اهمیت بودجه ریزی برای سازمان ها و دولت ها

مقدمه :

بیشتر سازمانهای دولتی , تجاری یا غیر انتفاعی از بودجه بندی جهت اطمینان نسبت به اینکه منابع آنها طبق مقاصد و اهداف مدیریت به مصرف می رسد, و همچنین جهت سهولت در نتیجه گیری از علمیات طبق طرحهای مدیریت, استفاده می کنند.

در سازمانهای دولتی بودجه بندی از اهمیت زیادی برخوردار است , چونکه بودجه, جهت مصرف منابع عمومی , چارچوب و برنامه ارایه می کند.

از دیدگاه گزارشگری مالی و حسابداری , بودجه در سازمانهای دولتی جزء اصلی سازمان در رسیدن به اهداف حسابداهی که در فصل(2) دوم توضیح داده شد, می باشد.

بودجه در سازمانهای دولتی عموماً , نشاندهنده قوانین اتخاذ شده می باشد. که اهمیت بیشتری از ابزارهای برنامه ریزی مالی دارد. چونکه بسیاری از سازمانهای دولتی از GAAP جهت تهیه بودجه پیروی نمی کنند. دولت, با مقایسه بودجه ای که بر اساس GAAP تهیه نشده با بودجه ای که مبتنی بر GAAP تهیه شده است به اهداف پاسخگویی خود می رسد.

در این فصل , فرآیند بودجه بندی در سازمانهای دولتی و موضوعات مهم در مورد اطلاعات بودجه ای که در صورتهای مالی دولت ثبت شده است را مورد بررسی قرار می دهیم.

دورنمای بودجه:

NCGAS(1) یک , (حسابداری دولتی و اصول گزارشگری مالی و مفاد NCGAI(10)) , تحت عنوان گزارشگری بودجه ای دولتی و عمومی , دورنمای اطلاعاتی مفیدی درباره فرآیند بودجه بندی ارایه شده است.

یکی از مشکلات مهم فرآیند بودجه بندی, تعریف فرآیند بودجه است, چونکه بودجه نتیجه کار قوه مقننه است.

بسیاری از واحدهای دولتی از عوامل ذکر شده در فوق دور هستند.

در عین حال , بحث های ارایه شده در زیر, اطلاعات کافی را جهت تهیه بودجه و برخورد با موضوع بودجه بندی در سازمانهای دولتی, و موسسات عمومی ارایه و آنها را توانمند می سازد

·        بودجه اجرایی

·        بودجه تخصیص یافته

·        بودجه تخصیص نیافته

-         بودجه اجرایی :

 فرآیند بودجه بندی , با تهیه بودجه اجرایی شروع می شود که توسط بخشهای اجرایی دولت این امر صورت می گیرد.که بعد از تهیه آن به قوه مقننه تسلیم می شود, (NCGAI(1)) بودجه اجرایی را بهصورت زیر تعریف می کند:

"جمع آوری اطلاعات وپیشنهادات و برآوردهای ارایه شده و ثبت شده برای قوه مقننه , که توسط سازمان برنامه و بودجه و یا اداره بودجه تهیه می شود."

این بودجه نشاندهنده , تلاش سازمان برنامه و بودجه برای گردآوری و پردازش همه

در خواستها نیازهای بودجه ای برای هزینه کردن اعتبارات ثبت شده بوسیله موسسات دولتی مختلف و قسمتهای دولتی مختلف, می باشد.

این بودجه همچنین , شامل برآوردهایی در مورد درآمد های مورد انتظارو سایر منابع مالی می باشد, که جهت پرداخت هزینه های اعتبارات تصویب شده استفاده می شوند می باشد.

بعلاوه برای تقاضاهای خاص موسسات دولتی, بودجه اجرایی باید در برگیرنده هزینه هایی که برای قسمتهای مختلف مورد نیاز است نیز باشد.

برای مثال, مبالغی برای بازپرداخت بدهی , که این مبالغ از لحاظ میزان پرداخت و اینکه آن پرداختها صورت می پذیرند, فقط در دستگاههای دولتی در نظر گرفته می شود.

وجوه بازنشستگی کارمندان مثالهای دیگری از هزینه هایی است که معمولاً توسط بخشهای اجرایی تعیین می شود.

-         بودجه تخصیص یافته (یا تخصیص بودجه)

قسمتهای اجرایی , معمولاً بودجه اجرایی قوه مقننه و دولت را می پذیرند, بعد از گفتگو ها و مذاکرات بین قسمتهای اجرایی و قوه مقننه یا مجلس, بودجه به قسمتهای اجرایی ابلاغ می شود . که در این مرحله بودجه تخصیص یافته تلقی می شود.

(NCGAI 10) فرآیند تخصیص بودجه را به صورت زیر تعریف می کند, مجوز انجام هزینه ای که بوسیه لایحه تخصیص بودجه یا آئین نامه تصویب شده که بصورت قانونی تصویب و به امضاء رسیده است , ایجاد می شود و مربوط به درآمدهای برآوردی هست.

تخصیص بودجه شامل همه وجوه احتیاطی , مبادلات و تخصیصها و متمم بودجه و سایر تغییرات اجرایی و سایر مصوبات مجاز قانونی می باشد.

اهمیت تخصیص بودجه به مساله تعادل در انجام هزینه هایی که دولت نمی تواند این هزینه ها را بیش از حد معمول انجام دهد,تاکید دارد.

