رابطه حسابداري تعهدي و حسابداري نقدي

منبع: راسخون

مقدمه

اغلب استانداردهای حسابداری بخش دولتی، با این فرض تدوین می شود که دولت درگیر فعالیتهای بیطرفانه وغیر انتفاعی است و وظیفه حسابداری دولتی، به گزارش فراغت دولت از بودجه، شرح تامین و مصرف وجوه محدود می-شود و نیازی به محاسبه دقیق نتایج عملکرد و وضعیت مالی دولت نیست. اما اخیراً در بعضی از کشورها، از جمله بریتانیا، زلا‌ند نو و استرالیا، رویکردی به سوی استفاده از مبنای تعهدی کامل در حسابداری بخش عمومی ایجاد شده است.

به منظور تحلیل هزینه و منفعت سیستم حسابداری تعهدی کامل، لا‌زم است نخست آن را بشناسیم و سپس تفاوتهای آن با سیستم حسابداری نقدی و دلا‌یل موافقان و مخالفان هر یک از دو سیستم را مورد توجه قرار دهیم. به منظور شناخت سیستم حسابداری تعهدی کامل، معرفی نمونه ای عملی سودمند به نظر می رسد. از این رو، در ابتدا با الگوی حسابداری تعهدی کامل مورد استفاده در استرالیا آشنا می شویم و سپس به شرح نظر موافقان و مخالفان و نتیجه گیری از مباحث ارائه شده می پردازیم.

 مبانی حسابداری

مبانی حسابداری، انتخاب زمان شناسایی و ثبت درامدها و هزینه ها در دفاتر حسابداری است.

انتخاب هر یک از روشهای شناسایی و ثبت درامدها و هزینه ها، نوعی مبنای حسابداری محسوب می شود که حسب مورد در حسابداری موسسات بازرگانی و موسسات غیرانتفاعی مورد استفاده قرار می گیرد. (‌باباجانی،1385‌)

باباجانی در کتاب حسابداری کنترل های دولتی، انواع مبانی حسابداری را به شرح زیر معرفی می کند:

مبنای نقدی (کامل)

حسابداری نقدی، روش حسابداری است که اساس آن بر دریافت و پرداخت وجه نقد استوار است. در این سیستم هرگونه تغییر در وضعیت مالی موسسه، مستلزم مبادله وجه نقد است و درامدها زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند که وجه نقد آنها دریافت شود و هزینه ها زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند که وجه آنها به صورت نقد پرداخت گردد.

مبنای تعهدی (کامل)

در مبنای تعهدی کامل، درامدها زمانی، شناسایی و در دفاتر حسابداری منعکس می گردند که تحصیل می شوند یا تحقق می یابند. در این مبنا، زمان تحصیل یا تحقق درامد، هنگامی است که درامد به صورت قطعی مشخص می شود یا بر اثر ادامه خدمات حاصل می گردد. لذا زمان وصول وجه در این روش مورد توجه قرار نمی گیرد بلکه زمان تحصیل یا تحقق درامد در شناسایی و ثبت درامد اهمیت دارد. همچنین در این مبنا، زمان شناسایی و ثبت هزینه ها، زمان ایجاد و یا تحقق هزینه هاست و زمانی که کالایی تحویل می گردد یا خدمتی انجام می شود، معادل بهای تمام شده کالا‌ی تحویلی و یا خدمت انجام یافته، بدهی قابل پرداخت ایجاد می شود.

مبنای نیمه تعهدی

مبنای نیمه تعهدی درحسابداری به سیستمی گفته می شود که در آن، هزینه ها بر مبنای تعهدی و درامدها بر مبنای نقدی، شناسایی و در دفاتر ثبت می-شوند. مبنای نیمه تعهدی، ترکیبی از دو مبنای تعهدی و نقدی است و به لحاظ سهولت و قابلیت اجرا، مورد پذیرش تعدادی از کشورها قرار گرفته است. به عبارت دیگر، چون در ثبت و شناسایی هزینه ها،امکان استفاده از مبنای تعهدی وجود دارد، بنابراین هزینه ها به محض ایجاد، بدون توجه به زمان پرداخت وجه آنها، در دفاتر ثبت می شوند. به این ترتیب، یکی از مزایای مبنای تعهدی یعنی انعکاس واقعی هزینه های دوره مالی، در این سیستم مورد استفاده قرار می گیرد.

مبنای تعهدی تعدیل شده

مبنای تعهدی تعدیل شده، روش حسابداری است که در آن هزینه ها هنگام ایجاد یا تحمل، شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، به همان ترتیبی که در مبنای تعهدی کامل و مبنای نیمه تعهدی عمل میشوند.ولی درامدها در این مبنا برحسب طبع و ماهیت آنها به دو دسته تقسیم می شوند:

دسته ای از درامدها، آنهایی هستند که قابل اندازه گیری بوده و در عین حال در دسترس می باشند، لذا در زمان کوتاهی پس از تشخیص قابل وصول خواهند بود.

دسته دیگر درامدها، درامدهایی هستند که فاقد ویژگیهای پیشگفته بوده و لذا اندازه گیری و تشخیص آنها مشکل و معمولا‌ً ناممکن است و یا وصول آنها پس از تشخیص، در طول دوره مالی یا مدت کوتاهی بعد از دوره مالی امکانپذیر نیست. این درامدها با استفاده از حسابداری نقدی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند.

در حسابداری تعهدی تعدیل شده ‌هزینه‌ها منحصراً در مبنای تعهدی (در زمان ایجاد یا تحمل) شناسایی و در دفاتر منعکس می شوند، در حالی که برخی از درامدها با استفاده از مبنای تعهدی (هنگام تحقق درامد) شناسایی و ثبت و برخی دیگر از درامدها براساس مبنای نقدی (هنگام وصول وجه درامد) شناسایی و ثبت می شوند.

مبنای نقدی تعدیل شده

مبنای نقدی تعدیل شده، روش حسابداری است که به روش حسابداری نقدی کامل شباهت زیادی دارد. تفاوت مبنای نقدی کامل با مبنای نقدی تعدیل شده در نحوه شناسایی و ثبت هزینه هاست. درامدها هم در مبنای نقدی کامل و هم در مبنای نقدی تعدیل شده فقط در زمان وصول وجه شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، لذا این دو مبنا در مورد درامدها مشابه هم عمل می-کنند و تفاوتی با هم ندارند (باباجانی، 1385).

مزایای مبنای تعهدی

• دستیابی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضع موجود سازمان .

• امـکـان تشخیـص لــزوم خـرج کـرد، بـراسـاس اطلاعـات صحیـح از منابـع و نیازهـا .

• مشخص شدن میـزان درآمدهـای وصـول نشده هر دوره مالی و امکان برنامه‌ریزی برای وصول آنها .

• دسترسی به اطلاعات دقیقتـر و کاملتـر از درآمدها و هزینه‌های هر دوره ( اعم از نقدی و غیر نقدی ) .

• امکان ایجاد ارتباط بین هزینه‌ها و عملکرد آنها و در نتیجه ایجاد زمینـه برای ورود به بحـث بودجه عملیاتی .

• امکان تعیین نقطـه سر به سر درآمد و هزینه در هر دوره، با مقایسه درآمدها و هزینه‌های هـر دوره و نتایـج حاصل از تهاتـر آنها .

• امکان محاسبه و ثبت استهلاکات به عنوان هزینه‌های دوره .

• دسترسی به اطلاعات لازم جهت برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریتی .

• امکان تعیین قیمت تمام شده هر پروژه با استفاده از اطلاعات سیستم حسابداری .

• امکان سنجش دقیقتـر تناسب واحدهای پشتیبانی با واحدهای عملیاتی و تعیین تناسب لازم بین آنها و همچنین ارزیابی سنواتی آنها .

• امکان سنجش مسئولیت‌پذیری مسئولین و مدیران سازمان‌ها و ارزیابی عملکرد ایشان در پایان هر دوره و در سطوح مختلف سازمانی .

• اطلاع از میزان و ارزش موجودی‌ها و دارایی‌های در اختیار سازمان با ثبت و ضبط موجودی‌های جنسی و دارایــی‌های ثابـت از قبـیـل امـوال، ماشیـن آلات و تجهیــزات در سیستم حسابداری .

• امکـان ارزیـابـی و انعکـاس کلیـه دارائـی‌هـای تحصـیـل شـده اعـم از خـریـد یا واگـذاری بابـت سایر حقوق سازمان، براساس مبانی مربوطه .

• امکان مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب و تناسـب آن با مأموریت‌هـای سـازمان از نظر منابع، دارایی‌ها و خدمات ارائه شده .

• اطلاعات و گزارش‌های مالی صحیح تر و دقیقتری را جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری و دیگر عملیات اجرایی در اختیار مدیران قرار می‌دهد .

• در مؤسسات انتفاعی وابسته به دولـت، تعیین درآمدهـا و هزینـه‌های واقعی متعلق بـه دوره مالی و بکارگیری نتیجه صحیـح فعالیت‌های مالـی و وضـع مالـی واقعـی در پایـان سال، تنهـا بـا بـه کارگیری مبنای تعهدی امکان‌پذیر است .

حسابداری تعهدی

 نقش مبنای حسابداری در ادای مسئولیت پاسخگویی

با توجه به اینكه ایفای صحیح و به موقع مسئولیت پاسخگویی و ارزیابی آن، با اندازه‌گیری واقعی میزان درآمدها و مخارج سالانه و انعكاس کامل آنها در گزارش‌های مالی نهادهای بخش عمومی ارتباط دارد، لذا می‌توان گفت که بكارگیری مبنای نقدی یا تعهدی نیز در نحوه ثبت رویدادهای مالی شهرداری‌ها، خصوصاً برای تسهیل امر قضاوت و ارزیابی دقیق مسئولیت پاسخگویی شهرداران، امری بسیار مؤثر خواهد بود.

