وقتی می خواهیم چیزی را بطور رسمی به کسی بگوئیم به نحوی که بعدا بتوانیم ثابت کنیم که متن مورد نظر را به او گفته ایم ، از اظهارنامه استفاده می کنیم .
همچنین وقتی می خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن را بگیرد، آن را از طریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم می کنیم.
البته باید پذیرفت گاهی به موجب قانون، اظهارنامه در بعضی امور، لازم است. مانند حالتی که ما، یکی از ظهرنویسان (پشت نویسی) سفته یا چک هستیم . و این سند وصول نشده که اگر چک باشد پس از مراجعه به بانک، بانک موصوف به دارنده آن یک گواهی می دهد که در اصطلاح حقوقی می گویند برگشت خورده است. و اگر سفته باشد طی تشریفات بانکی گواهی صادر می شود و به دارنده آن تسلیم می شود که در اصطلاح حقوقی می گویند واخواست شده است.
و کسی که ما سند را با ظهر نویسی به او داده ایم ، وجه آن را از ما مطالبه می کند، در این حالت ما هم باید مراتب را به نفر قبل از خودمان اطلاع دهیم (یعنی کسی که سند را به ما ارائه کرده است ) یا وقتی محلی را بطور امانت به کسی داده ایم و زمانی که می خواهیم پس بگیریم.
به موجب قانون جلوگیری از تصرف عدوانی (مصوب سال 1352) اول باید با اظهارنامه پس دادن ملک را از او بخواهیم و اگر پس از 10 روز پس نداد، یکماه فرصت خواهیم داشت که طرح شکایت تصرف عدوانی نمائیم.
یا وقتی محل کسب را با سند عادی اجاره داده ایم و طرف مستاجر اجاره نمی پردازد باید اجاره بها را با فرستادن اظهارنامه مطالبه نمائیم و اگر پرداخت نکرد برای تخلیه، دعوی طرح نمائیم.
بهرحال توصیه این است که جز در مواقع واقعا لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری نمائیم . زیرا گاه ممکن است ارسال اظهارنامه موجبات هوشیاری طرف مقابل شود و او نیز با تزویر، آماده مقابله به نفع خود باشد. بطور مثال:
با ارسال اظهارنامه طرف را هوشیار کرده و وی آماده دفاع می شود و وی با این و آن مشورت میکند بطوری که اگر مشاورین طرف، افراد صالحی نباشند ممکن است امید صلح دعوی از بین برود.
با ارسال اظهارنامه امتیاز استفاده از عامل غافلگیری در دعوی را از دست می دهد . مثلا اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشیم با صدور قرار < تامین خواسته> اموال او را توقیف کنید، با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می کند که اموال قابل دسترسی خود را از دسترس شما دور و پنهان کند.
ممکن است وقتی شخصا اظهارنامه را تهیه می کنید، به علت عدم تسلط به مسائل حقوقی، ضمن بیان مطلب خود، مواردی را هم اعلام و اظهار می کنید که جنبه اقرار داشته باشد و طرف از آنها استفاده کند و یا مطلبی بنویسید که حقوق مطلق شما را بنحوی مقید و محدود کند.
بالاخره ارسال اظهارنامه و امید بستن به نتیجه ابلاغ آن باعث می شود زمان و وقت را در انتظار نتیجه از دست بدهید ، حال آنکه معمولا نتیجه مورد نظر حاصل و عاید نمی شود.

بد نیست که به مواد قانونی در خصوص اظهارنامه نگاهی بیاندازیم:
ماده 156 قانون آئین دادرسی مدنی چنین بیان میکند:
هرکس می تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد. بطور کلی هرکس حق دارد اظهاراتی را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد بطور رسمی به وی برساند ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید.
اظهارنامه توسط اداره ثبت، اسناد و دفتر دادگاه می تواند از ابلاغ اظهارنامه هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.
ماده 157 همین قانون چنین عنوان می کند:
در صورتی که اظهارنامه مشعر (بیان) به تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده و مخاطب باشد باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ ، تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد، مگر آنکه طرفین هنگام تعهد، محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند. نقل از کتاب آیین نگارش حقوقی تالیف آقای بهمن کشاورز