بودجه تخصیص نیافته(عدم تخصیص بودجه) :

بعضی از دولتها ممکن است به جای استفاده از فرآیند تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شده از طرحها و برنامه های مالی استفاده کنند که این هم نوعی بودجه محسوب می شود, که به عدم تخصیص بودجه اشاره دارد.

عدم تخصیص بودجه توسط(NCGAI(10))به صورت زیر تعریف شده است:

عبارتست از طرحها و برنامه های مالی برای یک سازمان دولتی و قسمتهای دولتی و برنامه ها و فعالیتها یا وظایف تصویب شده یا روشهای مجازی که بوسیله قانون اساسی تصویب و مجاز شناخته شده است, یا مجوز, یا قانون موضوعه یا اساسنامه, یا هر گونه مقررات محلی هستند که در آنها فرآیند تخصیص بودجه پیش بینی نشده است و خارج از محدوده تعریف تخصیص بودجه هستند.

میزان استفاده دولت از بودجه, تخصیص نیافته بستگی به میزان هزینه هایی دارد که تصویب شده اند.

مدیریت و اجرای بودجه (عملی کردن بودجه)

(NCGAI (10)) مفهوم مدیریت و اجرای بودجه را به صورت زیر تعریف کرده است:

تخصیص فرعی , ایجاد ذخایر احتمالی ,ابطال, تسلیم , انتقال, تخصیص بودجه, کنترل خرید و فروش و تدارکات و توزیع وجوه توسط قسمتهای اجرایی بودن مصوبه قانون رسمی.

این فعل و انفعالات ممکن است مطابق کنترلهای حسابداری مختلف و اهداف گزارشگری داخلی باشد , ولی قسمتی از تخصیص بو دجه محسوب نمی شود و مدیریت و اجرای بودجه بوسیله تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شد و بوسیله بودجه تفضیلی, مدیران دولتی و نمایندگان مختلف آنها و قسمتهای مختلف را برای بکارگیری بودجه بعنوان یک ابزار تخصیص منابع و ابزار مدیریتی توانمند می کند.

-         ضمیه(1)

مثالهای زیر باید به قهم برخی از فرآیند های بودجه بندی به خوبی کمک کند.

برای مثال فرض می شود که موسسه دولتی در یک شهر , وجود دارد که عضو هیات مدیره آن , ممجاز است که برای شهرداری در سال بعد تقاضای وجه بکند, بودجه تقاضا شده 3 میلیون دلار است که جهت 50 کارمند اداری و مدیران دولتی آن سازمان می باشد. و 2 میلیون دلار برای سایر افراد شاغل در سازمان و هزینه های سربار تقاضا شده است و 5 میلیون دلار برای انجام و اتمام فعالیتهای برنامه ریزی شده توسط سازمانهایی که با آنها قرارداد منعقد شده است, تقاضا شده . این بودجه اجرایی بوسیله مجلس تصویب می شود, که ابتدا به صورت طرح پیشنهادی ارایه می شود. در این مثال , بودجه تخصیصی در برگیرنده 3 مبلغ زیراست:

3 میلیون دلار برای هرینه خدمات پرسنلی و 2 میلیون دلار برای سربار و 5 میلیون دلار برای اجرای قراردادها, می باشد که می تواند افزایش هم داشته باشد.

این مبالغ باید بین قسمتهای مختلف سازمان تقسیم شود, برای مثال چه موقع 3 میلیون دلار هزینه خدمات پرسنلی باید تامین شود؟ چه میزان به مدیریت و چه میزان به کارکنان و پرسنل اختصاص می یابد؟ برای چه به قسمتهای فرعی و کارکنان پرداخت شود؟ و حقوق آنها چقدر است؟ و میزان افزایش حقوق آنها طی دوره های بعدی چقدر است؟

و سوالات مشابه ای باید درباره سرباز مجاز پرسیده شود , همچنین چه میزان از 2 میلیون دلار برای اجاره پرداخت شود و چه میزان برای برنامه ها, حمل و نقل و آموزش پرداخت شود؟

و 5 میلیون هزینه قراردادهای قانونی علاوه برآن باید سرشکن شود.

چه برنامه های کامپیوتری باید خریداری شود ؟ در چه شهرهایی برنامه ها اجرا و عرضه شود؟ تفکیک این 3 مبلغ که تشکیل دهنده سطوح کنترل قانونی هستند چه هدف بودجه ای برای مدیریت در بر دارد.

یک سیستم کدگذاری فرعی معمولاً ایجاد می شود که تحت عنوان کدهای بودجه نامیده میشود. و یا سایر موضوعاتی که می تواند معادل سطح کنترل عادی باشد. اگر موسسات دولتی از جابجایی هرگونه بودجه مجاز تخصیص یافته منع شده اند. که سطوح کنترل قانونی از 3 مبلغ فوق تشکیل شده است.

که برای انتقال و جابجایی بودجه های تخصیص یافته از یک سطح به سطح دیگر موافقت و اجازه قوه مقننه نیاز خواهدبود.

دقت داشته باشید که, اهمیت بودجه بندی موثر برای کارکنان مالی که برنامه های بودجه را ارایه می کنند روشن و واضح است .

دولت می تواند اسناد بودجه ای برای GFOA   را بر اساس این برنامه ها برای ملاحظات قاونونی مشابه به روشهایی مثل صورتهای مالی جامع سالیانه (که در فصل 5 بحث خواهد شد) بپذیرد و می تواند GFOA  را برای ملاحظات مربوط به اسناد و مدارک اش که جهت رسیدن به گزارشگری مالی مطلوب , مقرر شده است , بپذیرد.