هیأت‌های تدوین کننده استانداردهای حسابداری نیز عموماً بر استفاده از مبنای تعهدی كامل در حسابداری فعالیت های غیر بازرگانی نهادهای بخش عمومی تأكید، و در تحقق این امر تلاش نموده‌اند؛ بر این اساس، تغییر مبنای حسابداری فعالیت های غیر بازرگانی نهادهای بخش عمومی در كشورهای آمریكا، استرالیا، كانادا، انگلیس، نیوزلند و بیشتر كشورهای اروپایی از نقدی به تعهدی در دهه‌ 80 و 90 میلادی انجام پذیرفته و برنامه‌ریزی برای فراهم نمودن زمینه‌های لازم جهت استفاده از مبنای تعهدی كامل نیز در سال‌های ابتدایی قرن بیست و یک انجام شده است. این قبیل اقدامات نشان دهنده اهمیت بكارگیری این مبنای حسابداری در ارتقای مسئولیت پاسخگویی نظام‌های حسابداری و گزارشگری مالی بخش عمومی می‌باشد.

در اصل هشتم از اصول دوازده گانه GASB مقرر گردیده است :

"مبنای تعهدی یا تعهدی تعدیل شده، حسب مورد باید در اندازه‌گیری وضعیت مالی و نتایج عملیات مورد استفاده قرار گیرد."

در شرح جزئیات این اصل هیأت استانداردهای حسابداری دولتی مقرر نموده است که :

" در حساب‌های مستقل وجوه دولتی كه انجام فعالیت‌های غیر بازرگانی نهادهای عمومی و مؤسسات تابعه به عهده آنان محول گردیده است از مبنای « تعهدی تعدیل شده » یا « تعهدی کامل » استفاده شود و در سایر حساب‌های مستقل كه مسئولیت انجام فعالیت‌های بازرگانی را بر عهده دارند از مبنای تعهدی كامل استفاده گردد. "

هیأت مذكور در بند سوم این اصل، در مورد استفاده از مبنای تعهدی و تعهدی تعدیل شده به شرح زیر استدلال می‌نماید :

" مبنای تعهدی یك روش برتر حسابداری برای منفعت اقتصادی هر سازمانی است. این مبنا به جای آنكه صرفاً بر دریافت و یا پرداخت وجه نقد تأكید نماید، بر اندازه‌گیری معاملات و رویدادهای واقعی تأكید دارد و به همین دلیل، مربوط بودن، بی‌طرفی، بهنگام بودن، كامل و قابل مقایسه بودن اطلاعات حسابداری را افزایش می‌دهد. بنابر این استفاده از مبنای تعهدی در كاملترین حد عملی آن در محیط بخش عمومی توصیه می‌شود. مبنای تعهدی در حساب‌های مستقل وجوه سرمایه‌ای و با اندكی تفاوت ( تعهدی تعدیل شده ) در حساب‌های مستقل وجوه دولتی مورد استفاده دارد. مبنای حسابداری نقدی مناسب نمی‌باشد. "

GASB در بند 105 بیانیه اصول، در مورد استفاده از مبنای تعهدی تعدیل شده مقرر می‌دارد :

" تفاوت عمده در كاربرد مفهوم تعهدی در حسابداری حساب‌های مستقل وجوه دولتی در مقایسه با حسابداری حساب‌های مستقل وجوه سرمایه‌ای و بازرگانی، به تفاوت‌های محیطی و اهداف اندازه‌گیری ارتباط دارد‌. این تغییر و تبدیل و تعدیلات به منظور اجرای عملی و كاربرد مناسب مفهوم تعهدی در حسابداری حساب‌های مستقل وجوه دولتی، منسوب به « مبنای تعهدی تعدیل شده » است و باید در حسابداری و گزارشگری مالی حساب‌های مستقل مورد استفاده قرار گیرد. "

بند 197 بیانیه مفهومیFASAB نیز بر استفاده از مبنای تعهدی در حسابداری دولت فدرال تأكید و مقرر نموده است :

" مبنای حسابداری تعهدی بطور كلی اطلاعات بهتری از بهای تمام شده‌ی مربوط به تولید كالاها و خدمات ارائه می‌دهد، لیكن استفاده و كاربرد آن برای هدف معین باید به دقت مورد ارزیابی قرار گیرد.

جایگاه مبنای تعهدی از نظر هیأت استانداردهای حسابداری

هیـأت استانـداردهای حسابداری در « بیانیـه شماره شش مفاهیـم حسابداری مـالـی » بر این موضوع تأكیـد می‌گـذارد كه تمام اجـزای صـورت‌های مالـی و معیارهای شناخت و اندازه‌گیـری اقلام منـدرج در گزارش‌های مزبور با استفاده از روش‌های حسابـداری تعهـدی تهیه و در این صورت‌ها درج می‌شود.

بنابـر تعریف FASB « حسابداری تعهدی تلاش دارد تا مجموع معاملات و سایر رویدادها و مواردی را كه دارای تبعات و نتایج نقدی برای بنگاه است در طول همان دوره‌ای كه آن معاملات، رویدادها و موارد اتفاق افتاده‌اند ( واقع شده‌اند ( اثرشان را بر بنگاه ثبت كند، به جای آنكه این آثار را دوره‌ایی ثبت كند كه وجه نقدی توسط مؤسسه دریافت یا پرداخت شده است.

• * Elements of Financial statement • ”Statement of Financial Accounting Concept - No6 : 1985

نكتـه قابـل توجـه در نظـرات FASB آن است كه « علاقـه استفاده كنندگان به جریانات نقـدی آتی بنگـاهو توانائی بنگاه در ایجاد جریانات نقدی دلخواه و مطلوب را قبل از هر چیز موجب علاقه و توجه به اطلاعاتی در مورد « سـود » بنگـاه ( به عنـوان ماحصـل حسابـداری تعهـدی ) می‌داند و نه توجـه بـه اطلاعاتـی كـه مستقیماً راجع به جریان نقدی است. یعنی بر این باور است كه :

« نظام تعهدی با ارائه اطلاعات عملكرد و سود بنگاه نیازهای اطلاعای مدل‌های پیش‌بینی جریانات نقدی آتی را برای استفاده كنندگان تأمین می‌كند. »

FASBدر همین بیانیه این نكته را به صراحت مطرح كرده است كه « اطلاعات مربوط به سود و اجزای سود یك مؤسسه كه توسط روش‌های حسابداری تعهدی اندازه‌گیری می‌شود، عمومـاً شاخص بهتری از عملكـرد بنگاه نسبت به اطلاعات مربوط به دریافت و پرداخت‌های جاری نقدی است. »

فرآیند تحول و شفاف‌سازی حساب‌ها

• حسابداری تعهدی یعنی فراهم نمودن بستر لازم برای استفاده از امکانات مرتبط به تأمین مالی شهر و ضمانت انجام پروژه‌های بزرگ .

• حسابداری تعهدی یعنی زمینه تهیه و استقرار بودجه عملیاتی معنی‌دار برای پیش‌بینی دقیق درآمدها و هزینه‌ها و فراهم نمودن ایجاد بستر لازم برای صرفه‌جویی و نیز کاهش قیمت تمام شده پروژه‌ها

• حسابداری تعهدی یعنی امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و جامع مدیریتی برای تخصیص و استفاده بهینه از منابع در اختیار .

• ثبت کلیه رویدادهای مالی در حسابداری تعهدی، موجب شفاف‌سازی و مشخص شدن کامل درآمدها، هزینه‌ها، اموال و دارائی‌ها می‌گردد .

• در حسابداری تعهدی با انعکاس کلیه عملیات مالی در دفاتر قانونی، کاهش شدید زمینه‌های فساد مالی امکانپذیر است .

• در حسابداری تعهدی، قیمت تمام شده خدمات در فرآیندهای خدمت‌رسانی مشخص و شفاف‌ می‌گردد .

• امکان ارائه گزارش‌های مالی شفاف به سازمان حسابرسی ج. ا. ا. جهت اظهار نظر حسابرسی و بازرسی و اعضای شورای محترم اسلامی شهر در حسابداری تعهدی فراهم می‌گردد .

امــا :

• در حسابداری نقدی صرفاً معاملاتی که در برگیرنده دریافت و پرداخت وجه نقد می‌باشند، در دفاتر منعکس می‌گردند بدون اینکه در طی دوره هیچگونه تلاشی برای ثبت صورتحساب‌ها یا مبالغ پرداخت نشده و مطالبات یا بدهی‌ها صورت پذیرد. در این روش هدف اولیه از تهیه صورت‌های مالی، ارائه اطلاعاتی درباره دریافت‌ها و پرداخت‌های وجه نقد سازمان طی دوره مالی مورد نظر می‌باشد .

• حسابداری نقدی اغلب در سازمان‌های دولتی و واحدهایی كه منابع ورودی آنها در قالب بودجه تخصیص یافته و عملاً تفاوتی بین درآمدهای نقدی و تعهدی وجود ندارد، مورد استفاده قرار می‌گیرد .

تغییرات بنیادی در سیستم مالی کشورهای پیشرفته

تا قبل از دهه 1980 میلادی تمامی كشورها از مبنای نقدی برای گزارشگری بخش عمومی استفاده می‌نمودند. در این زمان در سطح جهان نگرانی‌هایی در رابطه با عملكرد دولت‌ها ایجاد شد كه از آن جمله می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

• ميزان رشد فعاليت هاي دولتي

• افزايش انبوه بدهي هاي دولت ها

• نياز به افزايش شفافيت و پاسخگويي به شهروندان درباره فعاليت هاي دولت ها

• پرسش درباره ماهيت اطلاعات ارائه شده توسط دولتها براي كمك براي به اتخاذ تصميم مناسب

به همین جهت تغییرات فزاینده‌ای برای وقوع انقلاب در حسابداری و گزارشگری بخش عمومی بوجود آمد و نهادهای تدوین كننده استانداردهای حسابداری بخش عمومی در كشورهای توسعه یافته بوجود آمدند.

برای مثال : GASB( Governmental Accounting Standard Board ) در آمریكا و بخش عمومی CICA (Canadian Institute of Chartered Accountants )در كانادا تأسیس شدند.

یكی از اقدامات اولیه این نهادها تغییر مدل گزارشگری مبتنی بر مبنای نقدی بود. از آنجائیكه در مسیر گذر دولت‌ها به مبنای تعهدی كامل بیش از یك مبنا وجود دارد، اصطلاحات و واژگانی توسط این نهادها طراحی گشته است.

