اصول تشریفات در مراسم های مختلف

مقدمه 

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم. ما ارتباط برقرار ميكنيم:

-       اعتبار و احترام كسب كنيم .

-       عقايد و احساسات خود را ابراز كنيم .

-       به يكديگركمك كنيم و به توافق برسيم .

-       ديگران را بفريبيم وتقلب كنيم .

-       با ديگران دوست شويم و تحسين كنيم .

-       دست نياز دراز كنيم و مبادله و معامله و تحصيل معاش كنيم .

-       اطمينان حاصل كنيم و از بحران ها جان سالم به در بريم .

-       جنگ كنيم و شكوائيه بگوييم .

-       و....

      اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افرادخلاصه نميشود. ما با خدا ارتباط برقرارمي كنيم با خودمان ارتباط برقرارميكنيم با مخلوقات آدمي ارتباط برقرارمي كنيم و هرلحظه مي آموزيم كه چگونه ارتباط برقراركنيم وچگونه بهترارتباط برقراركنيم زيرا مهارتهاي ارتباطي آموختني است.

پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد. مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند. يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهدودراين زمينه نيزبايستي عنوان كردكه امكان كنترل وهدايت پيامهاي غيركلامي وجوددارداگرچه به سختي امكان پذير است.دراين راستا پيامهاي غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند:

 الف : تكميل پيامهاي كلامي

ب : تاييد پيامهاي كلامي

ج : رد پيامهاي كلامي

د: جايگزيني پيامهاي كلامي

- پيامهاي غيركلامي به آداب وتشريفات برمي گردد كه بحث اصل ما« اصول وآداب تشريفات » است زيرا تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي است و حركات، اشارات و احساسات ما هستندكه به عنوان پيامهاي غير كلامي به تكميل، تاييد، رد و يا جايگزيني پيامهاي كلامي مي انجامد .

طبقه بندی اصول تشریفات

    * «استقبال» آغاز فعاليت تشريفاتي است به طوري كه اين موضوع در يك ارتباط ساده ،بين يك زن وشوهرتا دو رئيس جمهوري ممكن است اتفاق بيفتد ومهمترين مسايلي كه دراين زمينه عموماً بايستي مورد توجه قرار گيرد عبارتند از :

1-    نحوه معرفي براي آشنايي: آقايان وخانمها، مسن ها وكم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد

وكم سواد درمعرفي اولويت هايي دارند .

2-    سلام و احوالپرسي : مسئله سلام واحوالپرسي برشاخص ها وتفاوتها افراد همچون مرحله معرفي براي آشنايي برمي گرددوبا صداي رسا وشاد احوالپرسي كردن دراين مرحله مهم است .

3-    دست دادن : به چشم فرد مقابل نگريستن وجدي دست دادن مهم است .

4-    لباس پوشيدن : كت وشلواروپيراهن اتو كشيده، جوراب تميزوكفش واكس زده مهمترين شاخصهاي البسه است .

5-    سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تكراركلمات واستفاده نكردن از كلمات خارجي و كلماتي كه نوشتن آن رابلد نيستيم در تشريفات مهم است  .

    * « حمل و نقل » مرحله دوم تشريفات است كه ممكن است از هدايت يك فرد براي نشستن تا حمل و نقل با سرويس هاي تشريفاتي را شامل شود و بايستي دراين مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمينه راهنمايان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشاني ، نيروي انتظامي،‌ شناسايي جاده هاي اصلي و فرعي ، بررسي ترافيكي مسيرو ديدني هاي مسير حداقل درباره سه انتخاب برنامه ريزي انجام گيرد انتخاب وسيله نقليه .

1-    انتخاب همراهان و راهنمايان .

2-    انتخاب مسير .

    * « اسكان » مرحله سوم تشريفات و آرامشگاه ميهمانان است وتشريفات چي موظف است در ارتباط با اسكان بررسيهاي زير را انجام دهد :

1-    بررسي امكانات موجود براي استراحت .

2-    بررسي ايمني امكانات موجود .

3-    شرايط فيزكي و محيطي محل اسكان .

4-    بهداشت نظافت و پاكيزگي محل اسكان .

5-    نور، رنگ ، وسعت و اندازه مكان .