اصلاح بودجه:

بعد از تصویب بودجه برای دولت در سال مالی مورد نظر, اغلب موارد لازم است که تغییراتی در بودجه در طی سال مالی صورت بگیرد. که برای اینکه بودجه دولت ممکن است اصلاح شود, دلایل متعددی وجود دارد, برای مثال:

1-    درآمد مالیاتی ممکن است کاهش زیادی  داشته باشد, که نیازمند این امر است که مبالغ تصویب شده جهت هزینه ها کاهش داده شود.

2-    شرایط آب و هوایی(مثل بارش برف و وزش طوفان و تندباد و جاری شدن سیل) این شرایط ممکن است منجر به ایجاد هزینه های هنگفتی برای دولت شود.

3-    مسایل سیاسی ایجاد شده طی سال ممکن است باعث تغییر انگیزه دولت برای انجام هزینه های جدید از منابع قبلی شود.

4-    هر لحظه ممکن است هزینه های مزایای بازنشستگی بیشتر یا کمتر از مبالغ مورد, انتظار شود.

زمانیکه بودجه به طور قانونی تصویب می شود, فرآیند تغییر بودجه بوسیله قوانین و مقررات عمومی دولت تعیین می شود. اغلب موسسات دولتی قادر به جابجایی وا نتقال مبالغ بودجه ای بین قسمت های مختلف هستند.

بعلاوه آنها ممکن است برای انتقال وجوه بودجه ای مثل هزینه های خدماتی کارکنان و یا سایر هزینه ها محدود شوند.

زمانیکه تعییرات بودجه , مبالغ ناچیزی هستند, دستگاه تصویب کننده بودجه معمولاً نیاز به پذیرش اصلاح بودجه قبل از اصلاح بودجه به صورت رسمی دارد. مطالب فوق بعنوان قسمتی از نیازمندیهای عمومی و عادی عنوان می شود. زمانیکه بودجه ممکن است اصلاح شود, زمان اصلاح در سازمانهای دولتی متفاوت خواهد بود.

برای مثال متمم بودجه تصویب شده سالهای مالی گذشته (سال مالی قبل) کنترل نمی کند استفاده از منابع دولتی را, اما ممکن است تفاوتها یا اختلافات زیاد از مبالغ بودجه شده اصلی را پنهان کند.

قوانین عمومی ممکن است, از این نوع دستکاری ها جلوگیری بعمل آورد, اگر چه بعضی از موسسات دولتی واقعاً قادر هستند مبلاغ بودجه ای شان را بعد از پایان سال مالی , اصلاح کنند.

گزارشگري بودجه :

(GASB34) دولتها را براي ارايه اطلاعات لازم (RST) جهت مقايسه بودجه اي مبالغ يا مندرجات بودجه اصلي ملزم مي كند، سرانجام مبلاغ بودجه و مبلاغ واقعي وجوهمستقل عمومي و وجوع مستقل درآمد اختصاصي جهت اينكه بودجه درست و صحيح باشد، تصويب مي شود، به جاري ارايه اطلاعات (RST) دولت ممكن است گزارش مقايسه اي اطلاعات بودجه اي كه دريك صورتحساب مقايسه اي بودجه اي كه جزيي از صورتهاي مالي اساسي است را ارايه كند.

مبالغ واقعي ارايه شده بايد مبتني بر مبناي حسابداري يكنواختي كه براي مبالغ بودجه استفاده مي شود، باشد.

و ستوني جهت ارايه انحرافات تشكيل شود، اما براي انجام اين كار الزامي وجود ندارد.

(GASB 37)، افشاي هزينه هاي اضافي را در بودجه هاي تخصيصي كه مربوط به وجوه مستقل عمومي و هر درآمد اختصاصي عمده و اصلي كه قانوناً در بودجه سالانه كل تصويب شده است، ملزم كرده است.

تعاريف زير در (GASB34) ارايه شده است كه جهت مقايسه بودجه اصلي با بودجه نهايي بكار مي رود:

1-    بودجه اصلي (اوليه): بودجه تخصيص يافته كاملي است ، بودجه اوليه ممكن است بوسيله ذخاير ، انتقال ، و تخصيص ها و متمم بودجه و ساير قوانين مجاز عمومي و بوسيله قوه مجريه قبل از شروع سال مالي تغيير پيدا كند، بودجه اوليه (اصلي) ممكن است همچنين شامل مبلغ تصويب شده واقعي كه اتوماتيك وار از سالهاي قبل به سالجاري منتقل مي شوند، باشد.براي مثال، شرايط قانوني ممكن است گردش اتوماتيك وار مبالغ تخصيص يافته براي جبران اصلاحات سال قبل را ملزم كند.

2-    بودجه نهايي: همان بودجه اصلي مي باشد كه بوسيله، ذخاير، نقل انتقالات وجوه، تخصيص وجوه و متمم بودجه و يا ساير قوانين مصوب عمومي و يا تغييرات صورت گرفته توسط مديران ارشد ، تعديل شده است و زماني كه بودجه قانوناً با از هر طريق ديگري تصويب مي شود لازم الاجرا است.بعلاوه ، مديريت جهت بررسي اختلافات بين بودجه اصلي و نهايي بررسي و تحليل و مذاكره مي كند كه لازم است اين كار صورت گيرد. و مبالغ بودجه نهايي و نتايج بودجه واقعي مثلاً براي وجوه عمومي يا ساير وجوه بايد تجزيه و تحليل شود. اگر اين بررسي ها و تجزيه و تحليل ها ، انحرافاتي را در بر داشته باشد ، بايد از دلايل وجود اين انحرافات آگاهي يابيم كه اين انحرافات برارايه خدمات در آينده و نقدينگي تاثير دارد.