مبانی تهیه صورت‌های مالی را می‌توان بر روی طیفی فرض كرد كه در یك سوی آن مبنای نقدی و در سوی دیگر مبنای تعهدی كامل قرار گرفته است.

 در ادبیات حسابداری دو دهه اخیر بخش عمومی و به ویژه دولتی آن، لزوم استفاده از مبنای تعهدی كامل یا تعهدی تعدیل‌شده بویژه در حسابداری فعالیت‌های حاكمیتی ( غیر بازرگانی ) دولت‌ها، جایگاه ویژه‌ای را به خود اختصاص داده است اغلب هیأت‌های تدوین استانداردهای حسابداری بخش عمومی نظیر :

• هیأت استانداردهای حسابداری دولت‌های ایالتی و حكومت‌های محلی آمریكا GASB

Governmental Accounting Standard Board .

• هیأت رایزنی حسابداری دولت فدرال - FASAB

Federal Accounting Standards Advisory Board .

• فدراسیون بین‌المللی حسابداران - IFAC

International Federation of ACcountant .

• هیأت تدوین استانداردهای حسابداری بخش عمومی بنیاد تحقیقات استرالیا - PSASBAARF

Public Sector Accounting Standard Boards Australian Accounting Research Foundation .

• كمیته حسابداری و حسابرسی بخش عمومی انجمن حسابداران خبره كانادا - PSAACCICA

Public Sector Accounting And Auditing Committee of Canadian Institue of Chartered Accountant .

• و انجمن حسابداران زلاندنو - ZSA

New Zeatand Society of Accountant .

استفاده از مبنای تعهدی تعدیل شده و تعهدی كامل را در حسابداری و گزارشگری مالی فعالیت‌های غیر بازرگانی نهادهای بخش عمومی الزامی نموده‌اند.

Chile اولین فردی است كه در اوایل دهه ی 1970 میلادی به معرفی حسابداری تعهدی برای نهادهای بخش عمومی پرداخت و نیوزلند در سال 1990 میلادی از این مهم پیروی نمود. اما بر خلاف نیوزلند كه روش تغییر ناگهانی را اجرا نمود، سایر كشورها تغییرات تدریجی را ترجیح دادند. مثلاً در آمریكا اصول پذیرفته شده حسابداری ( حسابداری تعهدی )، تنها برای برخی از ایالت‌ها پذیرفته شده است (Carpenter and Feroz, 2001 ).

در آمریكا و استرالیا تغییر مبنای حسابداری در سال 1997 انجام شده لیكن این تغییر تنها در سطح دولت‌های مركزی رخ داده و اخیراً در سطح دولت‌های محلی نیز تغییراتی ایجاد گردیده است. كانادا نیز تغییر مبنای حسابداری عمومی به سمت تعهدی كامل را در سال‌های 2001 و 2002 آغاز نمود ( TUDOR, MULTIU, 2007 ) و كمیته حسابداری و حسابرسی بخش عمومی انجمن حسابداران خبره كانادا هم پس از 25 سال استقرار مبنای تعهدی تعدیل شده، از اول آوریل 2005 استفاده از مبنای حسابداری تعهدی كامل را برای تهیه صورت‌های مالی دولتهای فدرال، ایالتی و محلی الزامی نموده است ( BARRY NAIK, 2005 ). در اوایل دهه 1990 میلادی ( 1993 )، Bournتغییر مبنای حسابداری از نقدی به تعهدی در نیوزلند را به صورت مدلی برای انگلستان درآورد. انگلستان نیز حسابداری تعهدی را از سال 2000 میلادی در سطح واحدها پذیرفته و بر اساس یك برنامه‌ریزی زمانبندی شده، صورت‌های مالی در سطح دولت ( مجموعه دولت به عنوان یك واحد گزارشگر ) را در سال 2006 میلادی تهیه نموده است.

با ورود به هزاره جدید، نیوزلند به یكی از كشورهایی تبدیل شده كه مجموعه‌ای وسیع از گزارش‌های حسابداری تعهدی را تهیه می‌نماید (Piana and Torres, 2003). به غیر از نیوزلند دولت‌های محدودی تصمیم به پیمودن این مسیر گرفته‌اند و همچنان تعداد كثیری از دولت‌ها سیاست انتظار و تماشا را برگزیده‌اند. با آغاز سال 2000 میلادی، از 30 كشور توسعه یافته اقتصادی، تنها 22 كشور حسابداری تعهدی در بخش عمومی را پذیرفتند. بعد از سال 2000 میلادی، مالزی و تانزانیا تنها كشورهای در حال توسعه‌ای بوده‌اند كه برنامه تغییر مبنای حسابداری را پذیرفته‌اند، اما این دو كشور نیز پس از مدتی این فرآیند را متوقف نموده‌اند ( TUDOR, MULTIU, 2007 ).

پس از آنكه در جولای 2002 میلادی مقرر گردید اتحادیه اروپا از سال 2005 میلادی مبنای حسابداری خود را از نقدی به تعهدی تغییر دهد، تنها 3 كشور عضو اتحادیه اروپا موفق به انجام كامل این مهم شدند. در سطح دولت‌های ملی در شش كشور اسپانیا، انگلستان، فنلاند، سوئد، سوئیس و فرانسه ،انقلاب در بخش عمومی آغاز گردیده است و در مجموع 3 كشور فنلاند، اسپانیا و سوئد فرآیند تغییر مبنا را كامل نموده‌اند. در سطح محلی، انقلاب در هر 9 كشور آغاز گردیده است و در 5 كشور فنلاند، فرانسه، هلند، انگلستان و سوئیس تكمیل گردیده است ( TUDOR, MULTIU, 2007 ).

در مجموع اگر چه نیمی از كشورهای توسعه یافته اقتصادی از برخی از اشكال حسابداری تعهدی در گزارشگری مالی استفاده می‌كنند، لیكن تنها تعداد محدودی از كشورهای توسعه یافته از اقلام تعهدی در فرآیند بودجه‌بندی خود استفاده می‌نمایند. بنابراین استفاده از مبنای تعهدی در بودجه‌بندی نهادهای عمومی موضوعی بحث بر انگیز است( Matheson, 2002 ).

با بررسی روند و چگونگی تدوین استانداردهای حسابداری دولتی و تحولاتی كه در طول زمان در فرآیند وضع استانداردهای حسابداری دولتی آمریكا بوقوع پیوسته است در می‌یابیم كه حركت ایالات متحده در جهت استفاده از مبنای تعهدی همزمان با آغاز فرآیند رسمی تدوین استانداردهای حسابداری دولتی در دهه 1930 میلادی می‌باشد.

با این حال انتشار بیانیه 34 GASB در سال 1999 میلادی را باید نقطه عطف این حركت دانست. گزارش‌های مالی سالانه دولت‌های محلی و ایالتی آمریكا بر مبنای مفاد بیانیه 34 GASB تهیه شده و مشتمل بر 3 قسمت می‌باشد :

• تجزیه و تحلیل و تشریح مطالب توسط مدیریت MD & A

Management’s Discussion and Analysis

این گزارش كه شكل خاصی از اطلاعات را ارائه می‌كند در ابتدای گزارش‌های مالی آورده می‌شود.

• صورتهای مالی اصلی بصورت تجمیعی ( در سطح دولت ) و صورت‌های مالی حساب مستقل، مشتمل بر یادداشت‌های توضیحی.

• اطلاعات ضمیمه كه معمولاً بصورت جداولی پس از صورت‌های مالی اصلی آورده می‌شود.

این بیانیه هدف عمومی ( یا اصلی ) صورت‌های مالی را مورد بازبینی و بسط قرار داده است. بیانیه 34 تهیه دو صورت مالی را با استفاده از مبنای تعهدی در سطح دولت و بهبود صورت‌های مالی تهیه شده در سطح حساب‌های مستقل مورد توجه قرار داده و ارائه چندین اطلاعات جدید را بصورت یاداشت‌های توضیحی اضافه نموده است.

فرايند استقرار بودجه‌ريزي عملياتي و حسابداري تعهدي در شهرداري‌ها

بدون شك، دولتها در قبال شهروندان در مورد تحصيل و مصرف منابع مالي، مسئوليت پاسخگوئي دارند. مفهوم مسئوليت پاسخگوئي با تأكيد بر حقوق شهروندان مقرر مي‌دارد كه دولتهاي منتخب مردم در مورد افزايش منابع مالي كه از طريق وضع ماليات و عوارض و يا استقراض صورت مي‌گيرد، دلايل قانع‌كننده و منطقي به شهروندان و يا نمايندگان قانوني ايشان ارائه نمايند. از سوي ديگر در مورد مصرف منابع مالي و نتايج عملياتي كه منابع مالي براي آن مصرف گرديده است نيز مسئوليت پاسخگوئي عمومي دارند.

با توجه به اهميتي كه تعيين ميزان درآمدها و هزينه‌هاي واقعي يك دوره مالي در اداي مسئوليت پاسخگوئي دولتها و ارزيابي اين مسئوليت توسط شهروندان و نمايندگان قانوني آنها دارد، لذا روشهاي شناسائي و اندازه‌گيري درآمدها و هزينه‌هاي دولتها نيز از اهميت قابل ملاحظه‌اي برخوردار خواهد بود. به همين جهت مباني نظري حسابداري و گزارشگري مالي دولتي در دو دهه آخر قرن بيستم، بر استفاده از مبناي تعهدي در حسابداري و گزارشگري مالي دولتها و واحدهاي تابعه آنها تأكيد داشته و نظامهاي حسابداري اغلب دولتهاي كشورهاي توسعه يافته برمبناي تعهدي طراحي و به مورد اجراء گذاشته شده است.

با توجه به مطالب پيش گفته، مبناي حسابداري تعهدي قادر است درآمدهاي تحقق يافته و هزينه‌هاي انجام شده يك دوره مالي را گزارش نمايد. گزارش درآمدهاي تحقق يافته و هزينه‌هاي انجام شده يك دوره مالي در ارتقاء سطح مسئوليت پاسخگوئي نقش در خور ملاحظه‌اي داشته و شهروندان را در جريان حقايق و عملياتي كه دولتها در يك دوره مالي انجام مي‌دهند قرار مي‌دهد. استفاده از مبناي تعهدي در حسابداري و گزارشگري مالي دولتي موجب مي‌شود تا شهروندان با دريافت اطلاعات شفاف در مورد درآمدها و هزينه‌هاي يك دوره مالي، ارزيابي خود را از كفايت يا عدم كفايت در آمدهاي يك دوره مالي براي تأمين هزينه خدمات ارائه شده توسط دولت در همان دوره مالي ارتقاء بخشند.

