چرخه سفاشمحصول و فرایندهای تولید، استفاده از منابع را به حداکثر رسانده و هزینه را کمینهکند

برنامه ريزي منابع مواد (MRP I)

سيستم برنامه ريزي منابع مواد نرم افزاري است که براي مديريت يک فرآيند توليدبکار گرفته مي شود. هدف اين سيستم کاهش نقدينگي مورد نياز براي يک سازمانتوليدکننده مي باشد. بدين ترتيب سود حاصل از سرمايه گذاري افزايش مي يابد. درسازمان هاي توليد کننده مبالغ هنگفتي از نقدينگي در انبارسازي قطعات در حين ساخت ودر انتظار براي اسمبل شدن درگير مي شوند. برنامه ريزي منابع مواد سعي در به حداقلرساندن اين نقدينگي دارد.

ايده اصلي در برنامه ريزي منابع مواد به اين ترتيب است. گروه فروش و بازاريابيتعداد محصولاتي که در آينده به فروش خواهد رساند را پيشبيني مي کند. نرم افزاربرنامه ريزي منابع سازمان بر مبناي زمان پيشبيني شده براي ساخت محصولات زمان آغازتوليد را تعيين مي نمايد. آنگاه سيستم هر يک از محصولات را بر مبناي درخت محصولارايه شده توسط کارشناسان توليد به قطعات آن تجزيه مي کند. زمان سفارش قطعات برمبناي زمان مورد نياز براي دريافت آنها تعيين مي شود. در نهايت جريان نقدينگي موردنياز بر مبناي زمان هاي تعيين شده براي سفارش، اسمبل کردن و تحويل تعيين مي گردد. سيستم برنامه ريزي منابع سازمان مي تواند قطعات مورد نياز براي تحويل يک سفارش رابه توليد کننده اعلام کند. بدين ترتيب اگر سفارش پر سودي تنها منتظر دريافت چندقطعه کم ارزش باشد مي توان براي تهيه هر چه سريعتر قطعات مورد نياز اقدام کرد.

http://www.parstelco.com/mrp.htm

http://jalalkasaei.20m.com

http://www.nazmaranco.com

www.psc.ir/froum