بيانيه(GASB41) تحت عنوان مقايسه صورت مغايرات بودجه اي (Gasb41) بيان ميكند كه زمانيكه مغايرت بودجه اي با اهميت بوجود مي آيد، دولت براي مقايسه اطلاعات بودجه اي وجوه مستقل عمومي و وجوه مستقل درآمد اختصاصي ناتوان مي شود.

دولت جهت مقايسه بودجه ارايه شده ، ملزم شده است، بطوري كه اطلاعات متمم بر اساس وجوه، سازمانها، يا ساختار برنامه اي كه دولت براي پذيرش بودجه خود قانوناً استفاده مي كند، ارايه شود.

اساساً (GASB41) بيان مي كند كه زماني كه اختلافهاي نظري مهمي (اختلافات نظري بعد در اين فصل توضيح داده خواهد شد)وجود دارد دولت بازهم ملزم به ارايه بودجه مقايسه اي مي باشد.

در عين حال در اين وضعيت دولت براي ارايه اطلاعات مقايسه اي بودجه در صورت مقايسه اي بودجه اي كه بخشي از صورت هاي مالي اساسي دولت مي باشد اختياري ندارد.

چه وجوهي در بودجه تصويب مي شود؟

(NCGAS1) ، بيان مي كند كه بودجه ساليانه بايد توسط هر دستگاه دولتي تصويب شود. درعين حال تصويب بودجه در دستگاههاي دولتي از سازمانهاي غير دولتي متفاوت مي باشد.

در عمل ، در مورد اين موضوع كه چه مقدار بودجه براي همه وجوه تصويب شود تفاوتهاي زيادي بين سازمانهاي دولتي در اين مورد وجود دارد.

و همچنين در مورد اينكه چه ميزان بودجه اختصاص مي يابد تصويب شود نيزتفاوت هايي وجود دارد.

وجوه مستقل عمومي:

بطور كلي در بودجه قانوناً وجوه مستقل عمومي تصويب مي شود، چونكه اغلب فعاليتهاي عملياتي با اهمت و اصلي دولت با اين وجوه سرو كار دارد. همچنين معمولاٌ مديريت بودجه نيزبا وجوه مستقل عمومي سروكارزيادي دارد. و معني مديريت بودجه عبارتست از بودجه اي كه غالباً در مبالغ كم تصويب مي شوند و مديران دولتي را جهت مديريت مالي وجوه عمومي دولتي  توانمند مي سازد.

وجوه مستقل درآمد اختصاصي:

اين وجوه نيز عموماٌ در بودجه تصويب مي شوند. در عين حال براي تعيين ميزان درآمد اختصاصي مورد استفاده از كمك هاي بلاعوض دولت و ساير درآمدها و مخارج مورد نياز، استفاده مي شود. دولت ممكن است كه براي وجوه درآمداختصاصي قانوناً نخواهد بودجه اي تصويب شود اما بر اساس فعاليتها محاسبه مي شود . در اين مورد، اساساٌ بايد كنترل هاي كافي جهت پرداخت قراردادها يا دريافت كمك هاي بالعوض خاص و ساير درآمدهاي مرتبط داشته باشيم. براي اينكه تصويب بودجه بصورت قانوني لازم نبوده است بايد اين كنترلها صورت بگيرد

حساب مستقل پروژ هاي (طرحهاي) عمراني:

بودجه بندي براي حساب مستقل پروژه هاي عمراني (سرمايه اي) با ساير وجوه مستقل ديگر متفاوت است، زيرا بطور كلي تكميل پروژه هاي عمراني بيشتر از يكسال طول مي كشد.

بنابراين دولت مايل است براي اين پروژه ها بر اساس طرح ها و برنامه ها چند سالانه صورت بگيرد، بجاي اينكه تصويب بودجه براي پروژه هاي عمراني سالانه صورت بگيرد.

اين بودجه هاي چند سالانه طرح ها ممكن است توسط مجلس تصويب بشود يا تصويب نشود، و مبتني بر قانون و محيط عملياتي خاص دولت مي باشد.

حساب مستقل تامين مالي و باز پرداخت ديون بلند مدت:

اين حساب مستقل بعضي اوقات در بودجه هاي بصورت قانوني تصويب مي شوند.

پرداخت ديون بلند مدت بر اساس اوراق قرضه و اسناد قرارداد به كنترل هاي اضافي كمتري احتياج دارند.

به علاوه دولت، عموماً اگر جهت انجام اينگونه پرداختها به وجوه نياز داشته باشد. اين مبالغ را از انتقال وجوه مستقل عمومي به اين حساب تامين مي كند.

مبالغ انتقالي از حساب وجوه مستقل عمومي قبلاً در بودجه مصوب قانوني گنجانده شده است . دولت در عين حال كه بايد مطمئن شود كه وجوه منتقل مي شوند و جهت پرداخت ديون بلند مدت استفاده مي شوند ظرف يكسال كه هم اصل و هم بهره بدهي ، يا بدهي هاي بازنشستگي پرداخت مي شود بايد به اين نكته كه منابع كافي جهت پرداخت تعهدات وجود دارد يا نه دقت كنند.