ارائه اطلاعات دقيق درآمدها و هزينه‌هاي شهرداري‌ها در گزارشهاي مالي و مقايسه ارقام واقعي درآمدها و هزينه‌ها با ارقام پيش‌بيني شده در بودجه سالانه‌، تصوير شفافي از عملكرد آنها جهت قضاوت آگاهانه واحدهاي نظارت‌كننده بي‌طرف و مستقل و نمايندگان قانوني شهروندان در شوراي اسلامي شهر و ساير استفاده‌كنندگان اطلاعات مالي، ارائه نموده و ارزيابي ايشان را دقيق‌تر مي‌نمايد. مقاله حاضر حاصل مطالعات ميداني است كه محقق به منظور تغيير مبناي نقدي حسابداري به مبناي تعهدي در شهـرداري‌ها انجام داده است. شايان ذكر است پيش از اين، مطالعـاتي در قالب پايان نامه كارشناسي ارشـد در خصـوص استقـرار بودجه‌ريزي عملياتي در شهـرداري‌ها توسط محقق انجام گرفته است.

سیستم حسابداری تعهدی در بخش عمومی استرالیا

بعد از روشن شدن مفهوم حسابداری تعهدی، اکنون تفاوتهای میان حسابداری نقدی و تعهدی را در بخش عمومی بررسی می کنیم. به طور سنتی، دولتها بر مبنای حسابداری نقدی عمل می کنند. این موضوع نشان می دهد که وجوه عمومی باید در مسیرهای تعیین شده و به میزان تخصیص یافته توسط مجلس، مصرف شود. حسابداری نقدی،دریافتها، پرداختها و مانده های نقدی را در زمان مبادله وجه نقد ثبت می کند؛ بنابراین صورتهای مالی مبتنی بر حسابداری نقدی به صورت سنتی، منابع دریافت وجه نقد و تخصیص به مخارج نقدی را نشان می دهد و آن را با مخارج بودجه شده مقایسه می کند.

در متون درسی، حسابداری به عنوان شناسایی درامدها و هزینه ها در دوره-ای توضیح داده می شود که کسب شده اند یا رخ داده اند، نه در دوره ای که دریافت یا پرداخت شده اند.

از این رو، تفاوت اصلی میان این دو سیستم حسابداری، زمان شناسایی مبادلات است. ماهیت حسابداری تعهدی، انتقال زمان ثبت مبادلا‌ت و شناسایی هزینه ها به دوره ای است که روی داده اند. هزینه استهلا‌ک دارایی در طول عمر مفید آن با بهای تمام شده خرید یا هزینه های جایگزینی آن برابر است. به طور مشابه، هزینه های بازنشستگی (وسایرهزینه های مربوط به کارمندان) که به عنوان هزینه ثبت شده با وجه نقدی برابر است که در آینده بابت آنها پرداخت می شود. زمانبندی (و ثبت ارقام حسابداری) مبادلا‌ت برای تصمیمگیریها و پاسخگویی مدیران حیاتی است. به نظر می رسد که برای تصمیمهای دولت ارقام حسابداری تعهدی از ارقام حسابداری نقدی کارامدتر باشد.

اکنون برای آشنایی با سیستم حسابداری تعهدی در بخش عمومی، چهار بخش سیستم حسابداری تعهدی استرالیا را بررسی می کنیم.

استرالیا یکی از کشورهای پیشرو در گزینش و اجرای حسابداری تعهدی در بخش عمومی است. حرفه حسابداری و دولت این کشور، اصلاحاتی در حسابداری بخش عمومی آن در موضوعات زیر ایجاد کرده اند( 1998Guthrie).

گزارشهای مالی تعهدی

گزارشگری مالی تعهدی به تهیه صورتهای مالی و گزارشهای سالانه بر مبنای اطلا‌عات تعهدی اشاره دارد. صورتهای مالی بر مبنای تعهدی، اطلاعات حسابداری جامعتری نسبت به اطلاعات حاصل از سیستم سنتی حسابداری نقدی ارائه می دهد. صورتهای مالی بر مبنای تعهدی برای یک بخش، شامل صورت عملیات، صورت برنامه، صورت داراییها و بدهیها، صورت جریانهای نقدی، صورت مبادلا‌ت حسابهای مستقل و یادداشتهای همراه و مدارک مربوط به مدیر و حسابرس مستقل است.

اگرچه ادعا می شود گزارشهای مالی تعهدی برای تصمیمگیریهای اقتصادی و هدفهای پاسخگویی سودمند است، اما در بخش خصوصی نیز دستیابی به این موارد، از طریق ارائه صورتهای مالی تعهدی تردیدآمیز است.

از سوی دیگر، تهیه نسبتهایی که تنها بینشی در مورد هزینه ها و اثربخشی ارائه می دهند و در بیشتر مواقع برای اندازه گیری خروجیها و برامدهای محیطی بخش عمومی نامناسبند، ممکن است سودمند نباشد. بیشتر اطلا‌عات تهیه شده از طریق گزارشگری مالی با مبنای تعهدی، نظیر ارزیابی داراییها و حقوق مالکانه، نمی تواند در تصمیمگیری درباره عملکرد، پاسخگویی یا تصمیمهای تامین مالی در بخش دولتی مورد استفاده قرارگیرد. با این حال، مراجعه به ارقام حسابداری تعهدی به عنوان ابزارهایی برای اندازه گیری و مدیریت مخارج دولت با سرعت در حال گسترش است.

سیستمهای مدیریتی تعهدی

معرفی حسابداری تعهدی در ادارات دولتی برای تغییر فناوری و همچنین فرهنگ موجود در ادارات دولتی الزاماتی به همراه دارد. سرمایه گذاری در سیستمهای اطلا‌عاتی و استخدام یا تربیت کارکنان با مهارتهای مناسب از جمله این الزامات است. معرفی حسابداری تعهدی الزام دارد که سرمایه-گذاری جدی در سیستمهای اطلا‌عاتی مدیریت به منظور حمایت از نیازهای بودجه ای و ارتقای رویه های مدیریتی انجام شود. این امر، تغییری فرهنگی توسط مدیران از طریق درک و پذیرش چگونگی استفاده از اطلا‌عات اضافی و مزایای بالقوه حاصل از آن و تعهد به تغییر را می طلبد.

برخی تلا‌شهای مورد نیاز در این زمینه عبارتند از: تعدیل سیستمهای اطلا‌عاتی یا اجرای سیستم جدید در ادارات؛ الزام برای آموزش؛ نیاز به کارکنان جدید با مهارتهای مالی و حسابداری، بالا‌ بردن پاسخگویی، کمک به رویه های مالی و عملکرد مالی بهتر؛ مدیریت بدهی؛ مدیریت موجودی کالا‌؛ و اندازه گیری بهای تمام شده کامل خدمات که بعضی مزایای بالقوه ایجاد یک سیستم مدیریتی تعهدی هستند.

یک استدلا‌ل برای برگزیدن سیستم مدیریت تعهدی آن است که امکان می دهد هزینه کامل خدمات یا هزینه های واقعی محاسبه شود. یک نمونه در این مورد، محاسبه بهای تمام شده ساختمان مدرسه مورد استفاده برای برنامه های آموزشی است. در سیستم نقدی، کل هزینه های ساخت یا خرید ساختمان به عنوان بخشی از پرداختهای طی سال برای کارها و خدمات صرف شده ثبت می شود. در این سیستم کاهش ارزش دارایی (یعنی هزینه استهلا‌ک) یا افزایش بهای ساختمان در سالهای بعد، به جز مخارج تکراری برای تعمیر و نگهداری ساختمان ثبت نمی شود.

در سیستم مدیریت تعهدی، از ادارات دولتی انتظار می رود که ساختمان را به عنوان دارایی ثبت کنند و سپس بخشی از بهای تمام شده آن را به عنوان هزینه سالا‌نه (استهلا‌ک) تخصیص دهند که موجب افزایش بهای خدمات ارائه شده در سال بعد می شود. همچنین موجب تخصیص بهای تمام شده ساختمان طی عمر مفید آن نیز می گردد.

این امر به نوبه خود منجر به تمرکز دانش، فناوری و مهارتها نزد حسابداران آموزش دیده می شود، اما مدیران در رابطه با نشانه های متضاد ارائه شده توسط دو مجموعه موازی ارقام حسابداری تولید شده، سردرگم می-شوند. تضاد به ویژه زمانی بسیار احساس می شود که مدیران در برابر بهای خدمات اندازه گیری شده برمبنای تعهدی پاسخگو باشند و براساس این ارقام تصمیمگیری کنند، اما براساس مبنای نقدی، وجوه نقد دریافت کنند.

سیستمهای مدیریت تعهدی شامل سیستمهای اطلا‌عات داخلی مورد نیاز برای ایجاد و ثبت اطلا‌عات درباره درامدها، هزینه ها، داراییها و بدهیهاست.

گزارشگری جامع دولت

همانند گزارشهای سالانه ادارات، مسائل بسیاری نیز در رابطه با گزارشگری برای کل دولت وجود دارد. برای تهیه صورت سود و زیان و ترازنامه در ارائه فعالیتهای مالی جامع دولت، سیستم حسابداری تلفیقی به کار می رود. به نظر می رسد سیستم حسابداری تعهدی، نتایج عملیات و ارزش ویژه را با رویه های صورت سود و زیان و ترازنامه در واحدهای تجاری اندازه گیری کند.

گزارشگری جامع دولت به دیدگاه کلی درباره وضعیت مالی دولت در حوزه ای خاص اشاره دارد و از طریق تلفیق صورتهای مالی و مبادلا‌ت واحدهای تجاری تحت کنترل حوزه های دولتی تهیه می شود.

بودجه بندی تعهدی

بودجه بندی تعهدی کامل به این معنی است که بودجه ها و تخصیص منابع مالی با ارقام حسابداری تعهدی صورت می گیرد. تفاوت میان رقمهای نقدی و تعهدی می تواند با اهمیت باشد.

