را بنویسید.
رويكــردی بر برنامه ريـزی در مديريت
امروزه برنامه‌ريزي به صورت يكي از تدابير اساسي وابزار اصلي و مسلم مديريت درآمده است. اغلب مديران برنامه‌ريزي را وسيله‌اي پويا تلقي كرده زيرا معتقدند كه آن ابزاري مهم و بسترساز براي تكامل و رسيدن به هدف و تكيه‌گاهي محكم براي بقاء سازمان‌هاست. نبود برنامه و يا عدم كنترل و نظارتي دقيق و صحيح بر آن، مشكلات فراواني را فرآروي سيستم‌هاي مختلف قرار داده و مي‌دهد. بدون برنامه بودن و يا فقدان كنترل بر آن احتمال مقتضيات و موجبات خاصي از قبيل كمي كارايي و راندمان سازمان نقد مسووليت و تخصص، جانبداري و تبعيض نابجا، جايگزيني هدف‌هاي شخصي به جاي اهداف سازماني و … را به دنبال خواهد داشت.
برنامه‌ريزي و فرايندي است كه پيش‌بيني را ميسر و ما را به آينده مرتبط مي‌سازد به صورتي كه آينده را به نحو مطلوب‌تري مورد تشخيص، مطالعه و تجزيه و تحليل قرار داده و براي نيل به مقاصد سازماني، بهترين انجام كار را با حداكثر كارآيي و راندمان به صورتي اثربخش و كارآ، مدنظر قرار مي‌دهد، اگر وظايف مديريت را حول رئوس هرمي در نظر بگيريم، برنامه‌ريزي در رأس آن قرار مي‌گيرد، و اگرچه وظايف مدير را به طور جداگانه بررسي مي‌كنيم ولي همه آنها به هم مرتبط‌اند و در اين بين برنامه‌ريزي از اهميت و اولويت خاصي برخوردار است. 1
فيلپو 2 معتقد است: «مديريت هماهنگي همه منابع از طريق فرايندهاي برنامه‌ريزي و كنترل عمليات سازمان به طوري كه هدف‌ها را بتوان به طور موثر و صرفه‌جويانه حاصل كرد.»3
«در ميان همه وظايف مديريت برنامه‌ريزي بنيادي‌ترين آنهاست كه مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي‌سازد. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي ميان جايي كه هستيم با جايي كه مي‌خواهيم به آنجا برويم پلي مي‌سازد و موجب مي‌شود تا آنچه را كه غير آن شكل نمي‌گيرد پديد آورد.» 4
لوند گيلوليك 5 از دانشمندان كلاسيك مديريت است كه براي مديران وظايفي به شرح زير عنوان مي‌كند: « برنامه‌ريزي ،سازماندهي، كارمنديابي ،هدايت ،هماهنگي ،گزارش‌دهي ،بودجه‌بندي »6
دانشمندان و صاحبنظران مختلفي از قبيل فايول، نيومن، سي‌بيرز، جانسون و همكاران و … برنامه‌ريزي را از وظايف اصلي و قابل توجه به مديريت ذكر كرده و در ارتباط با آن تجربيات و تحقيقات خود را بيان كرده‌اند.
در يك برنامه‌ريزي افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليت‌ها با عنايت به مقرون به صرفه بودن عمليات مدنظر قرار گرفته مي‌شود. تمركز بر روي مقاصد و اهداف و احتراز از تغيير مسير و در نظر قرار دادن و تهيه‌ي ابزاري براي كنترل از ديگر مواردي است كه در برنامه‌ريزي بايد به آن توجه شود. اما در برخي اوقات مشاهده مي‌شود كه مديريت عالي سيستم آنقدر در مسائل جاري درگير مي‌شود كه نه تنها وقت كافي براي برنامه‌ريزي پيدا نمي‌كند بلكه اصلا اين مقوله را فراموش مي‌كند در اين صورت اگر برنامه‌اي هم وجود داشته باشد، در سطوح پايين‌تر بي‌ارزش و اعتبار مي‌شود و در وجهي ناخوشايند‌تر مديريت مالي سيستم مبتني براحساس و بينش خود تصميم مي‌گيرد كه گاهي با برنامه‌هاي رسمي تضاد پيدا مي‌كند. مديريت ارشد مي‌بايستي اهداف و ماموريت‌هاي سازمان را به صورت واضح و روشن اعلام كند (اين اهداف همان پايه و اساس برنامه‌ريزي بلند مدت است).