حساب مستقل وجود سرمايه اي:

در بودجه اين وجوه بعضي اوقات و بندرت تصويب مي شود. وجوه مستقل سرمايه اي بيشتر در بودجه بندي واحدهاي تجاري استفاده مي شود. بودجه بندي وجوه سرمايه اي به دولت در تعيين اينكه آيا هزينه ها پرداخت خواهد شد يا برآورد مبالغ كمكي جهت پرداخت هزينه ها لازم است.

بودجه وجود سرمايه اي ، بعضي اوقات بصورت متغير يا قابل انعطاف انتخاب مي شوند، چونكه هزينه هاي بودجه شده متغيرند يا نوسان دارند و دايم با ميزان فعاليتهاي توليد درآمد تغيير مي كنند.

حساب مستقل وجوه اماني:

اين وجوه به ندرت در بودجه تصويب مي شود. وجوه اماني و وجوه وصولي توسط موسسات ديگر بوسيله قراردادها يا توافق هايي كه باعث بوجود آمدن اين وجوه مي شود، كنترل مي شود.

كنترلهاي ذكر شده در فوق در مورد اين دارايي ها بوسيله پروسه قانوني بيروني (خارجي) انجام مي شود.

اين قراردادها و توافق نامه ها اعتبار كمتري دارند.

براي مثال ، كاركنان دولتي اغلب در طرحهاي پاداش مدت دار شركت مي كنند كه طبق ماده 457 درآمد داخلي ايجاد شده وجود اماني محاسبه مي شود . براي دولت تصويب قانوني مبالغ بودجه برآورد شده حساب برداشت براي سال مالي آينده مناسب نخواهد بود.

اختلافهاي بين بودجه و GAAP :

همانطور كه قبلاً ذكر شده ممكن است بين حسابداري بودجه اي و گزارشگري بودجه اي و حسابداري بر اساس GAAP و گزارشگري بر اساس GAAP تفاوتهايي وجود داشته باشد.

بطوري كه درفصل 5 توضيح داده خواهد شد، صورتهاي مالي دولت شامل صورتهاي مالي خواهد بود كه بر اساس بودجه هاي واقعي حسابداري تهيه شده اند، (NCGAI 10) اغلب گروهها و طبقه بندي هاي مهمي كه ممكن است منجر به تفاوتهايي بين اينها شود را توضيح مي دهد كه اغلب بصورت زير است:

تفاوتها در مبناي حسابداري:

  دولت ممكن است براي تهيه بودجه اش از چندين مبناي حسابداري، كه بوسيله GAAP اين مبناي ملزم شده است استفاده كند، براي مثال زماني كه GAAP ملزم مي كند براي حساب مستقل وجوه عمومي از مبناي حسابداري تعهدي تعديل شده استفاده شود، دولت ممكن است بودجه وجوه عمومي را براساس مبناهاي مختلف تهيه كند، (مثل مبناي نقدي يا.....)

متناوباً ، دولت ممكن است بودجه وجوه عمومي خود را براساس مبناي حسابداري تعهدي تعديل شده تهيه كند، به استثناي برخي اقلام كه انتخاب آنها براي بودجه بر اساس، مبناهاي مختلفي مثل (مبناي نقدي و . . . ) صورت مي پذيرد.

تفاوتهاي زمانبندي:

بودجه ممكن است در چارچوب زماني مختلفي كه نسبت به گزارش وجوهي كه براي اهداف گزارشگري مالي مورد استفاده قرار مي گيرد تهيه شود.

به علاوه براي اهداف بودجه اي با برخي از اقلام مثل بودجه هاي تخصيص يافته ممكن است رفتار متفاوتي نسبت به حسابداري و گزارشگري بر حسب GAAPصورت بگيرد.

در برخي موارد نادر ، دولت بصورت 2 سالانه بودجه تصويب مي كند. يكي از موارد مذكو ر مربوط به طرح ها و پروژه هاي بلند مدتي است كه بودجه بندي در مورد آنها براي چندين سال صورت مي گيرد. در صورتيكه وجوهي كه براي فعاليتهاي پيمانكاري محاسبه شده است (مثل وجوه طرح هاي عمراني) به صورت سالانه تهيه مي شود.

تفاوتهاي نظري:

برخي اوقات تفاوتهايي وجود دارد و دليل آن اين است كه ساختار وجوهي كه مقرر شده است جهت اهداف بودجه بندي ، صرفنظر از اين كه معاملات و فعاليتها بر اساس GAAP گزارش شود ممكن است از يك ساختار سازماني يا ساختار برنامه اي استفاده شده در اهداف بودجه اي متفاوت باشند.

(NCGAT 10) ساختار سازماني را بصورت زير تعريف مي كند:

" قسمتي از دولت كه از قانون قوانين آمده و مراجع معتبر پيروي مي كنند و مسئوليت آنها انجام وظايف دولت است.

به عبارت ديگر ساختار سازماني، منعكس كننده چارت سازماني و واحدهاي ما فوق ، يا بالاسري كه با دولت ارتباط دارد، مي باشد.

كه اين ارتباط ممكن است در مورد ساختار وجوه، با اهداف GAAp متفاوت باشد.

ساختار برنامه ها توسط (NCGAI10) بعنوان دسته بندي فعاليتها، ماموريت كارمندان يا پرسنل ، اجازه انجام مخارج ، تسهيلات و تجهيزات مي باشد كه همه درجهت رسيدن به اهداف كمك مي كنند ، در نظر گرفته شده است.