اگر الگوی بودجه تعهدی، برای تخصیص منابع نقدی، انتخاب شود، به نظر می-رسد ناسازه ویژه ای در اندازه گیری بهای تمام شده برنامه ها در زمان تورم وجود داشته باشد. در واقع می توان استدلال کرد که از آنجایی که منابع نقدی از سوی جامعه و از طریق مجلس تخصیص می یابد و برای ارائه خدمات به جامعه در اختیار دولت قرار می-گیرد، بودجه بندی بر مبنای تعهدی الزامات پاسخگویی را براورده نمی کند.

اصطلاحاتی همچون «مازاد بودجه» یا «کسری بودجه» نمادهای سیاسی نیرومندی هستند. سیاستمداران اگر از کسری بودجه جلوگیری کنند، یا بودجه را متعادل سازند، ادعای موفقیت می کنند. در مورد تعریف کسری بودجه میان حسابداران و مدیران اختلا‌ف نظر وجود دارد. ارقام ممکن است نتایج مبادلات نقدی را منعکس کنند اما استقراضها نادیده گرفته شوند. محاسبه کسری یا مازاد بودجه تحت تاثیر روشی قرار می گیرد که دولت مخارج سرمایه ای یا جاری را ثبت می کند و نیز نوع سیستم حسابداری که با آن گزارشگری می-کند.

به طور سنتی ماموران دولت، بودجه ها را بر مبنای نقدی تخصیص می دادند. پیشنهاد شده است که این وضعیت به مبنای تعهدی تغییر کند که هزینه هایی چون استهلا‌ک یا حقوق معوق کارمندان را در بودجه سالانه در نظر بگیرد. این امر موجب تاکید بر تخصیص منابع بر مبنای ارقام تعهدی به جای تخصیص وجه نقد توسط مجلس می شود.

دیدگاههای موافق و مخالف

منطق زیربنای تغییرات این است که سیستم حسابداری سنتی تاکید اندکی بر رعایت محدودیتهای خرج کردن و مسئولیت پذیری در برابر جریانهای نقدی و مانده ها داشت. طرح سنجش عملکرد شامل «خروجیها»، «اثربخشی» و «نتایج» فعالیتهاست و با بررسی تعهدات درازمدت و کل وضعیت مالی، مدیران را مسئول «هزینه یابی کامل» عملیات می کند. اطلاعات تعهدی برای بررسی دقیق هزینه یابی کامل، خدمات و شاخص اثربخشی عملکرد برنامه ریزی شده نگهداری می شوند.این استدلا‌ل اهمیت خاصی برای حامیان این اصلا‌حات داشته است که حسابداری تعهدی دید دقیقتری از خدمات دولت ارائه می کند. گفته می شود دولت با استفاده از حسابداری نقدی قادر است خدماتی ارزانتر از بخش خصوصی ارائه کند، زیرا هزینه های غیرنقدی مانند استهلا‌ک را حذف می کند. این نظر این واقعیت را نادیده می گیرد که تفاوت بین ارقام حسابداری برمبنای نقدی و تعهدی فقط زمان است. بنابراین طی زمانی تقریباً طولا‌نی نمی توان منطقاً انتظار داشت که تفاوت انباشته با اهمیتی میان هزینه های گزارش شده توسط دو مبنا وجود داشته باشد.

بارت ( 1993 )Barret اشاره کرده است که پیامدهای به کارگیری حسابداری تعهدی، هفت دسته است: اول، تعریف جامعتر هزینه برنامه های دولت، که منجر به پیامد دوم یعنی تاکید بر کنترل هزینه ها و اندازه گیری اثربخشی می شود. سوم، ارقام تعهدی اثر مهمی بر تعیین روش قیمتگذاری برای حساب استفاده کننده دارد؛ پیامد چهارم، نیاز به نشان دادن بهره وری بیشتر در مذاکرات چانه زنی کاری است؛ اثر پنجم، ایجاد پاسخگویی بیشتر برای منابع مورد استفاده و سرمایه گذاری شده نهادهای بخش عمومی است؛ در حالی که ششمین پیامد، ایجاد پاسخگویی برای اثرات رو به پایین سیاستهای بدهیهاست که به اهمیت اندازه گیری سرمایه بین طبقه ای اشاره دارد. و در نهایت، اندازه گیری اثر مالی سیاستهای دولت برای براوردهای اولیه، که منافع فزاینده برای صورت ظاهری آن یعنی بودجه دارد (1998(Barret.

افزون بر موضوعات پیشگفته، باید اذعان کرد که گزینش سیستم حسابداری تعهدی در بخش عمومی به افزایش پاسخگویی دولت به موکلان آن، مدیریت مالی بهتر مدیران خدمات عمومی و قابلیت مقایسه عملکرد مدیریت در حوزه های مختلف منجر می شود. این تغییرات مهم، ریشه در تغییر نگاه حسابداری بخش عمومی از تغییرات وجه نقد به وقوع رویدادهایی دارد که منجر به تغییرات وجه نقد می شوند. در واقع، اصطلا‌ح حسابداری تعهدی، نشانه ای از یک دسته تغییرات بسیار گسترده تر است، (1996 Conn).

با این حال، بررسیهای نسبتاً کمی درباره به کارگیری حسابداری تعهدی و پیامدهای آن برای یک جامعه بزرگ صورت گرفته است و در بسیاری موارد به مسائل و مشکلا‌تی که ممکن است رخ دهد اشاره نشده است.

با وجود فراوانی مقالا‌ت حامی گزینش سیستم حسابداری تعهدی، پیدایش حسابداری مدیریت تعهدی و گزارشگری مالی تعهدی خالی از انتقاد نبوده است. مزایای حسابداری بازرگانی برای واحدهای دولتی چندان آشکار نیست، به ویژه آن که آنها به دنبال سوداوری و وضعیت مالی نیستند، منتقدان، برای مثال، آیکن و کاپیتانیو (1995 Aiken & Capitanio)، (لوییزLewis, 19955 )، ( مککری و آیکن Aiken McCrae،1995) (ما و متیوز 94‚1992 Mathews, Ma)، در برابر گزارشگری مالی تعهدی برای واحدهای دولتی استدلال می کنند که:

هدف واحدهای دولتی سوداوری نیست، بنابراین سود معیار مناسبی برای سنجش عملکرد آنها شمرده نمی شود؛

ساختار مالی مبتنی بر حسابداری تعهدی برای دولت مناسب نیست (برای نمونه، اهرمها شاخص آسیب پذیری محسوب نمی شوند)؛

در بخش دولتی، سرمایه در گردش، شاخص توانایی ادامه فعالیت نیست. این موضوع با تمایل مجلس برای ادامه تخصیص اعتبار در ارتباط است؛ و

ظرفیتهای انتخاب برای دولت نامربوط است (برای نمونه، ممکن است واحدی مجاز به فروش داراییها و نگاهداشتن عواید آن یا تغییرات تجاری نباشد.)

ناسازه ها و تضادها

واقعیت این است که سیستم حسابداری تعهدی در بیشتر موارد راه حل بهتری برای مسائل مهمی نظیر تخصیص منابع یا هزینه های مشترک میان برنامه ها ارائه نمی کند و ممکن است در واقعیت منجر به ایجاد اطلا‌عات گیج کننده و نادرست برای استفاده کنندگان گزارشهای مالی شود.

بنابراین بسیاری از مسائل مربوط به مزایای بالقوه اصلا‌حات سیستم حسابداری تعهدی، حل نشده، باقی مانده است؛ از آن جمله شیوه ارزیابی داراییها در بخش عمومی است. این نظریه بارها مورد تاکید قرار گرفته است که تعریف ارائه شده از داراییها با توجه به منافع اقتصادی آنها ممکن است برای بسیاری از داراییهای تحت کنترل بخش عمومی مناسب نباشد. برای داراییهایی مانند مجموعه های هنری، ساختمانهای مدارس، موزه ها، جاده ها، پلها، کتابخانه ها، املاک دولتی، پارکها و ساختمانهای دولتی، ارزیابی پولی مناسب نیست. آیا ارزیابی 740 میلیون دلار برای یک پارک ملی به معنی آن است که می توان آن را برای خرید یک بیمارستان جدید یا تامین مالی یک جاده یا ... که 740 میلیون دلا‌ر ارزش دارد فروخت؟ ارزش این ارقام چقدر است؟

به طور سنتی، مبنای حسابداری مورد استفاده در بخش عمومی، مبنای نقدی است. این سیستم حسابداری و گزارشگری، اطلا‌عاتی ارائه می کند که نشان می-دهد چه میزان وجه نقد دریافت شده است و چگونه این وجوه تخصیص داده شده-اند.

ادعا می شود که در سیستم حسابداری تعهدی، تاکید بیشتری بر اثربخشی و نتایج عملکرد می شود و مدیران، مسئول هزینه یابی کامل عملیات می شوند؛ همچنین سیستم حسابداری تعهدی بهتر می تواند تعهدات درازمدت و کل وضعیت مالی را منعکس کند. افزون بر این مسائل، باید اذعان کرد که گزینش سیستم حسابداری تعهدی در بخش عمومی منجر به افزایش پاسخگویی دولت به موکلا‌ن آن، مدیریت مالی بهتر مدیران خدمات عمومی و قابلیت مقایسه عملکرد مدیریت در حوزه های مختلف می شود. این تغییرات مهم ریشه در تغییر نگاه حسابداری بخش عمومی از تغییرات وجه نقد به وقوع رویدادهایی دارد که منجر به تغییرات وجه نقد می شود.

اما توجه به این نکته ضروری است که فعالیتهای بخش عمومی، جنبه های دیگری نیز دارد؛ همچون توزیع رفاه، ایجاد فرصتهای برابر، تامین مالی برای حفظ و گسترش زیرساختها و حفاظت و نگهداری محیط زیست که به نظر می-رسد با گرایش بخش عمومی به سمت معیارهای بخش خصوصی - و در راس آن سودآوری که هدف و زیربنای سیستم حسابداری تعهدی است- این جنبه های مهم نادیده گرفته می شود. همچنین حسابداری بازرگانی سرشار از مشکلا‌تی است که تا کنون بارها سبب سوءتخصیصهای مالی مهم در بخش خصوصی شده است. از سوی دیگر، سیستم حسابداری تعهدی ممکن است منجر به ایجاد اطلاعات گیج کننده و نادرست برای استفاده کنندگان گزارشهای مالی شود.