    * « پذيرايي » مرحله چهارم تشريفات است وبه كليه گفتگو ها و نحوه بيان و بخصوص ميهماني ها بر ميگردد. نوشيدني ها، خوردني ها، امكانات ارتباطي ، سبد فرهنگي در زير مجموعه پذيرايي از ميهمانان است ودراين زمينه آداب سخنراني ،مهمان نوازي وانواع ميهمان نيز مطرح شده است.« بدرقه » آخرين مرحله فرآيند تشريفات و عموماً با اعطاي هدايا همراه است. همچنين همراهي و مشايعت و اهداي گل تقريباً در مرحله بذرقه همچون استقبال اهميت دارد وميزبان بايستي درتهيه خدمات و مقدمات سفر در مرحله بدرقه ميهمان را ياري رساند. با چنين خلاصه اي از متن كتاب لازم است از كليه كساني كه ما را در تهيه و انتشار كتاب ياري كرده اند. سپاسگذاري كنيم .همچنين اگر چه اين كتاب مي تواند مرجعي مفيد بر اي همه مردم درجهت بهبود روابط اجتماعي باشد اما لازم است با توجه به اينكه در اين زمينه فقر منبع وجود دارد بعنوان مخاطبان اصلي از مديران سازمانها، رؤساي دفاتر ، مهمانداران هواپيما وهتل وقطار ،كارشناسان تشريفات اموربين المللي و روابط عمومي، كارگزاران امور توريستي وگردشگري يادي كنيم و اميدواريم كه با مطالعه آن ضعف هاي علمي و كاربردي كتاب را به ما گوش زد نمايند. اميد است مفيد و مطلوب واقع شود .

آداب و رسوم

هركشوري داراي آداب و رسوم خاصي است كه زائيده شرايط زندگي مردم آن كشور است . ولي به طور كلي در بين همه ملت ها اصول كلي اخلاقي مشتركي وجود دارد كه پايه واساس اين اصول آن است كه افراد انساني تنها به منافع و خواسته هاي خود توجه نكنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات ديگران را جريحه دار نسازند و آنچه بر خود نمي پسندند به ديگران نيز روامدارند. در دنياي امروز برقراري ارتباط سياسي ، اقتصادي، فرهنگي وحتي خانوادگي، منوط به رعايت اصول و آيين تشريفات است. تشريفات نه به معناي تجمل گرايي وتجمل پرستي، بلكه به معناي نظم دهي و نظم بخشي در يك سازمان كه روند فعاليت هاي منسجمي را در پيش دارد، از اصول اوليه ارتباطات اجتماعي به شمارمي رود. تشريفات رعايت يك سري قوانين رفتاري است ، كه نه تنها توسط نمايندگان يك كشور بلكه توسط نمايندگان و كارگزاران اكثر نظامهاي سياسي و اجتماعي مختلف رعايت مي شود و متناسب با ساختار اجتماعي و فرهنگي ، ويژگيهاي مذهبي و تاريخي وآداب و رسوم يك كشور تغييراتي در اجراي آن به عمل مي آيد. اما در برخي از موارد رفتاري ،اصول مشابهي وجود دارد كه فراگيري آن در رعايت اين اصول، به طور فراگير و همگاني نظم رادر قالب رفتاري منسجم در دستگاهها و سازمانها به ارمغان خواهد آورد. اين مجموعه گامي كوچك دراين جهت است كه مي تواند در ابعاد گوناگون زندگي، محل كار، اماكن عمومي، گفتگوهاي رسمي، سفرها و ... به كار مي آيد. بعضي از اصول كلي تشريفات عبارت است از :

1-    معيارهاي موجود در خصوص مسائل تشريفاتي، نتيجه روند مديدي از همكاري هاي متقابل ميان افراد در زمينه هاي گوناگون اجتماعي ا ست. بدون رعايت اين معيارها كه امروزه به آئين تشريفات معروف هستند ، برقراري روابط سياسي ، اقتصادي ، فرهنگي وحتي خانوادگي امكان پذير نيست. تشريفات ، يك واژه فرانسوي است كه مشخص كننده معيارهاي رفتاري بوده وشامل قوانين مرسوم نزاكت و آداب و رسوم در جامعه مي باشد . تشريفات امروزي، در بردارنده آداب و رسوم معمول نزد تمامي ملل از گذشته هاي دور تا كنون است . اين قوانين رفتاري از آنجا كه نه تنها توسط نمايندگان يك كشور، بلكه نمايندگان و كارگزاران اكثر نظام هاي سياسي و اجتماعي مختلف رعايت مي شوند، قوانيني عمومي و فرا گير محسوب مي شوند. البته مردم هر كشور متناسب  با ساختار اجتماعي و فرهنگي ، ويژگي هاي تاريخي، آداب و رسوم خود ، تغييراتي را در اجراي آن اعمال مي كنند.