براي استمرار برنامه مي‌بايستي جوي مناسب و موافق با برنامه در سازمان ايجاد كرد و وجهي از ارزيابي عملكرد مديران را براساس پيشرفت برنامه قرار داد و همچنين مي‌بايستي نظارت و كنترل دقيق در اجراي برنامه وجود داشته باشد و برنامه هميشه مورد ارزيابي و بازنگري قرار گيرد.
« برنامه بستر لازم براي دستيابي به هدف را در نظر گرفته و مهيا مي‌سازد. در برنامه‌ريزي نگاه‌ها معطوف به هدف مي‌باشد و منظور نظر نهايي، تحقق هدف به عالي‌ترين وجه ممكن است. هدف در برنامه هم مي‌تواند به صورت اهداف كلي سازمان باشد، هدف نهايي سازمان‌ها به عنوان يك واحد مستقل توليد ارزش‌هاي اقتصادي در قالب توليد محصول يا خدمت است» 7 و هم مي‌تواند براي دستيابي به اهداف قسمت‌هاي مختلف سازمان باشد.
شايان ذكر است كه يك قسمت يا واحد جداگانه در يك سيستم ممكن است به تنهايي محصول يا خدمتي را به طور كامل توليد نكند اما لازم است كه تمام واحدهاي موسسه در رسيدن به اهداف كلي با هم مشاركت و وحدت رويه داشته باشند. (مديريت به مبناي هدف 8 در اين راستا بحث مي‌كند) بعد از تعيين هدف‌هاي برنامه، وظيفه برنامه‌ريزي متوجه شناخت و انتخاب خط‌مشي‌ها، رويه‌ها و روش‌هاي لازم براي تحقق اهداف مي‌شود. خط مشي‌ها را به عنوان شرح كلي و يا مفاهيمي كه مرئوسان در واحدهاي مختلف يك موسسه در اتخاذ تصميم راهنمايي مي‌كنند، توجيه كرده‌اند، رويه‌ها در مقام مقايسه با خط‌مشي داراي شرح مشخص و منجزتري مي‌باشند. زيرا قدم‌هايي را كه براي نيل به هدف مي‌توان برداشت به ترتيب تقدم و تاخر زماني مشخص مي‌كنند. از طرف ديگر روش، چگونگي انجام هر يك از اين مراحل را مشخص مي‌كند. به صورت مشخص‌تر، شرحي كه چگونگي انجام دادن هر يك از مراحل رويه را توصيف مي‌كند روش خوانده مي‌شود. همچنين آگاهي از فرصت‌ها و تهديدات و توجه به نقاط قوت و ضعف سازمان از نكات قابل توجهي است كه در برنامه‌ريزي مي‌بايستي در آن دقت لازم به عمل آيد.
از آنجا كه آينده داراي پيچيدگي‌هاي خاصي است بنابراين در يك برنامه‌ريزي راهحلهاي متعدد و متنوعي در پيش‌روست و مي‌بايستي راهحلهاي مختلف كه مرتبط با موضوع مي‌باشند، مشخص گردند كه اين مرحله داراي اهميت خاصي است. بعد از تعيين فرصت‌ها و تهديدات و مشخص كردن راهحلهاي گوناگون، و بررسي نقاط قوت و ضعف آنها، راهحلهاي مزبور در پرتوي پيش‌فرض‌ها ارزيابي مي‌شوند و از آنجايي كه برنامه‌ريزان عموما با شرايط مطمئن، مساله‌ي كمبود سرمايه و عوامل مختلف نامحسوس روبرو هستند، لذا ارزيابي معمولاً دشوار است. بعد از اين مرحله نوبت به تصميم‌گيري اصلي است، يك راه حل و يك راه برگزيده مي‌شود و برنامه‌ريزي مي‌گردد. به طوري كه مي‌توان دريافت، برنامه‌ريزي يك جريان مداوم براي پيشرفت فعاليت‌ها براي دستيابي به اهداف و مقاصد از پيش تعيين شده است.
همچنين مي‌توان از نتايج برنامه‌هاي اجرا شده، نقاط ضعف و انحرافات و نقاط قوت و جنبه‌هاي مثبت به منظور بهينه‌سازي برنامه‌ها استفاده كرد.