بسیاری از مسائل مربوط به مزایا و معایب سیستم حسابداری تعهدی هنوز حل نشده باقی مانده است و لا‌زم است در کوشش برای تغییر مبنای حسابداری در بخش عمومی، این مسائل در نظر گرفته شود.

حسابداری بر مبنای نقدی چیست ؟

• در حسابداری نقدی ( Cash basis ) صـرفـاً معاملاتـی كـه در برگیرنده دریافت و پرداخت وجه نقد می‌باشند در دفاتر منعکس می‌گردند، بدون اینكه در طی دوره هیچگونه تلاشی برای ثبت صورتحساب‌ها یا مبالغ پرداخت نشده و مطالبات یا بدهی‌های شركت صورت گیرد.

• در این روش هـدف اولیه از تهیه صورت‌های مالـی، ارائـه اطلاعاتی درباره دریافت‌ها و پرداخت‌های وجه نقدسازمان، طی دوره مالی مورد نظر می‌باشد.

• این سیستم اغلب در سازمان‌های دولتی و واحدهایی كه منابـع ورودی آنهـا در قالب بودجـه تخصیص یافته و عملاً تفاوتی نیز بین درآمدهای نقدی و تعهدی وجود ندارد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اشکالات و نارسایی‌های روش نقدی

• عدم امکان ارزیابی عملکرد مدیریت سازمان‌ها .

• عدم انطباق روش مذکور با استانداردهای حسابداری .

• عدم وجــود نـظـام بودجه‌بندی جامع مبتنی بر فعالیت‌ها .

• عدم امکـان ثبـت صحیح و کامل تهاترها و سرمایه‌گذاری‌های غیر نقدی .

• عدم رعایت اصــل تطابق در آمد و هرینه و عدم ثبت کامل مطالبات و تعهدات .

• عدم وجـود ارتباط منطقی بین منافع حاصل از بکارگیری دارایی‌ها و فعالیتهای انجام شده با هزینه‌ها .

• طبقه‌بندی سود سهام دریافتی از محل سرمایه‌گذاری‌ها به عنوان جریانات نقدی حاصل از فعالیت‌های عملیاتی .

• طبقـه‌بنـدی برخی از دریافت‌ها و پرداخت‌های خـاص، براساس نوع رویـداد واقـع شـده به عوض ماهیت دریافـت و پرداخـت انجـام شـده .

• اشکالات ساختار سازمانی و عدم وجود یکپارچگی در وظایف واحدهای متنوع مالی، اعم از سیستم‌های اجرایـی، کنترلی، حسابرسی و بودجـه‌ریـزی .

• عدم هوشمندی سیستم مالی و در نتیحه عدم امکان اعمال مدیریت نقدینگی و مدیریت هزینه .

• ( این امر بکارگیری بهینـه منابع درخدمت رسانی موثرتر به شهروندان را با مانـع جـدی مواجه می نماید. )

• ممانعت از استقرار سیستم کنترل داخلی مناسب و عدم امکان انعکاس واقعی وضعیت مالی و نتایـج عملکـرد شهرداری، بدلیل عدم انعکاس بخش عمده‌ای از دارایی‌ها و بدهی‌ها تا زمان دریافت یا پرداخت‌های نقدی در دفاتر و گزارش‌ها .

ارجحیت‌های روش حسابداری تعهدی بر روش نقدی

• قابلیـت اعتمـاد مطلوبتـر اطلاعات .

• برخـورداری از كارآیـی و كیفیت مناسبتـر و قابلیـت فهـم بهتـر .

• انعکاس اطلاعات مرتبط و مناسبتـر برای تصمیم‌گیـری‌های زمانـی .

• صورت‌های مالی تهیه شده قابلیـت مقایسـه بهتـری دارد و اطلاعات آن به حـدی شفاف است كه تصمیم‌گیـری را برای کلـیـه مسئولین و خصوصاً دست اندركاران امور مالی و حسابداری سازمان روشن‌تـر و شفاف‌تـر می‌نماید

• كارآیی بیشتر عناصر حسابداری در صورت‌های مالی تهیه شده .

• قابلیت مقایسه بهتر صورت‌های مالی تهیه شده .

لذا بطور خلاصه می‌توان گفت که اهم مشکلات و نارسائی‌های سیستم مالی نقدی به شرح ذیل است :

• سیستم حسابداری نقدی فارغ از استقرار سیستم کنترل داخلی مناسب در انعکاس واقعی وضعیت مالی و نتایج عملکرد شهرداری است؛ زیرا بخش عمده‌ای از دارایی‌ها و بدهی‌ها تا زمان دریافت یا پرداخت‌های نقدی در دفاتر و گزارش‌ها منعکس نمی‌گردد .

• به تبع عدم هوشمندی سیستم حسابداری نقدی، در این سیستم اعمال مدیریت نقدینگی و مدیریت بر هزینه امکانپذیر نبوده و در نتیجه بکارگیری بهینه منابع در خدمت‌رسانی مؤثرتر به شهروندان با مانع جدی مواجه است .

• اشکالات ساختار سازمانی و عدم وجود یکپارچگی در وظایف واحدهای متنوع بخش مالی اعم از سیستم‌های اجرایی، کنترلی، حسابرسی و بودجه‌ریزی نیز از مسائل و مشکلات قابل اعتنا در سیستم حسابداری نقدی است

منابع:

http://mehrabkarimi.persianblog.ir/

http://www.tehran.ir

http://nvsn.blogfa.com/

http://network.penco.ir

حسابداری مدیریتی

یک نقطه نظر : نقش حسابداری مدیریتی .                      

حسابداری مدیریتی همانطور که توسط NAA تشریح می شود ، شیوه ای در شناسایی ، اندازه گیری ، گرد آوری ، تحلیل ، آماده سازی و ارتباطی با اطلاعات مالی می باشد که مدیریت آن را به منظور برنامه ریزی ، برآورد و کنترل یک سازمان به کار می برد . آن استفاده ای مناسب از منابع سازمان را تضمین می نماید . حسابداری مدیریتی ، مسئولیت آماده سازی گزارشات مالی را برای گروه های غیر مدیریتی مثل آژانس های قانونی و مقام های مالیاتی ، ایجاد می نماید . به طور ساده می توان گفت که حسابداری مدیریتی ، حسابداری است برای طرح ریزی ، کنترل ، فعالیت های تصمیم گیری برای یک سازمان .

حسابداری مالی در برابر حسابداری مدیریتی .

حسابداری مالی عمدتاً مربوط می باشد به جنبه های تاریخی از گزارش خارجی که آن اطلاعات مالی ای را برای گروه های خارجی مثل سرمایه گذاران ، طلبکاران و دولتمردان فراهم می آورد . به منظور جلوگیری از انحراف گروه های خارجی ، حساب مالی توسط آنچه که GAAP نامیده می شود ، تحت کنترل است . حسابداری مدیریتی به عبارتی دیگر مرتبط می باشد با فراهم اطلاعات برای مدیران داخلی ، کسانی که مسئول     برنامه ریزی و کنترل عملکرد مؤسسه ( شرکت ) و تصمیم گیری های مدیریتی می باشند. به علت استفادۀ داخلی حسابداری مدیریتی ، آن از GAAP پیروی نمی کند . تفاوت های بین حسابدارهای مدیریتی و حسابدارهای مالی در زیر خلاصه می شود :

حسابدارهای مدیریتی                             

1 ـ برای کاربران داخلی داده ها را فراهم می آورد .

2 ـ توسط قانون اجباری نمی باشد .

3 ـ پیرو GAAP نیست .

4 ـ بر ارتباط و انعطاف پذیری داده ها تأکید می کند .

5 ـ تأکیدی بیشتری بر آینده دارد .

6 ـ روی گروه ها همانند کل یک تجارت تمرکز می کند .

7 ـ خیلی زیاد از دیگر بخش ها مثل مدیریت مالی ، مدیریت اقتصادی و تأمین بودجه بهره مند می شود 

8 ـ وسیله ایست برای یک پایان

حسابداری های مالی

1 ـ برای کاربران خارجی ، داده ها را فراهم می آورد .

2 ـ در قانون اجباری است .

3 ـ پیرو GAAP است .

4 ـ باید تولید کنندۀ داده های زمانی و صحیح باشد .

5 ـ بر گذشته تأکید دارد.

6 ـ به تجارت به طور کلی می نگرد .

7 ـ در درجۀ اول به خودش تکیه می کند .

8 ـ خودش یک پایان است .

حسابداری هزینه ای در برابر حسابداری مدیریتی .

تفاوت بین حسابداری هزینه ای و حسابداری مدیریتی بسیار دقیق می باشد . NAA حسابداری هزینه ای را به عنوان« گروهی حساب شده و منظم از شیوه ها جهت ثبت و گزارش اندازه های هزینۀ تولید کالا و انجام خدمات در جمع کل و در جزئیات » معرفی می نماید. آن شامل روش هایی برای تشخیص ، طبقه بندی ، جمع بندی ، تخصیص و گزارش هزینه ها می باشد و آنها را با استاندارد های هزینه ای مقایسه می نماید . از طریق این معرفی حسابداری هزینه ای و تشریح NAA از حسابداری مدیریتی یک چیز بسیار روشن می شود : عملکرد عمدۀ حسابداری هزینه ای ، گردآوری هزینه برای برآورد سرمایه و تصمیم حقوقی ( در آمدی ) می باشد . حسابداری مدیریتی ، بر استفاده از    داده های هزینه ای برای برنامه ریزی ، کنترل و اهداف تصمیم گیری ، تأکید دارد .

ــ کار مدیریت .                            

به طور کلی ، کاری  که مدیریت انجام می دهد را می توان این گونه طبقه بندی نمود :

( a ) برنامه ریزی   (b ) هماهنگ (تنظیم ) کردن    ( c ) کنترل     ( d ) تصمیم گیری

( a ) برنامه ریزی  : نقش برنامه ریزی مدیریتی در بر گیرندۀ انتخابی از اهداف کوتاه مدت و طولانی مدت می باشد و همچنین کشیدن نقشه های استراتژیکی را برای دستیابی به آن اهداف شامل می شود .