2-    بسياري از قوانين تشريفات ديپلماتيك با آداب متدول در ميان عامه مردم مشابه مي باشد. تفاوت اصلي در اين است كه رعايت قوانين تشريفات نزد ديپلمات ها اهميت بيشتري دارد تا آن اندازه كه رعايت نكردن و يا نقص اين قوانين مي تواند به اعتبار يك كشور يا نمايندگان ويژه آن كشور لطمه وارد كرده و همكاري ميان دولت ها را با مشكل روبرو سازد .

3-    رعايت تشريفات مطلق نيست، بدين معني كه رعايت آنها منوط به مكان ، زمان و شرايط فرق مي كند. رفتار غير قابل قبول در يك محل ودر شرايط خاص، مي تواند  در جاي ديگر ودر شرايط متفاوت ، مناسب و به جا تلقي گردد. به عنوان مثال در مهمانيهاي رسمي، ماهي خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و يا برداشتن گوشت با دست پسنديده نيست ، در حالي كه در سفرهاي تفريحي انجام اين گونه اعمال كاملاً قابل قبول است . اصول و قوانين تشريفات بر خلاف معيارهاي اخلاقي قراردادي هستند و حكم قوانين امضاء نشده را دارند، ازاين رو هرديپلمات بايد اصول و قوانين تشريفات را خوب بياموزد و آنها را رعايت كند تا اعتبار كشور خود رادر سطح بين المللي افزايش دهد .

5- قابل توجه آن كه شخص با ادب و با نزاكت ، تنها در مراسم رسمي مطابق با اصول تشريفاتي رفتار كرده، بلكه نزاكت واقعي ايجاب مي كند كه چنين فردي بر اساس نيت خير خود نظم اجتماعي را نيز به هم نزند، با كلام وعمل خود كسي را نرنجانده و شخصيت او را تحقيرنكند. متاسفانه در ميان ما افرادي با معيارهاي رفتاري دو گانه به چشم مي خورند به طوري كه در محل كاربا آشنايان و دوستان با ادب و خوش رفتار هستند ولي در خانه با نزديكان خويش، نهتنها بدون تهارف و تشريفات بلكه حتي به صورت خشن وبي ادبانه رفتار مي كنند. اين امر حكايت از فرهنگ پايين و تربيت بد اين افراد دارد.

همچنين گاهي افرادي را مي بينيم كه در اماكن عمومي بلند صحبت كرده و يا مي خندند و اطرافيان را ناراحت مي كنند . ته سيگار و كاغذ باطله در پياده رو مي اندازند و كفش كثيف مي پوشند . در هنگام صحبت با ديگران، سيگار را از لب برنميدارند و دستشان را از جيبشان بيرون نمي آورند. در معاشرت با آشنايان و يا حتي با آنهاييكه آشنايي كمتري دارند كنجكاو و سمج هستند. در ارتباط با اطرافيان خشن بوده و با بي ادبي به پرسش ها پاسخ مي دهند . تنه مي زنند و عذر خواهي نمي كنند . ازاين رو مي توان دعا كرد كه بسياري از افراد جامعه قوانين ابتدايي معاشرت با اشخاص ديگر را نياموخته وبه آنها عادت نكرده اند. از طرفي اغلب پيش مي آيد زماني كه در رستوران، ضيافت و ميهماني ها هستيم اشخاص خوش تيب و خوش لباس را مي بينيم كه حتي آداب اوليه سر ميز نشستن را نمي دانند ونمي توانند از ارد، قاشق ، چنگال و ليوان استفاده كنند. در چنين شرايطي است كه تشريفات جلوه واقعي خود را نشان مي دهد و كمبود آن به خوبي احساس مي شود اما اگر تشريفات به عنوان يك هنر به افراد آموزش داده شود آن گاه مي توان مشاهده كرد كه چگونه اين هنر به رفتار افراد در زندگي ، در حين كار، در اماكن عمومي در گفتگوهاي رسمي و . . . نظم ميبخشد.

نحوه ارتباط در تشریفات چگونه است

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.

 پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد. مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند. يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهدودراين زمينه نيزبايستي عنوان كردكه امكان كنترل وهدايت پيامهاي غيركلامي وجوددارداگرچه به سختي امكان پذير است.دراين راستا پيامهاي غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند:

 الف : تكميل پيامهاي كلامي

ب : تاييد پيامهاي كلامي

ج : رد پيامهاي كلامي

د: جايگزيني پيامهاي كلامي

- پيامهاي غيركلامي به آداب وتشريفات برمي گردد كه بحث اصل ما« اصول وآداب تشريفات » است زيرا تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي است و حركات، اشارات و احساسات ما هستندكه به عنوان پيامهاي غير كلامي به تكميل، تاييد، رد و يا جايگزيني پيامهاي كلامي مي انجامد .

- تشريفات ويژه ارتباطات انساني است و دو اصل اساسي دارد:

الف: تشريفات براي همه                                                   ب : تشريفات در همه جا

درارتباطات سازماني روابط عمومي ها جايگاه خاصي دارند آنها سعي دارند ارتباطات عمودي را به ارتباطات افقي ومسطح ودموكراتيك تغييرشكل دهندزيراروابط عمومي فرآيند انساني كردن ارتباطات است و از همين روي تشريفات هنر روابط عمومي است. تشريفات درصدد است اشتراك پيامهاي كلامي وغيركلامي يكديگررا تأييد كنند و به خصوص در ارتباطات ميان فردي كارايي فوق العاده اي دارد. هرانساني وقتي ارتباط برقرار مي كند و(درحين ارتباط) بواسطه گفتاروكردار(حركات) خود اعتبار خاصي را كسب مي كند كه به اصول وآداب تشريفات بر مي گردد. هرآدمي بواسطه لباسي كه درخانه خود مي پوشد نزد همسرو فرزندان اعتبارخاصي كسب مي كند. بواسطه احترامي كه به ديگران ميگذارد احترام كسب مي كند وتمامي فرآيند هاي غيركلامي او به وجهه و اعتبار او پايگاه و جايگاه ميدهد. حركات گوناگون انسان حاوي پيامهاي غيركلامي است وآدميان در ارتباط با ديگران برداشت هاي شش گانه اي (بار نولد ) دارند :

به طور كلي فرآيند هرفعاليت تشريفاتي از استقبال تا بدرقه است .چه تشريفات را امري سياسي بدانيم يا امري خدماتي ويا ارتباطي. و همانطور كه مي دانيد در جامعه ما كمتر به جايگاه ارتباطات انساني تشريفات توجه شده است وازاين روي مي بايست دراين زمينه منابعي گردآوري شود. متاسفانه درزمينه تشريفات منبع و مأخذي درحداقل هم وجود ندارد و گردآوري اين مجموعه تلاش و جديت فراواني را به خود معطوف كرده است. ما دراين كتاب با ارايه نظريه « استقبال – بدرقه » سعي برآن داريم كه چارچوبي عملي و ذهني براي كارگزار تشريفات ايجاد شود واز باب آشنايي مختصر خلاصه اي ازاين فرايند درپيش گفتار مي آيد .

استقبال

    * «استقبال» آغاز فعاليت تشريفاتي است به طوري كه اين موضوع در يك ارتباط ساده ،بين يك زن وشوهرتا دو رئيس جمهوري ممكن است اتفاق بيفتد ومهمترين مسايلي كه دراين زمينه عموماً بايستي مورد توجه قرار گيرد عبارتند از :

6-    نحوه معرفي براي آشنايي: آقايان وخانمها، مسن ها وكم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد وكم سواد درمعرفي اولويت هايي دارند .

7-    سلام و احوالپرسي : مسئله سلام واحوالپرسي برشاخص ها وتفاوتها افراد همچون مرحله معرفي براي آشنايي برمي گرددوبا صداي رسا وشاد احوالپرسي كردن دراين مرحله مهم است .

8-    دست دادن : به چشم فرد مقابل نگريستن وجدي دست دادن مهم است .

9-    لباس پوشيدن : كت وشلواروپيراهن اتو كشيده، جوراب تميزوكفش واكس زده مهمترين شاخصهاي البسه است .

10-سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تكراركلمات واستفاده نكردن از كلمات خارجي و كلماتي كه نوشتن آن رابلد نيستيم در تشريفات مهم است  .