به عبارت ديگر بودجه بندي ممكن است بر اساس پروژه ها صورت بگيرد.

حال آنكه ممكن است وجوه متفاوتي براي اين منظور استفاده شود مثل :

(1)               مأموريت كارمندان در مورد پروژه ها (مثل وجوه عمومي)

(2)               دارايي هاي در دست ساخت (مثل وجوه طرح هاي عمراني)

(3)               وجوه پرداخت ديون بلند مدت (مثل پرداخت ديون بلند مدت)

تفاوت موجوديتها (عناصر تشكيل دهنده) :

بودجه هاي تخصيص يافته دولت ممكن است شامل همه عناصرارايه شده در گزارشگري مالي واحد نباشد. اين مسأله زماني مهم است كه اجزاي واحد با وجوهي كه تشكيل دهنده وجوه اوليه واصلي دولت مي باشد تركيب شده باشد.(اطلاعات بيشتر در اين زمينه در فصل 16 ارائه شده است) .

دولت ممكن است همچنين بودجه را براي برخي از وجوه بصورت قانوني تصويب كند، ولي اين بودجه تهيه شده در برگيرنده انواع وجوه خاص نمي باشد. ساير وجوه ، كه در اين فصل توضيخ داده شده است در داخل بودجه تخصيص يافته ارائه مي شود.

و سؤالاتي كه معمولاً بوجود مي آيد اين است كه زماني كه گزارشگري بودجه اي از گزارشگري بر مبناي GAAP  تفاوت داشت چه بايد بكنيم؟

(NCGAI 10) بيان مي كند كه بجزاز تطبيق اهداف عمومي صورتهاي مالي كه مربوط به تفاوتهاي مبناي حسابداري ، زمانبندي و جنبه نظري و تفاوت در موجوديتها ، تفاوتهاي ديگري بين طرز عمل بودجه و GAAP  نيست.

كه اين تفاوتها از ضميمه زير قابل استناد است:

ضميمه (2):

مبناي حسابداري بودجه اي براي انواع گزارشهاي مختلف بودجه بر اساس GAAP بكار گرفته شده است.

براي اهداف بودجه اي ، اصلاحات بعنوان هزينه و مخارج ثبت شده اند، اما براي اهداف GAAP تخت عنوان ذخاير مانده وجوه منعكس شده اند، مخارج زماني ثبت مي شوند كه پرداخت شوند يا اصلاح شوند براي اهداف بودجه اي ،در مقابل طبق ْGAAP هزينه ها زماني ثبت مي شوند كه كالاها و خدمات دريافت شوند براي اهداف بودجه اي ماليات بردارايي ها اخذ شده بعنوان درآمد در نظر گرفته مي شوند.

اصلاح مباني مختلف شناسايي درآمد و هزينه براي سال مالي منتهي به (30/ژوئن/1*20) بصورت زير است:

حساب مستقل وجوه عمومي                                                         دلار

درآمد بر اساس GAAP                                                                 000/100

+اضافه مي شود:

ماليات بر دارايي وصول شده سال جاري                                                        000/20

-         كسر مي شود:

ماليات بر دارايي وصول شده سال قبل                                                (19000)

درآمد بودجه اي                                                                                      101000

مخارج بر اساس GAAP                                                                          95000

+اضافه مي شود:

اصلاحات سالجاري                                                                                    5000

بدهي هاي سال قبل كه در بودجه سالجاري شناسايي شده اند                          15000

-         كسر مي شود:

پرداختي جهت اصلاحات سال قبل                                                               (4000)

بدهي هاي مربوط به سالجاري كه در بودجه

سالجاري شناسايي نشده اند                                                                      (10000)

                                                                                                              101000

كنترل بودجه اي:

يكي از اهداف اوليه بودجه بندي ، كنترل تمام درآمدها و مخارج دولت مي باشد. براي رسيدن به يك سطح مناسب كنترل ، بودجه ها بايد توسط سيستم حسابداري دولت تهيه شود اين مساله با مخارج (تهيه بودجه توسط سيستم حسابداري دولت) نيز ارتباط دارد

براي كنترل و معين كردن هزينه ها بوسيله سيستم حسابداري، بايد براي اين منظور كنترلها ومكانيسمي وجود داشته باشد، تا در مورد اينكه بودجه اضافي و مازاد بر نيازها نباشد، اطمينان حاصل نمود.

كنترل هاي بودجه اي سيستم حسابداري اين حقيقت را كه بودجه بايد در برگيرنده سطوح مختلف و اقلام متفاوت باشد را منعكس كند.

براي مثال مخارج و هزينه ها ممكن است در بودجه بر مبناي يك وجه منكعس شوند و اين وجه ممكن است از عملكرد واقعي دولت بيشتر پيش بيني شود.

همچنين بودجه براي عملكرد دولت، براي چندين قسمت يا نمايندگي هاي دولتي كه وظايف دولت را اجرا ميكنند ممكن است اصلاح شود.

بودجه براي هر قسمت يا نماينده دولت ممكن است بين چندين فعاليت تقسيم شود، و براي هر فعاليت هم ممكن است بودجه اضافي در نظر گرفته شود كه جهت مخارج خاصي به مصرف ميرسند. (مثل هزينه هاي خدمات كاركنان ، هزينه پستي ، اجاره، هزينه آب و برق ومس علي هذا)

بودجه ممكن است بر اساس اهداف فرعي سازمان تقسيم شده باشد(براي مثال براي تمام يا قسمتي از هزينه حقوق كارمندان، مديران و ساير افراد غير از مدير) يكي از مفاهيم مهم، كه يكي از سطوح عمومي كنترل است ، عبارتست از فهم و درك اينكه كنترل چگونه بايد طراحي و اجرا شوند.