(b ) هماهنگ /تنظیم نمودن : در انجام نقش هماهنگی ، مدیریت باید تصمیم بگیرد که چگونه به بهترین نحو ، منابع شرکت را به منظور اجرای نقشه های طراحی شده در کنار هم قرار دهد .

( c ) کنترل : کنترل مستلزم اجرای یک روش تصمیمی و استفاده از بازخورد می باشد به طوریکه اهداف شرکت ( مؤسسه ) و نقشه های ویژۀ استراتژیکی به طور مناسب به دست آیند .

( d ) تصمیم گیری : تصمیمگیری انتخابی هدفمند در میان گروهی از انتخاب ها و راه ها در خصوص یک هدف داده شده می باشد .

اطلاعات حسابداری مدیریتی در انجام همۀ نقش های ذکر شده ، مهم می باشد .

ــ جنبۀ تشکیلاتی حسابداری مدیریتی .

دو نوع مقام در ساختار مدیریتی وجود دارد :    1 ـ کار       2 ـ کارکنان

کار ، آنچه است که به توابع دستور می دهد . مدیران کاری مسئول رسیدن به گروه اهداف توسط سازمان ، تا حد امکان ، می باشند . محصولات و مدیران فروش معمولاً صاحب مقام کاری می باشند .

مقام کارکنان آنچه است که توصیه ، حمایت و خدمات را به دپارتمان  کار عرضه      می دارد.مدیران کارکنان بر دیگران فرمانده نمی باشند ( یا غلب نمی باشند ) .        مثال هایی از کارکنان شامل خدمه ، خریدارها ، مهندسین و ادارۀ امور مالی می باشد . نقش حسابداری مدیریتی معمولاً یک نقش کارکنانی ( پرسنلی ) می باشد همراه با مسئولیتی در فراهم آوری مدیران کاری و همچنین دیگر کارکنان با یک سرویس ویژه ، این سرویس در بر گیرندۀ ( a ) بودجه (b ) کنترل ( c ) قیمت گذاری و ( d ) تصمیم های ویژه است .

ــ کنترلر شیب

حساب مدیریتی اصلی یا اجرای حسابداری اصلی یک سازمان « کنترلر » نامیده می شود . کنترلر مسئول دپارتمان حسابداری می باشد . مسئول کنترلر به طور اساسی در کارکنان   ( پرسنل ) می باشد ، به طوریکه دفتر کنترلر مشاوره و خدماتی به دیگر دپارتمان ها    می دهد . اما در یک زمان ، کنترلر دارای مجوز کاری در میان اعضای دپارتمانش می باشد مثل حسابرس ، کتابدار ها ، تحلیل گران بودجه و ... . ( به شکل 1 ـ15 نگاه کنید . ) نقش های اصلی کنترلر از قرار زیر می باشد :

1 ـ برنامه ریزی برای کنترل

2 ـ گزارش و تفسیر مالی

3 ـ اداره و سرپرستی مالیات

4 ـ حسابرسی های مدیریتی ، پیشرفت سیستم حسابداری و پردازش داده های کامپیوتری

5 ـ حسابرسی های داخلی

مفاهیم هزینه ، شرایط و طبقه بندی :

در حسابداری مالی ، بیان « هزینه » به عنوان یک اندازه گیری ، در عبارت پولی ، از مقدار منابع مورد استفاده جهت برخی اهداف ، تشریح می شود . در حسابداری مدیریتی ، بیان «هزینه » در راه های بسیار متفاوتی به کار می رود . در واقع انواع متفاوتی از هزینه ها وجود دارد ، که برای اهداف مختلفی مورد استفاده می باشد . بعضی از هزینه ها برای برنامه ریزی ، بودجه و کنترل قیمت ها مفید می باشند و همچنین برای تصمیم گیری های طولانی مدت و کوتاه دوره به کار می روند .

ــ  طبقه بندی هزینه ها :

هزینه ها را می توان به طبقه های متنوعی تقسیم نمود ، این دسته بندی بر اساس :

1 ـ نقش مدیریتی آنها :

( a ) هزینه های تولید                  (b ) هزینه های غیر تولیدی

2 ـ سهولت آنها در ردیابی :

( a ) هزینه های مستقیم ( بلا واسطه )           (b ) هزینه های غیر مستقیم ( با واسطه )

3 ـ زمان بندی مسئولیتی آنها در برابر در آمدهای فروش .

( a ) هزینه های محصولاتی               (b ) هزینه های دوره ای

4 ـ شیوۀ آنها بر اقتضای تغییرات فعالیتی :

( a ) هزینه های متغیر         (b ) هزینه های ثابت              ( c ) هزینه های نیمه متغیر

5 ـ ارتباطشان با کنترل و تصمیم گیری :

( a ) هزینه های قابل کنترل و غیر قابل کنترل          (b ) هزینه های استاندارد

 ( c ) هزینه های افزایشی                                    ( d ) هزینه های سانک

( e ) هزینه های موقعیتی                                    ( f ) هزینه های ارتباطی

ـــ هزینه های نقش مدیریتی .

در یک شرکت تولیدی ، هزینه ها به دو طبقۀ اصلی تقسیم می شود ، با فعالیت های    کار آمد آنها را پیوند می دهند به : ( 1 ) هزینه های تولیدی و ( 2 ) هزینه های غیرتولیدی که آنها را هزینه های عملی نیز می نامند .

ــ هزینه های تولیدی : هزینه های تولیدی آن هزینه هایی می باشد که مربوط هستند به فعالیت های تولیدی کمپانی . هزینه های تولیدی به سه طبقه تقسیم می شوند : کالای مستقیم ، کار مستقیم و هزینه های ثابت کارخانه .

کالای مستقیم همۀ کالاهایی هستند که قسمت مکملی از محصول به پایان رسیده    می باشد . مثالاً ، استیل به کار رفته در ساخت یک اتومبیل و یا چوب مورد استفاده در ساخت وسایل .

چسب ها ، میخ ها و دیگر موارد کوچک به عنوان کالای غیر مستقیم یافت می شوند و همچنین به عنوان بخشی از هزینه های ثابت کارخانه در نظر گرفته می شود .

کار مستقیم کاریست که به طور بلاواسطه در برگیرندۀ تولید محصول می باشد . برای ذکر مثال هایی از هزینه های کاری مستقیم ، دستمزد کارگران در یک خط ، حقوق اپراتورهای ابزار ماشینی ، را می توان نام برد . کار غیر مستقیم همانند حقوق کارکنان سوپروایزر که به عنوان بخشی از هزینه ثابت کارخانه در نظر گرفته می شود .

ــ هزینه ثابت کارخانه را می توان گفت که شامل همۀ هزینه های تولیدی می باشد به جز کالاهای مستقیم و کار مستقیم . بعضی از مثال ها شامل هزینۀ استهلاک ها ، اجاره ، مالیات ، بیمه و هزینه زمان های بلا استفاده می باشند . هزینه ثابت کارخانه را همچنین بلا سری تولید ، هزینه های تولید غیر مستقیم و سنگینی فشار کارخانه می نامند .

بسیاری از هزینه با طبقه و دسته هایشان تداخل دارند . برای مثال ، مواد مستقیم         ( کالای مستقیم ) و کار مستقیم زمانیکه ترکیب می شوند ، هزینه های عمده نام      می گیرند .

کار مستقیم و هزینه ثابت کارخانه ترکیب می شوند به نام هزینه های تبدیلی .     (هزینه های پردازشی )

ــ هزینه های غیر تولیدی . این هزینه ها تقسیم می شوند به هزینه های فروش و     هزینه های کلی و اجرائی .

هزینه های فروش تمام هزینه هایست که پیوند می خورد با کسب فروش و توزیع محصولات . برای مثال می توان تبلیغات و پیام های بازرگانی فروش را نام برد .

هزینه های کلی و اجرائی شامل همۀ هزینه هایست که در ارتباط با انجام فعالیت های کلی و اجرائی ، به وجود می آیند . مثلاً : حقوق مجریان و هزینه های قانونی .

ــ هزینه های مستقیم و غیر مستقیم .

هزینه ها را می توان مستقیم یا غیر مستقیم در نظر گرفت بر حسب دامنۀ ردیابی برای یک هدف خاص از هزینه ها مثل ، محصولات ، مشاغل ( وظایف ) ، دپارتمان و حوزه های فروش .

هزینه های مستقیم آن هزینه هایست که می توان آنها رابه طور مستقیم برای اهداف هزینه ای ردیابی نمود . مثلاً کالاهای مستقیم ، کار مستقیم و تبلیغات که برای یک حوزه فروش ساخته می شوند .

هزینه های غیر مستقیم آن خرج هایست که مشکل می توان ردیابی شان کرد برای هدف ویژه ای از هزینه ها موارد هزینه ثابت کارخانه ای تماماً هزینه های غیر مستقیم به شمار می روند . هزینه های تقسیم شده توسط دپارتمان های مختلف ، محصولات یا وظایف را هزینه های رایج یا هزینه های مشترک می نامند ، که آنها نیز هزینه های غیر مستقیم منظور می شوند .

تبلیغات ملی که بیش از یک محصول یا ناحیۀ فروش آن را به کار می گیرند ، نمونۀ دیگری از هزینه غیر مستقیم می باشد .

هزینه های محصولی و هزینه های دوره ای .

به واسطه زمان بندی مسئولیت شان در برابر در آمدهای مالیاتی یا به واسطۀ اینکه آیا قابل سرمایه گذاری هستند یا خیر ، خرج ها ( هزینه ها ) طبقه بندی می شوند به :

( a ) هزینه های محصولی و (b ) هزینه های دوره ای

ــ هزینه های محصولی ، هزینه های قابل سرمایه گذاری هستند به طوریکه به عنوان بخشی از سرمایۀ در دست در نظر گرفته می شود . بنابراین آنها تا زمانیکه فروخته شوند، دارایی محسوب می شوند . وقتی که آنها فروخته شوند ، تبدیل به هزینه می شوند یعنی این که هزینۀ کالاها فروخته می شود . همۀ هزینه های تولیدی ، هزینه های محصولی   می باشد . 