برنامه‌ريزي را به صور مختلف مورد طبقه‌بندي قرار داده‌اند از آن جمله مي‌توان به:برنامه‌ريزي استراتژيك ، برنامه‌ريزي عملياتي ،برنامه‌ريزي نيروي انساني ،برنامه‌ريزي مالي و .. اشاره كرد.
مديريت مي‌تواند، در چيره شدن بر مقتضيات آينده، ارائه فرصت به موقع، كمك به تصميم‌گيري درست در زمان مناسب و همچنين تمركز به افعال كنوني كه براي رسيدن به آينده مطلوب است و بايد انجام شود از برنامه‌ريزي استراتژيك استفاده كند.برنامه‌ريزي استراتژيك يك برنامه‌ي بلند مدت و دور انديشانه است كه مشتمل بر موارد متعدد و متنوعي از جمله، تعيين هدف‌هاي نهايي و ماموريت‌ها، تعيين خط‌مشي‌ها و سياست‌هاي كلي مي‌شود.
برنامه‌ريزي پرنسلي نيروي انساني، كه در اكثر اوقات به فراموشي سپرده مي‌شود مي‌تواند در تعيين تعداد افرادي كه در سال‌هاي آينده براي تامين هدف‌هاي سازمان بايد انتخاب شوند، آموزش ببينند، ترفيع يابند، بازنشسته و يا اخراج شوند كمك موثر و خوبي باشد. براساس همين برنامه‌ريزي نيز مي‌توان تسهيلات و وسايل مورد نياز براي ايشان نيز تخمين زده شود.
در برنامه‌ريزي عملياتي، رسيدن به اهداف كوتاه مدت در نظر است. در اين برنامه‌ريزي استفاده از امكانات و منابع از لحاظ كميتي و كيفيتي در زمان‌هاي كوتاه مورد بررسي قرار مي‌گيرد. در برنامه‌ريزي مالي نيز مديران به منظور تعيين ميزان و چگونگي منابع، مالي و متقابلاً تعيين ميزان و چگونگي مصارف منابع مذكور براي دستيابي به هدف از اين برنامه استفاده مي‌كنند. (شرح وبسط بيشتر اين زمينه در اين مقاله مسير نيست و مي‌توان براي اطلاع بيشتر به كتب مرتبط مراجعه كرد.)
از فنون برنامه‌ريـــزي مي‌توان به دو مورد آن اشاره كرد:
-
نمـــــــــــودار گانت
-
بـــــرنامه‌ريـــــــزي شبكـــــــه‌اي
يكي از ساده‌ترين و قديمي‌ترين روش‌هاي برنامه‌ريزي استفاده از نمودار گانت مي‌باشد در اين نمودار اثرات تغيير متغيرهاي مختلف با توجه به زمان، مورد بررسي قرار مي‌گيرد. برنامه‌ريزي شبكه‌اي شامل مجموعه‌اي از فعاليت‌ها و رويدادهايي است كه براي انجام يك پروژه لازم ديده مي‌شود و براي اينكه اين كه اين فعاليت‌ها به شكل نمودار درمي‌آيند. لذا پس از اتصال به يكديگر به صورت يك شبكه نمايان مي‌شوند.
روش پرت 9 و سي‌پي‌ام 10 كه از روش شبكه استفاده مي‌كنند دو فن بسيار نزديك به هم هستند. از نظر مفهومي تنها تفاوت آنها در اين است كه سي‌پي‌ام تلاش مي‌كند به طور مشخص زمان مورد انتظار پايان كل پروژه يا پروژه‌هاي فرعي (كارهاي كه يك پروژه را تشكيل مي‌دهند) تعيين كند، در حالي كه پرت پا را فراتر گذاشته و مي‌كوشد تا تغييرات زماني همراه با زمان مورد انتظار را تخمين بزند. در باب فنون برنامه‌ريزي و چگونگي استفاده از آن مطالب كاربردي و موثري از صاحبنظران و انديشمندان علم مديريت ارائه گرديده است كه به علت عدم مجال كافي در اين مقاله به همين مختصر بسنده مي‌گرديد.