سطوح عمومي كنترل نشاندهنده سطوح بودجه اي پايين تر است.

مديران دولتي ممكن است بودن اجازه مخصوص و قانوني منابع را تخصيص ندهند براي تخصيص بودجه بوسيله مجلس ، اين اجازه و مجوز در نظر گرفته شده است كه اين مساله به داشتن هيات اصلاحي قانون موثر و كارآمد كه بودجه اوليه و اصلي را تصويب مي كنند اشاره دارد.

سطوح كنترل عمومي و قانوني ممكن است از يك دولت به دولت ديگر متفاوت و روشهاي ديگري داشته باشد.

اگرچه بودجه ها معمولاً در سطوح تفصيلي كه در بالا توضيح داده شده تهيه مي شود. ولي مديريت اغلب اين آزادي عمل را جهت جابجايي و نقل و انتقال وجوه بودجه تصويبي دارد.

اين آزادي عمل توسط دولت از قبل تعيين مي شود. و سيستم حسابداري بايد خود را با اين آزادي عمل مديريت مطابقت دهد. حتي زمانيكه مطمئن شديم كه اين آزادي عمل فقط در قسمتهايي كه مجاز به انجام آن بوده است صورت گرفته است.

كنترل هاي بودجه اي استفاده شده در يك سيستم حسابداري از مقايسه هزينه هاي واقعي با مبالغ بودجه اي ، پيچيده تر است.

اصلاحات و همچنين هر تفاوتي دربكارگيري مباني حسابداري بين بودجه و GAAP نيز بايدمورد توجه باشد.

اصلاحات نشاندهنده تعهدات مربوطه به سفارشات جديد يا قراردادهاي ناتمام مي باشد، به عبارت ديگر دولت جهت هزينه كردن وجوه متعهد شده است اما كالا يا خدمات واقعي و مورد نظر دريافت نشده است.

اصلاحات نشاندهنده "جاگيري" است يعني جهت كسب اطمينان نسبت به اين موضوع كه وجوه بودجه درنظر گرفته شده براي تعهدات در جاي ديگري خرج نشده است و درجاي مناسب خود خرج شده است.

عموماً مقايسه هزينه ها بوسيله فرآيند تخصيص بودجه كه توسط گزينه هاي زير صورت مي گيردنيز پيش بيني شده است.

-         هزينه هاي تسويه شده(كالاها و خدمات دريافت شده كه صورتحساب آنها پرداخت شده است)

-         هزينه هاي تسويه نشده ( كالاها و خدمات دريافت شده كه صورتحساب آنها هنوز پرداخت نشده است)

-         اصلاحات ( كالاها و خدمات دريافت نشده است ، ولي جهت خريد آنها توسط دولت تعهد ايجاد شده است)

-         اصلاحات قبلي( كه توسط برخي از سازمانهاي دولتي زماني كه دولت براي خريد كالاها و خدمات متعهد نشده است ، اما اجراي طرح ها و برنامه هاي آتي نيازمند دريافت وجه از بودجه تخصيص يافته براي اين اقلام پيش بيني شده دارد، استفاده مي شود)

-         سيستم حسابداري بايد به همه اين موارد جهت موثر بودن مقايسه بودجه اي توجه داشته باشد در حاليكه بسياري از سيستم ها، بين هزينه هاي تسويه شده و هزينه هاي تسويه نشده تفاوت قايل نمي شوند.

-         بيشتر دولتها ، برخي از سيستمهاي اتوماتيك طراحي شده را حداقل براي كامل كردن حقايسه هاي كنترل برودجهم اي بكار مي گيرند.

-         درحسابداري دولتي كلاسيك ثبت بودجه اي براي انعكاس مبالغ بودجه در دفاترصورت مي گيرد. و در بسياري موارد برخي از دولتها از اين ثبتها (جهت ثبت مبالغ بودجه اي) استفاده نمي كنند و فقز بر كنترل بودجه اي اتكاء مي كنند.

-         در عين حال پس از پايان اين مراحل ، بايد از راهنمايي هاي جامع و كلي براي حسابداري دولتي و گزارشگري مالي استفاده كرد، مثالهاي زير ثبتهايي است كه موسسات دولتي در دفاتر روزنامه براي ثبت بودجه مورد استفاده قرار مي گيرند.

-         ضميمه(3)

مثالهايي از ثبت هاي دفتر روزنامه كه جهت ثبت بودجه توسط موسسات دولتي مورد استفاده قرار مي گيرند در ذيل آمده است:

مثال(1):

ثبت زير زماني صورت خواهد گرفت كه بودجه سالانه تخصيص بيابد، دقت داشته باشيد كه پس ، ثبتهاي بودجه ابزاري براي جبران مبالغ واقعي جهت رسيدن به تفاوتهاي واقعي در بودجه مي باشد.

به عبارت ديگر درآمد برآوردي بصورت بدهكار ثبت شده و مخارج تخصيص يافته به صورت بستانكار ثبت شده است.