هزینه های دوره ای قابل سرمایه گذاری نمی باشند و از این رو در مقابل درآمدهای فروش در مدتی که درآمد به دست می آید ، مسئول می باشند . هزینه های فروش و هزینه های کلی و اجرائی هزینه های دوره ای هستند .

ــ هزینه های متغیر ، هزینه های ثابت و هزینه های نیمه متغیر .

از طریق یک برنامه ریزی و دیدگاه کنترلی شاید مهم ترین روش برای طبقه بندی      هزینه هایست که آنها چگونه بر اقتضای تغییرات در حجم یا بعضی از اندازه های فعالیتی رفتار می کنند . از لحاظ این رفتار ( شیوه ) هزینه ها را می توان به سه طبقۀ اساسی تقسیم نمود :

هزینه های متغیر آن هزینه هایی هستند که در مجموع تغییر می کنند در نسبت های مستقیم برای تغییراتی در فعالیت ها . مثلاً مواد مستقیم و هزینه های بنزینی .

هزینه های ثابت آن هزینه هایست که  پایه باقی می مانند در تبدیل و تغییرهای فعالیتی مثل اجاره ، بیمه و مالیات .

هزینه های نیمه متغیر ، هزینه هایی هستند که با تغییرات ایجاد شده در حجم ، تغییر      می کنند اما برعکس هزینه های متغیر در نسبت های متفاوت تغییر نمی یابند . به عبارتی دیگر ، این هزینه ها شامل یک عنصر متغیر و یک عنصر ثابت می باشند ، مثل اجارۀ یک کامیون توزیعی که یک نرخ ثابت اجاره ای به علاوه و یک شارژ متغیر پرداخت می شود . و هزینه های نیرویی که در آن هزینه ها شامل مقداری ثابت به علاوۀ یک شارژ متغیر می باشد . تجزیۀ هزینه ها به عناصر متغیر آنها و عناصر ثابت شان بسیار مهم هستند در حوزه های بسیاری از حسابداری مدیریتی همانند بودجه قابل انعطاف ،     آنالیز های تجزیه ای و تصمیم گیری های کوتاه دوره .

ــ هزینه های برنامه ریزی ، کنترل و تصمیم گیری .

هزینه های قابل کنترل و هزینه های غیر قابل کنترل . یک هزینه زمانی قابل کنترل نام می گیرد که مقدار آن طراحی شود برای رأس یک دپارتمان و سطح هزینه به طور قابل ملاحظه ای تحت نفوذ مدیر باشد . هزینه های غیر قابل کنترل آن خرج هایست که تابع نفوذ یک سطح سوپر ویژن مدیریتی عرضه شده نیست .

هزینه های استاندارد : آن هزینۀ تولیدی یا عملکردی می باشد که به طور دقیق از پیش تعیین می شود . آن هزینه مورد نظری است که باید به دست آورده شود .

هزینۀ استاندارد با هزینه واقعی به منظور اندازه گیری عملکرد و اجرای یک دپارتمان هزینه ای ، مقایسه می شود .

هزینه های مختلف ، این هزینه ها متفاوت هستند در هزینه های بین دو یا بیش از دو انتخاب .

تعاریف و انواع بودجه

حسابداری بودجه ای باید جنبه های یکتای عملکردهای دولتی را تشخیص دهد . ارگان های دولتی باید سلسله مراتبی از خدمات مثل حمایت های پلیسی و آتش نشانی ، آب و ذخایر آن ، دادگاه های قانونی و ساختن ساختمان های عمومی و دیگر امکانات و تسهیلات را فراهم آورند . به علاوه ، ارگان های دولتی منابع شان را از منابع متفاوت بسیاری دریافت می کنند و باید طبق موازین قانونی باشند .

عملکردهای یک ارگان دولتی باید به گزارش های دوره ای ( نوبتی ) سالانه تقسیم شوند زیرا مدیریت این عملکردهای عمومی می تواند به عنوان نتیجه ای از انتخاب ها یا ملاقات های جدید تغییر یابد . از این رو ، حسابداری دولتی باید بسیاری از اهداف متفاوت ، منابع مختلف درآمد و ... را تشخیص دهد . به منظور به پایان رسانیدن اهداف ارگان دولتی ، ارگان صور متنوعی از بودجه ها را تشکیل می دهد . یک بودجه تشریح    می شود به گونه زیر :

یک ماهیت حسابداری همراه با گروه خود گردانی از حساب هایی که پول یا دیگر منابع را با یکدیگر ثبت می کند همگی مربوط خواهند شد به بدهی ها و ته ماندۀ سهام عادی یا تعادل باقی مانده . بودجه های مختلفی برای نقش های ویژه ای که یک دولت باید فراهم آورد ، تشکیل می شود بیشتر بودجه ها از منابع مالیات ملکی یا فروش های تجاری تأمین می شوند ، آنها همچنین منابعی را به عنوان کمک هزینه از دیگر     آژانس های دولتی ، از جریمه ها یا گواهی نامه ها ، و از شارژها برای خدمات ، دریافت می کنند . هر بودجه باید خرجش را متناسب با اهداف ویژه اش بسازد . برای مثال ، یک بودجه در نظر گرفته شده برای حمایت های آتش نشانی را نمی توان در تهیه       اتوبوس های مدرسه ای برای مدارس محلی صرف نمود .

دپارتمان آتش نشانی ممکن است صرف کند بودجه اش را مستقیماً برای حمایت های آتش نشانی . هر بودجه دارایی و امتیازات مربوط به خودش را دارد و همچنین دارای حساب های بدهی خودش می باشد . بیان « خرج » مرجوع است به کم شدن منابع بودجه در جهت ایجاد خدمات دولتی . بیانیه های مالی جداگانه باید برای دوره های هر بودجه آماده شود . در این شیوه ، اعضای هیأت مدیره یا دیگر حزب های علاقه مند     می توانند عملکرد مالی هر بودجه را ارزشیابی نمایند .

ــ انواع بودجه : ماهیت های دولتی ، هشت بودجه را که به طور کلی طبقه بندی        می شوند به سه نوع اصلی براساس شباهت روش های حسابداری و شیوه های گزارشی مورد استفاده ، به کار می برد .

A:  1 ـ بودجه کلی      2 ـ بودجه ویژه درآمدی   3 ـ بودجه پروژه های سرمایه ای

4 ـ بودجه خدمات وامی

B: Proprietary          5 ـ بودجه سرویس داخلی        6 ـ بودجه فعالیت بازرگانی

C: Fiduciary            7 ـ بودجه های سپرده ای        8 ـ بودجه های آژانس

بودجه های دولتی . چهار بودجۀ دولتی به کار می رود در تهیه خدمات اصولی دولتی برای عموم هدف هر یک از این بودجه ها از قرار زیر می باشد :

1 ـ بودجه کلی : همۀ منابع مالی به غیر از آنهایی که باید برای دیگر بودجه ها مورد حساب قرار گیرند ، در بودجۀ کلی محاسبه می شوند . این بودجه شامل عمل و عکس العمل هایست برای خدمات دولتی کلی که تهیه می شود به واسطۀ عملکردهای اجرائی ، قانونی و قضاوتی ارگان دولتی .

به علاوه، خدمات عمومی مثل حمایت پلیسی و آتش نشانی و فعالیت های عمومی فرهنگی و بار آفرینی مشمول آن می باشند .

2 ـ بودجه ویژه در آمدی : فرآیندهای منابع ویژۀ درآمدی که به طور قانونی محدودند برای اهداف مشخصی ، جزو بودجه ویژۀ درآمدی حساب می شوند . این بودجه شامل   خرج ها منابعی برای عملکرد مواردی مثل کتابخانه های عمومی منظور می شود .

3 ـ بودجه پروژه های سرمایه ای : منابع مورد استفاده در اکتساب و ساختار پروژه های سرمایه ای اصلی که به هر کسی بهره می رساند ، مثل پارک های عمومی یا      ساختمان های چند بخشی ، در بودجۀ پروژه های سرمایه ای منظور می گردد . این بودجه وجود دارد فقط در طی ایجاد تسهیلات و تا زمانی در کار است که هدف به اتمام برسد .

4 ـ بودجه سرویس وام دهی : گرد آوری منابع ، دستمزدها و ... در بودجۀ وام دهی منظور می شوند . که آن به طور طولانی مدت می باشد . همانطور که از نام آن پیداست ، این بودجه مسئول خدمات دهی وام طولانی مدت از طریق دولت می باشد .

قبل از سال 1987 بسیاری از ارگان های دولتی از پنجمین بودجه دولتی استفاده کردند ، بودجۀ ویژه ارزشیابی برای ثبت ساختار و بودجه دهی پیشرفت ها ( ارتقاهای ) عمومی به نظر می رسد که تنها به گروهی محدود از مردم بهره می رساند . این ارتقاهای عمومی مثل ازدیادهای فاضلابی ، چراغ های خیابان در مجاورت های ویژه یا پیاده روها و     خیابان ها در یک ناحیۀ ویژه در حوزه هایی با گرفتن مالیات های ویژه انجام می شد .

با این حال ، در ژوئیه سال 1987 ، GASB بیان کرد که گزارشات مالی و حسابداری برای ارزشیابی که احتیاج دارد به این که این فعالیت دردیگر بودجه های دولتی ثبت شود اگر که ارگان دولتی مجبور باشد در هر روشی در وام دهی مذکور ، ساختمانی را بودجه دهی کند . در بیشتر نمونه ها ، ارگان دولتی فراهم خواهد نمود چندین نوع از تعهدهای کلی دولتی در موضوع وام دهی . از این رو ، بودجه پروژه های سرمایه ای معمولاً برای محاسبۀ دورۀ ساختاری این ارتقاها و پیشرفت های سرمایه ای به کار می روند و بودجه وام دهی طولانی مدت همراه با دیگر وام های طولانی مدت ارگان دولتی گزارش         می شوند . در برخی از نمونه های بسیار معدودی که ارگان دولتی هیچ تعهدی در وام دهی ندارد ، وام دهی به عنوان بخشی از فعالیت های ارگان دولتی در نظر گرفته  نمی شود .