حمل و نقل

    * « حمل و نقل » مرحله دوم تشريفات است كه ممكن است از هدايت يك فرد براي نشستن تا حمل و نقل با سرويس هاي تشريفاتي را شامل شود و بايستي دراين مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمينه راهنمايان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشاني ، نيروي انتظامي،‌ شناسايي جاده هاي اصلي و فرعي ، بررسي ترافيكي مسيرو ديدني هاي مسير حداقل درباره سه انتخاب برنامه ريزي انجام گيرد انتخاب وسيله نقليه .

3-    انتخاب همراهان و راهنمايان .

4-    انتخاب مسير .

اسكان

    * « اسكان » مرحله سوم تشريفات و آرامشگاه ميهمانان است وتشريفات چي موظف است در ارتباط با اسكان بررسيهاي زير را انجام دهد :

6-    بررسي امكانات موجود براي استراحت .

7-    بررسي ايمني امكانات موجود .

8-    شرايط فيزكي و محيطي محل اسكان .

9-    بهداشت نظافت و پاكيزگي محل اسكان .

10-نور، رنگ ، وسعت و اندازه مكان .

نتیجه گیری :

درارتباطات سازماني روابط عمومي ها جايگاه خاصي دارند آنها سعي دارند ارتباطات عمودي را به ارتباطات افقي ومسطح ودموكراتيك تغييرشكل دهندزيراروابط عمومي فرآيند انساني كردن ارتباطات است و از همين روي تشريفات هنر روابط عمومي است. تشريفات درصدد است اشتراك پيامهاي كلامي وغيركلامي يكديگررا تأييد كنند و به خصوص در ارتباطات ميان فردي كارايي فوق العاده اي دارد. هرانساني وقتي ارتباط برقرار مي كند و(درحين ارتباط) بواسطه گفتاروكردار(حركات) خود اعتبار خاصي را كسب مي كند كه به اصول وآداب تشريفات بر مي گردد. هرآدمي بواسطه لباسي كه درخانه خود مي پوشد نزد همسرو فرزندان اعتبارخاصي كسب مي كند. بواسطه احترامي كه به ديگران ميگذارد احترام كسب مي كند وتمامي فرآيند هاي غيركلامي او به وجهه و اعتبار او پايگاه و جايگاه ميدهد. حركات گوناگون انسان حاوي پيامهاي غيركلامي است وآدميان در ارتباط با ديگران برداشت هاي شش گانه اي (بار نولد ) دارند :

1-    برداشتي كه ما از خود داريم .

2-    برداشتي كه ما از ديگران داريم .

3-    برداشتي كه ما فكر مي كنيم ديگران از ما دارند .

4-    برداشتي كه ديگري از خود دارد .

5-    برداشتي كه ديگري از ما دارد .

6-    برداشتي كه ديگري فكر مي كند ما از او داريم .

ارتباطات انساني به طوركلي يا كلامي است و يا غير كلامي  ودر تشريفات زبان مهمترين عنصرارتباط كلامي و دست اساسي ترين عنصر ارتباط غيركلامي است. حركات چهره ها و دستها، طرز نشستن و راه رفتن وايستادن ، فاصله هاي ايستادن، تندي ولحن صدا، ارتباط ما با ديگران را به شدت تحت الشعاع قرار مي دهد واين كتاب درپي آن است كه چگونگي ارتباطات غيركلامي رابراي برقراري«ارتباط كامل تر» تدوين نمايد.

به طور كلي فرآيند هرفعاليت تشريفاتي از استقبال تا بدرقه است .چه تشريفات را امري سياسي بدانيم يا امري خدماتي ويا ارتباطي. و همانطور كه مي دانيد در جامعه ما كمتر به جايگاه ارتباطات انساني تشريفات توجه شده است وازاين روي مي بايست دراين زمينه منابعي گردآوري شود. متاسفانه درزمينه تشريفات منبع و مأخذي درحداقل هم وجود ندارد و گردآوري اين مجموعه تلاش و جديت فراواني را به خود معطوف كرده است.

منابع :

- کتاب اصول و آداب تشریفات نوشته دکتر احمد یحیایی

- رم ام ، بركو و همكاران « مديريت ارتباطات » ترجمه : دكتر سيد محمد اعرابيو داود ايزدي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي ، تهران 1378.

- اون هارجي « مهارتهاي اجتماعي در ارتباطات ميان فردي » مترجم : خشايار بيگي ، تهران ، رشد ، 1377 .

- حجت عماد « ارتباطات و آداب معاشرت در هتل » تهران ، يادواره ، 1379 .