                                                                        بدهکار                                      بستانکار

درآمد برآوردي                                     000/000/1

اعتبارمصوب                                                                                 000/000/1

ثبت بابت بودجه مصوب ساليانه                                                                     

مثال (2):

هنگامي كه ثبت بالا صورت گرفت ، در اين وضعيت دولت انتظار دارد كه بودجه كاملاً متعادل باشد، ولي دولت ممكن است بودجه را افزايش يا كاهش دهد كه اين افزايش يا كاهش بوسيله انتقال وجوه صورت مي گيرد

اگر درآمدهاي مورد انتظار دولت بيشتر از هزينه هايش باشد ثبت دفتر روزنامه زير صورت مي گيرد:

بدهكار                             بستانكار

درآمد برآوردي                             000/000/1

اعتبار مصوب                                                                                      000/950

مازاد وجوه بودجه اي                                                                           000/50

اين ثبتهاي بودجه اي در دفاتر دولت در سال مالي نگهداري مي شود در پايان سال مالي، ثبت بودجه اي معكوس بصورت زير صورت مي گيرد:

بدهكار                              بستانكار

اعتبار مصوب                                   000/000/1

درآمد برآوردي                                                                                  000/000/1

ثبت جهت بستن اعتبارات مصوب ساليانه                                                                    

اعتبار مصوب                              000/950

مازاد وجوه بودجه اي                     000/50

درآمد برآوردي                                                                                  000/000/1

ثبت جهت بستن اعتبارات تخصيص يافته ساليانه

در طي سال مالي ، موسسات دولتي ثبت هاي زير را براي انجام اصلاحات در دفاتر روزنامه اجرا خواهند كرد:

مازاد وجود بودجه اي – ذخيره اصلاحات  000 /100

اصلاحات                                                                                          000/100

ثبت بابت اصلاحات مربوط به خريد كالا

زماني كه كالا يا خدمات خريداري شده و دريافت شده باشند، كه هزينه هاي واقعي آن 95000 دلار است ثبت اين مورد بصورت زير خواهد بود:

بدهكار                         بستانكار

اصلاحات                                    000/100

مازاد وجوه بودجه اي – ذخيره اصلاحات                                     000/100

ثبت بابت انتقال اصلاحات براي كالا ها و خدمات دريافت شده

هزينه ها                                 95000

حسابهاي پرداختي / حسابهاي مختلف                                                    95000

ثبت بابت دريافت كالاها و خدمات

در پايان سال مالي ممكن است اصلاحاتي هنوز باقي مانده باشد و اينجا فرض مي شود كه 1000 دلار اصلاحات باقي مانده است . اول دولت بايد حسابهاي بودجه اي را از دفاتر جهت انجام اصلاحات باقي مانده مصرق كند و بعد از آن ثبت زير بعمل مي آيد:

مازاد وجوه بودجه اي – ذخيره اصلاحات                                              000/10

اصلاحات                                                                                          000/10

ثبت بابت حذف (جابجايي) حسابهاي بودجه اي مربوط به اصلاحات باقي مانده در پايان سال مالي.

اگر دولت مي خواهد كه اصلاحات با اهميت تلقي شود در سالهاي مالي مربوطه، دولت بايد براي نشان دادن آن بخش از مازاد وجوه كه در سال مالي مربوطه در دسترس نخواهد بود ، ذخيره مازاد وجوه در دفاتر ثبت كند ، چونكه هميشه اين وجوه در سالهاي قبل اصلاح شده اند. و ثبت زير در دفاتر صورت مي گيرد.

مازاد وجوه محدود نشده                    000/10

مازاد وجوه – ذخيره اصلاحات                                                             1000

ثبت بابت ايجاد ذخيره مازاد وجوه براي اصلاحات باقي مانده در پايان سال مالي كه براي سالهاي بعد مهم است.

در آغاز سال مالي بعد اصلاحات مهم سال مالي قبل دولت با ثبت زير افتتاح (منتقل) مي شود.(اول) مبالغ اصلاحات بايد افتتاح (منتقل شود) به سال مالي بعد با انجام ثبت زير:

بدهكار                بستانكار

اصلاحات                                               000/10

مازاد وجوه بودجه اي– ذخيره اصلاحات                                    000/10

(دوم) اينكه براي انتقال مانده وجوه پاياني سال مالي قبل ثبت روزنامه اي بصورت زير صورت مي گيرد:

مازاد وجوه – ذخيره اصلاحات                                                             000/10

مازاد وجوه ذخيره نشده                                                                        000/10

ثبت بابت حذف (انتقال) مانده وجوه مربوطه به اصلاحات سال مالي قبل .

در ثبت هاي دفتر روزنامه بودجه اي ، نگهداري و بستن حسابها طي سال مالي از اهميت زيادي برخوردار است . همه ثبتهاي بودجه بايد به دفاتر منتقل شود.

و در زمانيكه اصلاحات مهم، در طي سال مالي وجود دارد، تأثير آن بر دفاتر واضح و مبرهن است كه برمازاد يا ذخاير حسابهاي مستقل اثر ميگذارد كه بخشي از ثبتهاي دفاتر روزنامه بودجه اي كه بودجه ذرا ثبت يا حذف يا منتقل مي كند از دفاتر ، نمي باشد.

خلاصه: همانطور كه در ابتداي فصل ذكر شد، بودجه مهم ترين قسمت از كنترلهاي مالي دولت هستند و همچنين ابزاري براي رسيدن به اهداف گزارشگري مالي و اهداف پاسخگويي مي باشند.

اين امر نياز به توجه كافي و اضافي دارد و همچنين گزارشگري مناسب بودجه اي نيزاز اهميت بسيار زيادي برخوردار است كه نيازمند توجه بيشتري در حسابداري دولتي و گزارشگري مالي به اين مساله هست.