اشاره به دو نكته نيز لازم به نظر مي‌رسد اول اينكه به منظور حصول اطمينان از اينكه اقدامات انجام شده مطابق با هدف‌ها و روش‌هاي پيش‌بيني شده است مي‌بايستي كنترلي مستمر بر اجراي برنامه داشت، به عبارت ديگر بين بايدها (پيش‌بيني شده‌ها و مطلوب‌ها) و هست‌ها (انجام شده‌ها و هست‌ها) و اقدامات در حال انجام با بايدها مي‌بايستي مقايسه‌اي مستمر وجود داشته باشد و دوم، در انجام برنامه مي‌بايستي بين تمامي اعضاء و اجزاء درگير، يك وحدت خاصي وجود داشته باشد، هنري فايول درخصوص وحدت جهت مي‌گويد:
« وحدت جهت ـ مفهوم اين اصل چنين است: يك سرپرست و يك برنامه براي اموري كه هدف مشترك دارند. مراعات اين اصل براي وحدت عمل، هماهنگي قابليت‌هاي موجود و تمركز كوشش‌ها ضروري است.» 12
سخنان لوترگوليك 13 يكي ديگر از دانشمندان مديريت كه تحقيقات زيادي در مورد اصول علم اداره داشته را پايان‌بخش اين مقاله قبل از مبحث نتيجه‌گيري قرار مي‌دهيم. ايشان در ارتباط با برنامه چنين عنوان داشته‌اند: «تنظيم برنامه: شامل پيش‌بيني عمليات اساسي و تعيين استراتژي عملياتي به منظور نيل به هدف سازماني مي‌باشد. در برنامه‌ريزي، كليه‌ي حقايق را مي‌بايستي در دست داشت و براساس تجربيات گذشته، مشاهدات و حقايق حال و همچنين فعاليت‌هاي آينده برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سازماني را پيش‌بيني كرد.»14
به كوتاه سخن، در انتها مي‌توان چنين نتيجه گرفت كه، برنامه‌ريزي اولين قدم پيشرفت براي آينده است، زيرا كه در مقابل با عدم اطمينان و تغييرات محيطي، مي‌توان با آينده‌نگري نسبتاً مطمئني گام برداشت و در برابر با چالش‌هاي جدي كه دائماً با سيستم‌هاي مختلف در تعارضند مديريت مي‌تواند با تكيه بر برنامه‌اي انعطاف‌پذير و استفاده‌اي بهينه از منابع و امكانات انساني و فيزيكي، تصميماتي مناسب اتخاذ كند و همچنين مي‌توان گفت كه، برنامه‌ريزي موجب تمركز و توجه بر روي اهداف سازمان، صرفه‌جويي در وقت و هزينه، افزايش سرعت كار، روشن شدن روش كار، كمك به درك نتايج منطقي، ايجاد هماهنگي در عملكرد و مسووليت‌هاي مختلف سازمان و باعث بهترين انتخاب از تركيب منابع براي پيشرفت و گسترش با كمترين هزينه مي‌گردد.
پانوشت هــا :
1ـ اصــول مديريت، دكتــر علــي رضاييان، 1374، ص 86 و 85
2ـ Filipo
3ـ مباني سازمان و مديريت، محمدرضا دلولي، دكتر مهدي جمشيديان، رحيم پورحكيم، 1379 ، ص23
4ـ مــروري جامع بر نظريه‌هاي مديريت و سازمان، دكتــر سيدرضا جوادين، دكتــر عليرضا اميركبيري، 1380، ص 69
5ـ L.Guleick
6ـ مبانـــي سازمان و مديريت ص 26
7ـ اصــول مديريت، لئونارد، كازمايــر، اصغرزمرديان، آرمن مهــروژان، 1370، ص 61
Management by abjecteve 8ـ
9ـ Program Evaluation and Review the chnique (PERT)
10ـ gritical path method (C.P.W)
11ـ اصــول مديريت، دكتــر علــي رضاييان، ص 120
12ـ مبانـــي سازمان و مديريت، ص 664
Gulieck 13ـ
14ـ همــان منبــع، ص 369
.با تشکر و سپاس بسیار از نویسنده مقاله استاد ارجمنـد جناب آقای مهـرداد سیفـی که مقاله فوق را برایم فرستادند *
اين مطلب در تاريخ: چهارشنبه 16 اردیبهشت 1394 ساعت: 22:29 منتشر شده است
برچسب ها : رويكــردی بر برنامه ريـزی در مديريت,برنامه ريـزی در مديريت,مديريت,
.png "تحقیق درباره تواضع و فروتنى")
_285282.jpg "تحقیق کامل درباره اعتیاد و جوانان")
